-
Fiziksel ortamın yanında resmî yazışmaların
-
günümüz koşullarına uygun olarak elektronik ortamda
-
da hazırlanması ve gönderilmesi mümkündür.
-
Resmi yazışmaların konusu oluşturan dilekçeler,
-
kararlar, tutanaklar, belgeler ve sözleşmeler
-
gibi belgeler, hem kurumlar arası içe dönük
-
ilişkilerin hem de dışa dönük olarak talep edilen
-
isteklerin, iş ve görevlerin yerine getirildiğini
-
gösteren temel evraklardır.
-
Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,
-
nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere
-
sahip olması gerekmektedir.
-
Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri hem de
-
yazı içerisinde olması gereken belirli
-
yazım kurallarına göre düzenlenir.
-
Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin
-
düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için
-
resmi yazışmaların kurallara uygun yapılması gerekmektedir. :
-
Bu bölümde ilk duracağımız konu,
-
Resmi yazışmalar hakkındaki Yönetmelik
-
çerçevesinde belgelerin özellikleridir.
-
Belgelerin en az iki nüsha halinde
-
düzenlenmesi gerekmektedir.
-
Bunların A4 boyutundaki kağıda çıktı alınacak
-
şekilde hazırlanması gerekir.
-
Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
-
Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır.
-
Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın
-
her iki yüzü de kullanılabilir.
-
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin yazı tipi
-
ve harf büyüklükleri şu şekildedir.
-
“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,
-
normal yazı stilinde kullanılır.
-
Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için 12 punto,
-
Arial için 11 punto olması esastır.
-
Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya,
-
iletişim bilgilerinin yazımında ise 8
-
puntoya kadar düşürülebilir.
-
Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor,
-
analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve
-
harf büyüklüğü kullanılabilir.
-
Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde
-
ve eğik olarak yazılabilir.
-
Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda
-
gönderilen belgelerde şu hususlara dikkat edilir.
-
Belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde
-
gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi
-
ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı
-
ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres
-
bilgisi zarfın ortasına yazılır.
-
Varsa süre ve kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere
-
zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.
-
Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel
-
ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır
-
ve alındığı tarih ile belgeye ait üst veriler kaydedilir.
-
Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imza ile
-
gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur.
-
Belgenin özelliklerinden sonra üzerinde
-
duracağımız bir diğer konu ise,
-
bu belgelerin içeriği ve bölümleridir.
-
Dikkat edilecek başlıca hususları şu şekilde sıralayabiliriz.
-
Yazı alanı, Başlık , Sayı, Tarih, Konu, Muhatap,
-
İlgili Kişiye, Metin, İmza,
-
Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.
-
Buna göre, belgeyle ilgili ilk kısım yazı alanıdır.
-
Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt,
-
sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.
-
Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa
-
ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.
-
Başlık ise , belgeyi gönderen idarenin
-
adının belirtildiği bölümdür.
-
Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
-
İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kamu kurum
-
ve kuruluşunun adı büyük harflerle, üçüncü satıra
-
birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri
-
küçük harflerle ortalanarak yazılır.
-
Konu ile ilgili bir diğer başlık sayıdır.
-
Resmî yazışmalarda, belgelerde sayı bulunması zorunludur.
-
Resmi belgelere verilen sayıda şunlara dikkat edilir.
-
“Sayı:” sırasıyla, Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası,
-
standart dosya planı kodu ile
-
belge kayıt numarasından oluşur ve bunların
-
arasına kısa çizgi işareti konulur.
-
Tarih ise fiziksel ortamda yani kâğıt ortamında
-
hazırlanan resmî yazılarda belgeye ilgili birimden
-
sayı verildiği zamanı belirtir.
-
Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih,
-
sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı
-
alanının en sağında yer alır.
-
Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır.
-
Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir.
-
Ay adları, harfle de yazılabilir.
-
Resmî yazışmalarda, “Konu:” yan başlığı,
-
“Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır.
-
Konu bir satırı geçerse ikinci satıra da “Konu:”
-
yazılır ve yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.
-
Muhatap ise belgenin gönderildiği kamu
-
kurum ve kuruluşunu ya da kişiyi belirtir.
-
Bu bölüm konunun son satırından itibaren
-
belgenin uzunluğuna göre iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak
-
ve sayfa ortalanarak yazılır.
-
Kamu kurum ve kuruluşu dışına gönderilen
-
belgelerde idari birimin belirtilmesi durumunda;
-
Eğer gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi,
-
muhatap satırının altına satır ortalanarak
-
ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır.
-
Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne
-
“Sayın” kelimesinden sonra muhatabın adı
-
ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle,
-
soyadı ise büyük harflerle yazılır.
-
Resmî yazışmalarda ilgi kısmı da yer alır.
-
İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge
-
ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.
-
Resmî yazılarda “ilgi” ile “imza” arasındaki kısım
-
“metin” kısmı olarak adlandırılmaktadır.
-
İçerik bakımından belge, Türk Dil Kurumu tarafından
-
hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük
-
esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre
-
anlamlı ve özlü olarak yazılır.
-
Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez,
-
verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir.
-
Ancak muhatabı yabancı ülke veya
-
uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda
-
yabancı dil kullanılabilir.
-
Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma
-
usullerine göre oluşturulabilir.
-
Metin içinde kısaltma kullanılacak ise
-
ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi,
-
sonra parantez içinde kısaltma yazılır.
-
Kısaltmalar şu şekilde kullanılır.
-
Örneğin, Türkiye Büyük Millet Meclisi - TBMM
-
Resmî yazışmalarda metnin son bölümünün
-
nasıl bitirileceği de açıklanmıştır.
-
Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı
-
muhataba göre şu şekilde bitirilir.
-
Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,
-
alt makamlara “Rica ederim.”,
-
üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”
-
Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı
-
olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.
-
Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda saygılarımla.”
-
, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.”
-
ifadeleri yer alır.
-
Bütün dilekçelerde mutlaka bulunması
-
gereken unsur ise imzadır.
-
Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır
-
boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan
-
makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına
-
unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır.
-
İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
-
Bazı durumlarda muhataba üst yazı ekinde
-
çeşitli belgelerin de gönderilmesi gerekebilir.
-
Bu durumda, kural olarak üst yazıda
-
eklerin neler olduğu sıralanır.
-
Ek listesinde belgeye bu ek veya ekler sırasıyla eklenir.
-
Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi
-
durumunda dağıtım bölümüne yer verilir.
-
Yazım kuralı ise şu şekildedir.
-
“Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra,
-
ek yoksa imza bölümünden sonra uygun
-
satır boşluğu bırakılarak yazı alanının
-
solundan başlanarak yazılır.
-
Resmî yazıların bir kısmında makam
-
olurunun alınması gerekebilir.
-
Mahkemelerden verilen kararlarda “olur” kısmı yer almaz.
-
Konuyla ilgili bir diğer başlıkta paraftır.
-
El yazısıyla paraf imza niteliğini taşımaz
-
ve çoğunlukla bir metnin kontrol
-
edildiğine dair işaret anlamındadır.
-
Paraf, uygulamada adın veya soyadın
-
baş harflerinden oluşmaktadır.
-
Resmî yazılarda, bazı durumlarda belgenin
-
kamu kurumunun bazı alt birimlerince hazırlanarak
-
kontrol edilmesi gerekebilir.
-
Bu durumda, belgede paraf kısmı yer alır.
-
Kamu kurum ve kuruluşu içinde birden fazla birimin
-
iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan
-
belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait
-
paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak
-
“Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan
-
ilgililerin unvanları, adları ve soyadları
-
paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
-
Bir diğer husus ise iletişim bilgileridir.
-
İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi,
-
posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi,
-
İnternet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı,
-
unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde
-
sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.
-
Süreli resmî yazışmalarda ise “Acele” veya
-
“Günlüdür” ibaresine yer verilir.
-
Birden fazla sayfa tutan belgelere de
-
sayfa numarası verilir.
-
Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında
-
ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının
-
kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. :
-
Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,
-
nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere
-
sahip olması gerekmektedir.
-
Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri
-
hem de yazı içerisinde olması gereken belirli
-
yazım kurallarına göre düzenlenir.
-
Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin
-
düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için
-
resmi yazışmaların kurallara
-
uygun yapılması gerekmektedir.
-
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin
-
yazı tipi ve harf büyüklükleri şu şekildedir.
-
“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,
-
normal yazı stilinde kullanılır.
-
Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için
-
12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.
-
Resmi belgelerin içeriği ve bölümleri şunlardır.
-
Yazı alanı, Başlık, Sayı, Tarih, Konu,
-
Muhatap, İlgili Kişiye, Metin, İmza,
-
Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.
-
Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,
-
alt makamlara “Rica ederim.”,
-
üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”
-
Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı
-
olarak yapılan yazışmalarda
-
“Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir. :
-
Konuyla ilgili daha ayrıntılı bilgi
-
Hukuk Dili ve Adli Yazışmalar kitabının 2. ünitesinde yer almaktadır.