HUKUK DİLİ VE ADLİ YAZIŞMALAR - Ünite 2 Konu Anlatımı 2

Fiziksel ortamın yanında resmî yazışmaların

günümüz koşullarına uygun olarak elektronik ortamda

da hazırlanması ve gönderilmesi mümkündür.

Resmi yazışmaların konusu oluşturan dilekçeler,

kararlar, tutanaklar, belgeler ve sözleşmeler

gibi belgeler, hem kurumlar arası içe dönük

ilişkilerin hem de dışa dönük olarak talep edilen

isteklerin, iş ve görevlerin yerine getirildiğini

gösteren temel evraklardır.

Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,

nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere

sahip olması gerekmektedir.

Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri hem de

yazı içerisinde olması gereken belirli

yazım kurallarına göre düzenlenir.

Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin

düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için

resmi yazışmaların kurallara uygun yapılması gerekmektedir. :

Bu bölümde ilk duracağımız konu,

Resmi yazışmalar hakkındaki Yönetmelik

çerçevesinde belgelerin özellikleridir.

Belgelerin en az iki nüsha halinde

düzenlenmesi gerekmektedir.

Bunların A4 boyutundaki kağıda çıktı alınacak

şekilde hazırlanması gerekir.

Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.

Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır.

Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın

her iki yüzü de kullanılabilir.

Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin yazı tipi

ve harf büyüklükleri şu şekildedir.

“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,

normal yazı stilinde kullanılır.

Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için 12 punto,

Arial için 11 punto olması esastır.

Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya,

iletişim bilgilerinin yazımında ise 8

puntoya kadar düşürülebilir.

Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor,

analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve

harf büyüklüğü kullanılabilir.

Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde

ve eğik olarak yazılabilir.

Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda

gönderilen belgelerde şu hususlara dikkat edilir.

Belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde

gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi

ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı

ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres

bilgisi zarfın ortasına yazılır.

Varsa süre ve kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere

zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.

Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel

ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır

ve alındığı tarih ile belgeye ait üst veriler kaydedilir.

Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imza ile

gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur.

Belgenin özelliklerinden sonra üzerinde

duracağımız bir diğer konu ise,

bu belgelerin içeriği ve bölümleridir.

Dikkat edilecek başlıca hususları şu şekilde sıralayabiliriz.

Yazı alanı, Başlık , Sayı, Tarih, Konu, Muhatap,

İlgili Kişiye, Metin, İmza,

Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.

Buna göre, belgeyle ilgili ilk kısım yazı alanıdır.

Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt,

sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa

ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.

Başlık ise , belgeyi gönderen idarenin

adının belirtildiği bölümdür.

Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kamu kurum

ve kuruluşunun adı büyük harflerle, üçüncü satıra

birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri

küçük harflerle ortalanarak yazılır.

Konu ile ilgili bir diğer başlık sayıdır.

Resmî yazışmalarda, belgelerde sayı bulunması zorunludur.

Resmi belgelere verilen sayıda şunlara dikkat edilir.

“Sayı:” sırasıyla, Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası,

standart dosya planı kodu ile

belge kayıt numarasından oluşur ve bunların

arasına kısa çizgi işareti konulur.

Tarih ise fiziksel ortamda yani kâğıt ortamında

hazırlanan resmî yazılarda belgeye ilgili birimden

sayı verildiği zamanı belirtir.

Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih,

sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı

alanının en sağında yer alır.

Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır.

Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir.

Ay adları, harfle de yazılabilir.

Resmî yazışmalarda, “Konu:” yan başlığı,

“Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır.

Konu bir satırı geçerse ikinci satıra da “Konu:”

yazılır ve yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.

Muhatap ise belgenin gönderildiği kamu

kurum ve kuruluşunu ya da kişiyi belirtir.

Bu bölüm konunun son satırından itibaren

belgenin uzunluğuna göre iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak

ve sayfa ortalanarak yazılır.

Kamu kurum ve kuruluşu dışına gönderilen

belgelerde idari birimin belirtilmesi durumunda;

Eğer gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi,

muhatap satırının altına satır ortalanarak

ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır.

Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne

“Sayın” kelimesinden sonra muhatabın adı

ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle,

soyadı ise büyük harflerle yazılır.

Resmî yazışmalarda ilgi kısmı da yer alır.

İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge

ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.

Resmî yazılarda “ilgi” ile “imza” arasındaki kısım

“metin” kısmı olarak adlandırılmaktadır.

İçerik bakımından belge, Türk Dil Kurumu tarafından

hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük

esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre

anlamlı ve özlü olarak yazılır.

Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez,

verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir.

Ancak muhatabı yabancı ülke veya

uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda

yabancı dil kullanılabilir.

Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma

usullerine göre oluşturulabilir.

Metin içinde kısaltma kullanılacak ise

ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi,

sonra parantez içinde kısaltma yazılır.

Kısaltmalar şu şekilde kullanılır.

Örneğin, Türkiye Büyük Millet Meclisi - TBMM

Resmî yazışmalarda metnin son bölümünün

nasıl bitirileceği de açıklanmıştır.

Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı

muhataba göre şu şekilde bitirilir.

Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,

alt makamlara “Rica ederim.”,

üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”

Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı

olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.

Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda saygılarımla.”

, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.”

ifadeleri yer alır.

Bütün dilekçelerde mutlaka bulunması

gereken unsur ise imzadır.

Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır

boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan

makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına

unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır.

İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

Bazı durumlarda muhataba üst yazı ekinde

çeşitli belgelerin de gönderilmesi gerekebilir.

Bu durumda, kural olarak üst yazıda

eklerin neler olduğu sıralanır.

Ek listesinde belgeye bu ek veya ekler sırasıyla eklenir.

Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi

durumunda dağıtım bölümüne yer verilir.

Yazım kuralı ise şu şekildedir.

“Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra,

ek yoksa imza bölümünden sonra uygun

satır boşluğu bırakılarak yazı alanının

solundan başlanarak yazılır.

Resmî yazıların bir kısmında makam

olurunun alınması gerekebilir.

Mahkemelerden verilen kararlarda “olur” kısmı yer almaz.

Konuyla ilgili bir diğer başlıkta paraftır.

El yazısıyla paraf imza niteliğini taşımaz

ve çoğunlukla bir metnin kontrol

edildiğine dair işaret anlamındadır.

Paraf, uygulamada adın veya soyadın

baş harflerinden oluşmaktadır.

Resmî yazılarda, bazı durumlarda belgenin

kamu kurumunun bazı alt birimlerince hazırlanarak

kontrol edilmesi gerekebilir.

Bu durumda, belgede paraf kısmı yer alır.

Kamu kurum ve kuruluşu içinde birden fazla birimin

iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan

belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait

paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak

“Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan

ilgililerin unvanları, adları ve soyadları

paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

Bir diğer husus ise iletişim bilgileridir.

İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi,

posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi,

İnternet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı,

unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde

sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.

Süreli resmî yazışmalarda ise “Acele” veya

“Günlüdür” ibaresine yer verilir.

Birden fazla sayfa tutan belgelere de

sayfa numarası verilir.

Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında

ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının

kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. :

Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,

nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere

sahip olması gerekmektedir.

Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri

hem de yazı içerisinde olması gereken belirli

yazım kurallarına göre düzenlenir.

Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin

düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için

resmi yazışmaların kurallara

uygun yapılması gerekmektedir.

Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin

yazı tipi ve harf büyüklükleri şu şekildedir.

“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,

normal yazı stilinde kullanılır.

Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için

12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.

Resmi belgelerin içeriği ve bölümleri şunlardır.

Yazı alanı, Başlık, Sayı, Tarih, Konu,

Muhatap, İlgili Kişiye, Metin, İmza,

Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.

Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,

alt makamlara “Rica ederim.”,

üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”

Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı

olarak yapılan yazışmalarda

“Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir. :

Konuyla ilgili daha ayrıntılı bilgi

Hukuk Dili ve Adli Yazışmalar kitabının 2. ünitesinde yer almaktadır.