Fiziksel ortamın yanında resmî yazışmaların
günümüz koşullarına uygun olarak elektronik ortamda
da hazırlanması ve gönderilmesi mümkündür.
Resmi yazışmaların konusu oluşturan dilekçeler,
kararlar, tutanaklar, belgeler ve sözleşmeler
gibi belgeler, hem kurumlar arası içe dönük
ilişkilerin hem de dışa dönük olarak talep edilen
isteklerin, iş ve görevlerin yerine getirildiğini
gösteren temel evraklardır.
Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,
nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere
sahip olması gerekmektedir.
Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri hem de
yazı içerisinde olması gereken belirli
yazım kurallarına göre düzenlenir.
Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin
düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için
resmi yazışmaların kurallara uygun yapılması gerekmektedir. :
Bu bölümde ilk duracağımız konu,
Resmi yazışmalar hakkındaki Yönetmelik
çerçevesinde belgelerin özellikleridir.
Belgelerin en az iki nüsha halinde
düzenlenmesi gerekmektedir.
Bunların A4 boyutundaki kağıda çıktı alınacak
şekilde hazırlanması gerekir.
Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır.
Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın
her iki yüzü de kullanılabilir.
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin yazı tipi
ve harf büyüklükleri şu şekildedir.
“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,
normal yazı stilinde kullanılır.
Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için 12 punto,
Arial için 11 punto olması esastır.
Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya,
iletişim bilgilerinin yazımında ise 8
puntoya kadar düşürülebilir.
Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor,
analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve
harf büyüklüğü kullanılabilir.
Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde
ve eğik olarak yazılabilir.
Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda
gönderilen belgelerde şu hususlara dikkat edilir.
Belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde
gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi
ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı
ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres
bilgisi zarfın ortasına yazılır.
Varsa süre ve kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere
zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.
Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel
ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır
ve alındığı tarih ile belgeye ait üst veriler kaydedilir.
Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imza ile
gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur.
Belgenin özelliklerinden sonra üzerinde
duracağımız bir diğer konu ise,
bu belgelerin içeriği ve bölümleridir.
Dikkat edilecek başlıca hususları şu şekilde sıralayabiliriz.
Yazı alanı, Başlık , Sayı, Tarih, Konu, Muhatap,
İlgili Kişiye, Metin, İmza,
Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.
Buna göre, belgeyle ilgili ilk kısım yazı alanıdır.
Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt,
sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.
Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa
ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.
Başlık ise , belgeyi gönderen idarenin
adının belirtildiği bölümdür.
Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kamu kurum
ve kuruluşunun adı büyük harflerle, üçüncü satıra
birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri
küçük harflerle ortalanarak yazılır.
Konu ile ilgili bir diğer başlık sayıdır.
Resmî yazışmalarda, belgelerde sayı bulunması zorunludur.
Resmi belgelere verilen sayıda şunlara dikkat edilir.
“Sayı:” sırasıyla, Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası,
standart dosya planı kodu ile
belge kayıt numarasından oluşur ve bunların
arasına kısa çizgi işareti konulur.
Tarih ise fiziksel ortamda yani kâğıt ortamında
hazırlanan resmî yazılarda belgeye ilgili birimden
sayı verildiği zamanı belirtir.
Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih,
sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı
alanının en sağında yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır.
Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir.
Ay adları, harfle de yazılabilir.
Resmî yazışmalarda, “Konu:” yan başlığı,
“Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır.
Konu bir satırı geçerse ikinci satıra da “Konu:”
yazılır ve yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.
Muhatap ise belgenin gönderildiği kamu
kurum ve kuruluşunu ya da kişiyi belirtir.
Bu bölüm konunun son satırından itibaren
belgenin uzunluğuna göre iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak
ve sayfa ortalanarak yazılır.
Kamu kurum ve kuruluşu dışına gönderilen
belgelerde idari birimin belirtilmesi durumunda;
Eğer gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi,
muhatap satırının altına satır ortalanarak
ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır.
Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne
“Sayın” kelimesinden sonra muhatabın adı
ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle,
soyadı ise büyük harflerle yazılır.
Resmî yazışmalarda ilgi kısmı da yer alır.
İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge
ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.
Resmî yazılarda “ilgi” ile “imza” arasındaki kısım
“metin” kısmı olarak adlandırılmaktadır.
İçerik bakımından belge, Türk Dil Kurumu tarafından
hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük
esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre
anlamlı ve özlü olarak yazılır.
Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez,
verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir.
Ancak muhatabı yabancı ülke veya
uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda
yabancı dil kullanılabilir.
Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma
usullerine göre oluşturulabilir.
Metin içinde kısaltma kullanılacak ise
ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi,
sonra parantez içinde kısaltma yazılır.
Kısaltmalar şu şekilde kullanılır.
Örneğin, Türkiye Büyük Millet Meclisi - TBMM
Resmî yazışmalarda metnin son bölümünün
nasıl bitirileceği de açıklanmıştır.
Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı
muhataba göre şu şekilde bitirilir.
Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,
alt makamlara “Rica ederim.”,
üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”
Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı
olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.
Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda saygılarımla.”
, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.”
ifadeleri yer alır.
Bütün dilekçelerde mutlaka bulunması
gereken unsur ise imzadır.
Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır
boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan
makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına
unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır.
İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Bazı durumlarda muhataba üst yazı ekinde
çeşitli belgelerin de gönderilmesi gerekebilir.
Bu durumda, kural olarak üst yazıda
eklerin neler olduğu sıralanır.
Ek listesinde belgeye bu ek veya ekler sırasıyla eklenir.
Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi
durumunda dağıtım bölümüne yer verilir.
Yazım kuralı ise şu şekildedir.
“Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra,
ek yoksa imza bölümünden sonra uygun
satır boşluğu bırakılarak yazı alanının
solundan başlanarak yazılır.
Resmî yazıların bir kısmında makam
olurunun alınması gerekebilir.
Mahkemelerden verilen kararlarda “olur” kısmı yer almaz.
Konuyla ilgili bir diğer başlıkta paraftır.
El yazısıyla paraf imza niteliğini taşımaz
ve çoğunlukla bir metnin kontrol
edildiğine dair işaret anlamındadır.
Paraf, uygulamada adın veya soyadın
baş harflerinden oluşmaktadır.
Resmî yazılarda, bazı durumlarda belgenin
kamu kurumunun bazı alt birimlerince hazırlanarak
kontrol edilmesi gerekebilir.
Bu durumda, belgede paraf kısmı yer alır.
Kamu kurum ve kuruluşu içinde birden fazla birimin
iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan
belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait
paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak
“Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan
ilgililerin unvanları, adları ve soyadları
paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
Bir diğer husus ise iletişim bilgileridir.
İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi,
posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi,
İnternet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı,
unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde
sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.
Süreli resmî yazışmalarda ise “Acele” veya
“Günlüdür” ibaresine yer verilir.
Birden fazla sayfa tutan belgelere de
sayfa numarası verilir.
Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında
ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının
kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. :
Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,
nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere
sahip olması gerekmektedir.
Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri
hem de yazı içerisinde olması gereken belirli
yazım kurallarına göre düzenlenir.
Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin
düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için
resmi yazışmaların kurallara
uygun yapılması gerekmektedir.
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin
yazı tipi ve harf büyüklükleri şu şekildedir.
“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,
normal yazı stilinde kullanılır.
Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için
12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.
Resmi belgelerin içeriği ve bölümleri şunlardır.
Yazı alanı, Başlık, Sayı, Tarih, Konu,
Muhatap, İlgili Kişiye, Metin, İmza,
Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.
Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,
alt makamlara “Rica ederim.”,
üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”
Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı
olarak yapılan yazışmalarda
“Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir. :
Konuyla ilgili daha ayrıntılı bilgi
Hukuk Dili ve Adli Yazışmalar kitabının 2. ünitesinde yer almaktadır.