0:00:09.728,0:00:11.989
Fiziksel ortamın yanında resmî yazışmaların

0:00:11.989,0:00:14.578
günümüz koşullarına uygun olarak elektronik ortamda

0:00:14.578,0:00:17.629
da hazırlanması ve gönderilmesi mümkündür.

0:00:17.714,0:00:20.123
Resmi yazışmaların konusu oluşturan dilekçeler,

0:00:20.123,0:00:23.253
kararlar, tutanaklar, belgeler ve sözleşmeler

0:00:23.253,0:00:26.103
gibi belgeler, hem kurumlar arası içe dönük

0:00:26.103,0:00:28.882
ilişkilerin hem de dışa dönük olarak talep edilen

0:00:28.882,0:00:32.281
isteklerin, iş ve görevlerin yerine getirildiğini

0:00:32.281,0:00:34.453
gösteren temel evraklardır.

0:00:34.453,0:00:37.131
Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,

0:00:37.131,0:00:39.600
nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere

0:00:39.600,0:00:41.460
sahip olması gerekmektedir.

0:00:41.460,0:00:44.470
Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri hem de

0:00:44.470,0:00:46.640
yazı içerisinde olması gereken belirli

0:00:46.640,0:00:49.010
yazım kurallarına göre düzenlenir.

0:00:49.010,0:00:51.269
Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin

0:00:51.269,0:00:54.151
düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için

0:00:54.151,0:00:57.558
resmi yazışmaların kurallara uygun yapılması gerekmektedir. :

0:01:23.056,0:01:25.150
Bu bölümde ilk duracağımız konu,

0:01:25.150,0:01:26.808
Resmi yazışmalar hakkındaki Yönetmelik

0:01:26.808,0:01:29.290
çerçevesinde belgelerin özellikleridir.

0:01:29.290,0:01:31.579
Belgelerin en az iki nüsha halinde

0:01:31.579,0:01:33.419
düzenlenmesi gerekmektedir.

0:01:33.419,0:01:35.840
Bunların A4 boyutundaki kağıda çıktı alınacak

0:01:35.840,0:01:37.876
şekilde hazırlanması gerekir.

0:01:37.876,0:01:41.876
Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.

0:01:41.876,0:01:44.803
Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır.

0:01:44.803,0:01:47.806
Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın

0:01:47.806,0:01:49.806
her iki yüzü de kullanılabilir.

0:01:49.806,0:01:52.541
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin yazı tipi

0:01:52.541,0:01:55.475
ve harf büyüklükleri şu şekildedir.

0:01:55.475,0:01:58.307
“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,

0:01:58.307,0:02:00.396
normal yazı stilinde kullanılır.

0:02:00.396,0:02:04.485
Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için 12 punto,

0:02:04.485,0:02:07.245
Arial için 11 punto olması esastır.

0:02:07.245,0:02:11.424
Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya,

0:02:11.424,0:02:13.494
iletişim bilgilerinin yazımında ise 8

0:02:13.494,0:02:15.585
puntoya kadar düşürülebilir.

0:02:15.585,0:02:18.953
Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor,

0:02:18.953,0:02:22.184
analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve

0:02:22.184,0:02:24.093
harf büyüklüğü kullanılabilir.

0:02:24.093,0:02:27.531
Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde

0:02:27.531,0:02:29.471
ve eğik olarak yazılabilir.

0:02:29.471,0:02:31.981
Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda

0:02:31.981,0:02:35.252
gönderilen belgelerde şu hususlara dikkat edilir.

0:02:35.252,0:02:38.591
Belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde

0:02:38.591,0:02:42.418
gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi

0:02:42.418,0:02:47.310
ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı

0:02:47.310,0:02:49.358
ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres

0:02:49.358,0:02:52.399
bilgisi zarfın ortasına yazılır.

0:02:52.399,0:02:55.948
Varsa süre ve kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere

0:02:55.948,0:03:00.718
zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.

0:03:00.718,0:03:02.198
Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel

0:03:02.198,0:03:05.267
ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır

0:03:05.267,0:03:08.885
ve alındığı tarih ile belgeye ait üst veriler kaydedilir.

0:03:08.885,0:03:12.115
Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imza ile

0:03:12.115,0:03:15.005
gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur.

0:03:15.005,0:03:16.765
Belgenin özelliklerinden sonra üzerinde

0:03:16.765,0:03:18.646
duracağımız bir diğer konu ise,

0:03:18.646,0:03:21.505
bu belgelerin içeriği ve bölümleridir.

0:03:21.505,0:03:25.374
Dikkat edilecek başlıca hususları şu şekilde sıralayabiliriz.

0:03:25.374,0:03:30.455
Yazı alanı, Başlık , Sayı, Tarih, Konu, Muhatap,

0:03:30.455,0:03:33.453
İlgili Kişiye, Metin, İmza,

0:03:33.453,0:03:37.353
Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.

0:03:37.353,0:03:41.001
Buna göre, belgeyle ilgili ilk kısım yazı alanıdır.

0:03:41.001,0:03:43.801
Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt,

0:03:43.801,0:03:48.421
sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

0:03:48.421,0:03:51.321
Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa

0:03:51.321,0:03:55.500
ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.

0:03:55.500,0:03:58.280
Başlık ise , belgeyi gönderen idarenin

0:03:58.280,0:04:01.218
adının belirtildiği bölümdür.

0:04:01.218,0:04:06.009
Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

0:04:06.009,0:04:09.849
İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kamu kurum

0:04:09.849,0:04:13.137
ve kuruluşunun adı büyük harflerle, üçüncü satıra

0:04:13.137,0:04:16.158
birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri

0:04:16.158,0:04:18.847
küçük harflerle ortalanarak yazılır.

0:04:18.847,0:04:21.576
Konu ile ilgili bir diğer başlık sayıdır.

0:04:21.576,0:04:25.415
Resmî yazışmalarda, belgelerde sayı bulunması zorunludur.

0:04:25.415,0:04:28.947
Resmi belgelere verilen sayıda şunlara dikkat edilir.

0:04:28.947,0:04:33.277
“Sayı:” sırasıyla, Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası,

0:04:33.277,0:04:35.224
standart dosya planı kodu ile

0:04:35.224,0:04:37.665
belge kayıt numarasından oluşur ve bunların

0:04:37.665,0:04:40.522
arasına kısa çizgi işareti konulur.

0:04:40.522,0:04:43.778
Tarih ise fiziksel ortamda yani kâğıt ortamında

0:04:43.778,0:04:47.411
hazırlanan resmî yazılarda belgeye ilgili birimden

0:04:47.411,0:04:49.962
sayı verildiği zamanı belirtir.

0:04:49.962,0:04:52.353
Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih,

0:04:52.353,0:04:54.872
sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı

0:04:54.872,0:04:57.021
alanının en sağında yer alır.

0:04:57.021,0:05:00.622
Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır.

0:05:00.622,0:05:04.861
Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir.

0:05:04.861,0:05:07.281
Ay adları, harfle de yazılabilir.

0:05:07.281,0:05:10.281
Resmî yazışmalarda, “Konu:” yan başlığı,

0:05:10.281,0:05:14.121
“Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır.

0:05:14.121,0:05:17.428
Konu bir satırı geçerse ikinci satıra da “Konu:”

0:05:17.428,0:05:21.809
yazılır ve yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.

0:05:21.809,0:05:24.178
Muhatap ise belgenin gönderildiği kamu

0:05:24.178,0:05:26.847
kurum ve kuruluşunu ya da kişiyi belirtir.

0:05:26.847,0:05:29.837
Bu bölüm konunun son satırından itibaren

0:05:29.837,0:05:34.028
belgenin uzunluğuna göre iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak

0:05:34.028,0:05:36.117
ve sayfa ortalanarak yazılır.

0:05:36.117,0:05:38.016
Kamu kurum ve kuruluşu dışına gönderilen

0:05:38.016,0:05:41.526
belgelerde idari birimin belirtilmesi durumunda;

0:05:41.526,0:05:45.316
Eğer gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi,

0:05:45.316,0:05:49.464
muhatap satırının altına satır ortalanarak

0:05:49.464,0:05:51.704
ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır.

0:05:51.704,0:05:53.904
Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne

0:05:53.904,0:05:56.964
“Sayın” kelimesinden sonra muhatabın adı

0:05:56.964,0:05:59.714
ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle,

0:05:59.714,0:06:02.515
soyadı ise büyük harflerle yazılır.

0:06:02.515,0:06:05.303
Resmî yazışmalarda ilgi kısmı da yer alır.

0:06:05.303,0:06:08.015
İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge

0:06:08.015,0:06:10.832
ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.

0:06:10.832,0:06:14.123
Resmî yazılarda “ilgi” ile “imza” arasındaki kısım

0:06:14.123,0:06:16.710
“metin” kısmı olarak adlandırılmaktadır.

0:06:16.710,0:06:19.342
İçerik bakımından belge, Türk Dil Kurumu tarafından

0:06:19.342,0:06:21.331
hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük

0:06:21.331,0:06:24.110
esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre

0:06:24.110,0:06:26.580
anlamlı ve özlü olarak yazılır.

0:06:26.580,0:06:30.419
Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez,

0:06:30.419,0:06:33.989
verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir.

0:06:33.989,0:06:36.619
Ancak muhatabı yabancı ülke veya

0:06:36.619,0:06:39.449
uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda

0:06:39.449,0:06:41.428
yabancı dil kullanılabilir.

0:06:41.428,0:06:43.726
Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma

0:06:43.726,0:06:45.957
usullerine göre oluşturulabilir.

0:06:45.957,0:06:48.046
Metin içinde kısaltma kullanılacak ise

0:06:48.046,0:06:51.398
ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi,

0:06:51.398,0:06:53.986
sonra parantez içinde kısaltma yazılır.

0:06:53.986,0:06:56.086
Kısaltmalar şu şekilde kullanılır.

0:06:56.086,0:07:00.515
Örneğin, Türkiye Büyük Millet Meclisi - TBMM

0:07:00.515,0:07:03.265
Resmî yazışmalarda metnin son bölümünün

0:07:03.265,0:07:05.585
nasıl bitirileceği de açıklanmıştır.

0:07:05.585,0:07:08.104
Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı

0:07:08.104,0:07:10.984
muhataba göre şu şekilde bitirilir.

0:07:10.984,0:07:14.004
Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,

0:07:14.004,0:07:16.012
alt makamlara “Rica ederim.”,

0:07:16.012,0:07:19.972
üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”

0:07:19.972,0:07:23.112
Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı

0:07:23.112,0:07:28.302
olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.

0:07:28.302,0:07:30.760
Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda saygılarımla.”

0:07:30.760,0:07:34.670
, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.”

0:07:34.670,0:07:36.950
ifadeleri yer alır.

0:07:36.950,0:07:38.720
Bütün dilekçelerde mutlaka bulunması

0:07:38.720,0:07:40.829
gereken unsur ise imzadır.

0:07:40.829,0:07:42.878
Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır

0:07:42.878,0:07:45.949
boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan

0:07:45.949,0:07:49.189
makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına

0:07:49.189,0:07:53.738
unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır.

0:07:53.738,0:07:57.298
İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

0:07:57.298,0:08:00.229
Bazı durumlarda muhataba üst yazı ekinde

0:08:00.229,0:08:02.936
çeşitli belgelerin de gönderilmesi gerekebilir.

0:08:02.936,0:08:05.326
Bu durumda, kural olarak üst yazıda

0:08:05.326,0:08:07.626
eklerin neler olduğu sıralanır.

0:08:07.626,0:08:11.295
Ek listesinde belgeye bu ek veya ekler sırasıyla eklenir.

0:08:11.295,0:08:13.896
Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi

0:08:13.896,0:08:16.664
durumunda dağıtım bölümüne yer verilir.

0:08:16.664,0:08:19.066
Yazım kuralı ise şu şekildedir.

0:08:19.066,0:08:24.034
“Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra,

0:08:24.034,0:08:27.006
ek yoksa imza bölümünden sonra uygun

0:08:27.006,0:08:29.355
satır boşluğu bırakılarak yazı alanının

0:08:29.355,0:08:31.643
solundan başlanarak yazılır.

0:08:31.643,0:08:34.093
Resmî yazıların bir kısmında makam

0:08:34.093,0:08:36.653
olurunun alınması gerekebilir.

0:08:36.653,0:08:40.281
Mahkemelerden verilen kararlarda “olur” kısmı yer almaz.

0:08:40.281,0:08:43.631
Konuyla ilgili bir diğer başlıkta paraftır.

0:08:43.631,0:08:46.631
El yazısıyla paraf imza niteliğini taşımaz

0:08:46.631,0:08:48.740
ve çoğunlukla bir metnin kontrol

0:08:48.740,0:08:51.411
edildiğine dair işaret anlamındadır.

0:08:51.411,0:08:54.180
Paraf, uygulamada adın veya soyadın

0:08:54.180,0:08:56.059
baş harflerinden oluşmaktadır.

0:08:56.059,0:08:59.029
Resmî yazılarda, bazı durumlarda belgenin

0:08:59.029,0:09:02.159
kamu kurumunun bazı alt birimlerince hazırlanarak

0:09:02.159,0:09:04.309
kontrol edilmesi gerekebilir.

0:09:04.309,0:09:06.938
Bu durumda, belgede paraf kısmı yer alır.

0:09:06.938,0:09:09.878
Kamu kurum ve kuruluşu içinde birden fazla birimin

0:09:09.878,0:09:12.686
iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan

0:09:12.686,0:09:15.566
belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait

0:09:15.566,0:09:19.217
paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak

0:09:19.217,0:09:22.875
“Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan

0:09:22.875,0:09:26.478
ilgililerin unvanları, adları ve soyadları

0:09:26.478,0:09:29.565
paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

0:09:29.565,0:09:32.843
Bir diğer husus ise iletişim bilgileridir.

0:09:33.596,0:09:37.274
İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi,

0:09:37.274,0:09:41.082
posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi,

0:09:41.082,0:09:45.237
İnternet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı,

0:09:45.237,0:09:48.593
unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde

0:09:48.593,0:09:51.622
sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.

0:09:51.622,0:09:54.892
Süreli resmî yazışmalarda ise “Acele” veya

0:09:54.892,0:09:57.373
“Günlüdür” ibaresine yer verilir.

0:09:57.373,0:09:59.741
Birden fazla sayfa tutan belgelere de

0:09:59.741,0:10:01.111
sayfa numarası verilir.

0:10:01.111,0:10:03.870
Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında

0:10:03.870,0:10:07.340
ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının

0:10:07.340,0:10:09.890
kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. :

0:10:13.859,0:10:16.688
Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,

0:10:16.688,0:10:19.019
nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere

0:10:19.019,0:10:20.967
sahip olması gerekmektedir.

0:10:20.967,0:10:23.497
Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri

0:10:23.497,0:10:26.108
hem de yazı içerisinde olması gereken belirli

0:10:26.108,0:10:28.369
yazım kurallarına göre düzenlenir.

0:10:28.369,0:10:30.696
Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin

0:10:30.696,0:10:33.388
düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için

0:10:33.388,0:10:35.146
resmi yazışmaların kurallara

0:10:35.146,0:10:37.255
uygun yapılması gerekmektedir.

0:10:37.255,0:10:39.237
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin

0:10:39.237,0:10:42.355
yazı tipi ve harf büyüklükleri şu şekildedir.

0:10:42.355,0:10:45.115
“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,

0:10:45.115,0:10:47.386
normal yazı stilinde kullanılır.

0:10:47.386,0:10:50.266
Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için

0:10:50.266,0:10:54.229
12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.

0:10:54.229,0:10:56.973
Resmi belgelerin içeriği ve bölümleri şunlardır.

0:10:56.973,0:11:01.112
Yazı alanı, Başlık, Sayı, Tarih, Konu,

0:11:01.112,0:11:04.953
Muhatap, İlgili Kişiye, Metin, İmza,

0:11:04.953,0:11:08.762
Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.

0:11:08.762,0:11:11.973
Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,

0:11:11.973,0:11:14.261
alt makamlara “Rica ederim.”,

0:11:14.261,0:11:17.321
üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”

0:11:17.321,0:11:20.720
Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı

0:11:20.720,0:11:22.520
olarak yapılan yazışmalarda

0:11:22.520,0:11:25.419
“Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir. :

0:11:36.108,0:11:38.038
Konuyla ilgili daha ayrıntılı bilgi

0:11:38.038,0:11:42.709
Hukuk Dili ve Adli Yazışmalar kitabının 2. ünitesinde yer almaktadır.