Fiziksel ortamın yanında resmî yazışmaların günümüz koşullarına uygun olarak elektronik ortamda da hazırlanması ve gönderilmesi mümkündür. Resmi yazışmaların konusu oluşturan dilekçeler, kararlar, tutanaklar, belgeler ve sözleşmeler gibi belgeler, hem kurumlar arası içe dönük ilişkilerin hem de dışa dönük olarak talep edilen isteklerin, iş ve görevlerin yerine getirildiğini gösteren temel evraklardır. Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin, nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir. Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri hem de yazı içerisinde olması gereken belirli yazım kurallarına göre düzenlenir. Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için resmi yazışmaların kurallara uygun yapılması gerekmektedir. : Bu bölümde ilk duracağımız konu, Resmi yazışmalar hakkındaki Yönetmelik çerçevesinde belgelerin özellikleridir. Belgelerin en az iki nüsha halinde düzenlenmesi gerekmektedir. Bunların A4 boyutundaki kağıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması gerekir. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin yazı tipi ve harf büyüklükleri şu şekildedir. “Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi, normal yazı stilinde kullanılır. Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik olarak yazılabilir. Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgelerde şu hususlara dikkat edilir. Belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üst veriler kaydedilir. Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imza ile gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur. Belgenin özelliklerinden sonra üzerinde duracağımız bir diğer konu ise, bu belgelerin içeriği ve bölümleridir. Dikkat edilecek başlıca hususları şu şekilde sıralayabiliriz. Yazı alanı, Başlık , Sayı, Tarih, Konu, Muhatap, İlgili Kişiye, Metin, İmza, Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur. Buna göre, belgeyle ilgili ilk kısım yazı alanıdır. Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz. Başlık ise , belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kamu kurum ve kuruluşunun adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Konu ile ilgili bir diğer başlık sayıdır. Resmî yazışmalarda, belgelerde sayı bulunması zorunludur. Resmi belgelere verilen sayıda şunlara dikkat edilir. “Sayı:” sırasıyla, Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti konulur. Tarih ise fiziksel ortamda yani kâğıt ortamında hazırlanan resmî yazılarda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir. Ay adları, harfle de yazılabilir. Resmî yazışmalarda, “Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satıra da “Konu:” yazılır ve yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır. Muhatap ise belgenin gönderildiği kamu kurum ve kuruluşunu ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren belgenin uzunluğuna göre iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır. Kamu kurum ve kuruluşu dışına gönderilen belgelerde idari birimin belirtilmesi durumunda; Eğer gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına satır ortalanarak ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne “Sayın” kelimesinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Resmî yazışmalarda ilgi kısmı da yer alır. İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. Resmî yazılarda “ilgi” ile “imza” arasındaki kısım “metin” kısmı olarak adlandırılmaktadır. İçerik bakımından belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre oluşturulabilir. Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır. Kısaltmalar şu şekilde kullanılır. Örneğin, Türkiye Büyük Millet Meclisi - TBMM Resmî yazışmalarda metnin son bölümünün nasıl bitirileceği de açıklanmıştır. Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı muhataba göre şu şekilde bitirilir. Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara “Rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.” Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir. Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda saygılarımla.” , “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ifadeleri yer alır. Bütün dilekçelerde mutlaka bulunması gereken unsur ise imzadır. Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Bazı durumlarda muhataba üst yazı ekinde çeşitli belgelerin de gönderilmesi gerekebilir. Bu durumda, kural olarak üst yazıda eklerin neler olduğu sıralanır. Ek listesinde belgeye bu ek veya ekler sırasıyla eklenir. Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. Yazım kuralı ise şu şekildedir. “Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Resmî yazıların bir kısmında makam olurunun alınması gerekebilir. Mahkemelerden verilen kararlarda “olur” kısmı yer almaz. Konuyla ilgili bir diğer başlıkta paraftır. El yazısıyla paraf imza niteliğini taşımaz ve çoğunlukla bir metnin kontrol edildiğine dair işaret anlamındadır. Paraf, uygulamada adın veya soyadın baş harflerinden oluşmaktadır. Resmî yazılarda, bazı durumlarda belgenin kamu kurumunun bazı alt birimlerince hazırlanarak kontrol edilmesi gerekebilir. Bu durumda, belgede paraf kısmı yer alır. Kamu kurum ve kuruluşu içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. Bir diğer husus ise iletişim bilgileridir. İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, İnternet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır. Süreli resmî yazışmalarda ise “Acele” veya “Günlüdür” ibaresine yer verilir. Birden fazla sayfa tutan belgelere de sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. : Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin, nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir. Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri hem de yazı içerisinde olması gereken belirli yazım kurallarına göre düzenlenir. Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için resmi yazışmaların kurallara uygun yapılması gerekmektedir. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin yazı tipi ve harf büyüklükleri şu şekildedir. “Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi, normal yazı stilinde kullanılır. Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Resmi belgelerin içeriği ve bölümleri şunlardır. Yazı alanı, Başlık, Sayı, Tarih, Konu, Muhatap, İlgili Kişiye, Metin, İmza, Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur. Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara “Rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.” Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir. : Konuyla ilgili daha ayrıntılı bilgi Hukuk Dili ve Adli Yazışmalar kitabının 2. ünitesinde yer almaktadır.