1
00:00:09,728 --> 00:00:11,989
Fiziksel ortamın yanında resmî yazışmaların

2
00:00:11,989 --> 00:00:14,578
günümüz koşullarına uygun olarak elektronik ortamda

3
00:00:14,578 --> 00:00:17,629
da hazırlanması ve gönderilmesi mümkündür.

4
00:00:17,714 --> 00:00:20,123
Resmi yazışmaların konusu oluşturan dilekçeler,

5
00:00:20,123 --> 00:00:23,253
kararlar, tutanaklar, belgeler ve sözleşmeler

6
00:00:23,253 --> 00:00:26,103
gibi belgeler, hem kurumlar arası içe dönük

7
00:00:26,103 --> 00:00:28,882
ilişkilerin hem de dışa dönük olarak talep edilen

8
00:00:28,882 --> 00:00:32,281
isteklerin, iş ve görevlerin yerine getirildiğini

9
00:00:32,281 --> 00:00:34,453
gösteren temel evraklardır.

10
00:00:34,453 --> 00:00:37,131
Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,

11
00:00:37,131 --> 00:00:39,600
nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere

12
00:00:39,600 --> 00:00:41,460
sahip olması gerekmektedir.

13
00:00:41,460 --> 00:00:44,470
Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri hem de

14
00:00:44,470 --> 00:00:46,640
yazı içerisinde olması gereken belirli

15
00:00:46,640 --> 00:00:49,010
yazım kurallarına göre düzenlenir.

16
00:00:49,010 --> 00:00:51,269
Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin

17
00:00:51,269 --> 00:00:54,151
düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için

18
00:00:54,151 --> 00:00:57,558
resmi yazışmaların kurallara uygun yapılması gerekmektedir. :

19
00:01:23,056 --> 00:01:25,150
Bu bölümde ilk duracağımız konu,

20
00:01:25,150 --> 00:01:26,808
Resmi yazışmalar hakkındaki Yönetmelik

21
00:01:26,808 --> 00:01:29,290
çerçevesinde belgelerin özellikleridir.

22
00:01:29,290 --> 00:01:31,579
Belgelerin en az iki nüsha halinde

23
00:01:31,579 --> 00:01:33,419
düzenlenmesi gerekmektedir.

24
00:01:33,419 --> 00:01:35,840
Bunların A4 boyutundaki kağıda çıktı alınacak

25
00:01:35,840 --> 00:01:37,876
şekilde hazırlanması gerekir.

26
00:01:37,876 --> 00:01:41,876
Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.

27
00:01:41,876 --> 00:01:44,803
Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır.

28
00:01:44,803 --> 00:01:47,806
Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın

29
00:01:47,806 --> 00:01:49,806
her iki yüzü de kullanılabilir.

30
00:01:49,806 --> 00:01:52,541
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin yazı tipi

31
00:01:52,541 --> 00:01:55,475
ve harf büyüklükleri şu şekildedir.

32
00:01:55,475 --> 00:01:58,307
“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,

33
00:01:58,307 --> 00:02:00,396
normal yazı stilinde kullanılır.

34
00:02:00,396 --> 00:02:04,485
Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için 12 punto,

35
00:02:04,485 --> 00:02:07,245
Arial için 11 punto olması esastır.

36
00:02:07,245 --> 00:02:11,424
Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya,

37
00:02:11,424 --> 00:02:13,494
iletişim bilgilerinin yazımında ise 8

38
00:02:13,494 --> 00:02:15,585
puntoya kadar düşürülebilir.

39
00:02:15,585 --> 00:02:18,953
Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor,

40
00:02:18,953 --> 00:02:22,184
analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve

41
00:02:22,184 --> 00:02:24,093
harf büyüklüğü kullanılabilir.

42
00:02:24,093 --> 00:02:27,531
Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde

43
00:02:27,531 --> 00:02:29,471
ve eğik olarak yazılabilir.

44
00:02:29,471 --> 00:02:31,981
Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda

45
00:02:31,981 --> 00:02:35,252
gönderilen belgelerde şu hususlara dikkat edilir.

46
00:02:35,252 --> 00:02:38,591
Belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde

47
00:02:38,591 --> 00:02:42,418
gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi

48
00:02:42,418 --> 00:02:47,310
ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı

49
00:02:47,310 --> 00:02:49,358
ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres

50
00:02:49,358 --> 00:02:52,399
bilgisi zarfın ortasına yazılır.

51
00:02:52,399 --> 00:02:55,948
Varsa süre ve kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere

52
00:02:55,948 --> 00:03:00,718
zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.

53
00:03:00,718 --> 00:03:02,198
Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel

54
00:03:02,198 --> 00:03:05,267
ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır

55
00:03:05,267 --> 00:03:08,885
ve alındığı tarih ile belgeye ait üst veriler kaydedilir.

56
00:03:08,885 --> 00:03:12,115
Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imza ile

57
00:03:12,115 --> 00:03:15,005
gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur.

58
00:03:15,005 --> 00:03:16,765
Belgenin özelliklerinden sonra üzerinde

59
00:03:16,765 --> 00:03:18,646
duracağımız bir diğer konu ise,

60
00:03:18,646 --> 00:03:21,505
bu belgelerin içeriği ve bölümleridir.

61
00:03:21,505 --> 00:03:25,374
Dikkat edilecek başlıca hususları şu şekilde sıralayabiliriz.

62
00:03:25,374 --> 00:03:30,455
Yazı alanı, Başlık , Sayı, Tarih, Konu, Muhatap,

63
00:03:30,455 --> 00:03:33,453
İlgili Kişiye, Metin, İmza,

64
00:03:33,453 --> 00:03:37,353
Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.

65
00:03:37,353 --> 00:03:41,001
Buna göre, belgeyle ilgili ilk kısım yazı alanıdır.

66
00:03:41,001 --> 00:03:43,801
Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt,

67
00:03:43,801 --> 00:03:48,421
sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

68
00:03:48,421 --> 00:03:51,321
Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa

69
00:03:51,321 --> 00:03:55,500
ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.

70
00:03:55,500 --> 00:03:58,280
Başlık ise , belgeyi gönderen idarenin

71
00:03:58,280 --> 00:04:01,218
adının belirtildiği bölümdür.

72
00:04:01,218 --> 00:04:06,009
Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

73
00:04:06,009 --> 00:04:09,849
İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kamu kurum

74
00:04:09,849 --> 00:04:13,137
ve kuruluşunun adı büyük harflerle, üçüncü satıra

75
00:04:13,137 --> 00:04:16,158
birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri

76
00:04:16,158 --> 00:04:18,847
küçük harflerle ortalanarak yazılır.

77
00:04:18,847 --> 00:04:21,576
Konu ile ilgili bir diğer başlık sayıdır.

78
00:04:21,576 --> 00:04:25,415
Resmî yazışmalarda, belgelerde sayı bulunması zorunludur.

79
00:04:25,415 --> 00:04:28,947
Resmi belgelere verilen sayıda şunlara dikkat edilir.

80
00:04:28,947 --> 00:04:33,277
“Sayı:” sırasıyla, Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası,

81
00:04:33,277 --> 00:04:35,224
standart dosya planı kodu ile

82
00:04:35,224 --> 00:04:37,665
belge kayıt numarasından oluşur ve bunların

83
00:04:37,665 --> 00:04:40,522
arasına kısa çizgi işareti konulur.

84
00:04:40,522 --> 00:04:43,778
Tarih ise fiziksel ortamda yani kâğıt ortamında

85
00:04:43,778 --> 00:04:47,411
hazırlanan resmî yazılarda belgeye ilgili birimden

86
00:04:47,411 --> 00:04:49,962
sayı verildiği zamanı belirtir.

87
00:04:49,962 --> 00:04:52,353
Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih,

88
00:04:52,353 --> 00:04:54,872
sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı

89
00:04:54,872 --> 00:04:57,021
alanının en sağında yer alır.

90
00:04:57,021 --> 00:05:00,622
Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır.

91
00:05:00,622 --> 00:05:04,861
Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir.

92
00:05:04,861 --> 00:05:07,281
Ay adları, harfle de yazılabilir.

93
00:05:07,281 --> 00:05:10,281
Resmî yazışmalarda, “Konu:” yan başlığı,

94
00:05:10,281 --> 00:05:14,121
“Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır.

95
00:05:14,121 --> 00:05:17,428
Konu bir satırı geçerse ikinci satıra da “Konu:”

96
00:05:17,428 --> 00:05:21,809
yazılır ve yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.

97
00:05:21,809 --> 00:05:24,178
Muhatap ise belgenin gönderildiği kamu

98
00:05:24,178 --> 00:05:26,847
kurum ve kuruluşunu ya da kişiyi belirtir.

99
00:05:26,847 --> 00:05:29,837
Bu bölüm konunun son satırından itibaren

100
00:05:29,837 --> 00:05:34,028
belgenin uzunluğuna göre iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak

101
00:05:34,028 --> 00:05:36,117
ve sayfa ortalanarak yazılır.

102
00:05:36,117 --> 00:05:38,016
Kamu kurum ve kuruluşu dışına gönderilen

103
00:05:38,016 --> 00:05:41,526
belgelerde idari birimin belirtilmesi durumunda;

104
00:05:41,526 --> 00:05:45,316
Eğer gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi,

105
00:05:45,316 --> 00:05:49,464
muhatap satırının altına satır ortalanarak

106
00:05:49,464 --> 00:05:51,704
ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır.

107
00:05:51,704 --> 00:05:53,904
Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne

108
00:05:53,904 --> 00:05:56,964
“Sayın” kelimesinden sonra muhatabın adı

109
00:05:56,964 --> 00:05:59,714
ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle,

110
00:05:59,714 --> 00:06:02,515
soyadı ise büyük harflerle yazılır.

111
00:06:02,515 --> 00:06:05,303
Resmî yazışmalarda ilgi kısmı da yer alır.

112
00:06:05,303 --> 00:06:08,015
İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge

113
00:06:08,015 --> 00:06:10,832
ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.

114
00:06:10,832 --> 00:06:14,123
Resmî yazılarda “ilgi” ile “imza” arasındaki kısım

115
00:06:14,123 --> 00:06:16,710
“metin” kısmı olarak adlandırılmaktadır.

116
00:06:16,710 --> 00:06:19,342
İçerik bakımından belge, Türk Dil Kurumu tarafından

117
00:06:19,342 --> 00:06:21,331
hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük

118
00:06:21,331 --> 00:06:24,110
esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre

119
00:06:24,110 --> 00:06:26,580
anlamlı ve özlü olarak yazılır.

120
00:06:26,580 --> 00:06:30,419
Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez,

121
00:06:30,419 --> 00:06:33,989
verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir.

122
00:06:33,989 --> 00:06:36,619
Ancak muhatabı yabancı ülke veya

123
00:06:36,619 --> 00:06:39,449
uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda

124
00:06:39,449 --> 00:06:41,428
yabancı dil kullanılabilir.

125
00:06:41,428 --> 00:06:43,726
Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma

126
00:06:43,726 --> 00:06:45,957
usullerine göre oluşturulabilir.

127
00:06:45,957 --> 00:06:48,046
Metin içinde kısaltma kullanılacak ise

128
00:06:48,046 --> 00:06:51,398
ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi,

129
00:06:51,398 --> 00:06:53,986
sonra parantez içinde kısaltma yazılır.

130
00:06:53,986 --> 00:06:56,086
Kısaltmalar şu şekilde kullanılır.

131
00:06:56,086 --> 00:07:00,515
Örneğin, Türkiye Büyük Millet Meclisi - TBMM

132
00:07:00,515 --> 00:07:03,265
Resmî yazışmalarda metnin son bölümünün

133
00:07:03,265 --> 00:07:05,585
nasıl bitirileceği de açıklanmıştır.

134
00:07:05,585 --> 00:07:08,104
Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı

135
00:07:08,104 --> 00:07:10,984
muhataba göre şu şekilde bitirilir.

136
00:07:10,984 --> 00:07:14,004
Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,

137
00:07:14,004 --> 00:07:16,012
alt makamlara “Rica ederim.”,

138
00:07:16,012 --> 00:07:19,972
üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”

139
00:07:19,972 --> 00:07:23,112
Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı

140
00:07:23,112 --> 00:07:28,302
olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.

141
00:07:28,302 --> 00:07:30,760
Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda saygılarımla.”

142
00:07:30,760 --> 00:07:34,670
, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.”

143
00:07:34,670 --> 00:07:36,950
ifadeleri yer alır.

144
00:07:36,950 --> 00:07:38,720
Bütün dilekçelerde mutlaka bulunması

145
00:07:38,720 --> 00:07:40,829
gereken unsur ise imzadır.

146
00:07:40,829 --> 00:07:42,878
Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır

147
00:07:42,878 --> 00:07:45,949
boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan

148
00:07:45,949 --> 00:07:49,189
makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına

149
00:07:49,189 --> 00:07:53,738
unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır.

150
00:07:53,738 --> 00:07:57,298
İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

151
00:07:57,298 --> 00:08:00,229
Bazı durumlarda muhataba üst yazı ekinde

152
00:08:00,229 --> 00:08:02,936
çeşitli belgelerin de gönderilmesi gerekebilir.

153
00:08:02,936 --> 00:08:05,326
Bu durumda, kural olarak üst yazıda

154
00:08:05,326 --> 00:08:07,626
eklerin neler olduğu sıralanır.

155
00:08:07,626 --> 00:08:11,295
Ek listesinde belgeye bu ek veya ekler sırasıyla eklenir.

156
00:08:11,295 --> 00:08:13,896
Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi

157
00:08:13,896 --> 00:08:16,664
durumunda dağıtım bölümüne yer verilir.

158
00:08:16,664 --> 00:08:19,066
Yazım kuralı ise şu şekildedir.

159
00:08:19,066 --> 00:08:24,034
“Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra,

160
00:08:24,034 --> 00:08:27,006
ek yoksa imza bölümünden sonra uygun

161
00:08:27,006 --> 00:08:29,355
satır boşluğu bırakılarak yazı alanının

162
00:08:29,355 --> 00:08:31,643
solundan başlanarak yazılır.

163
00:08:31,643 --> 00:08:34,093
Resmî yazıların bir kısmında makam

164
00:08:34,093 --> 00:08:36,653
olurunun alınması gerekebilir.

165
00:08:36,653 --> 00:08:40,281
Mahkemelerden verilen kararlarda “olur” kısmı yer almaz.

166
00:08:40,281 --> 00:08:43,631
Konuyla ilgili bir diğer başlıkta paraftır.

167
00:08:43,631 --> 00:08:46,631
El yazısıyla paraf imza niteliğini taşımaz

168
00:08:46,631 --> 00:08:48,740
ve çoğunlukla bir metnin kontrol

169
00:08:48,740 --> 00:08:51,411
edildiğine dair işaret anlamındadır.

170
00:08:51,411 --> 00:08:54,180
Paraf, uygulamada adın veya soyadın

171
00:08:54,180 --> 00:08:56,059
baş harflerinden oluşmaktadır.

172
00:08:56,059 --> 00:08:59,029
Resmî yazılarda, bazı durumlarda belgenin

173
00:08:59,029 --> 00:09:02,159
kamu kurumunun bazı alt birimlerince hazırlanarak

174
00:09:02,159 --> 00:09:04,309
kontrol edilmesi gerekebilir.

175
00:09:04,309 --> 00:09:06,938
Bu durumda, belgede paraf kısmı yer alır.

176
00:09:06,938 --> 00:09:09,878
Kamu kurum ve kuruluşu içinde birden fazla birimin

177
00:09:09,878 --> 00:09:12,686
iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan

178
00:09:12,686 --> 00:09:15,566
belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait

179
00:09:15,566 --> 00:09:19,217
paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak

180
00:09:19,217 --> 00:09:22,875
“Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan

181
00:09:22,875 --> 00:09:26,478
ilgililerin unvanları, adları ve soyadları

182
00:09:26,478 --> 00:09:29,565
paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

183
00:09:29,565 --> 00:09:32,843
Bir diğer husus ise iletişim bilgileridir.

184
00:09:33,596 --> 00:09:37,274
İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi,

185
00:09:37,274 --> 00:09:41,082
posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi,

186
00:09:41,082 --> 00:09:45,237
İnternet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı,

187
00:09:45,237 --> 00:09:48,593
unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde

188
00:09:48,593 --> 00:09:51,622
sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.

189
00:09:51,622 --> 00:09:54,892
Süreli resmî yazışmalarda ise “Acele” veya

190
00:09:54,892 --> 00:09:57,373
“Günlüdür” ibaresine yer verilir.

191
00:09:57,373 --> 00:09:59,741
Birden fazla sayfa tutan belgelere de

192
00:09:59,741 --> 00:10:01,111
sayfa numarası verilir.

193
00:10:01,111 --> 00:10:03,870
Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında

194
00:10:03,870 --> 00:10:07,340
ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının

195
00:10:07,340 --> 00:10:09,890
kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. :

196
00:10:13,859 --> 00:10:16,688
Resmi yazışmalarda kullanılacak olan belgelerin,

197
00:10:16,688 --> 00:10:19,019
nitelik ve içerik açısından bazı özelliklere

198
00:10:19,019 --> 00:10:20,967
sahip olması gerekmektedir.

199
00:10:20,967 --> 00:10:23,497
Belgeler hem kullanılacak kağıdın ölçüleri

200
00:10:23,497 --> 00:10:26,108
hem de yazı içerisinde olması gereken belirli

201
00:10:26,108 --> 00:10:28,369
yazım kurallarına göre düzenlenir.

202
00:10:28,369 --> 00:10:30,696
Kamu kurum ve kuruluşları arasında bürokrasinin

203
00:10:30,696 --> 00:10:33,388
düzgün, etkin ve hızlı işleyişi için

204
00:10:33,388 --> 00:10:35,146
resmi yazışmaların kurallara

205
00:10:35,146 --> 00:10:37,255
uygun yapılması gerekmektedir.

206
00:10:37,255 --> 00:10:39,237
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin

207
00:10:39,237 --> 00:10:42,355
yazı tipi ve harf büyüklükleri şu şekildedir.

208
00:10:42,355 --> 00:10:45,115
“Times New Roman” yada “Arial” yazı tipi,

209
00:10:45,115 --> 00:10:47,386
normal yazı stilinde kullanılır.

210
00:10:47,386 --> 00:10:50,266
Fontların büyüklüğü ise Times New Roman için

211
00:10:50,266 --> 00:10:54,229
12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.

212
00:10:54,229 --> 00:10:56,973
Resmi belgelerin içeriği ve bölümleri şunlardır.

213
00:10:56,973 --> 00:11:01,112
Yazı alanı, Başlık, Sayı, Tarih, Konu,

214
00:11:01,112 --> 00:11:04,953
Muhatap, İlgili Kişiye, Metin, İmza,

215
00:11:04,953 --> 00:11:08,762
Ek veya ekler, Dağıtım, Olur'dur.

216
00:11:08,762 --> 00:11:11,973
Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden,

217
00:11:11,973 --> 00:11:14,261
alt makamlara “Rica ederim.”,

218
00:11:14,261 --> 00:11:17,321
üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”

219
00:11:17,321 --> 00:11:20,720
Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı

220
00:11:20,720 --> 00:11:22,520
olarak yapılan yazışmalarda

221
00:11:22,520 --> 00:11:25,419
“Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir. :

222
00:11:36,108 --> 00:11:38,038
Konuyla ilgili daha ayrıntılı bilgi

223
00:11:38,038 --> 00:11:42,709
Hukuk Dili ve Adli Yazışmalar kitabının 2. ünitesinde yer almaktadır.