Como evitar que o PowerPoint nos mate | David JP Phillips | TEDxStockholmSalon

Com uma profundidade de conhecimento raramente vista e uma paixão pelo seu tema, David Phillips tornou-se na principal figura de proa sueca na arte de fazer apresentações. É fundador e proprietário do maior recurso da Suécia sobre este tema, Presentationsteknik.com. Também é o autor do livro revolucionário "How to Avoid Death by PowerPoint" publicado em mais de 30 países.

Esta palestra foi feita num evento TEDx usando o formato de palestras TED, mas organizado independentemente por uma comunidade local. Saiba mais em http://ted.com/tedx

Senhoras e senhores, bem-vindos.

Há uma questão que me intriga já há muito.

Porque é que os nossos PowerPoints
têm o aspeto que têm?

Ou melhor: Porque diabo temos de aceitar
que eles tenham esse aspeto?

Como é que podemos fazer isso?

Sabem o que, para mim,

ainda é mais difícil de compreender?

Como é que uma pessoa fica ali sentada
na sala de reuniões, com mais outras dez,

a observar aquela porcaria de PowerPoint

cheia de gráficos, de elementos gráficos,
números das páginas,

durante cinco, sete minutos,
a pensar noutras coisas?

Estão a ver o sentimento,
a chatice, o desperdício de tempo?

Essa pessoa, ao fim de 40 minutos,

levanta-se, meio atordoada,

corre para o seu gabinete,
liga o computador, percorre-o

e: "Oh, meu deus, amanhã
tenho de fazer uma apresentação

"tenho de fazer um PowerPoint".

(Risos)

Qual é a probabilidade de essa pessoa
criar um PowerPoint igualmente mau

como aquele com que foi
torturada pelos outros

na sala de reuniões?

Será uma probabilidade forte?

Claro!

Como assim?

Porque é que fazemos isso?
Será por vingança?

É como se pensássemos:

"Fizeste-me isso a mim,
vou-te fazer o mesmo, percebes?"

Será isso? Penso que não.

Penso que não tem a ver com vingança,
nem com inteligência.

Penso que tem a ver com outra coisa.

A minha paixão na vida é o cérebro

e tenho outra paixão ainda maior
que são as técnicas de apresentação.

Adoro combinar as duas coisas.

Há cerca de quatro anos,

fiquei tão preocupado
que me passei dos carretos

porque a forma como fazemos
execuções de neurónios

nas reuniões dos conselhos
de administração,

não é justo para a nossa inteligência
de Homo sapiens.

Pensei que tinha de haver
qualquer coisa que pudesse fazer,

por isso pesquisei no mundo,
procurei em seminários,

procurei em programas de formação,
procurei em livros,

o que me pudesse resolver este problema,

mas não encontrei nada em parte alguma.

Pensei: "Bom, vou fazer
como Franz Kafka disse:

" 'Se não está escrito, escreve-o tu'."

Quatro anos depois,

tenho a grande honra
de estar aqui à vossa frente.

De que é que eu estou a falar?

A que PowerPoints me estou a referir?

Podem ter este aspeto.

Esta é uma das três principais
universidades do mundo,

a aconselhar os alunos e os professores
como criar PowerPoints excelentes.

Recebi este de um cliente.

É preciso ser meio cego

para querer ter uma coisa destas
na empresa.

Eu adoro este.

Este recebeu o prémio do pior PowerPoint

mostrado por um CEO público em 2010.

É um belo prémio para ganharmos, não é?

"Oh, sim, muito obrigado".

Bem feito, camarada.

E vocês pensam:
"É mesmo mau. Pode haver pior?"

Sim, pode.

(Risos)

Esta é a ONU no Afeganistão,

os militares dos EUA a descreverem
a situação na área.

Bom, nem vale a pena dizer nada,

Mas depois temos este.

"Meu deus, David Phillips,
este é que é o tal.

"Tem uma quantidade limitada de texto,

"tem uma imagem de apoio.

"Tem um cabeçalho explicativo.

"Este é mesmo bom".

O problema é que,

se se reconhecem em qualquer destes,

— e penso que sim, por aquilo que vejo —

quero que saibam o seguinte:

Se fizerem uma apresentação
com uma coisa como esta

90% daquilo que disserem

desaparece ao fim de 30 segundos.

E depois: "Não, de forma alguma, José,

"eu sei que é mau, mas não pode ser
assim tão mau, pois não?"

Vou dar-vos um exemplo
de como a vossa memória de trabalho é má

e, já agora, a minha também.

Imaginem esta situação.

Estão na estação do comboio,
à espera do comboio.

Veem-no a aproximar-se no horizonte.

Procuram e, por fim, encontram
onde guardaram o bilhete.

Olham para ele e leem:
"Carruagem 5, lugar 42. Já sei".

A sério?

(Risos)

Não fazem ideia nenhuma
do lugar onde se vão sentar, pois não?

Pensam: "Serei só eu ou..."
Bom. Vou ver: Cinco, 42".

Tonam a guardá-lo. Já fixaram?

Não, não fixaram.

Farão isso, em média, seis vezes
antes de se sentarem.

Já vi pessoas a entrar no comboio;

"Cinco, 42... cinco, 42.
Sim, é este o meu lugar, confirmado".

Infelizmente, a questão é esta:

não temos uma memória de trabalho
separada para o PowerPoint

e uma memória de trabalho
separada para bilhetes de comboio.

É a mesma memória de trabalho

terrivelmente traiçoeira
para as duas atividades.

Posso estar a ser exagerado
quando digo isto,

mas há um homem neste planeta

que sabe mais sobre o cérebro
do que todos os demais,

um dos neurologistas mais eminentes
chamado John Medina

que põe as coisas deste modo:

[Se as empresas tivessem
tão pouco respeito pelo negócio,

[como têm pelas apresentações,

[a maioria ia à falência]

E é com estas palavras
que eu vos dou as boas-vindas

a "Como evitar ser Morto
pelo PowerPoint".

O meu objetivo para esta noite,
durante estes 18 minutos,

é dar-vos cinco princípios de conceção

que, cognitiva e psicologicamente,
otimizam os vossos PowerPoints.

Se nunca os usaram antes,

vão fazer uma diferença tremenda

em todos os PowerPoints que criarem
a partir de hoje.

Portanto, comecemos.

O primeiro destes cinco
é uma só mensagem.

Recebi isto de um cliente e eu disse:

"Há aqui uma data de problemas,

"mas vamos começar pelo primeiro.

"Tem aqui duas mensagens.

"Vamos pôr uma de lado e usar
apenas uma mensagem por cada diapositivo".

Porque é que devemos usar
só uma mensagem por diapositivo?

Vou dar-vos este magnífico exemplo.

Vocês estão numa festa agradável,
a música vai soando, bum-bum,

estão a conversar com uma pessoa,

estão a passar um bocado agradável
— bla. blá, blá.

Então, ouvem o vosso nome,
alguém diz o vosso nome algures.

Toda a vossa atenção
é desviada nessa direção

e só acenam com a cabeça
à pessoa ao vosso lado,

esperando que estejam a acenar
nas alturas certas.

Sim... sim... sim.

Ao fim de um minuto,
deixam de ouvir falar de vocês

e vocês desviam de novo a atenção.

Nessa altura, a pessoa pergunta:
"Não estás de acordo?"

Não adoramos todos esta situação?

Não fazemos a mínima ideia
do que é que ela esteve a dizer.

Acontece o mesmo com o PowerPoint.

Se apresentamos mais do que uma mensagem,

a grande a probabilidade é
de se focarem nesta e não naquela

ou naquela e não nesta.

Tornem-na simples para os seres humanos.

Ponham só uma mensagem por diapositivo.

Somos extremamente limitados
para entender mais.

Adiante. Voltamos à memória de trabalho.

Já vos dei esta ideia desagradável
de que a nossa memória de trabalho é má

e receio não ter notícias melhores.

Vou avançar com notícias piores,
que são as seguintes.

Esta equação tem a base
de John Sweller e de Mayer.

Eles chegaram à conclusão

de que há uma coisa no nosso cérebro
chamada "o efeito de redundância"

que funciona assim.

Se temos texto, frases, no PowerPoint

e insistimos com a ideia irritante
de falar ao mesmo tempo,

aquilo de que a audiência se vai lembrar

é zero.

(Risos)

Ou muito perto de zero.

Porque é que é assim?
Como é que isso acontece?

Não pode ser assim.
Não é prático.

Não podemos mostrar isto
e falar ao mesmo tempo.

Então, o que é que fazemos?

Usem o PowerPoint para aquilo
que ele deve ser usado.

Agarrem nisto e coloquem o texto
na área da documentação

e usem a área aqui em cima
para o material da apresentação:

pequenos pedaços simples
de texto e uma imagem.

Ou seja, o que reforça a imagem.

Aquilo que reforça a mensagem.

Usem o PowerPoint
para aquilo que ele deve ser usado.

Vamos ao terceiro destes cinco princípios,

que é o tamanho.

Mas, antes de entrar nisso,

quero que tomem atenção ao seguinte.

Sempre que abrimos os olhos,
durante toda a nossa vida,

concentramo-nos em quatro coisas:

objetos em movimento,
cores de sinalização,

como o vermelho, o laranja e o amarelo,

objetos de grande contraste
e objetos grandes.

Vou dar um exemplo prático.

Imaginem que estão em casa
com um amigo, um grande amigo.

A televisão está ligada, mas sem som.

Estão a ter uma conversa importante,

mas acham que é fácil
não olhar para a televisão?

Não. Porquê?

Porque tem objetos em movimento,

tem cores de sinalização,
tem grande contraste,

e agora, normalmente, são muito grandes.

Porque é que não usam isso
em vosso benefício?

Se olharem para isto,
o que é que atrai a vossa atenção

sem hipótese de serem
os olhos a controlar?

Vão ser sempre as três coisas importantes.

Reparem nesta situação prática,
reparem nisto.

O que é que atraiu os vossos olhos?

Eu estou a ver que os olhos
estão sempre a olhar para o título.

Quando é que o título é a parte
mais importante num PowerPoint?

É muito raro.

Mesmo assim, todos os modelos
de PowerPoint são criados assim,

em que o título é o objeto maior
e o conteúdo é o mais pequeno

— totalmente ao contrário
das nossas reações biológicas.

Como é que isto fica
se vos mostrar um exemplo?

Reduzimos o título e fica com este aspeto.

Reparam como agora os olhos
são atraídos pelo conteúdo?

Aqui são sugados pelo título.

(Risos)

Aqui são atraídos pelo conteúdo.

Eu consigo controlar exatamente
para onde vocês olham.

Então, porque é que as pessoas
criam PowerPoints

em que as pessoas gastam
70% do tempo no título

quando ele não é a parte mais importante?

O que gostava que vocês
aprendessem com isto

é que a parte mais importante
do PowerPoint

também deve ser a maior,
e mais nenhuma.

Avançamos para o número quatro,
o contraste.

O contraste controla a nossa atenção.

O que é que isso é?

Se eu mostrar uma lista como esta,

os vossos olhos passeiam por toda a parte

porque vocês não sabem bem
em que devem concentrar-se.

Por isso, eu uso uma funcionalidade
do PowerPoint, que é esta.

Vou mostrar o primeiro assunto,
retiro-o com contraste

e mostro o segundo,

e faço o mesmo uma e outra vez,
vezes sem conta.

Assim, vocês seguem exatamente
a mancha branca.

Se eu fizer isto, e for repetindo,

vejo os vossos olhos
a seguir obedientemente

até parecem um gatinho
atrás de um ponto a laser na parede.

"Onde é que ele está?
Apanhei-o, apanhei-o".

Porque estão a seguir
a mancha branca e não o resto.

Isto é um ótimo exemplo.

Por favor, usem isto.

Usem isto porque podem
mostrar enormes quadros como este

se usarem o efeito do contraste,
o princípio do contraste.

Reparem no aspeto disto.

Os olhos percorrem todo o local,
não sabem onde se concentrarem,

mas eu aplico o princípio do contraste

e fica com este aspeto e, de repente,
sabem exatamente onde se concentrarem.

Aqui, passeiam por toda a parte

e aqui, estão exatamente
onde eu quero que estejam.

Ora bem, há um grande inconveniente
com os PowerPoints.

É que a maioria das empresas
do planeta, hoje em dia,

teimam em ter fundos brancos
nos PowerPoints.

Reparem nisto.

Oh, é vivo, é brilhante.

Digam lá, quem tem o contraste
maior, eu ou o ecrã?

Bom, é o ecrã.

Quem, habitualmente, tem
o maior, eu ou o ecrã?

É o ecrã.

Portanto, a única opção que tenho
é vestir-me de cores de sinalização

(Risos)

e andar aos saltos pelo palco
para equilibrar esse problema.

Obviamente, não é uma boa
estratégia para uma empresa,

a longo prazo, pois não?

Penso que a estratégia a longo prazo
é fazer o contrário.

O PowerPoint não deve ter
um fundo branco.

Se eu fizer isto, os nossos olhos relaxam.

Concentram-se em mim.

Eu sou o objeto maior.

Sou eu o objeto de maior contraste.

Atraio a vossa atenção.

Porque é que isso é importante?

É importante porque sou eu,
sempre fui

e sempre serei a apresentação.

Isto é a minha ajuda visual.

Passando para o último princípio,
ou seja, os objetos.

Este é um dos princípios
mais difíceis

e trata-se disto.

Quantos objetos tenho aqui?

Se os contarem rapidamente,
verão que são 16.

Também estão a ver esta beleza no fim

que diz "página 12 de 95"?

O que é isto?

Porque é que fazemos isto?

Isto só cria ansiedade.

A reação é: "Oh, meu deus,
não aguento mais 83".

(Risos)

Mas também posso criar esperança

porque, imaginem

imaginem quando é "90 em 95".

"Ok, já estou a ver a luz
ao fundo do túnel!"

A sério, não façam isso.

Há tantas ideias

sobre quantos objetos
devemos ter num PowerPoint

e, de uma vez por todas,
eu quero puxar dos galões

e dizer qual é a quantidade perfeita.

Para isso, é preciso que vocês
também o sintam.

Quantos objetos é que acham
que deve ter?

Vamos fazer isso,
mostrando umas bolas.

Eu mostro umas bolas.

Façam um sinal depois de as terem contado.

É uma instrução simples. De acordo?

Ótimo, cá vamos.

Bum.

Ok, demoram uns dois segundos.

Certo. Bom trabalho.

Agora outro conjunto de bolas.

Contem-nas e façam sinal
depois de as contarem.

Cá vamos.

Excelente.

Demoram cerca de 1,2 segundos,
se são normais

— parece que 90% são normais

(Risos)

Vamos mostrar o terceiro e último
conjunto de bolas

Olhem, e façam sinal
depois de as terem contado.

Oh, o que é que aconteceu?

Mal carreguei no botão
vocês fizeram sinal imediatamente!

Se são normais, demora 0,2 segundos,

dois décimos de segundo.

As anteriores demoram 1,2 segundos
estas demoram 0,2 segundos.

Para quem for bom em matemática,

é uma diferença de cerca de 500%.

Como é que isto é possível?

Só há uma diferença de dois objetos.

Bom, eu posso sugerir uma explicação:

neste aqui, é preciso contar;

e neste, basta ver.

Estará certo?

O que acabaram de experimentar
é o seguinte:

o processo cognitivo de contar

demora 500% mais tempo,
exige mais 500% de recursos de energia

a executar, do que o processo de ver.

O que gostava que nunca mais
se esquecessem

o que eu gostava
que metessem na cabeça, é isto:

[Sex]

que é o número sueco para isto:

[Seis]

(Risos)

O número mágico é seis.

Não é cinco, não é sete, é seis.

E gostava que prestassem atenção a isto.

Quando, no futuro, forem
fazer uma apresentação

e criarem este espantoso PowerPoint,

se tiverem mais de sete objetos
ou sete objetos, ou mais,

podem ter a certeza
de que todas as pessoas

terão de usar mais 500% de recursos
de energia e cognitivos

para perceberem o que está
no vosso PowerPoint.

Ora bem, qual será a reação natural

do cérebro que gosta de poupar energia?

Será: "Vou investir mais 500%
de recursos cognitivos

"para perceber
este dispositivo estapafúrdio"?

ou será: "Não vou"?

"Não vou".

E vocês serão mortos pelo PowerPoint.

Como é isto na vida real?

Bom, reparem nisto.

Dezasseis objetos — estamos
de acordo que são demasiados?

Estamos.

Como será, se os reduzirmos?

Reparem. Passamos disto para isto.

E o nosso cérebro fica "aaah!"

E aqui o nosso cérebro fica "oooh..."

Aaah!

(Risos)

Oooh...

E parto do princípio que, de futuro,

quando apresentarem PowerPoints
aos vossos colegas, aos amigos,

querem que eles façam "aaah!"

quando lhes mostrarem
os vossos diapositivos.

Não querem que eles façam "oooh...".

Já viram aquele filme,

"Encontro de Irmãos", com Dustin Hoffman?

Já viram?

É uma beleza. não é?

Ele entra numa cafetaria
e alguém deixa cair palitos

e ele diz: "Bum, 247".

É espantoso, não é?

O limite de perceção dele está aqui.

O vosso limite de perceção...

(Risos)

está aqui.

O que me espanta

é que, em todos os países onde vou,
em todas as empresas que conheço,

parece que criam PowerPoints

na esperança de que todos os colegas
sejam autistas ou sábios,

(Risos)

o que, obviamente, não é o caso.

Mas agora vocês dirão:

"Meu deus, David, isso significa
que vou ter de ter mais diapositivos".

(Risos)

Sim, perfeitamente corretos.

compreenderam-me perfeitamente.

Quero tornar clara uma coisa

ou seja, a quantidade de dispositivos
no vosso PowerPoint

nunca foi problema.

É a quantidade de objetos por diapositivo
que tem sido o problema.

A ideia estúpida

que as empresas de todo o mundo

tiveram com limitações, tipo:

"Oh, tivemos uma ideia brilhante:

"Não podem usar 40 diapositivos.
Só podem usar quatro".

O que é que as pessoas fazem?

(Risos)

Bom, põem o conteúdo
nos restantes 36

e fazem asneira nos primeiros quatro.

Meu deus, isso é contraproducente ou quê?

E consideramo-nos inteligentes?

Não, não.

Ok, comparem.

Comecei com 95 destes.

Acabámos com 135 destes.

E, sim, teve um efeito imediato

na aplicação em que estávamos a trabalhar.

Resumindo.

Vamos brincar um pouco
e fazer um interrogatório

porque, obviamente,
tenho de provar o meu ponto.

Lembram-se de mais de 90%
do que eu disse?

Não vou ser assim tão exigente.

Façamos umas palavras cruzadas,
em vez disso.

Vai ser assim.

As palavras vão aparecer.

Vou pedir que as digam em voz
tão alta quanto possível.

Quantas mensagens
devemos ter por diapositivo?

(Audiência): Uma.

Uma. Muito bem.

(Risos)

Penso que já estão a olhar
para uma palavra diferente agora.

(Risos)

O que é que podemos usar
para guiar a nossa atenção?

(Audiência): Contraste.

- Sim, e outra coisa?
- Tamanho.

Bem respondido.

O que é que devemos evitar usar
se falarmos ao mesmo tempo?

(Audiência): Frases.

Belíssimo.

E que tipo de fundo devemos ter?

Devemos ter um fundo escuro.

Finalmente, agora já podem dizer.

Quantos objetos por diapositivo?

Seis. Magnífico.

Muito obrigado.

(Aplausos)