Certyfikacja OCEB 2 Fundamental, a notacja BPMN

Dzień dobry państwu, nazywam się Radosław Nowak

i jestem trenerem firmy Altkom Akademia z obszaru zarządzania procesami biznesowymi.

Chciałbym państwa zaprosić na webinarium pod tytułem „Certyfikacja OCEB 2 Fundamental a notacja BPMN”.

Agenda naszego dzisiejszego spotkania wygląda następująco:

najpierw po krótce omówimy sobie ścieżkę certyfikacyjną OCEB 2,

przejdziemy do zakresu egzaminu OCEB 2 na poziomie Fundamental,

a następnie wspólnie zastanowimy się nad tym jak zdać egzamin, jak się do niego uczyć i ile czasu poświęcić.

Samo webinarium nawiązuje do szkoleń związanych z BPMN-em jako notacją,

czyli są to warsztaty komputerowe na poziomie podstawowym oraz średnio zaawansowanym,

warsztat BPMN dla znających UML-a oraz szkolenie wprowadzające do egzaminu OCEB 2.

Ścieżka certyfikacyjna.

Ścieżka certyfikacyjna, certyfikat, egzaminy, które proponuje dla nas OMG

w zakresie związanym z zarządzaniem procesami to: OCEB 2 na poziomie Fundamental

oraz ścieżka biznesowa i ścieżka techniczna.

Dla kogo są to przeznaczone szkolenia?

Same certyfikaty są przeznaczone na poziomie OCEB 2 Fundamental

dla członków zespołów projektowych, czy też procesowych,

które dotykają tematów związanych z zarządzaniem procesami, czy też z mapowaniem procesów.

Ścieżka biznesowa na poziomie Business Intermediate jest przeznaczona, jak czytamy na stronie OMG,

dla liderów zespołów Business Process Management, po stronie tzw. biznesu.

Poziom Advanced to jest poziom Managementu, czyli osób odpowiedzialnych za zakres

i wytyczne związane z wdrożeniem zarządzania procesami w organizacji,

po stronie technicznej, Technical Intermediate, liderzy zespołów

implementujących tego typu systemy wspomagające zarządzanie procesami,

Advanced Management - poziom dyrektorów, który jest odpowiedzialny za realizację

i wykorzystanie Business Process Managementu od strony technicznej.

Proszę państwa, proszę zwrócić uwagę na fakt,

że OCEB 2 to nie tylko egzamin ze znajomości notacji BPMN,

OCEB 2 to OMG Certified Expert in Business Process Management.

To oznacza, że certyfikacji dokonuje firma OMG i to ta firma, która wydaje certyfikat,

określa, że my jesteśmy ekspertami w zakresie BPM - nie BPMN,

lecz w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.

To oznacza, że sam egzamin dotyka nie tylko tematyki notacji i procesów biznesowych,

ale też nieco szerszego obszaru, czyli ok. 40% pytań jest związanych z notacją.

Pytanie, co reszta?

Reszta jest związana z biznesem, z podstawami związanymi z zarządzaniem biznesowym,

dotykamy też obszaru związanego z zarządzaniem projektami,

różnego rodzaju analizy: analizy STEP, analizy SWOT, 5 sił Portera,

o których jeszcze za chwilę państwu też powiem,

kwestie związane z zarządzaniem procesowym, z procesami, z Business Process Managmentem,

pojawia się obszar związany z Business Motivation Model,

czyli pewnym standardem, który jest utrzymywany przez OMG,

a którego znajomość również jest weryfikowana na egzaminie.

Proszę państwa, pozostały obszar, którego znajomość jest badana na egzaminie OCEB 2 Fundamental,

to obszar związany z podstawami zarządzania w biznesie,

z różnego rodzaju analizami, które wchodzą w skład tego obszaru,

badana jest znajomość obszaru zarządzania procesowego,

czyli padają pytania na temat tego czym jest proces,

pojawiają się, niestety, również różnego rodzaju nazwiska prekursorów zarządzania kryzysowego,

badana jest znajomość obszaru związanego

z zarządzaniem procesami, z rolami, rolą np. właściciela procesów.

Wchodzi w zakres egzaminu również Business Motivation Model,

czyli standard utrzymywany przez OMG i obszar związany z Process Quality, Governance,

i różnego rodzaju miernikami procesowymi.

Tutaj wchodzą również KPI-e, Balance Core Card, pojawiają się elementy ISO.

Jeżeli chodzi o procentowy rozkład tego obszaru, to z podstaw biznesu pada ok. 8 % pytań,

relatywnie dużo, bo łącznie ok. 21% pytań jest związanych z dziedziną zarządzania procesowego.

Procesy i zarządzanie procesowe, Business Motivation Model – 16% z jednego standardu,

więc na pewno warto mu się przyjrzeć troszeczkę bliżej

i pozostałe 16% to jest taki worek, w ramach którego

mamy do czynienia z różnego rodzaju frameworkami procesowymi,

jak już mówiłem wcześniej dotykamy obszaru Process Classification Framework,

Balance Core Card, pojawiają się elementy Six Sigmy itd., itd.

Trochę bardziej szczegółowy opis tego, co jest wymagane na egzaminie,

macie państwo na stronie OMG w Coverage Table,

gdzie myślę, że w miarę szczegółowo rozpisane są zagadnienia,

których znajomość badana jest na egzaminie.

Przykładowe zagadnienia związane z notacją macie państwo na slajdzie:

opisane są np. sposoby połączenia obiektów w ramach notacji BPMN,

mamy do czynienia z przepływem normalnym, normal flow,

mamy możliwość dołączania atrybutów warunkowości

czy też atrybutów przebiegu domyślnego, to te po lewej stronie strzałki,

po prawej stronie asocjacja bez kierunku, asocjacja z kierunkiem

i przepływ informacji jako message flow.

Message flow pozwala nam na łączenie obiektów w ramach różnych puli,

asocjacje pozwalają nam na połączenie artefaktów z obiektami przepływu

plus jeden wyjątek - mamy możliwość połączenia kompensacji z aktywnością,

natomiast te przepływy normalne, te połączenia, te strzałki, zawsze znajdują się w ramach jednej puli,

mogą łączyć elementy z różnych lane’ów, natomiast w ramach zawsze jednej puli się muszą znajdować.

Pytanie z tego zakresu: Który z elementów, które macie państwo

zaprezentowane na slajdzie, pokazuje nam message flow?

Tutaj odpowiedzią właściwą jest odpowiedź A,

czyli graficzne odzwierciedlenie tego elementu message flow, czyli przepływu informacji.

Kolejne przykładowe pytanie: Który z elementów, które mamy

zamieszczone na slajdzie, odpowiada aktywności BPMN?

Również odpowiedź myślę, że jest prosta dla każdego z państwa -

odpowiedź C, kwadracik, czy też prostokącik z zaokrąglonymi rogami.

Pierwszy element oznacza Data Object, drugi element, czyli B, jest to bramka,

C- jak wspomniałem, odpowiedź właściwa, Activity,

odpowiedź D – symbol sześciokąta – obrazuje nam węzeł konwersacji,

i E – zdarzenie, czyli po prostu kółeczko.

Te pytania to są, myślę, najprostsze pytania, jakie pojawiają się, czy jakie mogą pojawić się na egzaminie,

natomiast niektóre z pytań związanych z notacją mogą być również takimi pytaniami kontekstowymi.

Przykładem jest opis pewnego procesu biznesowego, gdzie kiedy klient zamawia pizzę,

ma możliwość zamówienia pizzy z dowolną ilością składników.

Może zdecydować o tym, czy ma być tylko jeden składnik, czy też może być ich dowolna ilość.

W ramach tak zaprezentowanych fragmentów diagramów, mamy ich cztery,

powinniśmy wybrać jeden, który odzwierciedla tę sytuacje biznesową,

odpowiedź właściwa - odpowiedź C, dlatego że mamy tutaj do czynienia z bramką typu OR,

z bramką INCLUSIVE GATEWAY, która pozwala nam na dokonanie wyboru minimum jednego elementu

lub dowolnej ich kombinacji, maksimum mogą być wszystkie elementy wybrane.

Dla przykładu odpowiedź A, w ramach której jest zastosowana bramka EXCLUSIVE GATEWAY,

czyli bramka ALBO, bramka XOR zarówno po stronie decyzyjnej, jak i łączącej

pozwalałaby nam na wybór tylko i wyłącznie jednego elementu, dowolnego - ale jednego.

W ramach odpowiedzi B, mamy zrównoleglenie przepływów, bo wykorzystana jest bramka typu END,

czyli musiały by być wszystkie elementy wybrane, co również jest nieprawdziwe w kontekście pytania.

Odpowiedź D - w ogóle błędny diagram, dlatego że mamy zastosowaną bramkę OR,

czyli INCLUSIVE GATEWAY jako bramkę decyzyjną,

natomiast jako bramka łącząca jest tutaj pokazana bramka END,

co spowodowałoby w przypadku wyboru tylko jednego ze składników albo 2 z 3 zablokowanie się procesu,

czyli diagram ewidentnie niepoprawny, odpowiedź C byłaby tutaj odpowiedzią właściwą.

Inne przykładowe pytanie związane z BPNM –em jako z notacją:

mamy trzy scenariusze podane i w ramach odpowiedzi mamy wskazać,

które z tych trzech scenariuszy opisują to samo zachowanie.

Odpowiedź właściwa to tutaj odpowiedź C, dlatego że zarówno scenariusz nr 2, jak i scenariusz nr 3

opisują to samo zachowanie, czyli po wykonaniu zadania A zrównoleglamy wykonanie zadań B i C,

natomiast przed wykonaniem zadania D następuje synchronizacja.

W przypadku scenariusza drugiego następuje synchronizacja

przed wyjściem czy też na wyjściu spod procesu i dopiero później jest wykonywane zadanie D,

w scenariuszu trzecim po wykonaniu zadania B i wykonaniu zadania C

przekazywane jest sterowanie do zadania D.

W przypadku scenariusza pierwszego D będzie wykonane dwa razy,

nie mamy tutaj synchronizacji, stąd odpowiedź C jest odpowiedzią właściwą,

to jest przykład pytań związanych z obszarem BPMN z notacją,

przypominam, że to jest ok. 40% pytań, które pojawiają się na egzaminie.

A co poza notacją, co poza BPMN – em?

Dochodzimy do obszaru związanego z podstawami zarządzania biznesem.

Jeden ze slajdów, które są prezentowane na szkoleniu przygotowującym do certyfikacji, do egzaminu,

to przykład funkcji, które są najczęściej realizowane w organizacjach,

mamy podział na funkcje podstawowe i funkcje wspierające,

gdzie podstawowe to np. Finance, Accounting, Operations, Marketing , Sales.

A pozostałe: Human Resources, Information Systems,

Legal Department czy Facility Management są określone jako funkcje wspierające.

To są funkcje, które są zdefiniowane przez OMG, i znajomość właśnie tego podejścia,

tego konceptu jest wymagana, jest badana na egzaminie.

Przykładowe analizy, o których również wspominałem już.

Analiza STEP - badamy czynniki socjologiczno-demograficzne, badamy otoczenie technologiczne,

badamy czynniki ekonomiczne i polityczne, które mają wpływ, czy też mogą mieć wpływ na nasz biznes

i wskazujemy ich relacje pomiędzy naszą organizacją a owymi zidentyfikowanymi wcześniej czynnikami.

Inny typ analizy, którego znajomość jest wymagana na egzaminie OCEB,

to analiza 5 sił Portera, gdzie: badamy konkurencję,

zastanawiamy się, jaka jest rywalizacja w sektorze, w którym działa nasza organizacja,

identyfikujemy groźbę nowych wejść, czy też identyfikujemy

bariery wejścia albo bariery wyjścia z tego obszaru,

określamy siłę przetargową nabywców i dostawców,

czyli określamy pewien ograniczony wpływ, jaki mogą oni wywierać na nasz biznes

oraz identyfikujemy, jakie są zagrożenia ze strony substytucyjnych usług czy też produktów.

Omawiamy również teorię procesową.

Jak wspomniałem, pojawiają się również nazwiska, pojawiają się definicje,

akurat mamy definicję Michaela Hammera i Business Process Managementu.

Zapoznajemy państwa z modelem BMM,

jak wspomniałem jest to standard OMG Business Motivation Model.

W ramach tego standardu, pojawia się ok. 16% pytań,

dlatego naprawdę warto się skoncentrować również na tym obszarze.

Business Motivation Model jest swego rodzaju wysokopoziomowym sposobem opisu naszego biznesu,

takim swego rodzaju biznes planem, w ramach którego mamy wyróżnione dwa takie główne obszary:

obszar END, w ramach którego zmierza przedsiębiorstwo

i obszar MEANS, który określa, w jaki sposób organizacja osiąga wytyczone cele.

Obszar END składa się z wizji, z pożądanych rezultatów.

Pożądane rezultaty w postaci GOAL i OBJECTIVE,

które można by tłumaczyć jako cele strategiczne

i cele operacyjne, OBJECTIVE, opisują pewien pożądany rezultat.

Natomiast w ramach obszaru MEANS, mamy misję, która odpowiada wizji przedsiębiorstwa,

mamy kierunki działań, które odpowiadają pożądanym rezultatom,

i tak, strategie odpowiadają celom strategicznym, taktyki odpowiadają celom operacyjnym.

OBJECTIVE tutaj jest traktowane jako swego rodzaju miara GOALS,

czyli niejako można powiedzieć, że te cele operacyjne,

zgodnie z tym podejściem BMM, kwantyfikują osiągnięcie celów strategicznych.

Oprócz tego w obszarze MEANS mamy jeszcze wytyczne w postaci Business Policy i Business Rule,

mamy też jako odrębne elementy pokazane: assessment, ocenę,

które najczęściej odnoszą się do czynników wpływających,

które widzimy poniżej, mamy INFLUENCER, które są podzielone na wewnętrzne i zewnętrzne.

Teraz przykładowe pytania z obszaru, który już nie jest tym obszarem związanym z samą notacją.

Mamy opis pewnej sytuacji, gdzie ekspert przewiduje wzrost kosztu paliwa lotniczego

i zakłada, że wzrost tych kosztów będzie miał negatywny wpływ na przemysł lotniczy.

W jaki sposób mielibyśmy opisać to w ramach tego elementu BMM,

w ramach modelu Business Motivation? Jako ryzyko?

No cóż, takiego elementu nie było, więc na pewno nie.

Jest to ryzyko, owszem, natomiast nie w ramach koncepcji Business Motivation.

GOAL? Również nie bardzo, nie może być to celem.

Czynnik wpływający?

Proszę zwrócić uwagę na to, że to jakiś ekspert określa te elementy,

w związku z tym będzie to ocena, assessment.

W ramach assessmentu, pozwolę sobie wrócić na poprzedni slajd.

Assessment - ocena może mieć wpływ na dowolny z elementów obszaru END czy też MEANS,

czyli tak naprawdę ocena takiego eksperta

może wpłynąć na zmianę - na zmianę strategii, na zmianę taktyki.

W skrajnym przypadku możemy zmieniać również cele operacyjne czy też cele strategiczne.

Kolejne przykładowe pytanie: organizacja, firma, która zajmuje się wypożyczaniem samochodów,

planuje otworzyć nowe oddziały w innych krajach.

W ramach elementu BMM, w ramach modelu BMM,

musielibyśmy użyć odpowiedzi, czy wskazać element C, strategię.

Będzie to strategia, nie będzie to cel, nie będzie to misja, nie będzie to wizja, to będzie strategia.

Proszę zwrócić uwagę, że niektóre z odpowiedzi, niektóre z pytań tak naprawdę nie są takimi pytaniami,

czy też nie są takimi odpowiedziami, które byłyby jednoznaczne.

Z egzaminem OCEB jest trochę tak jak z testami na prawo jazdy -

trzeba poznać logikę zadawania pytań, logikę udzielania odpowiedzi,

dlatego naprawdę zachęcam do tego, żeby - jeżeli będziecie państwo decydować się na ten egzamin -

zajrzeć między innymi w standard BMM, gdzie macie państwo

możliwość pobrania ze strony OMG tego standardu i zapoznania się również z praktycznymi odniesieniami.

Macie państwo możliwość określenia, sprawdzenia różnego rodzaju strategii,

różnego rodzaju wizji, misji w różnych przedsiębiorstwach,

dlatego że te przykłady się znajdują w tym dokumencie.

Inne pytanie: znana nam już firma, związana z wypożyczaniem samochodów,

ustala, że jeżeli klienci będą zwracali samochody z jakimiś drobnymi rysami,

firma nie będzie z tym miała żadnego problemu -

będzie to akceptowała i nie będzie pociągała tych klientów do odpowiedzialności.

W ramach Business Motivation Model, gdzie byśmy tę zasadę umieścili?

Odpowiedź: zasada jest tutaj już kluczowa, choć może bardziej polityka,

odpowiedź A byłaby tutaj odpowiedzią właściwą – Business Policy,

nie będzie to strategia, nie będzie to taktyka, nie będzie to misja.

Proste pytanie, teraz z BMM-a: Co jest na szczycie, na górze obszaru END?

No i tutaj bardzo łatwo odpowiedzieć na to pytanie,

dlatego że jest to odpowiedź B – wizja i pożądane rezultaty.

Pozwolę sobie cofnąć do obszaru BMM, mamy w obszarze END wizję i pożądane rezultaty,

a na pożądane rezultaty składają się zarówno GOAL, jak i OBJECTIVE.

Pytania związane z zarządzaniem procesowym.

Niestety pojawiają się tutaj, jak wspomniałem, nazwiska zacnych prekursorów zarządzania procesowego,

pytania o procesy biznesowe typu PRIMARY.

Odpowiedzią właściwą jest tutaj odpowiedź A –

bezpośrednia wartość dla zewnętrznych klientów stanowi o tym,

że dany proces traktujemy jako proces biznesowy, proces typu PRIMARY,

pozostałe procesy są procesami wspierającymi.

Proszę państwa, jak wobec tego zdać egzamin?

Po pierwsze, musimy znać teoretyczne założenia BPMN-a jako notacji,

musimy mieć też praktykę modelowania.

Te kompetencje staramy się rozwijać na szkoleniach: na warsztacie komputerowym BPMN 01 i BPMN 02,

czyli szkolenia podstawowe i średnio zaawansowane, gdzie zarówno przedstawiamy państwu tę teorię,

jak i kładziemy nacisk na praktyczny aspekt modelowania.

Po drugie, w ramach tego pozostałego obszaru, na pewno warto zainteresować się bliżej tym obszarem,

standardem Business Motivation Model, gdzie powinniśmy poznać założenia i zastosowanie,

tutaj naprawdę serdecznie zachęcam do tego, żeby się z tym standardem zapoznać,

dlatego że jak państwo widzieliście zarówno odnosimy się

do konkretnego elementu, do konkretnego schematu,

ale też bardzo dużo jest takich pytań związanych z biznesem.

Mamy opis konkretnej sytuacji biznesowej i musimy wskazać:

czy jest to strategia, czy jest to taktyka, czy jest to ocena,

także zachęcam do zapoznania się z Business Motivation Model.

Na pewno trzeba również pochylić się nad procesami, nad definicjami procesu,

nad kwestiami związanymi z zarządzaniem procesami, nad rolami, rolą właściciela procesu, jego obowiązkami.

Niestety również kwestia nazwisk pozostaje aktualna, czyli troszeczkę nad tym trzeba posiedzieć.

Po czwarte, reszta - nie zaszkodzi, czyli warto również skoncentrować się na tym ostatnim obszarze,

on stanowi ok. 16% pytań,

to jest taki dosyć spory worek zagadnień związanych z frameworkami procesowymi,

związanych nawet z ISO, związanych z komitetem bazylejskim,

pojawiają się te obszary, mamy tam do czynienia z Six Sigmą, Toyota Production System,

Total Quality Management, pojawiają się nazwiska Deminga, ale również warto spojrzeć w ten obszar.

Jak się uczyć i ile czasu poświęcić?

Proszę państwa, samo szkolenie nie wystarczy,

szkolenie jest zaledwie wstępem do państwa pracy własnej.

Jeżeli chcecie państwo pozytywnie zdać ten egzamin,

niestety, ale trzeba troszeczkę czasu poświęcić na przygotowanie się do tego egzaminu.

Ile? To jest kwestia indywidualna.

Optymalnie z praktyki wynika, że po zakończonym szkoleniu,

załóżmy, że ścieżka szkoleniowa wygląda w ten sposób,

że uczestniczycie państwo w dwudniowym warsztacie komputerowym,

później w dwudniowym szkoleniu przygotowującym do tego egzaminu,

to od momentu tego szkolenia wprowadzającego do egzaminu

dwa tygodnie, maksimum miesiąc, myślę, że to jest taki optymalny czas.

Ten czas pozwala na z jednej strony przygotowanie się,

czyli utrwalenie pewnych wiadomości, ewentualnie ich uzupełnienie,

natomiast nie zapominacie państwo w tym czasie

jeszcze tego co zostało przekazane na szkoleniu czy też warsztacie,

stąd z praktyki mojej wynika, że jest to taki optymalny okres na przystąpienie do tego egzaminu.

Na pewno nie jest tak, że po zakończonym szkoleniu OCEB 2 na poziomie Fundamental,

przygotowującym do egzaminu, idziecie państwo i zdajecie ten egzamin pozytywnie.

Większe prawdopodobieństwo będzie wtedy,

jeżeli państwo poświęcicie jeszcze czas na uzupełnienie tej wiedzy i jej utrwalenie.

Jak wygląda egzamin?

Egzamin składa się z 90 pytań, czas do dyspozycji,

który mamy, to 120 minut - jeżeli jesteśmy nieanglojęzyczni z urodzenia,

jeżeli jesteśmy anglojęzyczni z urodzenia – 90 minut, czyli jedno pytanie - jedna minuta.

Żeby zaliczyć pozytywnie egzamin, trzeba odpowiedzieć

co najmniej na 62 pytania poprawnie, żeby ten egzamin został zaliczony.

62 pytania, czyli niespełna 70%.

Dużo, dlatego cały czas zachęcam do intensywnej pracy własnej.

Jeszcze raz przypominam, że webinarium nawiązuje do szkoleń:

„Warsztat komputerowy - BPMN od podstaw”, „BPMN średnio zaawansowany”,

„BPMN dla znających UML-a” oraz „szkolenie wprowadzające do egzaminu OCEB 2”.

Serdecznie państwa zapraszam na szkolenia i bardzo dziękuje za uczestnictwo w dzisiejszym webinarze.

Do zobaczenia na szkoleniach Altkom Akademii.