De ce munca nu are loc la birou

Jason Fried are o teorie radicală cu privire la munca: biroul nu este un loc potrivit pentru a o întreprinde. La TEDxMidwest el expune principalele probleme (numite M&M) și oferă trei sugestii pentru a face treaba să meargă.

Voi vorbi despre muncă,

despre motivele pentru care
se pare că nu putem

să muncim la birou,

ce e o problemă pe care se pare
ca o avem cu toții.

Dar să începem începutul.

Avem companii și organizații non-profit
și organizații de binefacere,

și toate aceste grupuri au angajați

sau voluntari de un fel sau altul.

Și se așteaptă ca acești oameni
care lucrează pentru ei

să facă o treaba extraordinara,

sau cel puțin asta speră.

Cel puțin o treabă bună, să speram,
cel puțin treabă bună,

de preferat o muncă extraordinară.

Ceea ce fac în mod obișnuit e să decidă

că toți acești oameni trebuie
sa vină într-un loc anume

pentru a munci.

Deci o companie, o societate
de binefacere sau o organizație

au de obicei, exceptând situația
în care muncești în Africa,

dacă ești destul de norocos,

majoritatea oamenilor trebuie
să meargă la birou în fiecare zi.

Și astfel aceste companii,

îți construiesc clădiri de birouri.

Cumpără sau închiriază o clădire,

sau închiriaza un loc,

pe care îl umplu cu lucruri.

Îl umplu cu mese sau birouri,

scaune, computere,

programe software,

acces la internet,

poate un frigider,
poate și alte câteva lucruri,

și se așteaptă ca angajații
sau voluntarii lor,

să vină în acest loc în fiecare zi
și să facă o treaba extraordinara.

Pare perfect rezonabil să ceară asta.

Cu toate acestea, dacă vorbești cu oamenii

sau îți pui aceasta întrebare,

unde trebuie de fapt să mergi
când vrei să rezolvi ceva?

Vei constata că oamenii nu vor spune

ceea ce se așteaptă companiile
ca ei să răspundă.

Dacă întrebi oamenii: unde vrei să mergi

când trebuie să rezolvi ceva?

În general, primești trei tipuri
diferite de răspuns.

Unul e un fel de loc sau încapere.

Altul e un obiect în mișcare.

Iar al treilea e timpul.

Iată câteva exemple.

Când întreb,
și am oamenii asta în ultimii 10 ani,

„Unde mergi când vrei
cu adevărat să rezolvi ceva?”

primesc răspunsuri ca:
pe verandă, pe punte,

în bucătărie.

Primesc de asemenea răspunsuri
precum o camera separată a casei,

la subsol,

la cafenea, la bibliotecă.

Și mai aud de asemenea
răspunsuri ca în tren,

în avion, în mașina, deci pe drum.

Și mai sunt oameni care spun:

„Nu prea contează unde sunt,

atâta vreme cât e dimineața devreme
sau seara târziu sau în weekenduri.”

Aproape niciodată nu spun că birou.

Dar companiile investesc mulți bani
în acest loc numit birou,

și pun oamenii să vină acolo tot timpul,

cu toate că oamenii
nu fac treaba la birou.

De ce are loc asta?

(Aplauze)

De ce așa?

De ce se întamplă acest lucru?

Și ceea ce afli dacă cercetezi
un pic mai profund,

afli ca oamenii...

uite ce se întâmplă:

oamenii merg la serviciu,

și practic, își vând ziua de lucru

pentru o serie de momente
în care muncesc cu adevărat.

Asta se întampla la birou.

Nu ai o zi de muncă;
ai momente de muncă.

E ca și când ușa de intrare a biroului
ar fi ca un robot de bucătărie,

și ajungi acolo și ziua
îți e măcinată în bucățele,

pentru că prinzi 15 minute acum
și 30 de minute mai târziu,

și apoi altceva se întâmplă
și ești distras de la munca ta,

apoi mai prinzi 20 de minute,
iar apoi vine pauza de prânz.

Apoi ai altceva de facut,

și mai ai 15 minute, iar cineva te cheamă
pentru a-ți adresa o întrebare.

Și nici nu îți dai seama
când se face ora 17:00.

Apoi privești înapoi
la ce ai făcut în acea zi

și realizezi că nu ai terminat nimic.

Am trecut cu toții prin asta.

Probabil am trecut prin asta ieri,

sau alaltăieri sau cu doua zile în urmă.

Îți analizezi ziua și te gândești:
n-am făcut nimic azi.

Am fost la muncă,

am stat la birou, m-am folosit
de computerul meu performant.

Am folosit softul
pe care mi-au zis să-l folosesc,

am fost la ședințele
la care am fost rugat să particip,

am făcut conferințe telefonice,
am făcut toate aceste lucruri,

dar, de fapt, nu am făcut nimic.

Am îndeplinit niște sarcini doar.

Nu am făcut o muncă care sa conteze.

Și ceea ce constatați că se întâmplă,
în special cu oameni creativi,

proiectanți, programatori,

scriitori, ingineri,

gânditori,

e că oamenii au nevoie

de intervale lungi de timp de lucru
neîntrerupt pentru a finaliza ceva.

Nu poți cere cuiva
să fie creativ în 15 minute

și să se gândească cu adevărat
la o problemă.

Poți oferi o soluție rapidă,

dar sa te gandesti profund la solutii de rezolvare a unei probleme si sa o analizezi cu atentie,

ai nevoie de intervale lungi de timp de lucru neintrerupt.

Si cu toate ca de obicei o zi de munca are cam 8 ore,

cati dintre cei prezenti au avut 8 ore de munca de munca la birou fara a fi intrerupti?

Dar 7 ore?

Sase? Cinci? Patru?

Cand ati avut ultima data 3 ore neintrerupte de munca la serviciu?

Doua ore? Sau poate una.

Foarte, foarte putini oameni au de fapt

intervale de timp de lucru neintrerupte la birou.

Si de aceea oamenii prefera sa munceasca acasa,

sau pot merge la birou,

dar pot merge la birou foarte devreme,

sau foarte tarziu seara, cand nu e nimeni prin preajma,

sau raman cand toata lumea a plecat, sau merg in weekenduri,

sau muncesc din avion,

sau muncesc in tren sau in masina

pentru ca nu exista nimic care sa le distraga atentia.

Putem identifica diferite categorii de factori perturbatori£

dar acestia nu sunt intreruperile cele mai grave

despre care voi vorbi imediat.

Iar acest intreg fenomen

de a avea numai intervale scurte de timp pentru a rezolva ceva

imi aminteste de inca ceva

ce nu functioneaza cand esti intrerupt,

si anume somnul.

Cred ca somnul si munca sunt foarte asemanatoare.

Si nu ma refer numai la faptul ca poti munci in timp ce dormi

si poti dormi in timp ce muncesti.

Nu asta vreau sa spun.

Vorbesc mai exact despre faptul ca

somnul si munca

sunt structurate fazic,

sau evenimente bazate pe stadii.

Deci somnul are mai multe faze, sau stadii --

unii oameni au pentru ele diverse denumiri.

Sunt cinci,

si pentru a ajunge la stadiile cele mai profunde, cele mai importante,

trebuie sa treci prin primele faze ale somnului.

Iar daca esti intrerupt cand treci prin primele faze --

daca cineva te atinge in timpul somnului,

sau daca se aude ceva, sau se intampla altceva --

nu continui somnul de unde ai ramas.

Daca esti intrerupt si esti trezit,

trebuie sa o iei de la capat.

Deci trebuie sa reiei cateva faze si sa incepi din nou.

Si sfarseste prin a se intampla astfel -- cateodata se poate intampla sa ai astfel de zile

cand te trezesti la opt dimineata, sau sapte,

sau cand te trezesti

si zici, mama, ce prost am dormit.

Am dormit -- m-am dus la culcare, m-am intins in pat --

dar parca n-am dormit de fapt.

Spunem ca mergem la culcare,

dar de fapt nu mergem la culcare, ci mergem spre culcare.

Iti ia ceva; trebuie sa treci prin aceste faze, etc;

Iar daca esti intrerupt, nu dormi bine.

Deci cum sa ne asteptam -- cineva de aici se asteapta ca cineva sa doarma bine

daca sunt intrerupti de-a lungul intregii nopti?

Nu cred ca cineva ar spune ca da.

De ce ne asteptam ca oamenii sa munceasca bine

daca sunt intrerupti constant in timpul zilei la birou?

Cum ne putem astepta ca oamenii sa isi faca treaba

daca merg la birou pentru a fi intrerupti?

Mie nu prea mi se pare sa aiba logica acest lucru.

Deci ce sunt aceste intreruperi care apar in mod constant la birou

dar nu si in alte locuri?

Pentru ca in alte locuri, poti avea factori perturbatori,

precum, poti avea un televizor,

sau poti face o plimbare,

sau e un frigider la parter,

sau ai propria canapea, sau orice ai vrea sa faci.

Si daca vorbiti cu anumiti manageri,

va vor spune ca nu vor ca angajatii lor sa lucreze de acasa

pentru ca sunt adesea distrasi.

Ei spun de asemenea --

cateodata vor spune de asemenea,

"Ei bine, daca nu vad persoana, cum ma pot asigura ca munceste?"

ceea ce este bineinteles ridicol, dar aceasta este una dintre scuzele pe care le invoca managerii.

Si eu sunt un manager.

Inteleg; stiu cum merg lucrurile.

Cu totii trebuie sa ne imbunatatim aceste aspecte.

Dar de multe ori, vor cita factorii perturbatori.

"Nu pot sa las pe cineva sa lucreze de acasa.

Vor privi la televizor. Vor face alte lucruri."

Se pare insa ca nu acestea sunt lucrurile care distrag de fapt atentia.

Deoarece acelea sunt perturbatii voluntare.

Tu decizi cand vrei sa fii distras de televizor.

Tu decizi cand vrei sa aprinzi ceva.

To decizi cand vrei sa cobori la parter sau cand vrei sa faci o plimbare.

La birou, majoritatea intreruperilor sau perturbarilor

care sunt de fapt cauza imposibilitatii oamenilor sa duca la bun sfarsit munca

sunt involuntare.

Sa le trecem in revista pe cateva dintre ele.

Deci, managerii si sefii

va vor face in mod obisnuit sa credeti ca adevaratele perturbari la munca

sunt lucruri precum Facebook sau Twitter

si Youtube si alte site-uri.

Si de fapt vor merge atat de departe

incat chiar sa interzica accesul la aceste site-uri de la birou.

Unii dintre voi s-ar putea sa lucrati in locuri de unde nu aveti acces la aceste site-uri.

Adica, suntem in China? Ce naiba se intampla acolo?

Nu poti vizita un website la birou,

si asta este o problema, de aceea nu reusesc oamenii sa munceasca la birou,

pentru ca intra pe Facebook si intra pe Twitter?

E oarecum ridicol. E numai o momeala.

Si astazi e vorba de Facebook si Twitter si Youtube,

acestea sunt doar varianta moderna a pauzelor de tigara.

Nimanui nu-i pasa ca oamenii isi luau o pauza de tigara de 15 minute

acum 10 ani,

prin urmare de ce isi pun cu totii problema ca cineva intra din cand in cand pe Facebook,

sau Twitter din cand in cand, sau Youtube din cand in cand?

Nu acestea sunt adevaratele probleme la birou.

Adevaratele probleme sunt cele pe care imi place sa le numesc

S&S (M&M),

sefii si sedintele (managers&meetings).

Acestea sunt adevaratele probleme in birourile din ziua de azi.

Acesta este motivul pentru care munca nu se face la birou,

este din cauza S&S-urilor.

Acum ceea ce este interesant este,

daca consideram toate locurile in care oamenii spun ca pot sa munceasca --

precum acasa, sau in masina, sau in avion,

sau seara tarziu, sau foarte devreme dimineata --

nu gasesti nicaieri sefi si sedinte;

gasesti o groaza de alti factori perturbatori, dar nu manageri si sedinte.

Deci acestea sunt lucrurile ce nu pot fi gasite in alta parte,

dar le intalnesti in birouri.

Iar managerii sunt practic oameni

a caror treaba este sa intrerupa alti oameni.

In mare acesta este rolul managerilor, de a intrerupe oamenii.

Nu fac de fapt treaba,

asa ca trebuie sa se asigure ca toti ceilalti fac treaba, ceea ce in sine este o intrerupere.

Si avem multi manageri la acest moment in lume.

Si sunt multi oameni in lume acum.

Si sunt multe intreruperi in lume acum din cauza acelor manageri.

Trebuie sa verifice: "Hei, cum merge?

Arata-mi despre ce e vorba," si alte astfel de lucruri.

Si te tot intrerup exact in momentele nepotrivite,

cand tu chiar incerci sa faci ceva pentru care ei te platesc,

ei tind sa te intrerupa.

Asta e destul de rau.

Dar ce este si mai rau e ca managerii mai ales

convoaca sedinte.

Iar sedintele sunt pur si simplu toxice,

ingrozitoare, lucruri otravitoare

in ziua de lucru.

Stim cu totii ca este adevarat.

Si nu veti vedea niciodata o sedinta spontana organizata de angajati;

nu functioneaza asa.

Managerii convoaca o sedinta,

la care sa participe toti angajatii,

si un lucru incredibil de perturbator pe care il poti face unor oameni --

este sa spui, " Hei, uite,

vom aduna 10 oameni chiar acum si vom tine o sedinta.

Nu conteaza ce fac.

Trebuie sa va opriti din a face ceea ce faceati, pentru a putea avea aceasta sedinta."

Adica, care sunt sansele ca toti cei 10 oameni sa fie pregatiti sa se opreasca?

Daca se gandesc la ceva important?

Daca fac o munca importanta?

Din senin le spui ca trebuie sa se opreasca din ceea ce faceau

pentru a face altceva.

Asa ca merg intr-o sala de sedinte, se intalnesc,

si vorbesc despre niste lucruri care de obicei nici nu prea conteaza.

Pentru ca sedintele nu sunt munca.

Sedintele sunt intalniri pentru a discuta despre lucruri pe care urmeaza sa le faci mai tarziu.

Dar sedintele, de asemenea, procreeaza.

Asa ca o sedinta tinde sa duca la o noua sedinta

si tinde sa conduca la o alta sedinta.

Sunt de obicei prea multi oameni intr-o sedinta,

si sunt foarte, foarte scumpe pentru organizatii.

Companiile tind sa vada o sedinta de o ora, ca pe o sedinta de o ora,

dar acest lucru nu este adevarat, decat in situatia in care nu este decat un om in sedinta.

Daca sunt 10 oameni in sedinta, este o sedinta de 10 ore, nu este o sedinta de o ora.

Sunt 10 ore de productivitate furate organizatiei

pentru a tine aceasta sedinta de o ora,

care probabil ar fi trebuit rezolvata de doi-trei oameni

stand de vorba cateva minute.

Dar in loc, programam o sedinta lunga,

pentru ca sedintele sunt programate pe acelasi sistem pe care functioneaza programele informatice,

adica in intervale de 15 minute sau 30 minute sau o ora.

Nu iti programezi o sedinta de opt ore cu Outlook.

Nu poti. Nici macar nu stiu daca poti.

Poti sa alegi 15 minute sau 30 de minute sau 45 de minute sau o ora.

Si astfel suntem obisnuiti sa ocupam acest timp

cand lucrurile ar trebui de fapt sa mearga foarte repede.

Deci sedintele si sefii sunt doua probleme majore ale companiilor in zilele noastre,

mai ales pentru birouri.

Aceste lucruri nu exista in afara biroului.

Astfel ca am cateva sugestii

pentru a remedia situatia.

Ce pot face managerii --

manageri luminati, sper --

ce pot face pentru a transforma birourile in locuri mai bune pentru munca,

astfel incat sa nu fie o solutie de ultima instanta, ci prima solutie?

Astfel incat oamenii sa inceapa sa zica,

"Cand vreau cu adevarat sa rezolv ceva, merg la birou."

Pentru ca birourile sunt bine echipate,

tot ce exista acolo este astfel incat ei sa-si poata face treaba,

dar angajatii nu isi doresc la acest moment sa mearga acolo, deci cum schimbam asta?

Am trei sugestii pe care vreau sa le impartasesc cu voi.

Mai am aproximativ trei minute, deci ma voi incadra perfect.

Am auzit cu totii de obiceiul cu vinerea cu tinuta lejera.

Nu stiu daca inca se mai practica.

Dar cum ar fi sa avem Joia fara-vorba.

Ce ziceti de --

alegeti o joi o data pe luna

taiati acea zi in jumatate si sa spunem numai dupa-amiaza -- va usurez sarcina.

Deci numai dupa-amiaza, intr-o joi.

Prima joi a lunii -- doar dupa-amiaza --

nimeni din birou nu are voie sa vorbeasca cu colegii.

Liniste, atat.

Si ceea ce veti descoperi

este ca va fi facuta o groaza de treaba

cand nimeni nu vorbeste cu ceilalti colegi.

Acesta este momentul cand oamenii chiar fac treaba,

cand nimeni nu-i deranjeaza, cand nimeni nu-i intrerupe.

Si poti acorda cuiva -- sa acorzi cuiva patru ore neintrerupte

este cel mai inspirat cadou pe care il poti face cuiva la birou.

E mai bine decat a-i da un computer.

E mai bun decat un nou monitor. Mai bun decat un nou software,

sau orice folosesc oamenii in general.

A le acorda patru ore de liniste la birou

aduce incredibil de multa valoare.

Si daca incercati asta, cred ca veti fi de acord cu mine.

Si poate, ati putea sa o faceti mai des.

Asa ca poate o data la doua saptamani,

sau in fiecare saptamana, o data pe saptamana,

dupa-amiaza nimeni nu poate vorbi cu altcineva.

Este ceva ce veti constata ca intr-adevar functioneaza.

Un alt lucru pe care il puteti incerca

este sa treceti de la

o comunicare si colaborare active,

adica o discutie fata in fata,

sa bati oamenii pe umar, sa ii saluti, sa tii sedinte,

si sa inlocuiesti aceste lucruri cu un model de comunicare mai pasiv

folosind instrumente ca emailul sau chat-ul,

sau produse de colaborare -- lucruri de genul acesta.

Acum unii ar putea spune ca si emailul este foarte perturbator

si chat-ul iti distrage atentia,

si celelalte lucruri sunt perturbatoare,

dar iti distrag atentia intr-un moment pe care tu il alegi si pentru ca tu permiti asta.

Poti sa parasesti aplicatia de email, nu-ti poti parasi seful.

Poti sa iesi de pe chat,

dar nu te poti ascunde de managerul tau.

Poti lasa de o parte toate aceste lucruri,

iar apoi poti fi intrerupt in programul tau, cand vrei tu,

cand esti disponibil, cand esti gata sa o faci din nou.

Pentru ca munca, precum somnul, se fac in etape.

Deci vei creste putin incepand sa muncesti,

apoi vei reveni din acea stare de munca,

iar apoi poate ca a venit timpul sa verifici acel email, sau chatul.

Si sunt foarte, foarte putine lucruri care sunt atat de urgente

care trebuie sa se intample, la care trebuie raspuns pe moment.

Deci daca managerul tau,

incepe sa incurajeze folosirea unor instrumente precum chat-ul sau email-ul

sau alte lucruri pe care cineva le poate pune de o parte

ca apoi sa revina asupra lor la momentul potrivit.

Iar ultima sugestie pe care o am

este ca, daca urmeaza sa ai o sedinta,

daca ai autoritatea,

pur si simplu anuleaz-o, anuleaza acea sedinta.

Azi e vineri -- deci luni, in general se tin sedinte lunea.

Nu o mai tineti.

Nu spun sa o mutati,

spun sa v-o stergeti din memorie, s-a dus.

Si veti constata ca totul va fi in regula.

Toate acele discutii si decizii pe care credeati ca trebuie sa le luati

la acel moment, la ora 9:00 in dimineata de luni,

pur si simplu uitati de ele, totul va fi in regula.

Oamenii au o dimineata mai libera, au timp sa gandeasca,

si vei afla ca poate toate acele lucruri pe care credeati ca trebuie sa le faceti,

de fapt nu trebuie sa le faci.

Acestea sunt trei sugestii rapide pe care vroiam sa vi le fac

pentru a va gandi la ele.

Si sper ca unele dintre aceste idei

au fost macar suficient de provocatoare

pentru manageri si sefi si patroni

si organizatori si persoane care conduc alte persoane

pentru a lua in considerare sa o lase mai usor

si sa acorde oamenilor mai mult timp pentru a face treaba.

Si cred ca totul va da randament in final.

Va multumesc pentru atentie.

(Aplauze)