E-Mail macht dumm, krank und arm | Anitra Eggler | TEDxSalzburg

Dieser Vortrag wurde bei einem nicht von den TED-Konferenzen ausgerichteten, örtlichen TEDx-Event gehalten.
Anitra Eggler ist Digital-Therapeutin. Vor ihrer Selbstständigkeit hat sie als Journalistin, Start-up-Managerin, Kreativdirektorin, Agentur-Chefin und zuletzt Online-Verlagsgeschäftsführerin alles getan, was man in der Internet-Branche tun kann. Dafür hat sie fast 15 Jahre lang rund um die Uhr gearbeitet und vieles erlebt, bis sie den Stecker gezogen hat. Anitra Eggler verrät in diesem Vortrag, wie Sie die Macht über Ihre Mail-Kommunikation zurückgewinnen und langfristig effizient und stressfrei kommunizieren.

Hallo!

Herzlich willkommen zurück!

"Good news". Die einen oder
die anderen werden sich fragen,

"Das [sind] aber sicher
keine 'good news'."

Richtig, aber eine meiner
Lebenserfahrungen ist ganz sicher,

dass man die "good news"
bzw. die "bad news",

erst kennen muss, um daraus
"good news" zu machen.

Ein kleiner Warnhinweis
zu den folgenden 18 Minuten:

Vieles, was ich sagen werde,
klingt wirklich so,

als sei ich die größte digitale
Endzeitpredigerin der Welt.

Das stimmt nicht,
es ist sogar auch mehr als das.

Es ist total falsch.

Das Internet und digitale Kommunikation

und mich verbindet seit 15 Jahren
eine, sagen wir mal,

inzwischen sehr glückliche
Liebesbeziehung.

Sehr glücklich inzwischen warum?

Weil ich in all den Jahren
von Highspeed-Kommunikation

endlich das richtige Maß
an Distanz und Nähe gefunden habe,

die man braucht, um auch im echten Leben
mit seinem Partner glücklich zu sein.

Das als kleines Intro vorweg.

[Pling!]

Erinnern Sie sich noch
an Ihre erste E-Mail?

Das war ein Wahnsinn, oder?

Man konnte auf einmal von heute auf morgen
von hier nach Feuerland Post schicken!

Man bekam vielleicht auch ein Foto zurück,
und hat dann festgestellt,

dass die einzige Jugendliebe
heute doch eher aussieht

wie eine Raubkopie von Homer Simpson,

aber es war egal:

Man bekam ein Foto,
und man bekam es per E-Mail.

Diese E-Mail startete
als die totale Wunderwaffe.

Es war segensreich.
Sie hat die Welt vernetzt.

Sie hat uns Menschen
einander näher gebracht.

Sie hat geschafft,
dass wir Zeit sparen können,

dass wir produktiver werden,
und dass wir mehr Zeit haben zum Leben.

Es begann alles ganz wunderbar und

noch bevor wir Konsumenten die
ersten E-Mails verschicken konnten,

passierte etwas in meiner Heimatstadt.

1984, George Orwell hat doch nicht
ganz so schlecht gelegen mit seinem Datum.

1984, an einem, ich vermute,
grauen Septembertag

landete die erste E-Mail in Deutschland.

Und sie landete in meiner
Heimatstadt Karlsruhe.

Sie können sich vorstellen,
1984 ist schon ein bisschen her,

ich war damals noch jung und analog.

(Lachen)

Hätte ich gewusst, was die E-Mail
Jahrzehnte später mit uns Menschen

teilweise bewirken wird,
wenn wir sie falsch einsetzen,

wäre ich an diesen Tag wahrscheinlich
in Schokoladenhungerstreik gegangen.

So musste einige Zeit vergehen, und was
als segensreiche Innovation begann,

sieht heute leider schon ganz anders aus.

Schauen Sie mich an, auch ich sehe
heute schon ganz anders aus.

Zwischen dem linken und dem rechten Foto
liegen knapp 30 Jahre.

Ich bin heute 38 Jahre alt, aber minus 4.

Ich habe nämlich mal nachgerechnet:

In den vergangenen 10 Jahren
vor meiner Selbständigkeit,

also 2000 bis 2010,
habe ich 4 Jahre Lebenszeit

mit digitaler Kommunikation
manchmal sicher verplempert.

Ich habe nachgerechnet.

Ich habe zweieinhalb Jahre "versurft"

und anderthalb Jahre mit E-Mail verbracht.

Jetzt kann man sagen 38
minus 4 oder plus 4.

Auch das ist eine Frage der Perspektive.

Fakt ist, es hat sich
viel getan in dieser Zeit,

und Sie fragen sich vielleicht:

"Wie kann das sein, 4 Jahre
im Internet binnen 10 Jahren?"

Das lag an meinen Berufen: Ich war immer
in Hardcore-Internetbranchen unterwegs,

Highspeed-Kommunikation
war ein Wettbewerbsvorteil,

hat Umsatz gebracht,
hat Arbeitsplätze geschaffen,

hat Arbeitsplätze gesichert.

Und damit Sie in Gefühl kriegen,
wie so ein ganz entspannter Arbeitstag

in diesen 10 [Jahren]
eigentlich aussah bei mir,

möchte ich Ihnen ein kurzes Video zeigen.

(Alarm)

(Musik mit hohem Tempo)

(Musik Ende)

Ich habe vor anderthalb Jahren
den Stecker gezogen.

Einer der Auslöser war eine Anekdote,
eine wahre Begebenheit,

die ein Kollege mir
eines Morgens erzählt hat.

Ein Satz, der Grund dafür war,
dass ich Bilanz gezogen habe,

und wirklich mal hinterfragt habe,
was ich eigentlich tue mit meinem Hirn,

mit meinem Leben in diesem Hamsterrad
der Highspeed-Kommunikation.

Ich möchte Ihnen
die Geschichte kurz erzählen.

Der Kollege kam am Montag
zu mir ins Büro und sagt:

"Anitra, du glaubst nicht, was mir
am Wochenende passiert ist!"

"Ich war mit meinem kleinen Sohn
auf dem Spielplatz,

und ich konnte wieder nicht die Finger
vom Blackberry lassen!"

Ich muss dazu sagen, der Kollege war
hardcore-Blackberry-süchtig.

Dem habe ich vor dem Urlaub
das Dienst-Blackberry

in meiner Schreibtischschublade versteckt.

Er hat mir geschworen,
er nimmt es nicht mit.

Kam ich ins Büro zurück,
war immer das Blackberry weg,

weil er konnte nicht
ohne dieses Gerät sein.

Er war mit seinem kleinen Sohn
auf dem Spielplatz.

Kind schaukelt,
er "spielt" mit seinem Sohn,

indem er natürlich die ganze Zeit
in der anderen Hand

wieder mal Mails checkt,

und da kam eine Mail rein,
die hat ihn irgendwie verärgert.

Er gibt dem kleinen Jungen einen Schubs,
der ein bisschen zu heftig war,

und der kleine Junge fällt hin,
hat angefangen zu weinen,

und hat dann diesen Satz gesagt:

"Papa, dein Handy macht Aua!"

Über den Satz habe ich
lange nachgedacht,

[dass] es jetzt auch mal
Zeit für mich wird,

nach so viel Highspeed-Jahren
Bilanz zu ziehen,

und da muss man fiesen Fakten
ins Auge sehen -- 10 Stück davon.

Die erste Tatsache ist, wir beachten
unsere Smartphones heutzutage mehr

als unsere Kinder.

Wir widmen digitaler Kommunikation
mehr Aufmerksamkeit als dem,

was unseren Körper zusammenhält,

nämlich als unserer Atmung.

Wir investieren mehr Zeit
in E-Mails als in das,

wofür wir eigentlich bezahlt werden,

nämlich

ins Denken.

Wir sind dauerhaft abgelenkt,
sind stolz auf diesen Kontrollverlust,

und nennen ihn

Karriere.

Sehr paradox, wir wissen,
unser Hirn ist kein Muskel,

deswegen trainieren wir ihn trotzdem
mit permanenten Multitasking,

und halten das auch noch für

gesund.

Dabei sagt die Wissenschaft
was ganz anderes:

Multitasking ist ungesund.

Die Ablenkung, durch E-Mail, macht dumm.

Studie mit zwei Probandengruppen:
Eine Probandengruppe war bekifft,

die andere Probandengruppe wurde
beim Lösen von Tests

durch E-Mails abgelenkt.

Raten Sie mal,
welche Probandengruppe

die Aufgaben schneller und besser
erledigt hat?

(Lachen)

Ablenkung führt zu
Attention Deficit Trade (ADT).

Diesen Begriff hat der Harvard-Arzt
Edward Hallowell geprägt.

ADT heißt, dass unser Gehirn
nach Ablenkung süchtig wird.

Die Studie besagt, im Schnitt wird
ein IT-Manager alle 11 Minuten abgelenkt,

von seiner Arbeit.

Ablenkung Nummer 1: E-Mail.

Ablenkung Nummer 2: Kollege kommt rein:
"Kannst du mal kurz."

Ablenkung Nummer 3: Handy.

Das Problem ist, unser Hirn
ist auf diese Reize konditioniert.

Das heißt, Reiz kommt,

Dopamin-Ausschüttung im Hirn,
Glücksbotenstoffe.

Je öfter wir abgelenkt werden,
desto abhängiger wird unser Gehirn

von dieser Reizausschüttung.

Und das Perverse ist,
wenn keine Ablenkung kommt,

dann holen wir sie uns selber.

Dann checken wir E-Mails,
und wissen nicht,

was wir als Nächstes tun sollen,
wenn wir nicht in unserer Arbeit

unterbrochen werden.

Wenn das ein Manager sagt, wie dieser
anonyme Manager hier in "Der Zeit",

dann kostet uns eine Ablenkungsstunde
richtig viel Geld.

Wenn Sie sich überlegen,
eine Stunde Ablenkung durch E-Mail,

durch Unproduktivität, durch
Konzentrationsverlust, am Tag --

nehmen Sie ein Mitarbeiter,
Führungsnachwuchskraft,

3.700 Euro verdient er brutto im Monat,

das Unternehmen kostet dieser Mitarbeiter,

inklusive Lohnnebenkosten
und Gemeinkosten,

rund 100 Euro die Stunde.

Dann kostet, bei 250 Arbeitstagen im Jahr,

diese eine verdammte Stunde
Ablenkung Konzentrationsverlust

ein Unternehmen 25.000 Euro im Jahr.

Wenn Sie ein kleiner
mittelständischer Unternehmer sind,

wenn Sie 100 Mitarbeiter haben,

verlieren Sie durch
Ablenkung der Mitarbeiter

2,5 Millionen Euro im Jahr.

Das große Problem ist, unsere "Dealer"
haben wir immer in der Hosentasche --

am Wochenende, in der Nacht, im Urlaub.

Dank der Smartphones ist es möglich,
dass wir ständig erreichbar sind.

Wir sind die Sklaven unserer Arbeit,
und das Perverse ist,

wir holen uns diese Arbeit
selber, aus dem Handy.

Wir suchen die Ablenkung,
wir gucken immer mal kurz.

Das ist krank.

Wie krank das ist, beweist eine
der gescheitesten Frauen in Deutschland,

Miriam Meckel,
einst die jüngste Professorin,

Staatsekretärin, tolle Autorin,
Wissenschaftlerin.

Vor 3 Jahren schrieb sie das Buch

"Das Glück der Unerreichbarkeit:
Wege aus der Kommunikationsfalle".

Letztes Jahr ist dieses Werk
von ihr erschienen:

"Brief an mein Leben:
[Erfahrungen mit einem Burnout]".

Beide Bücher sind Bestseller geworden,
und man sieht selbst

eine so reflektierte Frau,
die wirklich wissen hätte müssen,

wie sie ihren Burnout verhindert;
die hat es nicht geschafft.

Die wichtigste Frage ist:

"Erledigen Sie Ihre E-Mails,
oder erledigen Ihre E-Mails Sie?"

10 Tipps, [wie] Sie die Macht über
Ihre Kommunikation zurückgewinnen.

Der erste Tipp, der muss
in Form einer Bewusstseinsänderung

in Ihrem Kopf stattfinden.

E-Mails sind keine Ego-Booster.

Wer denkt, "Ich maile, also bin ich",
zum Beispiel, "wichtig",

kann dieses "wichtig"
gleich mal streichen,

und den Satz so fortsetzen:

"Ich maile, also bin ich

Sklave."

Wahre Herren sind erreichbar,
wann sie das wollen.

Nur Sklaven sind ständig verfügbar,
wahre Herren verfügen über ihre Zeit.

Deshalb machen Sie sich
zum Großgrundbesitzer Ihrer Zeit.

Zweite Regel: Morgens offline starten.
Ganz wichtig!

E-Mails wollen immer was von Ihnen.

Wenn Sie den Tag im Bett
mit E-Mails beginnen,

dann werden Sie infolge wie eine Sau
durch das Arbeitsdorf getrieben.

Lassen Sie das nicht zu. Definieren Sie,
was sind meine Prioritäten von diesem Tag.

Was sind die 20 % der Aufgaben,
die mir 80 % Ergebnis bringen werden.

Lassen Sie sich dabei nicht ablenken.

Erst wenn Ihre To-do-Liste steht,

dann können Sie Ihren Computer hochfahren,

sich ablenken lassen,

aber definieren Sie vorher:
Was will ich von diesem Tag?

Regel Nummer 3,
schlicht, aber ergreifend:

Mail halten.

Alles, was Ihnen signalisiert,
"Da ist eine Nachricht",

"Da ist ein neuer Chat", "Da ist
eine Facebook-Message für mich" --

Schalten Sie alle akustischen
und alle visuellen Signale rigoros ab,

und, noch besser,
schließen Sie Ihre Mailbox.

Denn, auch diese Regel gilt für E-Mails,

dreimal am Tag E-Mails
am Stück bearbeiten,

konzentriert abrufen, wirklich sagen:
"Jetzt habe ich Zeit für die E-Mails,

und ich mache das konzentriert,
auf einmal, reicht völlig aus."

Definieren Sie
Ihre "E-Mail-Öffnungszeiten"

und kommunizieren Sie die

allen Menschen, mit den Sie arbeiten,
Ihren Kollegen, den Dienstleistern,

allen da draußen, dass allen klar ist,
Sie sind nicht ständig verfügbar,

aber dann und dann sind Sie da,

und, noch besser, mit Ihrer
vollen geistigen Aufmerksamkeit.

Eine Regel, die so simpel ist, dass Sie
sie heute noch versuchen müssen:

Wer E-Mails sät,
wird E-Mails ernten!

E-Mail ist eine Ping-Pong-Geschichte.

Wenn Sie ab heute 30 %
weniger E-Mails schreiben,

dann erhalten Sie 30 % weniger E-Mails.

Probieren Sie es aus.

Ich wette mit 100 Euro
mit allen Beteiligten,

dass das funktioniert,
ist ganz einfach umzusetzen,

tut nicht weh.

Auch ein ganz wichtiges Prinzip,
das wir sehr oft vergessen:

Sprache ist die Quelle
aller Missverständnisse.

Hat jeder von uns
schon mal erlebt, eine E-Mail,

die nicht böse gemeint war, kam böse an.

Waren leider zehn Vorgesetzte in CC.

Senden Sie nur das,
was Sie selbst erhalten möchten.

Schreiben Sie niemals in Rage.

Verschicken Sie an Ihre Teams nicht
Samstagnacht oder Sonntagnacht

To-Do-Listen für Montag.

Überlegen Sie sich vorher,
welchen Druck Sie ausüben,

und überlegen Sie sich immer:

"Möchte ich diese E-Mail
von einem Menschen erhalten?"

Und wenn Sie diese Frage nicht

mit einem gesperrt geschriebenen
fetten "Ja" beantworten können,

dann ist E-Mail sicher nicht
das richtige Medium

für die Kommunikation,
die Sie gerade durchführen wollen.

Stellen Sie sich die Frage
vor jedem Senden.

Damit Ihre E-Mails effizient ankommen,
ist etwas ganz wichtig.

Ersetzen Sie das Wort "Betreffzeile"
in Ihrem Kopf durch "Betreffziele",

denn diese Betreffziele sind
der Türöffner für Ihre E-Mails.

Da muss nicht drin stehen
"Fw. at Reference: Fw. at XY: Lustig".

Da sollte drin stehen,
was will diese E-Mail vom Empfänger.

Warum bekommt er sie?
Welche Handlung soll darauf erfolgen?

Texten Sie eine gute Betreffzeile,
indem Sie die Betreffziele rein schreiben,

und wenn Sie eine E-Mail
weiterleiten -- Achtung! --

dann ändert sich auch wieder
der Kommunikationsanlass,

das heißt, bitte adaptieren Sie
die Betreffziele dementsprechend.

Wenn Sie Ihre E-Mails texten,
können Sie nichts falsch machen,

wenn Sie für den dümmsten Leser texten.
Texten wie Kai Diekmann, so zu sagen.

Alte journalistische Grundweisheit:

schnell zum Anfang, flott zum Schluss,
und dazwischen alle W-Fragen beantworten:

Wer? Wie? Was? Wann? Wo? Warum?

"Bulletpoints" als Anker fürs Auge.

Fertig.

E-Mail ist kein Ersatz
für Gruppendiskussion oder Romane.

Bevor Sie die nächste E-Mail
heute absenden,

bitte auch nicht
vom Blackberry oder vom iPhone,

diese E-Mails sind meistens intellektuell
von nicht herausragender Qualität,

schalten Sie Ihr Mailshit-Radar an.

Fragen Sie sich vor dem Senden:

"Ist eine E-Mail in diesem Fall
wirklich die beste Kommunikationsform?"

"Kann ich das nicht durch ein Telefonat

menschlicher, persönlicher
und schneller erledigen?"

"Kann ich nicht wirklich
durch ein persönliches Gespräch

eine Emotion besser und menschlicher
überbringen als über diese E-Mail?"

Und wenn der Mensch in Feuerland sitzt,
dann machen Sie, von mir aus,

eine Videokonferenz,

aber schauen Sie Ihrem Gegenüber
dabei in die Augen.

Checken Sie noch mal:

"Stehen in meiner Betreffzeile
wirklich die Betreffziele?"

"Ist die Mail kurz, knapp und klar
und sagt dem Empfänger,

was er damit tun soll?"

Und wenn Sie da noch sagen,

die E-Mail würde ich
einfach auch gerne selber erhalten,

drücken Sie, von mir aus, auf Senden,
aber nur 30 % weniger als bisher.

Und die letzte Regel:

Jede ungesendete E-Mail
ist eine gute E-Mail.

Denken Sie daran, wenn Sie sich
von E-Mails überfordert fühlen;

Ihre Mitmenschen tun es auch.

Wenn Sie weniger senden,
tun Sie der ganzen Menschheit

einen Gefallen.

Diese 10 Regeln klingen alle so einfach,

dass ich mich selbst intellektuell
von ihnen beleidigt fühle.

Der Punkt ist, je mehr
Attention Deficit Trade

schon in Ihnen steckt,

desto schwieriger wird es sein,

diese 10 Regeln umzusetzen.

Deswegen ist meine Empfehlung,
starten Sie mit den Regeln:

Morgens offline anfangen
und Ihren Tag planen,

und schicken Sie 30 % weniger E-Mails,

öffnen Sie dreimal am Tag Ihr Postfach,
zwischendrin schließen.

Und erst wenn Sie mit diesen 3 Regeln
eine Woche ohne Entzugserscheinungen

gut rum sind, dann schauen Sie
die anderen Regeln an.

Nehmen Sie sich diesen Satz zu Herzen,
und wenn Sie Angst haben,

im Offline-Modus
den Weltuntergang zu verpassen,

kann ich Ihnen sagen,
wenn die Welt untergeht,

werden Sie es auch ohne E-Mail erfahren.

Das Einzige, was Sie verpassen können,
wenn Sie nicht ständig online sind

und manisch an der
digitalen Kommunikation hängen,

ist

[Ihr Leben.]

In diesem Sinne:

Bon voyage!

(Beifall)