Hallo!
Herzlich willkommen zurück!
"Good news". Die einen oder die anderen werden sich fragen,
"Das [sind] aber sicher keine 'good news'."
Richtig, aber eine meiner Lebenserfahrungen ist ganz sicher,
dass man die "good news" bzw. die "bad news",
erst kennen muss, um daraus "good news" zu machen.
Ein kleiner Warnhinweis zu den folgenden 18 Minuten:
Vieles, was ich sagen werde, klingt wirklich so,
als sei ich die größte digitale Endzeitpredigerin der Welt.
Das stimmt nicht, es ist sogar auch mehr als das.
Es ist total falsch.
Das Internet und digitale Kommunikation
und mich verbindet seit 15 Jahren eine, sagen wir mal,
inzwischen sehr glückliche Liebesbeziehung.
Sehr glücklich inzwischen warum?
Weil ich in all den Jahren von Highspeed-Kommunikation
endlich das richtige Maß an Distanz und Nähe gefunden habe,
die man braucht, um auch im echten Leben mit seinem Partner glücklich zu sein.
Das als kleines Intro vorweg.
[Pling!]
Erinnern Sie sich noch an Ihre erste E-Mail?
Das war ein Wahnsinn, oder?
Man konnte auf einmal von heute auf morgen von hier nach Feuerland Post schicken!
Man bekam vielleicht auch ein Foto zurück, und hat dann festgestellt,
dass die einzige Jugendliebe heute doch eher aussieht
wie eine Raubkopie von Homer Simpson,
aber es war egal:
Man bekam ein Foto, und man bekam es per E-Mail.
Diese E-Mail startete als die totale Wunderwaffe.
Es war segensreich. Sie hat die Welt vernetzt.
Sie hat uns Menschen einander näher gebracht.
Sie hat geschafft, dass wir Zeit sparen können,
dass wir produktiver werden, und dass wir mehr Zeit haben zum Leben.
Es begann alles ganz wunderbar und
noch bevor wir Konsumenten die ersten E-Mails verschicken konnten,
passierte etwas in meiner Heimatstadt.
1984, George Orwell hat doch nicht ganz so schlecht gelegen mit seinem Datum.
1984, an einem, ich vermute, grauen Septembertag
landete die erste E-Mail in Deutschland.
Und sie landete in meiner Heimatstadt Karlsruhe.
Sie können sich vorstellen, 1984 ist schon ein bisschen her,
ich war damals noch jung und analog.
(Lachen)
Hätte ich gewusst, was die E-Mail Jahrzehnte später mit uns Menschen
teilweise bewirken wird, wenn wir sie falsch einsetzen,
wäre ich an diesen Tag wahrscheinlich in Schokoladenhungerstreik gegangen.
So musste einige Zeit vergehen, und was als segensreiche Innovation begann,
sieht heute leider schon ganz anders aus.
Schauen Sie mich an, auch ich sehe heute schon ganz anders aus.
Zwischen dem linken und dem rechten Foto liegen knapp 30 Jahre.
Ich bin heute 38 Jahre alt, aber minus 4.
Ich habe nämlich mal nachgerechnet:
In den vergangenen 10 Jahren vor meiner Selbständigkeit,
also 2000 bis 2010, habe ich 4 Jahre Lebenszeit
mit digitaler Kommunikation manchmal sicher verplempert.
Ich habe nachgerechnet.
Ich habe zweieinhalb Jahre "versurft"
und anderthalb Jahre mit E-Mail verbracht.
Jetzt kann man sagen 38 minus 4 oder plus 4.
Auch das ist eine Frage der Perspektive.
Fakt ist, es hat sich viel getan in dieser Zeit,
und Sie fragen sich vielleicht:
"Wie kann das sein, 4 Jahre im Internet binnen 10 Jahren?"
Das lag an meinen Berufen: Ich war immer in Hardcore-Internetbranchen unterwegs,
Highspeed-Kommunikation war ein Wettbewerbsvorteil,
hat Umsatz gebracht, hat Arbeitsplätze geschaffen,
hat Arbeitsplätze gesichert.
Und damit Sie in Gefühl kriegen, wie so ein ganz entspannter Arbeitstag
in diesen 10 [Jahren] eigentlich aussah bei mir,
möchte ich Ihnen ein kurzes Video zeigen.
(Alarm)
(Musik mit hohem Tempo)
(Musik Ende)
Ich habe vor anderthalb Jahren den Stecker gezogen.
Einer der Auslöser war eine Anekdote, eine wahre Begebenheit,
die ein Kollege mir eines Morgens erzählt hat.
Ein Satz, der Grund dafür war, dass ich Bilanz gezogen habe,
und wirklich mal hinterfragt habe, was ich eigentlich tue mit meinem Hirn,
mit meinem Leben in diesem Hamsterrad der Highspeed-Kommunikation.
Ich möchte Ihnen die Geschichte kurz erzählen.
Der Kollege kam am Montag zu mir ins Büro und sagt:
"Anitra, du glaubst nicht, was mir am Wochenende passiert ist!"
"Ich war mit meinem kleinen Sohn auf dem Spielplatz,
und ich konnte wieder nicht die Finger vom Blackberry lassen!"
Ich muss dazu sagen, der Kollege war hardcore-Blackberry-süchtig.
Dem habe ich vor dem Urlaub das Dienst-Blackberry
in meiner Schreibtischschublade versteckt.
Er hat mir geschworen, er nimmt es nicht mit.
Kam ich ins Büro zurück, war immer das Blackberry weg,
weil er konnte nicht ohne dieses Gerät sein.
Er war mit seinem kleinen Sohn auf dem Spielplatz.
Kind schaukelt, er "spielt" mit seinem Sohn,
indem er natürlich die ganze Zeit in der anderen Hand
wieder mal Mails checkt,
und da kam eine Mail rein, die hat ihn irgendwie verärgert.
Er gibt dem kleinen Jungen einen Schubs, der ein bisschen zu heftig war,
und der kleine Junge fällt hin, hat angefangen zu weinen,
und hat dann diesen Satz gesagt:
"Papa, dein Handy macht Aua!"
Über den Satz habe ich lange nachgedacht,
[dass] es jetzt auch mal Zeit für mich wird,
nach so viel Highspeed-Jahren Bilanz zu ziehen,
und da muss man fiesen Fakten ins Auge sehen -- 10 Stück davon.
Die erste Tatsache ist, wir beachten unsere Smartphones heutzutage mehr
als unsere Kinder.
Wir widmen digitaler Kommunikation mehr Aufmerksamkeit als dem,
was unseren Körper zusammenhält,
nämlich als unserer Atmung.
Wir investieren mehr Zeit in E-Mails als in das,
wofür wir eigentlich bezahlt werden,
nämlich
ins Denken.
Wir sind dauerhaft abgelenkt, sind stolz auf diesen Kontrollverlust,
und nennen ihn
Karriere.
Sehr paradox, wir wissen, unser Hirn ist kein Muskel,
deswegen trainieren wir ihn trotzdem mit permanenten Multitasking,
und halten das auch noch für
gesund.
Dabei sagt die Wissenschaft was ganz anderes:
Multitasking ist ungesund.
Die Ablenkung, durch E-Mail, macht dumm.
Studie mit zwei Probandengruppen: Eine Probandengruppe war bekifft,
die andere Probandengruppe wurde beim Lösen von Tests
durch E-Mails abgelenkt.
Raten Sie mal, welche Probandengruppe
die Aufgaben schneller und besser erledigt hat?
(Lachen)
Ablenkung führt zu Attention Deficit Trade (ADT).
Diesen Begriff hat der Harvard-Arzt Edward Hallowell geprägt.
ADT heißt, dass unser Gehirn nach Ablenkung süchtig wird.
Die Studie besagt, im Schnitt wird ein IT-Manager alle 11 Minuten abgelenkt,
von seiner Arbeit.
Ablenkung Nummer 1: E-Mail.
Ablenkung Nummer 2: Kollege kommt rein: "Kannst du mal kurz."
Ablenkung Nummer 3: Handy.
Das Problem ist, unser Hirn ist auf diese Reize konditioniert.
Das heißt, Reiz kommt,
Dopamin-Ausschüttung im Hirn, Glücksbotenstoffe.
Je öfter wir abgelenkt werden, desto abhängiger wird unser Gehirn
von dieser Reizausschüttung.
Und das Perverse ist, wenn keine Ablenkung kommt,
dann holen wir sie uns selber.
Dann checken wir E-Mails, und wissen nicht,
was wir als Nächstes tun sollen, wenn wir nicht in unserer Arbeit
unterbrochen werden.
Wenn das ein Manager sagt, wie dieser anonyme Manager hier in "Der Zeit",
dann kostet uns eine Ablenkungsstunde richtig viel Geld.
Wenn Sie sich überlegen, eine Stunde Ablenkung durch E-Mail,
durch Unproduktivität, durch Konzentrationsverlust, am Tag --
nehmen Sie ein Mitarbeiter, Führungsnachwuchskraft,
3.700 Euro verdient er brutto im Monat,
das Unternehmen kostet dieser Mitarbeiter,
inklusive Lohnnebenkosten und Gemeinkosten,
rund 100 Euro die Stunde.
Dann kostet, bei 250 Arbeitstagen im Jahr,
diese eine verdammte Stunde Ablenkung Konzentrationsverlust
ein Unternehmen 25.000 Euro im Jahr.
Wenn Sie ein kleiner mittelständischer Unternehmer sind,
wenn Sie 100 Mitarbeiter haben,
verlieren Sie durch Ablenkung der Mitarbeiter
2,5 Millionen Euro im Jahr.
Das große Problem ist, unsere "Dealer" haben wir immer in der Hosentasche --
am Wochenende, in der Nacht, im Urlaub.
Dank der Smartphones ist es möglich, dass wir ständig erreichbar sind.
Wir sind die Sklaven unserer Arbeit, und das Perverse ist,
wir holen uns diese Arbeit selber, aus dem Handy.
Wir suchen die Ablenkung, wir gucken immer mal kurz.
Das ist krank.
Wie krank das ist, beweist eine der gescheitesten Frauen in Deutschland,
Miriam Meckel, einst die jüngste Professorin,
Staatsekretärin, tolle Autorin, Wissenschaftlerin.
Vor 3 Jahren schrieb sie das Buch
"Das Glück der Unerreichbarkeit: Wege aus der Kommunikationsfalle".
Letztes Jahr ist dieses Werk von ihr erschienen:
"Brief an mein Leben: [Erfahrungen mit einem Burnout]".
Beide Bücher sind Bestseller geworden, und man sieht selbst
eine so reflektierte Frau, die wirklich wissen hätte müssen,
wie sie ihren Burnout verhindert; die hat es nicht geschafft.
Die wichtigste Frage ist:
"Erledigen Sie Ihre E-Mails, oder erledigen Ihre E-Mails Sie?"
10 Tipps, [wie] Sie die Macht über Ihre Kommunikation zurückgewinnen.
Der erste Tipp, der muss in Form einer Bewusstseinsänderung
in Ihrem Kopf stattfinden.
E-Mails sind keine Ego-Booster.
Wer denkt, "Ich maile, also bin ich", zum Beispiel, "wichtig",
kann dieses "wichtig" gleich mal streichen,
und den Satz so fortsetzen:
"Ich maile, also bin ich
Sklave."
Wahre Herren sind erreichbar, wann sie das wollen.
Nur Sklaven sind ständig verfügbar, wahre Herren verfügen über ihre Zeit.
Deshalb machen Sie sich zum Großgrundbesitzer Ihrer Zeit.
Zweite Regel: Morgens offline starten. Ganz wichtig!
E-Mails wollen immer was von Ihnen.
Wenn Sie den Tag im Bett mit E-Mails beginnen,
dann werden Sie infolge wie eine Sau durch das Arbeitsdorf getrieben.
Lassen Sie das nicht zu. Definieren Sie, was sind meine Prioritäten von diesem Tag.
Was sind die 20 % der Aufgaben, die mir 80 % Ergebnis bringen werden.
Lassen Sie sich dabei nicht ablenken.
Erst wenn Ihre To-do-Liste steht,
dann können Sie Ihren Computer hochfahren,
sich ablenken lassen,
aber definieren Sie vorher: Was will ich von diesem Tag?
Regel Nummer 3, schlicht, aber ergreifend:
Mail halten.
Alles, was Ihnen signalisiert, "Da ist eine Nachricht",
"Da ist ein neuer Chat", "Da ist eine Facebook-Message für mich" --
Schalten Sie alle akustischen und alle visuellen Signale rigoros ab,
und, noch besser, schließen Sie Ihre Mailbox.
Denn, auch diese Regel gilt für E-Mails,
dreimal am Tag E-Mails am Stück bearbeiten,
konzentriert abrufen, wirklich sagen: "Jetzt habe ich Zeit für die E-Mails,
und ich mache das konzentriert, auf einmal, reicht völlig aus."
Definieren Sie Ihre "E-Mail-Öffnungszeiten"
und kommunizieren Sie die
allen Menschen, mit den Sie arbeiten, Ihren Kollegen, den Dienstleistern,
allen da draußen, dass allen klar ist, Sie sind nicht ständig verfügbar,
aber dann und dann sind Sie da,
und, noch besser, mit Ihrer vollen geistigen Aufmerksamkeit.
Eine Regel, die so simpel ist, dass Sie sie heute noch versuchen müssen:
Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten!
E-Mail ist eine Ping-Pong-Geschichte.
Wenn Sie ab heute 30 % weniger E-Mails schreiben,
dann erhalten Sie 30 % weniger E-Mails.
Probieren Sie es aus.
Ich wette mit 100 Euro mit allen Beteiligten,
dass das funktioniert, ist ganz einfach umzusetzen,
tut nicht weh.
Auch ein ganz wichtiges Prinzip, das wir sehr oft vergessen:
Sprache ist die Quelle aller Missverständnisse.
Hat jeder von uns schon mal erlebt, eine E-Mail,
die nicht böse gemeint war, kam böse an.
Waren leider zehn Vorgesetzte in CC.
Senden Sie nur das, was Sie selbst erhalten möchten.
Schreiben Sie niemals in Rage.
Verschicken Sie an Ihre Teams nicht Samstagnacht oder Sonntagnacht
To-Do-Listen für Montag.
Überlegen Sie sich vorher, welchen Druck Sie ausüben,
und überlegen Sie sich immer:
"Möchte ich diese E-Mail von einem Menschen erhalten?"
Und wenn Sie diese Frage nicht
mit einem gesperrt geschriebenen fetten "Ja" beantworten können,
dann ist E-Mail sicher nicht das richtige Medium
für die Kommunikation, die Sie gerade durchführen wollen.
Stellen Sie sich die Frage vor jedem Senden.
Damit Ihre E-Mails effizient ankommen, ist etwas ganz wichtig.
Ersetzen Sie das Wort "Betreffzeile" in Ihrem Kopf durch "Betreffziele",
denn diese Betreffziele sind der Türöffner für Ihre E-Mails.
Da muss nicht drin stehen "Fw. at Reference: Fw. at XY: Lustig".
Da sollte drin stehen, was will diese E-Mail vom Empfänger.
Warum bekommt er sie? Welche Handlung soll darauf erfolgen?
Texten Sie eine gute Betreffzeile, indem Sie die Betreffziele rein schreiben,
und wenn Sie eine E-Mail weiterleiten -- Achtung! --
dann ändert sich auch wieder der Kommunikationsanlass,
das heißt, bitte adaptieren Sie die Betreffziele dementsprechend.
Wenn Sie Ihre E-Mails texten, können Sie nichts falsch machen,
wenn Sie für den dümmsten Leser texten. Texten wie Kai Diekmann, so zu sagen.
Alte journalistische Grundweisheit:
schnell zum Anfang, flott zum Schluss, und dazwischen alle W-Fragen beantworten:
Wer? Wie? Was? Wann? Wo? Warum?
"Bulletpoints" als Anker fürs Auge.
Fertig.
E-Mail ist kein Ersatz für Gruppendiskussion oder Romane.
Bevor Sie die nächste E-Mail heute absenden,
bitte auch nicht vom Blackberry oder vom iPhone,
diese E-Mails sind meistens intellektuell von nicht herausragender Qualität,
schalten Sie Ihr Mailshit-Radar an.
Fragen Sie sich vor dem Senden:
"Ist eine E-Mail in diesem Fall wirklich die beste Kommunikationsform?"
"Kann ich das nicht durch ein Telefonat
menschlicher, persönlicher und schneller erledigen?"
"Kann ich nicht wirklich durch ein persönliches Gespräch
eine Emotion besser und menschlicher überbringen als über diese E-Mail?"
Und wenn der Mensch in Feuerland sitzt, dann machen Sie, von mir aus,
eine Videokonferenz,
aber schauen Sie Ihrem Gegenüber dabei in die Augen.
Checken Sie noch mal:
"Stehen in meiner Betreffzeile wirklich die Betreffziele?"
"Ist die Mail kurz, knapp und klar und sagt dem Empfänger,
was er damit tun soll?"
Und wenn Sie da noch sagen,
die E-Mail würde ich einfach auch gerne selber erhalten,
drücken Sie, von mir aus, auf Senden, aber nur 30 % weniger als bisher.
Und die letzte Regel:
Jede ungesendete E-Mail ist eine gute E-Mail.
Denken Sie daran, wenn Sie sich von E-Mails überfordert fühlen;
Ihre Mitmenschen tun es auch.
Wenn Sie weniger senden, tun Sie der ganzen Menschheit
einen Gefallen.
Diese 10 Regeln klingen alle so einfach,
dass ich mich selbst intellektuell von ihnen beleidigt fühle.
Der Punkt ist, je mehr Attention Deficit Trade
schon in Ihnen steckt,
desto schwieriger wird es sein,
diese 10 Regeln umzusetzen.
Deswegen ist meine Empfehlung, starten Sie mit den Regeln:
Morgens offline anfangen und Ihren Tag planen,
und schicken Sie 30 % weniger E-Mails,
öffnen Sie dreimal am Tag Ihr Postfach, zwischendrin schließen.
Und erst wenn Sie mit diesen 3 Regeln eine Woche ohne Entzugserscheinungen
gut rum sind, dann schauen Sie die anderen Regeln an.
Nehmen Sie sich diesen Satz zu Herzen, und wenn Sie Angst haben,
im Offline-Modus den Weltuntergang zu verpassen,
kann ich Ihnen sagen, wenn die Welt untergeht,
werden Sie es auch ohne E-Mail erfahren.
Das Einzige, was Sie verpassen können, wenn Sie nicht ständig online sind
und manisch an der digitalen Kommunikation hängen,
ist
[Ihr Leben.]
In diesem Sinne:
Bon voyage!
(Beifall)