Jason Fried: Varför du inte får någonting gjort på jobbet

Jason Fried har en ovanlig syn på arbete: kontoret är inte en bra plats att arbeta på. På TEDxMidwest visar han på huvudproblemen och föreslår tre saker som får arbetet på kontoret att fungera.

Jag kommer att prata om arbete,

närmare bestämt varför vi inte verkar

få något arbete gjort på arbetet,

och det är ett problem som vi alla verkar ha.

Men låt oss börja från början.

Det finns företag och föreningar och hjälporganisationer

och dessa grupper

har anställda

eller volontärer av något slag.

Och de förväntar sig att dessa människor som arbetar för dem

skall göra ett jättebra jobb -♪

hoppas jag åtminstone.

Iallafall ett bra jobb,

förhoppningsvis ett jättebra jobb

Så de bestämmer

att alla dessa människor skall samlas på en plats

för att utföra det arbetet.

Så ett företag eller organisation av något slag,

de - om du inte arbetar i Afrika,

om du har sådan tur att du gör det -

de flesta människorna måste åka till ett kontor varje dag.

Så de här företagen,

de bygger kontor.

De köper ett kontorshus, eller hyr ett,

eller så leasar de lite kontorsutrymme,

och fyller utrymmet med grejor.

De ställer dit bord eller skrivbord,

stolar, datorutrustning,

datorprogram,

Internet,

kanske en kyl, kanske lite andra grejor,

och de förväntar sig att de anställda eller volontärer,

skall komma dit varje dag för att göra ett jättebra jobb.

Och det verkar vara helt ok att be dem göra det.

Men, om man faktiskt frågar folk

eller till och med ställer dig själv frågan,

och du frågar dig själv,

vart går du när du verkligen behöver få någonting gjort?

kommer ni märka att folk inte svarar

det som företagen tror att de skall svara.

Om du frågar folk frågan: vart tar du vägen

när du behöver få någonting gjort?

Så får du tre typer av svar.

Ett är en plats eller ett ställe eller ett rum.

Ett annat är ett rörligt föremål.

Och ett tredje är en tid.

Här är några exempel.

När jag frågar folk - och jag har frågat denna fråga i ungefär 10 år -

Jag frågar dem, "Vart går du när du verkligen behöver få någonting gjort?"

Så svarar folk saker som; verandan, altanen,

köket

jag får höra saker som 'ett extrarum i huset',

ner i källaren,

till ett café, till biblioteket.

Sen kan man få höra saker som tåget,

på planet, i bilen - de pendlar.

Och sedan säger de,

"Det spelar egentligen ingen roll var jag är,

bara det är riktigt tidigt på morgonen eller väldigt sent på kvällen, eller på helgen."

Man hör nästan aldrig någon säga 'kontoret'

Men företagen har betalat en massa pengar för den här platsen - kontoret,

och de tvingar folk att gå dit hela tiden,

trots att människorna inte arbetar på kontoret.

Vad handlar det om?

Varför är det så?

Varför är det på det sättet?

Och om du gräver djupare, så kommer du att upptäcka,

du kommer att upptäcka att människor -

det här är vad som händer -

människor går till sitt arbete

och de byter bort sin arbetsdag

mot ett antal arbetsstunder.

Det är vad som händer på kontoret.

Du har inte en arbetsdag längre; du har arbetsstunder.

Det är som om dörren till kontoret är matberedare,

och du går in genom den och hela din dag blir strimlad i bitar,

du får 15 minuter här och 30 minuter där,

och sedan händer något annat och du slits från ditt arbete,

och du måste gå och göra något, sedan har du 20 minuter, och sedan är det lunch.

Sen får du något annat du måste göra,

sedan får du 15 minuter, och någon tar dig åt sidan och ställer en fråga.

Och innan du vet ordet av är klockan 5,

och du ser tillbaka på din dag,

och du inser att du inte fått någonting gjort.

Jag menar, det har hänt oss alla.

Det hände förmodligen oss igår,

eller i förrgår, eller dagen innan det.

Du ser tillbaka på din dag, och du liksom, 'jag fick ingenting gjort idag'.

Jag var på arbetet.

Jag satt vid mitt skrivbord. Jag använde min dyra dator.

Jag använde programmen de sade till mig att använda.

Jag gick på mötena de sade till mig att gå på.

Jag deltog i telefonmötena. Jag gjorde allt det.

Men jag fick ingenting gjort.

Jag gjorde bara uppgifter.

Jag fick inget meningsfullt arbete gjort.

Och vad du kommer att märka, speciellt med kreativa människor -

designers, programmerare,

författare, ingenjörer,

tänkare -

är att människor verkligen behöver

långa perioder av ostörd tid för att få någonting gjort.

Man kan inte be någon att vara kreativ i 15 minuter

och verkligen fundera igenom ett problem.

Du kanske får en snabb idé,

men för att tänka igenom ett problem på djupet, och verkligen fundera på det,

så behöver du långa perioder av ostörd tid.

Och trots att en vanlig arbetsdag är åtta timmar,

hur många av er här har åtta timmar för er själva på kontoret?

Sju timmar då?

Sex? Fem? Fyra?

När hade du senast tre timmar för dig själv på kontoret?

Två timmar? En, kanske.

Väldigt, väldigt få människor har

längre perioder av ostörd tid på kontoret.

Och det är därför folk väljer att arbeta hemma,

eller så går de till kontoret,

men de går dit väldigt tidigt på dagen,

eller sent på kvällen när ingen är där,

eller så stannar de kvar tills alla andra har gått, eller åker in på helgerna,

eller så får de arbetet gjort på planet,

eller så får de arbetet gjort i bilen eller på tåget

där de inte blir distraherade.

Det finns olika sorters distraktioner,

men de är inte de riktigt dåliga distraktionerna

som jag kommer att prata om alldeles strax.

Och hela fenomenet

att ha korta utbrott av tid att få saker gjorda

påminner mig om en annan sak

som inte fungerar när du blir störd,

och det är sömn.

Jag tror att sömn och arbete har mycket gemensamt

Och det är inte det att du kan arbeta när du sover

och att du kan sova när du arbetar.

Det är inte det jag menar.

Jag talar specifikt om det faktum

att sömn och arbete

är fasbaserade

eller etapp-baserade händelser

Så sömn handlar om sömnfaser eller etapper -

olika människor kallar dem olika saker

De är fem till antalet,

och för att kunna komma till de riktigt djupa, de riktigt meningsfulla faserna,

så måste du passera de ytliga först.

Och om du blir störd när du är i de tidiga faserna -

om någon puffar till dig i sängen,

eller du hör ett ljud, eller något annat händer -

kan du inte bara fortsätta där du var.

Om du blir störd och vaknar till,

måste du börja om igen.

Så du måste gå tillbaka några faser och börja igen.

Och det slutar med att - ibland har du dagar som dessa

där du vaknar klockan åtta på morgonen, eller klockan sju,

eller när du nu går upp

och du är liksom, åååh, jag sov inte bra i natt.

Jag gjorde sovgrejen - jag gick och lade mig -

men jag somnade inte riktigt.

Man brukar säga att man somnar,

men man somnar inte direkt, man rör sig mot sömnen.

Det tar en stund; du måste passera dessa faser och grejor.

Och om du blir störd, så får du inte en god sömn.

Så hur kan vi förvänta oss - finns det någon här som förväntar sig att man sover gott

om man blir störd hela natten?

Jag tror inte att någon skulle svara ja på det.

Varför förväntar vi oss att människor skall kunna utföra ett bra arbete

om de blir störda hela dagen på kontoret?

Hur kan vi förvänta oss att folk skall göra sitt jobb

om de åker till kontoret för att bli störda?

Det verkar ganska meningslöst tycker jag.

Vad är det då för avbrott som händer på kontoret

men som inte händer på andra ställen?

För du kan bli avbruten på andra platser också

t.ex. av TV'n,

eller du kanske går på en promenad.

eller så finns det ett kylskåp på nedervåningen,

eller så har du en egen soffa, eller vad du nu vill göra.

Och om man pratar med vissa chefer,

så säger de att de inte vill att de anställda skall arbeta hemifrån

på grund av de här distraktionerna.

De säger också,

ibland säger de också,

"Ja, men om jag inte kan se personen, hur kan jag veta att de arbetar?"

det är löjligt naturligtvis, men det är en av bortförklaringarna som chefer använder.

Och jag är en av dessa chefer.

Jag förstår; jag vet hur det funkar.

Vi måste alla bli bättre på sådana här saker.

Men ofta använder de distraktioner som argument.

"Jag kan inte låta någon arbeta hemifrån."

De kommer att titta på TV. De kommer att göra andra saker."

Men det är inte de sakerna som är distraherande

För de är frivilliga distraktioner.

Du väljer själv när du vill bli distraherad av TV'n.

Du bestämmer själv när du vill starta någonting.

Du bestämmer själv när du vill gå ner, eller gå på en promenad

De flesta avbrott och distraktioner på kontoret

som hindrar människor från att få arbete gjort

är ofrivilliga.

Så låt oss gå igenom några av dem.

Ledningen och cheferna

vill gärna få dig att tro att de verkligt störande momenten på jobbet

är saker som Facebook och Twitter

och Youtube och andra hemsidor.

Och de går till och med så långt

att de förbjuder de här hemsidorna på jobbet.

Några av er kanske arbetar på sådana platser, där du inte kan besöka vissa hemsidor.

Jag menar, är detta Kina? Vad fan är det som händer?

Du får inte besöka en hemsida på ditt arbete,

och det är det som är problemet, det är därför folk inte får något gjort,

för att de är på Facebook och Twitter?

Det är ganska löjligt. Det är lögn.

Och dagens Facebook och Twitter och Youtube,

de är bara det moderna kontorets rökpauser.

Ingen brydde sig om att folk tog en rökpaus i 15 minuter

för 10 år sedan,

så varför bryr sig alla om ifall man går ut på Facebook då och då,

eller Twitter då och då, eller Youtube då och då?

Det är inte det som är problemet på kontoret.

De verkliga problemen är vad jag brukar kalla

C&M

Cheferna och Mötena

De är de verkliga problemen på det moderna kontoret idag.

Och det är därför man ingenting får gjort på kontoret,

det är på grund av C&M.

En sak som är intressant,

om man lyssnar på folk när de beskriver platserna där de får arbete gjort -

som hemma, eller i bilen, eller på flyget,

eller sent på kvällen, eller tidigt på morgonen -

finns inga chefer och möten där;

det finns en massa andra saker att distraheras av, men inga chefer och möten.

Dessa saker hittar du ingen annanstans,

utom på kontoret.

Och chefer är i princip människor

som har som jobb att störa andra människor.

Det är ungefär vad chefer gör, de stör folk.

De gör inte själva jobbet,

så de måste se till att alla andra gör jobbet, genom att störa.

Och det finns många chefer i världen nu.

Och det finns många människor i världen nu.

Och det är många avbrott i världen just nu på grund av dessa chefer.

De stämmer av: "Hej, hur går det?"

"Visa mig vad som är på gång", och liknande saker.

Och de håller på och avbryter dig vid fel tillfällen,

när du faktiskt försöker att göra någonting som de betalar dig för att göra,

det är då de brukar avbryta dig.

Det är ganska dåligt.

Men vad som är ännu värre, är det som chefer gör mest av allt,

de kallar till möten.

Och möten är farliga,

hemska, giftiga saker

under arbetsdagen.

Vi vet alla att det är sant.

Och du kommer aldrig att få se ett spontant möte sammankallat av anställda;

det funkar inte så.

Cheferna kallar till möten,

så att de anställda kan träffas,

och det är en otroligt störande sak att göra mot folk -

att säga, "Se här,

vi kommer att samla 10 människort precis nu och ha ett möte.

Jag bryr mig inte om vad du håller på med.

Sluta med det du håller på med, så att du kan vara med på detta mötet."

Jag menar, hur stor är chansen att alla 10 personerna är redo att sluta arbeta?

Tänk om de funderar på något viktigt?

Tänk om de utför ett viktigt arbete?

Helt plötsligt talar du om för dem att de måste sluta att göra det

för att göra något annat.

De går alltså in i ett mötesrum, de träffas,

och de pratar om saker som inte har någon betydelse.

För möte är inte arbete.

Möten är platser man går till och pratar om saker som man förväntas göra senare.

Men möten fortplantar sig också.

Så ett möte brukar leda till ett annat möte

som brukar leda till ett annat möte.

Oftast är det alldeles fför många människor på mötena,

och de kostar väldigt, väldigt mycket pengar för organisationen.

Företag tänker ofta på ett entimmes-möte som ett möte i en timme,

men det stämmer inte, såvida det inte bara är en person på mötet

Om det är 10 personer på mötet, så är det ett 10-timmarsmöte, inte ett entimmes-möte.

Det är 10 timmar av produktivitet som tas från resten av organisationen

för att ha detta entimmes-möte,

som förmodligen skulle hanterats av två eller tre personer

som samtalat i några minuter.

Men istället har man ett långt förbokat möte,

för möten bokas på det sätt som datorprogram fungerar

vilket är i steg om 15 minuter, eller 30 minuter, eller en timme.

Du bokar inte ett åttatimmars-möte i Outlook

Det kan man inte. Jag vet inte ens om man kan göra det.

Du kan boka 15 minuter, eller 30 minuter, eller 45 minuter eller en timme.

Så vi fyller ut dessa tider

när det egentligen borde gå väldigt snabbt.

Så möten och chefer är två stora problem på företag idag,

speciellt på kontor.

De existerar inte utanför kontoret.

Så jag har några förslag

för att avhjälpa situationen.

Vad kan chefer göra -

upplysta chefer, får man hoppas -

vad kan de göra för att göra kontoret till en bättre plats för de som arbetar,

så att det inte är den sista utvägen, utan den första?

Så att människorna börjar att säga,

"När jag verkligen vill få saker gjorda, då åker jag till kontoret."

För kontoren är välutrustade,

allt finns där för dem, så att de kan göra sitt jobb,

men de vill inte åka dit just nu, så hur ändrar vi på det?

Jag har tre förslag som jag tänker dela mer er.

Jag har tre minuter på mig, så det blir perfekt.

Vi har alla hört om 'avslappnade fredagar'

Jag vet inte om det förekommer längre.

Men vad tror ni om 'tysta torsdagar'

Vad tror ni om att -

att välja ut en torsdag varje månad

dela den på hälften och låt oss säga eftermiddagen - jag gör det väldigt enkelt för er

bara under eftermiddagen, en torsdag

Den första torsagen i månaden - bara under eftermiddagen -

får ingen på kontoret prata med varandra.

Bara tystnad, det är allt.

Ni kommer att märka

att enormt mycket arbete kommer att bli gjort

när ingen pratar med någon annan.

Det är då folk får saker och ting gjorda,

när de inte blir störda eller avbrutna.

Och du kan ge någon - att ge någon fyra timmar ostörd tid

är den bästa gåvan du kan ge någon på jobbet.

Det är bättre än en dator.

Det är bättre än en ny skärm. Det är bättre än nya program,

eller vad nu folk använder.

Att ge dem fyra timmar av lugn och ro på kontoret

kommer att vara så otroligt värdefullt.

Om ni provar detta, så tror jag att ni kommer att hålla med.

Och kanske, kan ni göra det lite oftare.

Kanske varannan vecka,

eller varje vecka, en gång i veckan,

på eftermiddagarna får ingen prata med någon annan.

Det är någonting ni kommer att upptäcka verkligen fungerar.

En annan sak ni kan prova

är att byta från aktiv

kommunikation och samarbete,

ansikte mot ansikte grejor,

knacka någon på axeln, hälsa på dem, ha möten,

och byta det mot mer passiva kommunkationsmodeller

genom att använda e-mail och chat,

eller samarbetssystem - sådana saker.

Någon kanske invänder att Outlook är väldigt distraherande,

och att chatta är väldigt distraherande,

och något annat är väldigt distraherande,

men du väljer själv när de skall vara distraherande

du kan stänga av din e-mail, men du kan inte stänga av din chef.

Du kan stänga av ditt chat-program,

men du kan inte gömma ledningsgruppen,

Du kan lägga dessa saker åt sidan,

och sedan kan du bli avbruten när du själv tillåter det, på din egen tid,

när du är tillgänglig, när du är redo igen.

Arbete, precis som sömn, sker i vågor.

Så du är på väg upp och gör lite arbete,

sen kommer du att komma ner från arbetsvågen,

och då kanske det är dags att kolla e-mail, eller chat-meddelanden.

Och det är väldigt få saker som är så bråttom

som måste hända, som måste besvaras just nu på sekunden.

Så om ni chefer,

börjar att uppmuntra människor att använda saker som chat och e-mail

och andra saker som man kan lägga undan

och sedan komma tillbaka till när det passar dem själva.

Och mitt sista förslag

är att om du har ett möte planerat,

om du kan bestämma,

så avboka, bara avboka nästa möte.

Idag är det fredag - så på måndag, folk har ofta möten på måndagar.

Ställ in det helt enkelt.

Jag menar inte att du skall flytta det,

jag menar sudda bort det ur ditt minne, det är borta.

Och du kommer att märka att allt kommer att funka bra ändå.

Alla dessa diskussioner, och beslut du trodde att ni var tvungna att fatta

just precis klockan 9:00 på måndag,

glöm bort dem, allt kommer att funka ändå.

Folk har en friare morgon, de kan faktiskt tänka,

och du kommer att märka att alla de där sakerna som du trodde att du måste göra,

faktiskt inte behöver göras.

Så dessa är tre snabba förslag som jag ville ge er

att tänka på

Och jag hoppas att några av dessa ideér

åtminstone var tillräckligt provocerande

för ledningsgrupper, chefer och företagsägare

och för organisatörer och människor som är chefer över andra människor

att tänka på att ta ett steg tillbaka

och ge människor mer tid att arbeta på.

Och jag tror att det betalar sig i det långa loppet.

Tack för att ni lyssnade.

Applåder