Почему на работе невозможно работать — Джейсон Фрайд на TEDxMidwest

Где бы вы предпочли выполнить важное задание? Большинство людей выбирают работу в последнюю очередь. Джейсон Фрайд представляет неординарную точку зрения касательно неэффективности работы в офисе. Его открытие: заменить рабочий день на ряд «рабочих моментов».

Итак, я расскажу вам о работе,

а именно о том, почему люди ничего
не успевают сделать в течение дня.

Эта проблема касается всех нас.

Прежде чем начать,
сделаю небольшое отступление.

В каждой компании, некоммерческой
или благотворительной организации,

везде имеются сотрудники или волонтёры.

Чего от них хотят, от этих людей,

так это должное выполнение работы.
По меньшей мере.

Как минимум хорошее выполнение
рабочих обязанностей.

Желательно — превосходное…

Обычно работодатели думают,

что для этого необходимо
привести всех этих людей.

в одно место.

Компании, благотворительные организации, или любые организации вообще —

в них всех, ну разве что
если вы работаете в Африке —

если вам посчастливилось работать там,

везде людям каждый день
нужно ходить в офис.

И поэтому все эти компании
строят офисные здания.

Или выделяют средства
на покупку или аренду

или же арендуют помещение,

где размещают персонал.

Туда они завозят столы, конторки,
кресла, компьютерную технику,

проводят Интернет, покупают программы, могут — холодильник, или ещё что-то,

и в результате они ожидают,
что их работники или волонтёры

будут приходить сюда каждый день
и превосходно выполнять свою работу.

На первый взгляд,
такое предположение вполне разумно.

Однако если поговорить об этом
с другими или подумать самому,

и задать себе вопрос:

«Куда бы мне захотелось пойти,
если нужно было сделать что-то?»

Ответ на этот вопрос не соответствует
представлениям работодателей.

Задав кому-либо такой вопрос:

«Куда бы вы пошли, если вам
действительно нужно сделать что-либо?»

Как правило,
существует три типа ответа.

Первый относится к месту,
помещению или комнате.

Другой относится
к двигающемуся объекту,

и третий относится ко времени.

Вот вам несколько примеров.

Я задавал такой вопрос людям
в течение около 10 лет,

я спрашивал их:

«Куда бы вы пошли, в случае если вам
позарез нужно сделать что-то важное?»

Я слышал множество вариантов ответа:
для одних это веранда, крыльцо, кухня.

Для других это отдельная комната дома,

подвал, кафетерий или библиотека.

А для третьих:
поезд, самолёт, машина —

то есть, путь до работы и обратно.

Ну а последним
местонахождение не принципиально,

однако значение имеет время суток:
будь то раннее утро,

поздний вечер или же выходные.

Ну а офис упоминался крайне редко.

Тем не менее, значительные суммы
выделяются именно на офис

и на то, чтобы люди
его постоянно посещали.

А в результате — все бездельничают!
(Смех)

Почему?
(Аплодисменты)

С чем это связано?
Почему так происходит?

Углубившись немного в проблему,
вы обнаружите,

что люди —

вот что происходит —

люди, ходят на работу для того,
чтобы в течение рабочего дня

выполнить ряд
так называемых рабочих моментов.

Я говорю об офисе.

Нет больше рабочего дня,
вместо него — «рабочие моменты».

Как будто вход в офис
как кухонный комбайн Cuisinart.

Вы пришли на работу,
а ваш день уже порезан.

15 минут на это, 30 минут на то,

потом что-то происходит,
что-то отрывает вас от работы,

затем необходимо кое-что сделать —
на это 20 минут;

и вот — уже ланч,

после которого
нужно ещё кое-что сделать,

проходит 15 минут и тут —
вас отвлекли вопросом;

и вот, не успеете оглянуться,
как уже 5 часов, верно?

Вспомнив, что вы делали
в течение дня, вы понимаете,

что толком ничего и не сделали.
Так ведь?

Все мы сталкивались
с подобным. Возможно, вчера,

или позавчера, или ещё раньше.

Вы вспоминаете прошедший день и думаете:

«Я же ничего не сделал за сегодня!
Да, я был на работе,

да, сидел за столом,
использовал дорогой компьютер,

использовал рабочие программы,

посетил все совещания,
которые нужно было посетить,

делал конференц-звонки
и тому подобные вещи,

но, по большому счёту,
я ничего не делал.

Я просто выполнял задания,
никакой важной работы я не сделал».

Особенно это актуально
с творческими людьми —

дизайнерами, программистами,

писателями, инженерами, философами —

для работы им нужны

длительные непрерывные
промежутки времени.

Нельзя сотворить нечто по приказу
или хорошо обдумать проблему

за 15 минут.

Конечно, бывают мимолётные озарения,
но для углубления в проблему,

глубокого обдумывания,

нужны длительные
непрерывные промежутки времени.

Даже если обычный рабочий день
занимает 8 часов,

сколько из вас когда-либо
неотрывно работали все восемь часов?

Как насчёт семи часов? Шести?

Пяти? Четырёх?

Когда в последний раз вас
три часа не отвлекали в офисе?

Может два?

Или один?

Очень немногие могут позволить себе
работать долго, не отвлекаясь,

находясь при этом в офисе.
Поэтому многие предпочитают

работать дома, или же,

если и идут в офис,
то очень рано.

Или же поздно ночью, когда никого нет,

или же остаются, когда остальные ушли,

или приходят по выходным,
или работают в самолёте,

в машине, в поезде —

здесь их нельзя отвлечь.

Отвлечь может что угодно,

но о самом страшном виде

я расскажу через пару минут.

Явление, связанное с периодическими
всплесками бурной деятельности,

напоминает мне кое-что,

на что негативно влияют
отвлекающие факторы.

Это сон.

Мне кажется
сон и работа взаимосвязаны.

Однако я не имею в виду то,
что можно работать во время сна,

или спать во время работы —
я не об этом.

А о том, что как сон,
так и работа, в сущности —

явления, состоящие из фаз или стадий.

Таким образом, сон состоит
из фаз или из стадий.

Они называются по-разному. Их пять.

Чтобы перейти в глубокую фазу сна,
которая очень важна,

необходимо пройти через ранние фазы,

и если вас прервут
во время их прохождения,

если кто-то толкнёт вас

или возникнет какой-либо звук,
или что-либо другое,

сон не продолжится
на прерванном моменте.

Если вас разбудили,
вам необходимо начать всё сначала.

Вам нужно уснуть и вновь пройти
все первоначальные стадии.

Возможно, иногда бывает такое:

вы просыпаетесь в 7 или 8 утра,

ну или в любое другое время,
и думаете: «Я сегодня плохо спал.

Хоть я и лёг, пытался спать,

но, в действительности, я не спал.

По идее, то,
что называется «идти спать» —

лишь намерение.

Нужно определённое количество времени,
чтобы пройти через все эти фазы,

а если вас прервали —
сон уже некрепкий.

Как вы думаете,
можно ли нормально спать,

если всю ночь мешают?

Не думаю, что кто-то согласится.

Тогда почему мы считаем,
что можно хорошо работать,

если весь день отвлекают?

Как можно нормально
выполнять свою работу,

если в офисе вас
постоянно отвлекают?

Я этого не понимаю.

Что же это за помехи такие,
которые существуют лишь в офисе

и нигде более?

В других местах
тоже есть на что отвлечься,

скажем, телевизор,

ну, или можно сходить погулять,

или же можно вздремнуть на диване,
ну и так далее.

Ряд менеджеров ссылается на то,
что не хотят,

чтобы их сотрудники работали дома,
так как дома есть много

отвлекающих от работы факторов.

Также, они утверждают:

«как я могу знать, что человек
занят работой, если я его не вижу?» —

это, конечно же, смешно,

но это одно из оправданий менеджеров.

И я — один из них.

Я понимаю: соблазн есть всегда.

Поэтому нам всем
нужно работать над этим.

Но они часто приводят такой пример:

Я не могу позволить им работать дома,
так они будут смотреть телевизор,

или отвлекаться на что-либо другое.

Но, оказывается, всё это
не так уж отвлекает, на самом деле.

Ведь это умышленное отвлечение.

Вы сами решаете, когда отвлечься
просмотром телевизора

или чем-нибудь другим.

Вы решаете, когда нужно пойти пройтись.

В офисе же
большинство отвлекающих факторов,

влияющих на выполнение работы,
возникают не по воле работника.

Вот несколько таких ситуаций.

У менеджеров и боссов
сейчас бытует мнение,

что больше всего на работе
отвлекают такие вещи, как

Facebook, Twitter, Youtube
и другие сайты,

к которым руководство, как правило,
ограничивает доступ.

Некоторые из вас не могут посещать
эти сайты, будучи на работе.

Мы что в Китае? Что, чёрт возьми,
здесь происходит? (Смех)

Разве могут эти ограничения
решить проблему

нехватки времени
на выполнение работы?

Не будете вы заходить на Facebook
или Twitter, что с того?

Это просто смешно.

Это полная чушь.

В наше время,
Facebook, Twitter, Youtube —

всё это играет роль перекура.

Никто же не запрещал 10 лет назад

выходить на перекур на 15 минут.

Тогда почему всех беспокоит,
что их работник заглянет на Facebook

или Twitter или YouTube?

Не это создаёт проблемы в офисе.

Проблемы создают,
как я их называю: «М и С-я».

Менеджеры и совещания.

Вот это действительно проблема,
(Смех)

существующая в современных офисах.

Из-за неё работники и не успевают
выполнить всю работу вовремя.

Всё из-за «М и С-й».

Обратите внимание, если вы
послушаете о том, что говорят люди

обо всех местах, где можно выполнять
работу, таких как дом, машина,

самолёт, поздняя ночь или раннее утро,

вы не услышите
о менеджерах и совещаниях.

Вы найдёте множество других
отвлекающих факторов,

но не менеджеров и совещания.

Такое больше нигде не встречается,

только в офисе.

В сущности, работа менеджера
состоит в том, чтобы отвлекать людей.

Это одна из основных из функций:
(Смех)

отвлекать людей.

Им не нужно работать,
им необходимо удостовериться,

что все выполняют свою работу,
тем самым отвлекая людей.

Есть много менеджеров,

а наряду с ними — много сотрудников
и факторов, их отвлекающих,

спасибо менеджерам.

Они проверяют: «Привет, как дела.
Покажи-ка, что ты там сделал».

И они делают это в неподходящее время.

Пока вы пытаетесь сделать что-либо,
за что вам платят деньги,

они норовят вас отвлечь.

И это нехорошо.

Что ещё хуже — они проводят

так называемые «совещания».

Эти совещания — самая гадкая,
ужасная и отвратительная

часть рабочего дня.

Все мы знаем, что случайных совещаний,

созванных работниками для разрешения

необходимых им задач, не существует.

Совещания организовываются менеджерами,

в результате чего
все сотрудники собираются вместе,

а это очень подрывает
их рабочий процесс.

Вот как это происходит:

«Сейчас мы соберём 10 человек
и проведём совещание.

Меня не беспокоит,
что вы чем-то заняты, бросайте все дела

и бегом на совещание».

Насколько вероятно, что все 10 человек
готовы прекратить выполнение работы?

Что если они решают
какую-то трудную задачу?

Или заняты другой важной работой?

А тут им говорят, что нужно всё бросить

и заняться чем-то другим.

В итоге они приходят
в комнату для совещаний,

где, как правило, обсуждают вещи,
по своей сути незначительные.

Совещания не практичны.

Здесь обсуждаются вопросы,
решение которых намечается на будущее.

Более того, совещания размножаются.

Проведение одного совещания
предполагает созыв ещё одного,

а затем другого.

Также, на совещаниях
постоянно слишком много людей,

а это очень, очень
затратно для предприятия.

Управленцы часто думают,
что часовое совещание занимает один час.

Но это не так,

разве что, на совещании
только один человек.

Если их 10, то это уже
10-часовое совещание, а не 1-часовое.

Это 10 часов, отобранные от производительности предприятия

на совещание, длительностью в 1 час,

которое, вполне вероятно,
могли бы провести два-три человека

за несколько минут.

Вместо этого проводятся
заранее запланированные совещания,

что можно сравнить
с работой программного обеспечения,

где есть интервалы
в 15, 30 или 60 минут.

Вы не планируете
8-ми часовые совещания в Outlook.

Даже не знаю, возможно ли такое.

Можно прерваться
на 15, 30, 45 минут или на час

и поэтому, когда нужно сделать что-то
срочно, мы используем это время.

Менеджеры и совещания являются
двумя наиболее важными проблемами

современного бизнеса,
особенно в офисах.

Вне офиса таких проблем нет.

Позвольте предложить
несколько решений.

Что могут сделать менеджеры,
продвинутые менеджеры,

чтобы для сотрудников офис
стал более привлекательным местом?

Чтобы посещение офиса
стало необходимостью, а не обязанностью.

Так, чтобы люди говорили:

«Когда мне действительно нужно
что-то сделать, я иду в офис».

Хоть офисы и оборудованы
всем необходимым

для качественного выполнения работы,

всё же сейчас никто не хочет идти туда.
Как нам это изменить?

Вот три предложения.

Думаю, в три минуты
уложусь без проблем.

Все мы слышали
о неформальных пятницах,

не знаю, проводятся ли они
до сих пор,

но как насчёт проведения
Молчаливых Четвергов? (Смех)

Как насчёт того, чтобы выбрать
в течении месяца один четверг,

разделив его на две части
и, например, после обеда,

пусть будет проще: один четверг,

пусть это будет
первый четверг месяца,

после обеда никто в офисе
не разговаривает друг с другом.

Просто тишина и всё.

Результатом этого будет
огромное количество работы,

выполненной благодаря тишине.

Работа будет выполняться эффективно

только если никто никому
не мешает и не отвлекает.

Четыре часа без отвлечений —

лучшее средство
высокой производительности.

Это лучше, чем новый компьютер,
лучше чем новый монитор,

лучше, чем новые программы
или другие рабочие инструменты.

Предоставление сотрудникам
4-х часов тишины

создаст значительную ценность.

Думаю, применив это на практике,
вы согласитесь со мной,

и, может даже будете устраивать
такое более часто.

Например, раз в две недели
или каждую неделю,

раз в неделю, после обеда никто
не может говорить друг с другом.

В результате вы поймёте,
что такой способ очень эффективен.

Ещё вы можете попробовать
переключение от активного общения

и взаимодействия,
то есть непосредственно общения,

хлопанья людей по плечу, приветов,
участия в совещаниях —

всё это можно заменить
на более пассивные виды общения,

например электронную почту,
или сообщения,

или другие похожие
средства взаимодействия.

Сейчас кто-то скажет,
что электронные письма очень отвлекают,

а чат уж тем более,

и всё другое тоже.

Но всё это отвлекает вас
только по вашей инициативе,

это ваш выбор.

Можно выключить электронную почту,
но не своего начальника.

Вы можете выключить чат, но куда
вы денете вашего менеджера?

Вы можете отложить всё это,
чтобы в последующем отвлечься

когда вам это будет необходимо,
в установленное вами время,

и после этого продолжить работу.

Ведь работа, как и сон,
делится на фазы.

Может, вам необходимо
начать делать какую-то работу,

а затем, в определённый момент
сделать паузу,

в течение которой очень кстати
было бы проверить почту или чат.

Есть очень мало дел,

которые нужно сделать срочно.

Поэтому, если вы менеджер,
поощряйте коллег чаще использовать

что-то вроде чата или электронной почты
или тому подобных вещей,

на которые они могут отвлечься

по собственной инициативе.

Моё последнее предложение:

если у вас запланировано совещание,

и у вас есть полномочия —
просто отмените его.

Просто отмените следующее совещание.

(Смех)

Сегодня пятница — обычно совещания
проводятся по понедельникам,

отмените его.

Я не предлагаю вам перенести его,
я предлагаю забыть о нём.

Его нет. Вы поймёте, что всё
будет в порядке и без совещания.

Забудьте все эти обсуждения и решения,

которые вы запланировали
на 9 утра в понедельник.

Просто забудьте
и всё будет отлично.

Сотрудники получат свободное утро,
смогут подготовиться к работе.

Вы обнаружите,
что из всего запланированного

вам нужно сделать ровным счётом ничего.

Вот мои три небольших предложения,

которые я хотел донести до вас.

Я надеюсь, некоторые из них
подготовят почву для размышлений

менеджерам, начальникам
и владельцам предприятий,

организаторам, людям,
отвечающим за других людей.

Дать сотрудникам небольшую передышку,

дать им больше времени на работу.
Я думаю, всё это вполне себя окупит.

Спасибо за внимание.

(Аплодисменты)