E-maile ogłupiają, wpędzają w biedę i chorobę | Anitra Eggler | TEDxSalzburg

Anitra Eggler jest cyfrową terapeutką. Przed rozpoczęciem pracy na własny rachunek była dziennikarką, menedżerką startu-pu, dyrektor kreatywną, szefową agencji, a ostatnio kierowała internetowym wydawnictwem i robiła wszystko, co można robić w branży internetowej. Przez prawie piętnaście lat ciągle pracowała i wiele przeżyła, zanim wyciągnęła wtyczkę. W tej prelekcji zdradza, jak odzyskać kontrolę nad komunikacją e-mailową oraz jak wydajnie i bezproblemowo korzystać z niej na dłuższą metę.

Cześć!

Serdecznie witam ponownie!

"Good news".

Niektórzy pomyślą, że to
nie są żadne "Good News".

To prawda, ale z doświadczenia wiem,

że "good news" bądź "bad news",

trzeba najpierw poznać,
żeby zmienić w "good news".

Małe ostrzeżenie na następne 18 minut.

Wiele z tego, co powiem, będzie brzmiało,

jakbym była największą głosicielką
końca cyfrowego świata.

To nieprawda.

Co więcej, to całkowita bzdura.

Z Internetem i komunikacją cyfrową

łączy mnie od jakiś 15 lat

obecnie bardzo szczęśliwy związek.

Obecnie bardzo szczęśliwy, ale czemu?

Bo po tych wszystkich latach
błyskawicznej komunikacji

w końcu znalazłam równowagę
między dystansem i bliskością,

potrzebnymi do szczęścia
także z prawdziwym partnerem.

To tyle wprowadzenia.

[Pling!]

Pamiętacie jeszcze swój pierwszy e-mail?

Szaleństwo, nie?

Z dnia na dzień można było
wysłać list na Ziemię Ognistą!

Można było dostać w odpowiedzi zdjęcie,
z którego można było wywnioskować,

że twoja młodzieńcza miłość
wygląda dziś raczej,

jak piracka kopia Homera Simpsona,

ale to nieważne.

Dostawało się zdjęcie i to e-mailem.

E-mail wystartował jak cudowna broń.

To było błogosławieństwo.
E-mail połączył cały świat.

Zbliżył do siebie ludzi.

Pozwolił nam zaoszczędzić czas,

sprawił, że jesteśmy bardziej wydajni
i mamy więcej czasu na życie.

Zaczęło się świetnie,

ale jeszcze zanim konsumenci
mogli wysłać pierwsze e-maile,

w moim mieście coś się stało.

Rok 1984. George Orwell
nie trafił wcale tak źle z tą datą.

W 1984 roku, pewnego szarego,
wrześniowego dnia,

do Niemiec dotarł pierwszy e-mail.

Dotarł do Karlsruhe,
mojego rodzinnego miasta.

Ponieważ było to już jakiś czas temu,

byłam wtedy jeszcze młoda i analogowa.

(Śmiech)

Gdybym wiedziała, co e-mail zrobi
z nami kilkadziesiąt lat później,

kiedy będzie niewłaściwie używany,

przeszłabym tego dnia prawdopodobnie
na czekoladowy strajk głodowy.

Musiało minąć trochę czasu i to,
co wyglądało na wspaniałą innowację,

prezentuje się dzisiaj
niestety zupełnie inaczej.

Spójrzcie na mnie.
Ja też wyglądam dziś zupełnie inaczej.

Zdjęcie po lewej i po prawej
dzieli niecałe trzydzieści lat.

Mam dzisiaj 38 lat, ale minus 4.

Policzyłam to.

W ciągu ostatnich dziesięciu lat,
zanim zaczęłam pracę na własny rachunek,

czyli w latach 2000-2010,

zmarnowałam cztery lata życia
na komunikację elektroniczną.

Policzyłam to.

Dwa i pół roku "przesurfowałam",

a półtora roku spędziłam nad e-mailami.

Można teraz powiedzieć,
że mam 38 lat, plus lub minus cztery.

To również jest kwestią perspektywy.

Faktycznie, wiele się wtedy wydarzyło

i może się zastanawiacie, jak to możliwe,

4 lata spędzone w Internecie
w ciągu 10 lat?

To z powodu mojej pracy.

Pracowałam w branży internetowej,

gdzie błyskawiczna komunikacja
dawała przewagą konkurencyjną,

zapewniała obroty, tworzyła miejsca pracy

i je zabezpieczała.

Żebyście lepiej zrozumieli,
jak taki spokojny dzień pracy

wyglądał u mnie przez te lata,

chcę pokazać wam krótki film.

(Budzik)

(Dynamiczna muzyka)

(Koniec muzyki)

Wyciągnęłam wtyczkę półtora roku temu.

Jednym z powodów była prawdziwa historia,

którą pewnego poranka
opowiedział mi kolega z pracy.

Jedno zdanie, które sprawiło,
że zrobiłam ten bilans

i naprawdę zakwestionowałam to,
co robię z mózgiem

i z życiem w tym kieracie
błyskawicznej komunikacji.

Chcę opowiedzieć wam pokrótce tę historię.

W poniedziałek kolega
wszedł do biura, mówiąc:

"Anitra, nie uwierzysz,
co się stało w weekend!

Byłem na placu zabaw z synkiem

i nie mogłem oderwać się od BlackBerry!".

Muszę powiedzieć, że kolega
był bardzo od niego uzależniony.

Przed urlopem zamykałam mu BlackBerry

u mnie w biurku.

Przysięgał mi, że go nie weźmie.

Jak wracałam do biura,
telefonu nigdy nie było,

bo nie mógł bez niego wytrzymać.

Był więc z synkiem na placu zabaw.

Dziecko się huśta,
on się "bawi" z synkiem,

ale przez cały czas
drugą ręką sprawdza e-maile.

Któraś z wiadomości go zdenerwowała.

Huśta synka trochę zbyt mocno,

chłopiec spada i zaczyna płakać

i wypowiada to zdanie:

"Tato, twój telefon robi au".

Długo rozmyślałam nad tym zdaniem,

że to już czas,

żeby zrobić bilans
po tylu błyskawicznych latach

i spojrzeć nieprzyjemnym 10 faktom w oczy.

Po pierwsze, przywiązujemy dziś
większą wagę do smartfonów

niż do naszych dzieci.

Poświęcamy komunikacji elektronicznej
więcej uwagi niż temu,

co utrzymuje nas przy życiu,

czyli oddychaniu.

Inwestujemy w e-maile więcej czasu,

niż w to, za co faktycznie się nam płaci,

a mianowicie

za myślenie.

Stale się rozpraszamy,
jesteśmy dumni z utraty kontroli

i nazywamy to

karierą.

Paradoksalnie, wiemy,
że mózg to nie mięsień,

dlatego trenujemy go z premedytacją
ciągłą wielozadaniowością

i jeszcze uważamy to za zdrowe.

A nauka mówi coś zupełnie innego.

Wielozadaniowość jest niezdrowa.

Rozpraszacze uwagi,
jak e-maile, ogłupiają nas.

Przebadano dwie grupy.

Jedna była najarana,

drugiej w rozwiązywaniu testów
przeszkadzano e-mailami.

Zgadnijcie, która grupa

wykonała zadania szybciej i lepiej?

(Śmiech)

Rozpraszanie prowadzi do ADT,
Attention Deficit Trait.

Termin ten stworzył Edward Hallowell,
lekarz z Harvardu.

ADT oznacza, że mózg
uzależnia się od rozpraszania.

Według badań, menedżer z branży IT

jest średnio co 11 minut
rozpraszany podczas pracy.

Rozpraszacz numer 1 to e-mail.

Rozpraszacz numer 2 to kolega
proszący, żeby do niego podejść.

Rozpraszacz numer 3 to komórka.

Problem w tym, że nasz mózg
jest uwarunkowany na te bodźce.

Oznacza to, że gdy pojawia się bodziec,

w mózgu uwalniana jest dopamina,
hormon szczęścia.

Im częściej jesteśmy rozpraszani,
tym bardziej mózg

uzależnia się od bodźca.

Co gorsza, kiedy nie ma rozpraszaczy,

tworzymy je sobie sami.

Sprawdzamy nasze e-maile i nie wiemy,

co dalej robić, gdy nikt
nam nie przeszkadza w pracy.

Gdy mówi to ktoś taki
jak ten anonimowy menedżer w "Die Zeit",

to godzina rozproszenia
kosztuje naprawdę wiele pieniędzy.

Jeśli jesteście przez godzinę
rozpraszani e-mailami,

to przez nieefektywność
i utratę koncentracji

dzienny koszt młodego menedżera

zarabiającego 3 700 euro miesięcznie,

to dla firmy wraz ze składkami
i dodatkowymi kosztami,

około 100 euro na godzinę.

Przy 250 dniach roboczych rocznie,

jedna godzina rozproszenia
i utraty koncentracji dziennie

kosztuje firmę 25 000 euro rocznie.

Jeśli jesteście małym
lub średnim przedsiębiorcą,

macie 100 pracowników,

to przez ich rozproszenie
tracicie 2,5 miliona euro rocznie.

Prawdziwym problemem jest to,
że dilera mamy zawsze w kieszeni.

W weekend, w nocy, na urlopie.

Dzięki smartfonom
możecie być cały czas osiągalni.

Staliśmy się niewolnikami
naszej pracy, a co gorsza,

tworzymy pracę sami sobie,
z telefonu komórkowego.

Szukając rozrywki zaglądamy tam co chwilę.

To jest chore.

Jak bardzo, pokazuje jedna
z najmądrzejszych kobiet w Niemczech.

Miriam Meckel, kiedyś najmłodsza profesor,

sekretarz stanu,
świetna pisarka, naukowiec.

Trzy lata temu napisała książkę

"Szczęście bycia nieosiągalnym.
Drogi wyjścia z komunikacyjnej pułapki”.

W zeszłym roku ukazała się jej książka

"List do mojego życia.
Historia wypalenia zawodowego".

Obie książki stały się bestsellerami
i można samemu zobaczyć,

że takiej mądrej kobiecie,
która przecież musiała wiedzieć,

jak zapobiec wypaleniu zawodowemu,
nie udało się tego zrobić.

Najważniejsze pytanie to:

"Czy załatwiacie swoje e-maile
czy to e-maile załatwiają was?".

10 wskazówek, jak odzyskać
władzę nad swoją komunikacją.

Pierwsza rada to zmiana świadomości,

która musi odbyć się w waszej głowie.

E-mail to nie wzmacniacz ego.

Kto myśli "Mailuję, więc jestem",
na przykład, "ważny",

może to "ważny" od razu skreślić

i kontynuować zdanie w następujący sposób:

"Mailuję, więc jestem

niewolnikiem".

Prawdziwi panowie
są dostępni wtedy, kiedy chcą.

Tylko niewolnicy są ciągle dostępni,
prawdziwi panowie mają czas dla siebie.

Dlatego musicie stać się
panami swojego czasu.

Druga zasada. Bardzo ważna.
Zaczynajcie dzień bez sieci.

E-maile zawsze czegoś od was chcą.

Jeśli rozpoczniecie dzień
przeglądając w łóżku e-maile,

zrobi to z was woła roboczego.

Nie pozwólcie na to.
Określajcie priorytety każdego dnia.

Jakie 20% zadań przyniesie 80% osiągnięć?

Nie pozwólcie sobie przy tym
na utratę uwagi.

Najpierw stwórzcie
listę rzeczy do zrobienia,

potem włączcie komputer,

pozwólcie się rozpraszać,

ale określcie wcześniej:
"Czego chcę od tego dnia?".

Trzecia zasada, prosta, ale przejmująca.

Zatrzymać pocztę.

Wszystko, co sygnalizuje:
"Masz wiadomość",

"Masz nowy chat",
"Masz nową wiadomość na Facebooku".

Rygorystycznie wyłączcie
wszystkie sygnały akustyczne i wizualne.

Jeszcze lepiej,
zamknijcie skrzynkę mailową.

Następnie, ta zasada
działa i przy e-mailach,

zajmujcie się e-mailami
trzy razy dziennie,

skoncentrujcie się wtedy na nich,
naprawdę mając czas

i załatwcie za jednym razem,
to wystarczy.

Ustalcie swoje "godziny otwarcia e-maila"

i poinformujcie o nich

wszystkich współpracowników,
kolegów i usługodawców,

żeby wszyscy mieli jasność,
że nie jesteście zawsze dostępni,

ale wtedy i wtedy jesteście,

i, co jeszcze ważniejsze,
poświęcacie korespondencji całą uwagę.

Zasada tak prosta, że musicie
wypróbować ją jeszcze dzisiaj.

Kto e-maile sieje, ten e-maile zbiera!

E-maile są jak odbijanie piłeczki.

Jeśli od dzisiaj będziecie pisać
o 30% mniej e-maili,

będziecie dostawać o 30% mniej e-maili.

Spróbujcie.

Założę się z każdym z was o 100 euro,

że to działa, nie boli
i jest łatwe do wdrożenia.

Kolejna bardzo ważna zasada,
o której często zapominamy.

Język jest źródłem
wszystkich nieporozumień.

Każdy z nas kiedyś tego doświadczył.

E-mail bez złych intencji
został źle odebrany.

Niestety 10 przełożonych było w CC.

Wysyłajcie tylko to,
co sami chcielibyście dostać.

Nigdy nie piszcie w złości.

Nigdy nie wysyłajcie swoim zespołom
w sobotnią lub niedzielną noc

listy zadań na poniedziałek.

Zastanówcie się wcześniej,
jaką presję wywieracie,

i zadajcie sobie zawsze pytanie:

"Czy chcę od innych
otrzymywać takie e-maile?".

Jeśli na to pytanie

nie możecie zdecydowanie
odpowiedzieć twierdząco,

to e-mail nie będzie
właściwym środkiem przekazu

dla wiadomości,
którą właśnie chcecie przesłać.

Zadajcie sobie to pytanie
przed wysłaniem e-maila.

Żeby wasze e-maile odnosiły
właściwy skutek, bardzo ważne jest,

zamienienie w głowie
słowa "temat" na "cel",

ponieważ cel wiadomości
to klucz do sukcesu waszych e-maili.

Nie ma on brzmieć:
"FW: Re: FW: XY: Śmieszne".

Powinien zawierać to,
czego ten e-mail chce od odbiorcy.

Dlaczego go dostał?
Co powinien zrobić w tej sprawie?

Sformułujcie dobrze temat,
wpisując tam cele wiadomości,

a przesyłając wiadomość dalej, uważajcie,

bo zmienia się też powód komunikacji,

czyli musicie odpowiednio
dopasować cel wiadomości.

Nie popełnicie błędu w e-mailach,
pisząc jak do najgłupszego czytelnika.

Piszcie jak redaktor tabloidu.

Stara dziennikarska mądrość to

szybko zacząć, prędko skończyć,
a w międzyczasie odpowiedzieć na pytania:

Kto? Jak? Co? Kiedy? Gdzie? Dlaczego?

Wypunktowanie przykuwa wzrok.

Gotowe.

E-mail nie jest substytutem
dyskusji grupowej czy powieści.

Zanim wyślecie dzisiaj następnego e-maila,

najlepiej nie z Blackberry czy iPhone'a,

bo takie wiadomości nie mają
największej wartości intelektualnej,

włączcie detektor e-mailowego gówna.

Zapytajcie się siebie:

"Czy ten e-mail jest w tym przypadku
naprawdę najlepszą formą komunikacji?",

"Czy nie mogę tego załatwić przez telefon,

po ludzku, bardziej osobiście i szybciej?"

"Czy naprawdę nie mogę
przeprowadzić osobistej rozmowy,

która lepiej przekaże emocje
i będzie bardziej ludzka niż e-mail?".

A kiedy odbiorca jest z Ziemi Ognistej,
możecie zrobić wideokonferencję,

ale patrzcie wtedy
swojemu rozmówcy w oczy.

Sprawdźcie jeszcze raz:

"Czy temat rzeczywiście
zawiera cele wiadomości?",

"Czy wiadomość jest krótka, jasna
i wyraźnie mówi odbiorcy,

co ma z nią zrobić?".

Jeśli wtedy stwierdzicie,

że sami chcielibyście ją dostać,

to kliknijcie "Wyślij",
ale róbcie to 30% rzadziej niż dotąd.

Ostatnia reguła.

Niewysłany e-mail to dobry e-mail.

Jeśli czujecie się przytłoczeni e-mailami,

to pomyślcie, że inni też tak mają.

Jeśli będziecie wysyłać ich mniej,
zrobicie przysługę całej ludzkości.

Tych 10 zasad brzmi tak łatwo,

że sama czuję się przez nie
obrażana intelektualnie.

Im silniejszy jest w was
Attention Deficit Trait,

tym trudniej będzie wam
wprowadzić te 10 zasad.

Dlatego radzę wam zacząć od tych reguł:

Zaczynajcie dzień bez sieci, planujcie go

i wysyłajcie 30% mniej e-maili,

otwierajcie skrzynkę trzy razy dziennie
i zamykajcie w międzyczasie.

Dopiero gdy wytrzymacie tydzień
z tymi regułami i bez objawów odstawiania,

przyjrzyjcie się kolejnym regułom.

Weźcie sobie to zdanie do serca,
a jeśli macie obawy,

że w trybie offline
przegapicie koniec świata,

to mówię wam, gdy nadejdzie koniec świata,

dowiecie się tego i bez e-maili.

Jedyne, co możecie przegapić,
jeśli siedzicie cały czas w internecie

i korzystacie z uporem maniaka
z komunikacji cyfrowej

to

[Wasze życie.]

W tym sensie życzę wam

szerokiej drogi!

(Brawa)