20250111 TALO MasakoAndo 辦公室整理

TALO的各位 大家好

感謝今天給我這個寶貴的機會

今天我想和大家分享作為辦公室整理師的經驗

希望能對各位有所幫助

請多多指教

那麼 接下來我將分享簡報

「辦公室整理師的角色與職責」

「我如何開展與拓展工作」以這個主題進行分享

請多多指教

首先 讓我先自我介紹一下

再次向大家問好

我是在日本擔任生活整理師和辦公室整理師的安藤雅子

我住在日本岡山縣的一個地方城市

和丈夫以及兩個兒子 共四口之家

我的經歷方面

2016年取得了生活整理師一級資格並開始執業

2017年成為辦公室整理師

2022年獲得高級生活整理師認證講師資格

剛才提到我住在岡山縣

大家對岡山縣有了解嗎？

知道它在哪裡嗎？

岡山縣前往四國、九州 還是東京、大阪

在交通上都相對方便

我居住的岡山縣岡山市

人口約71萬人

是岡山縣的縣廳所在地

有名的景點之一是岡山城

因為外觀漆黑也被稱為「烏城」意為烏鴉之城

以溫暖氣候培育的白桃、Pione品種的葡萄

以及麝香葡萄非常受歡迎

此外 還是日本著名童話「桃太郎」的發源地

當地的特色伴手禮「小米糰子」非常有人氣

其實，我原本是在北海道長大的

後來與來自岡山縣的丈夫結婚後 才定居在岡山

我的老家位於北海道北部

是非常鄉下的地方

在這張地圖上方旗幟所標示的位置

我的老家經營著一間自營事業

員工大約有15名

我們的小公司 在2023年慶祝了創業100周年

這張照片是我老家的樣子

一樓是公司的辦公室 二樓則是住宅

我們主要從農家手中收購大米、芋頭和蔬菜

進行檢查後，再將其送到市場銷售

此外 還銷售一種無需溶於水

名為Toromi-chan的特殊馬鈴薯澱粉

只要直接撒上去 就能讓料理變得濃稠

也許正因為這樣的家中環境

小時候的我總覺得父母每天都工作到很晚

好像永遠不會回到家裡

當時我心想「絕對不要成為這樣的父母」

將來 我想成為每天都能在家迎接孩子回家的母親

然而長大後才明白 母親並非沉迷於工作

而是為了完成繁重的工作 拼命努力著

母親無法回家 家務停滯不前

也沒有時間整理家裡

對於做不到的自己感到苦惱

她責備著無能為力的自己

自我價值感逐漸降低

最終患上精神疾病 陷入長期病痛之中

直到母親因病倒下 我才了解她的困境

後來接觸到生活規劃術時

心中最強烈的想法「如果能早點教她該有多好」

可惜的是 那時母親已經離世了

為了彌補當年未能為母親做到的事

希望能幫助那些和我母親一樣

為工作全力以赴 卻也努力想兼顧家務的人們

我決心成為一名生活整理師

我的創業理念是

「讓工作更高效，讓家務更輕鬆」

找不到需要的東西

資訊共享和溝通不順暢

或因為時間管理不當 導致行動受阻

生活規劃術不僅是整理物品 包含時間、事情和心情

將一切整理到適合自己狀態的技能

提高效率能創造更多時間

而這些時間可以用來陪伴家人

或投入真正想做的事情上

透過整理和規劃日常家務

可以減少壓力 讓生活更順暢

當家務得以順利完成時

可以騰出更多寶貴的時間

希望每位客戶都能發現「啊！原來我也可以做到」

提升自我肯定感

一步一步邁向更輕鬆、更有自信的生活

好的 自我介紹就到這裡

話題一轉 現在簡報上顯示的「22.6%」

大家知道這是什麼數字嗎？

當然 這個數字與辦公室整理師有關

其實 這個數字代表的是

日本企業中實施遠端辦公（Telework）的比例

這項統計僅針對正式員工進行調查

大家對「遠端辦公」熟悉嗎？

「Telework」這個詞

由「Tele 遠端」和「Work工作」組合而成

指的是一種不受時間和地點限制的靈活工作方式

台灣的國泰金融控股 於2021年6月1日至7日

針對參與企業的會員與客戶進行了一項問卷調查

結果顯示 受新冠疫情擴散影響

數據顯示 有24.5%的人表示已轉為遠端辦公

或許在大家的身邊

也有正在進行遠端辦公的朋友或同事吧

由於新冠疫情的流行

促使許多企業開始實施遠端辦公

隨著疫情趨緩 遠端辦公的比例也逐漸減少

但數據顯示 在日本今年遠端辦公的比例略有回升

這被認為是遠端辦公正逐步融入社會的一種趨勢

近年來 日本掀起了大規模的「工作方式改革」浪潮

從2020年開始

「工作方式改革」這個詞彙逐漸成為熱議話題

同時 日本的相關勞動法規也發生了諸多變化

推動這場改革的主要原因

少子化和高齡化加劇 導致勞動力短缺

此外 遠端辦公

還被認為是為了改善長時間工作

縮小雇用差距以及滿足多樣化的工作需求

因此新冠疫情的爆發 加速了遠程辦公的普及

過去作為公司員工時 常被禁止的副業和兼職

如今也開始出現鼓勵的趨勢

隨著工作環境的巨大變化

工作場所已不再局限於辦公室

我們來看看遠端辦公的環境吧

遠端辦公最常使用的場所就是自宅

也就是說 工作的環境正逐漸進入家庭空間

然而 在設計時並未考慮到遠端辦公的需求

環境往往不夠完善 可能帶來一些風險和挑戰

第一風險是「生產力下降」

無法期待家中的工作環境能與公司完全相同

第二個挑戰是「難以劃分工作與私人生活」

試想一下 當沙發、電視或家人就在旁邊時

很多人可能會覺得難以集中注意力

第三個風險是資訊安全問題

例如資料外洩或設備遭受病毒攻擊等

即使十分謹慎 也無法完全避免這些風險的發生

此外 還有時間管理鬆散等其他問題挑戰

社會正在經歷這樣的變化

以及各種環境問題的出現

我深刻感受到

辦公室整理師的角色變得更加重要

接下來 我將按照以下三個主題

分享如何整理工作環境的要點

第一 工作場所與家庭整理的差異

第二 作品實例

第三 如何拓展這項工作機會

那麼 讓我們開始吧

首先 來談談工作場所與家庭整理的差異

目前 我主要業務是針對工作場所提供整理支持服務

工作場所與家庭的整理真的不同嗎？

如果有差異 究竟在哪裡呢？

工作場所與家庭整理之間有三個主要差異

第一「目標不同」這是最明顯的區別

家庭整理的目的是提升居住的舒適度和便利性

標準因每個家庭需求不同而有所差異

然而 工作場所的整理有著明確且共通的目的

那就是 「創造利益」

一個無法帶來收益的企業 是無法長久持續的

因此 工作場所需要的是一個能夠創造利潤的環境

透過提高效率和增強生產力

實現更專注、減少時間浪費的工作方式

而整理只是達成目標的手段之一

最終目的在於引導企業獲得更大的收益與價值

第二個差異在於「必須遵守的規則」

在家庭整理中 標準是以自己或家人的需求為主

自由設定整理的方式與基準

但在工作場所則完全不同

需要遵守法律、公司規章制度以及管理辦法等

作為辦公室整理師 必須充分了解並遵守規則

最後 第三個差異是「分隔的重要性」

特別是在工作與私人生活方面

物品、空間和資訊都需要明確區分

若兩者混在一起 容易引發各種問題與風險

因此必須建立一套明確的分隔機制 與家庭整理不同

這點非常重要 所以我要再次強調

務必與客戶充分溝通並認識到這三點差異

否則可能會影響最終的目標成果

大家覺得如何呢？

是不是對辦公室整理師有更進一步的了解？

為了讓剛才提到的三個差異更具體

接下來 我將透過三個實際案例

介紹我在不同場域中如何進行整理工作

第一個案例是家裡的辦公空間

這是指在自家內設立的工作場所

第二個是牙科診所

這是有多位員工共同工作的場所

第三個是複合設施

不同行業的從業者在同一空間內工作

這些都是我擔任整理師時

受委託並進行的實際整理案例

這些案例是基於我個人的工作方式

給大家做為參考

第一個案例是家裡的辦公空間

由於這類空間通常不大

且多數是個人獨自作業的場所

因此對於整理工作初學者來說相對容易上手

所以我先從這個案例開始介紹

正如之前提到的 在家中打造工作空間時

劃分工作與私人空間 非常重要

您需要打造一個能切換心情狀態

並且能夠專注工作的環境

此外 對於文件、數據等工作相關資訊

還需要設置一個安全的管理系統

確保信息的機密性 這一點非常重要

在這個案例中

客戶希望能將接待區與工作區 明確分開設置

因此 我規劃並設置了接待區

接下來 我會展示整理前後的照片

並逐步說明每個變化的細節

那麼 我們先看看整理前的照片

大家有什麼感覺呢？

照片中可以看到 椅子數量偏多

甚至還放著一些玩偶

這些椅子可能平時並不常使用

桌面空間過於寬敞

導致容易將物品隨手放置桌面上

在桌子的深處 隱藏著文件櫃

甚至還擺放著化妝品和美容器具

放置了過多的物品和家具 佔用許多空間

首先 我重新審視物品與家具

將其精簡至必要的最低限度

接著重新規劃動線 確保順暢

每次移動要避開障礙物 無形中會增加壓力

進而降低工作效率

這張大桌子其實可以折疊

因此我將不必要的部分折疊起來

為了讓日常空間更為寬敞

我將物品精簡並集中 確保動線流暢

雖然工作資訊逐漸數位化

但仍有大量資訊以紙本形式保存

原先擺放在桌子後方的文件櫃

事實上 放著許多暫時不會使用的文件

我將這些紙本資料 分為三類進行整理

1.需要保存的文件

2.正在處理中的文件

3.作為參考使用的文件

將原本用來放置私人物品的衣櫃加以活用

並將私人物品整理後移至其他空間

將那些不常使用但需要保存的文件

放置在較高、不常拿取的上層區域

接著 將參考用的文件

放在視線高度的區域 並按內容分類方便檢索

正在處理中的文件

放在書桌後方的層架上

可隨時轉身取用 工作後直接平整堆疊於架子前方

此外 為確保機密性

不使用時 所有文件都存放於上鎖的櫃子內

提升安全性與機密性

應客戶的需求 明確劃分了區域

確保不與私人空間混在一起

請看左側的照片

寬敞的榻榻米空間

設計成能夠休憩或進行私人興趣活動的區域

雖然看不太清楚

在右側照片中 沙發的背面

我們擺放了一個低矮的收納櫃

在這個收納櫃內 存放私人用品

這樣就不會雜亂無章

前方擺放了一張會客桌

巧妙地讓視線不會與私人區域交錯

此外 有意識地進行空間劃分

使沙發成為明顯的區域界線

第一個案例已經介紹完畢 您覺得如何呢？

接下來是人數稍微增加的空間

第二個案例是牙科診所

與之前的家庭辦公室不同

這是一個多名員工共享的空間

此外 由於牙科工作的特殊性

需要清晰地劃分 衛生與非衛生區域

日本的牙科診所

通常將每位患者的預約時間以30分鐘為間隔

因此 如何快速收拾前一位患者的治療器具

並為下一位患者做好準備 成為提升效率的關鍵

如果患者之間的交替不順暢

員工甚至可能無法抽空休息或上廁所