20250111 TALO MasakoAndo 辦公室整理

TALO的各位 大家好

感謝今天給我這個寶貴的機會

今天我想和大家分享作為辦公室整理師的經驗

希望能對各位有所幫助

請多多指教

那麼 接下來我將分享簡報

「辦公室整理師的角色與職責」

「我如何開展與拓展工作」以這個主題進行分享

請多多指教

首先 讓我先自我介紹一下

再次向大家問好

我是在日本擔任生活整理師和辦公室整理師的安藤雅子

我住在日本岡山縣的一個地方城市

和丈夫以及兩個兒子 共四口之家

我的經歷方面

2016年取得了生活整理師一級資格並開始執業

2017年成為辦公室整理師

2022年獲得高級生活整理師認證講師資格

剛才提到我住在岡山縣

大家對岡山縣有了解嗎？

知道它在哪裡嗎？

岡山縣前往四國、九州 還是東京、大阪

在交通上都相對方便

我居住的岡山縣岡山市

人口約71萬人

是岡山縣的縣廳所在地

有名的景點之一是岡山城

因為外觀漆黑也被稱為「烏城」意為烏鴉之城

以溫暖氣候培育的白桃、Pione品種的葡萄

以及麝香葡萄非常受歡迎

此外 還是日本著名童話「桃太郎」的發源地

當地的特色伴手禮「小米糰子」非常有人氣

其實，我原本是在北海道長大的

後來與來自岡山縣的丈夫結婚後 才定居在岡山

我的老家位於北海道北部

是非常鄉下的地方

在這張地圖上方旗幟所標示的位置

我的老家經營著一間自營事業

員工大約有15名

我們的小公司 在2023年慶祝了創業100周年

這張照片是我老家的樣子

一樓是公司的辦公室 二樓則是住宅

我們主要從農家手中收購大米、芋頭和蔬菜

進行檢查後，再將其送到市場銷售

此外 還銷售一種無需溶於水

名為Toromi-chan的特殊馬鈴薯澱粉

只要直接撒上去 就能讓料理變得濃稠

也許正因為這樣的家中環境

小時候的我總覺得父母每天都工作到很晚

好像永遠不會回到家裡

當時我心想「絕對不要成為這樣的父母」

將來 我想成為每天都能在家迎接孩子回家的母親

然而長大後才明白 母親並非沉迷於工作

而是為了完成繁重的工作 拼命努力著

母親無法回家 家務停滯不前

也沒有時間整理家裡

對於做不到的自己感到苦惱

她責備著無能為力的自己

自我價值感逐漸降低

最終患上精神疾病 陷入長期病痛之中

直到母親因病倒下 我才了解她的困境

後來接觸到生活規劃術時

心中最強烈的想法「如果能早點教她該有多好」

可惜的是 那時母親已經離世了

為了彌補當年未能為母親做到的事

希望能幫助那些和我母親一樣

為工作全力以赴 卻也努力想兼顧家務的人們

我決心成為一名生活整理師

我的創業理念是

「讓工作更高效，讓家務更輕鬆」

找不到需要的東西

資訊共享和溝通不順暢

或因為時間管理不當 導致行動受阻

生活規劃術不僅是整理物品 包含時間、事情和心情

將一切整理到適合自己狀態的技能

提高效率能創造更多時間

而這些時間可以用來陪伴家人

或投入真正想做的事情上

透過整理和規劃日常家務

可以減少壓力 讓生活更順暢

當家務得以順利完成時

可以騰出更多寶貴的時間

希望每位客戶都能發現「啊！原來我也可以做到」

提升自我肯定感

一步一步邁向更輕鬆、更有自信的生活

好的 自我介紹就到這裡

話題一轉 現在簡報上顯示的「22.6%」

大家知道這是什麼數字嗎？

當然 這個數字與辦公室整理師有關

其實 這個數字代表的是

日本企業中實施遠端辦公（Telework）的比例

這項統計僅針對正式員工進行調查

大家對「遠端辦公」熟悉嗎？

「Telework」這個詞

由「Tele 遠端」和「Work工作」組合而成

指的是一種不受時間和地點限制的靈活工作方式

台灣的國泰金融控股 於2021年6月1日至7日

針對參與企業的會員與客戶進行了一項問卷調查

結果顯示 受新冠疫情擴散影響

數據顯示 有24.5%的人表示已轉為遠端辦公

或許在大家的身邊

也有正在進行遠端辦公的朋友或同事吧

由於新冠疫情的流行

促使許多企業開始實施遠端辦公

隨著疫情趨緩 遠端辦公的比例也逐漸減少

但數據顯示 在日本今年遠端辦公的比例略有回升

這被認為是遠端辦公正逐步融入社會的一種趨勢

近年來 日本掀起了大規模的「工作方式改革」浪潮

從2020年開始

「工作方式改革」這個詞彙逐漸成為熱議話題

同時 日本的相關勞動法規也發生了諸多變化

推動這場改革的主要原因

少子化和高齡化加劇 導致勞動力短缺

此外 遠端辦公

還被認為是為了改善長時間工作

縮小雇用差距以及滿足多樣化的工作需求

因此新冠疫情的爆發 加速了遠程辦公的普及

過去作為公司員工時 常被禁止的副業和兼職

如今也開始出現鼓勵的趨勢

隨著工作環境的巨大變化

工作場所已不再局限於辦公室

我們來看看遠端辦公的環境吧

遠端辦公最常使用的場所就是自宅

也就是說 工作的環境正逐漸進入家庭空間

然而 在設計時並未考慮到遠端辦公的需求

環境往往不夠完善 可能帶來一些風險和挑戰

第一風險是「生產力下降」

無法期待家中的工作環境能與公司完全相同

第二個挑戰是「難以劃分工作與私人生活」

試想一下 當沙發、電視或家人就在旁邊時

很多人可能會覺得難以集中注意力

第三個風險是資訊安全問題

例如資料外洩或設備遭受病毒攻擊等

即使十分謹慎 也無法完全避免這些風險的發生

此外 還有時間管理鬆散等其他問題挑戰

社會正在經歷這樣的變化

以及各種環境問題的出現

我深刻感受到

辦公室整理師的角色變得更加重要

接下來 我將按照以下三個主題

分享如何整理工作環境的要點

第一 工作場所與家庭整理的差異

第二 作品實例

第三 如何拓展這項工作機會

那麼 讓我們開始吧

首先 來談談工作場所與家庭整理的差異

目前 我主要業務是針對工作場所提供整理支持服務

工作場所與家庭的整理真的不同嗎？

如果有差異 究竟在哪裡呢？

工作場所與家庭整理之間有三個主要差異

第一「目標不同」這是最明顯的區別

家庭整理的目的是提升居住的舒適度和便利性

標準因每個家庭需求不同而有所差異

然而 工作場所的整理有著明確且共通的目的

那就是 「創造利益」

一個無法帶來收益的企業 是無法長久持續的

因此 工作場所需要的是一個能夠創造利潤的環境

透過提高效率和增強生產力

實現更專注、減少時間浪費的工作方式

而整理只是達成目標的手段之一

最終目的在於引導企業獲得更大的收益與價值

第二個差異在於「必須遵守的規則」

在家庭整理中 標準是以自己或家人的需求為主

自由設定整理的方式與基準

但在工作場所則完全不同

需要遵守法律、公司規章制度以及管理辦法等

作為辦公室整理師 必須充分了解並遵守規則

最後 第三個差異是「分隔的重要性」

特別是在工作與私人生活方面

物品、空間和資訊都需要明確區分

若兩者混在一起 容易引發各種問題與風險

因此必須建立一套明確的分隔機制 與家庭整理不同

這點非常重要 所以我要再次強調

務必與客戶充分溝通並認識到這三點差異

否則可能會影響最終的目標成果

大家覺得如何呢？

是不是對辦公室整理師有更進一步的了解？

為了讓剛才提到的三個差異更具體

接下來 我將透過三個實際案例

介紹我在不同場域中如何進行整理工作

第一個案例是家裡的辦公空間

這是指在自家內設立的工作場所

第二個是牙科診所

這是有多位員工共同工作的場所

第三個是複合設施

不同行業的從業者在同一空間內工作

這些都是我擔任整理師時

受委託並進行的實際整理案例

這些案例是基於我個人的工作方式

給大家做為參考

第一個案例是家裡的辦公空間

由於這類空間通常不大

且多數是個人獨自作業的場所

因此對於整理工作初學者來說相對容易上手

所以我先從這個案例開始介紹

正如之前提到的 在家中打造工作空間時

劃分工作與私人空間 非常重要

您需要打造一個能切換心情狀態

並且能夠專注工作的環境

此外 對於文件、數據等工作相關資訊

還需要設置一個安全的管理系統

確保信息的機密性 這一點非常重要

在這個案例中

客戶希望能將接待區與工作區 明確分開設置

因此 我規劃並設置了接待區

接下來 我會展示整理前後的照片

並逐步說明每個變化的細節

那麼 我們先看看整理前的照片

大家有什麼感覺呢？

照片中可以看到 椅子數量偏多

甚至還放著一些玩偶

這些椅子可能平時並不常使用

桌面空間過於寬敞

導致容易將物品隨手放置桌面上

在桌子的深處 隱藏著文件櫃

甚至還擺放著化妝品和美容器具

放置了過多的物品和家具 佔用許多空間

首先 我重新審視物品與家具

將其精簡至必要的最低限度

接著重新規劃動線 確保順暢

每次移動要避開障礙物 無形中會增加壓力

進而降低工作效率

這張大桌子其實可以折疊

因此我將不必要的部分折疊起來

為了讓日常空間更為寬敞

我將物品精簡並集中 確保動線流暢

雖然工作資訊逐漸數位化

但仍有大量資訊以紙本形式保存

原先擺放在桌子後方的文件櫃

事實上 放著許多暫時不會使用的文件

我將這些紙本資料 分為三類進行整理

1.需要保存的文件

2.正在處理中的文件

3.作為參考使用的文件

將原本用來放置私人物品的衣櫃加以活用

並將私人物品整理後移至其他空間

將那些不常使用但需要保存的文件

放置在較高、不常拿取的上層區域

接著 將參考用的文件

放在視線高度的區域 並按內容分類方便檢索

正在處理中的文件

放在書桌後方的層架上

可隨時轉身取用 工作後直接平整堆疊於架子前方

此外 為確保機密性

不使用時 所有文件都存放於上鎖的櫃子內

提升安全性與機密性

應客戶的需求 明確劃分了區域

確保不與私人空間混在一起

請看左側的照片

寬敞的榻榻米空間

設計成能夠休憩或進行私人興趣活動的區域

雖然看不太清楚

在右側照片中 沙發的背面

我們擺放了一個低矮的收納櫃

在這個收納櫃內 存放私人用品

這樣就不會雜亂無章

前方擺放了一張會客桌

巧妙地讓視線不會與私人區域交錯

此外 有意識地進行空間劃分

使沙發成為明顯的區域界線

第一個案例已經介紹完畢 您覺得如何呢？

接下來是人數稍微增加的空間

第二個案例是牙科診所

與之前的家庭辦公室不同

這是一個多名員工共享的空間

此外 由於牙科工作的特殊性

需要清晰地劃分 衛生與非衛生區域

日本的牙科診所

通常將每位患者的預約時間以30分鐘為間隔

因此 如何快速收拾前一位患者的治療器具

並為下一位患者做好準備 成為提升效率的關鍵

如果患者之間的交替不順暢

員工甚至可能無法抽空休息或上廁所

有些牙科衛生師因為忙碌 經常罹患膀胱炎

而醫療事故更是絕對不能發生的

診所內隨時都有鋒利器具

還有一些不能重複使用的器材

妥善且安全地管理這些物品至關重要

這是閣樓空間的照片

左側堆放的是主要的文件

包括企業必須保存的重要文件

法定保存期限內的資料

還有醫療專業特有的重要資料

根據不同職種 文件管理相當繁瑣

看看整理前的照片 感覺如何呢？

如果有人要求馬上找出某年某月的文件

您能立即找到嗎？

重要文件在需要時 要能夠迅速找到

因此必須明確分類 並且妥善保存

在這裡 我們以「一年一箱」為標準

像是收據存根、診療記錄等 按照年月分類

並在箱子的正面貼上標籤 妥善保存

這樣一來

即使有人要求拿出某年某月的文件

也能立刻找到 對吧？

雖然越來越多牙科診所推進數位化

但病歷和各類文件仍主要以紙本形式存在

因此 紙張和專用資材的使用頻率很高

補充與取用能否順暢

是提升效率的關鍵所在

正如畫面中所見

影印紙、空白病歷

列印機墨水匣和透明資料夾等

在日常工作中需要頻繁取用和補充

如果前方堆滿雜物

取出或放回時就會浪費時間和精力

此外 如果物品放在角落或深處

可能導致他人無法自行找到

必須詢問他人 進而浪費更多人力時間

為了取用時 方便從上方拿取

可以將相同的物品疊放整齊收納

至於較為堅固的物品 則採立式收納

方便直接拉出即可取用 提升便利性

讓收納易於理解

確保空間有足夠彈性進行補充

這樣的整理方式才是關鍵

這裡是接待區域

醫院處理的文件與資訊具有高度的機密性

充滿許多重要文件

由於規則繁多 當遇到疑問時需要操作手冊

儘管手冊非常重要

使用頻率低的物品

和使用頻率高且重要的物品

放在同一個地方是不合適的

從這張照片可以看到

各種手冊和文件

夾雜在左側病歷和文件抽屜櫃的間隙中

牆上還貼滿了便條紙

這些便簽經常掉落遺失

這樣的狀態不僅會給人雜亂的印象

還有文件混亂的風險

找不到重要文件、無法迅速找到

光是這樣就會浪費大量時間

依照使用頻率明確區分存放位置

只將經常使用的物品集中在一起

建立任何人都能輕易理解的存放標準

這不僅限於牙科診所

任何工作場所都需要防災對策

請看左邊照片中的撐桿

是否感到有些不對勁呢？

如果強烈搖晃 這樣沒問題嗎？

這樣擺放 在緊急情況下無法發揮應有的作用

必須了解撐桿的正確方向

有效利用空間的同時

妥善收納物品 即使掉落也不會造成嚴重傷害

在這裡 我們放置了備用的病歷文件夾

將原本突出且掉落後 可能造成危險的備用燈管

改為更穩固 不易掉落的存放方式

這裡的照片是員工更衣室

因此優先考慮安全性 而非外觀

牙科診所的特點 除了治療之外還銷售許多商品

例如牙刷 牙膏

漱口水、假牙收納盒等多種類型和尺寸

也會有商品相關的交貨單和清單等文件存放在一起

這些文件和商品的位置需要一目了然

能夠立即取出

在收納大小和形狀不一的物品時

需要注意避免拿取物品時 翻倒其他物品

只要用點巧思 就能提升效率

結帳時順利將物品交給患者

完成交易 同時迅速引導下一位患者

為了確保工作流程順利進行

良好的工作環境顯得格外重要

我們介紹了兩個案例

最後第三個案例是關於一個複合設施的例子

該設施以推廣在地生產在地消費的飲食為核心

將分散不同地點的飲食店 整合到同一設施內

裝修後重新開幕

因此 需要將各個飲食店擁有的烹飪器具

還有餐具和調味料等集中起來 進行重新分配

重點在於如何合理分配

共享及安排這些物品的位置

然而 由於這項工作與開店準備同時進行

還有確定餐廳的菜單、進行試菜

以及添購所需的新餐具等其他工作

在不影響重新開業準備工作的前提下

我依然花時間傾聽現場員工的意見

避免自上而下的方式

而是努力打造現場人員感到方便實用的機制

讓我補充說明

這個設施將入駐新的餐廳、和菓子店、飯糰店

以及肉品加工廠和切菜加工廠 還有伴手禮商店

此外 還有可舉辦研討會等活動的NPO法人資料倉庫

以及各店舖的辦公室

地圖左側 前方設有供孩子遊玩的廣場

旁邊是伴手禮商店

再往左是能從外面看到的切菜加工廠

切割蔬菜區有年齡平均超過80歲的老奶奶們

她們穿著日本傳統的工作圍裙（稱為kappōgi ）

專門將那些無法直接販售的蔬菜

切割成適合烹飪的大小 並銷售「NG蔬菜」

可以從外面看見 ˋ整個切菜的過程

此外可以在餐廳 享用當地美味蔬菜製作的料理

我在工作的空檔 已多次受到款待享用美味的便當呢

這是設施的平面圖

標示出主要進行整理和規劃的區域

雖然圖面有些小 不太清楚

日本料理主廚和西餐的主廚是分開的

因此各自設有冷藏庫

此外還有一個共用的大型冷凍庫

設施內包含餐廳的烹飪區 大量製作便當的區域

食品加工廠以及調味料的儲藏區

由於是處理食品 設施內設有A衛生區域

供上班的員工進行更衣和消毒 以進行衛生管理

這裡有所有員工共用的入口

以及各店鋪的辦公室

在這張圖面之外

還對倉庫和木工房進行了整理和規劃

這張照片是設施專用冷藏庫內部的樣子

從整理前的照片可以看到

食材的擺放位置沒有固定

有些食材甚至已經部分變質

對於食物來說

最重要的是防止食物中毒

根據HACCP（食品安全管理系統）的保存規範

來規劃食材的存放位置 與保鮮期管理

原本堆放在走廊上的調味料和常備保存的食材

不僅阻礙走廊通道

還存在遺失或失竊的風險

我們特別設置專用的空間

擺放了大型貨架

並將相同種類的物品垂直排列收納

確保舊的物品總是放在最前面 方便取用

這樣每日的庫存確認變得簡單

能避免常規商品缺貨 從而影響到烹飪作業

這樣的設計是有必要的

我們為每個位置編號

並在庫存檢查表中 標明每個物品的儲存位置

這樣就能確保不會遺漏任何庫存檢查

不僅僅是決定物品的位置

還要制定容易維護的規則

在進行整理的過程中一步步實現

這是餐廳內的收銀區

在餐廳區域 我們也考慮到顧客的視線

並理解到視覺上避免雜亂 有助於提升整潔感

在這個收銀區

主要還販售便當、飯糰、和菓子等外帶商品

購買的商品 會精心包裝後提供給顧客

為了讓外帶商品的包裝作業更順利

並能及早發現包裝材料的不足

我們特意在收納用品和貨架之間留了較大的空間

讓員工方便隨時查看

其實這個架子是定制的 因為尺寸比較特殊

所以很難找到完全合適深度的儲物盒

其實 這個前面木紋設計的盒子

是我用塑膠製的紙箱和木紋貼紙自製的

做得還不錯吧！

設施內的NPO法人 主要為孩子們舉辦體驗活動

因此倉庫內堆滿了各種活動道具

從味噌製作、農業體驗到木工體驗

每個活動都有對應的道具

整理時 首先將所有物品拿出來

按照用途和種類進行分類整理

像鍋子、爐具、攪拌味噌用的大水盆

還有供大家使用的餐具等各種物品

尺寸較大的鍋具 在使用前會先清洗

因此直接收納即可

而餐具等怕沾上污垢或灰塵的物品

則放入塑膠收納盒中 以防止髒污附著

辦公室整理專家 不僅是支援整理物品

還包含整理資訊 協助各種職位的員工理清思路

提出最適合的業務流程建議

根據預算挑選合適的收納用品

規劃庫存管理流程

製作讓大家都能迅速了解物品位置的指示標籤

專家在聆聽現場人員的意見時

也會設身處地想像自己在該場所工作

提出幾個方案 供客戶選擇並做最後決定

辦公室整理不僅讓在那裡工作的人感到舒適

也能讓接受服務的人感到愉快

我認為這是一份能為大家帶來笑容的工作

這次我介紹了三個案例

我認為在支援的難易度上 可分為幾個階段

最初是將工作空間與個人生活空間結合

就像案例一提到的 在自宅內設置的辦公室那樣

此外 還有在自宅以外的工作場所

以及人數增加 由多人共同作業的空間

對應到案例二的牙科診所

進一步來說

還有與不同部門的人員 共同使用的工作空間

還有像最後的案例那樣

支援多個不同產業共享的工作場所的機會

複合設施是我在整理經驗中最具挑戰性的現場之一

如果剛開始這份工作

或許很難提供讓人滿意的支援服務

我自己也是如此

不妨從人數最少 空間較小的地方開始提供支援

隨著經驗逐漸累積 就能挑戰更大的空間

在疫情期間 原本支援的牙科診所

因人手不足 邀請我暫時加入工作

於是我在那裡工作了幾年

在那段期間 我也有機會考取牙科助理資格

對於牙科的業務、專業知識以及其特點

比一般人更加了解

正因如此

現在我將支援牙科作為自己的強項來宣傳

我相信大家在過去的經驗中

一定有自己擅長的領域 都是值得發揮的優勢

我希望大家也能從自己能掌握的範圍開始

發揮自身優勢 踏出成為辦公空間整理師的第一步

我們已進入尾聲

最後 我想與大家分享 我對拓展工作的想法

我認為人與人之間的面對面互動 是開啟工作機會的關鍵

這是一張圓餅圖 呈現我接案的來源

這僅是我個人的經驗

透過直接拜訪而獲得案件的比例 明顯高於其他方式

複合施設的案例是透過介紹獲得的工作

但基本上 與有決策權的經營者或業主

直接溝通是關鍵所在

一開始 可能會讓人驚訝於有這樣的整理服務或工作存在

但大家其實已經隱約察覺到

無法整理而產生的壓力或效率問題

透過展示整理的必要性

實際整理後所獲得的成果以及變化的實例

並且用眼神直接與對方交流 能夠引起共鳴並說服

我認為工作的宣傳和擴展有許多方式

這是我個人的想法

但社群和網路的資訊確實非常重要

持續發佈內容能夠發揮很大的影響力

然而 我認為這只是基本資訊

目的是對我有興趣並想了解更多時 可以建立信任感

實際上 我希望通過直視對方的眼睛 傳遞真摯的想法

在共鳴中建立連結 將這份信任轉化為工作機會

不僅只是利益與利益的連結

我認為共鳴與良好的人際關係

才能促成優質的合作與工作機會

能共鳴自己想法的人 不僅是客戶

有時 他們可能成為替你宣傳工作

幫助你接觸更多潛在客戶的「業務推廣員」

也可能成為志同道合的夥伴

一起開創新的事業或計畫

或者 可能會成為幫助自己

解決無法獨自完成問題的夥伴

甚至 可能成為引導自己

發現未曾察覺新成長的導師

人與人的連結 蘊藏著無限可能

我認為 與同業者的關係固然重要

但與異業者的合作 或許更能激發出有趣的火花

我希望大家也能展開自己新的可能性

並且採取屬於自己的行動

最後 我認為在未來

辦公室整理師在社會中的角色將越來越重要

讓我們一起幫助他人提高工作效率

並透過節省時間來提供價值和利益

這樣的內容如何呢？

希望能為大家帶來啟發

今天非常謝謝大家