Jason Fried: Zakaj se delo ne odvija na delovnem mestu

Jason Fried predstavlja radikalno teorijo dela: pisarna ni primerno mesto za delo. Na TEDxMidwest je predstavil glavne probleme (in jih imenoval M&Ms) in ponudil tri možnosti, da bi delo postalo delo.

Torej, govoril bom o delu,

natančneje, zakaj ljudje ne morejo

delati na delovnem mestu,

kar je težava, ki jo imamo vsi.

Naj začnem na začetku.

Pomislimo na podjetja, dobrodelne organizacije,

nevladne organizacije, vse organizacije,

ki imajo zaposlene

ali prostovoljce.

Organizacije pričakujejo, da bodo zaposleni

odlično opravili delo --

upam, da to pričakujejo.

Vsaj dobro opravili, upam, da vsaj to --

če se da, pa opravili odlično delo.

Organizacije se ponavadi odločijo,

da naj bodo zaposleni zbrani na enem mestu,

medtem ko delajo.

Podjetje, dobrodelna ustanova ali druga organizacija

torej pričakuje -- razen če ne delate v Afriki,

če imate to srečo seveda --

da bodo ljudje vsak dan prišli v pisarno.

In zato podjetja

gradijo pisarniške prostore.

Podjetje zgradi ali najame poslovno stavbo,

ali pa poslovni prostor

in ga opremi.

Opremijo ga s pisalnimi mizami, stoli,

računalniki,

programsko opremo,

dostopom do interneta,

morda hladilnikom, morda še s čim,

in pričakujejo da bodo zaposleni, ali prostovoljci,

vsak dan prišli in opravili odlično delo.

Zdi se, da je taka zahteva razumna.

Toda, ko povprašate ljudi,

in ko se zamislite

in se vprašate, kje želite delati,

da resnično naredite zastavljeno,

tedaj spoznate, da se ljudje

ne strinjajo s podjetji.

Kadar vprašate ljudi, kje želijo delati,

da bo delo narejeno,

dobite tri tipične odgovore.

Prvi omenja prostor, ali lokacijo ali sobo.

Drugi omenja transportno sredstvo.

In tretji omenja čas dneva.

Na primer.

Ko sprašujem ljudi, in taka vprašanja postavljam že deset let,

jih vprašam: "Kam greste, kadar želite resnično nekaj narediti?"

In slišim odgovore kot veranda, terasa,

kuhinja.

Slišim odgovore kot prazna soba v hiši,

klet,

kavarna, knjižnica.

In potem slišim odgovore kot vlak,

letalo, avto -- prevozna sredstva torej.

In nato slišim:

"Hja, niti ni pomembno kje sem,

le da je to zgodaj zjutraj ali pozno zvečer ali med vikendi".

Skoraj nikdar pa ne slišim pisarna.

Pa vendar podjetja zapravljajo denar za pisarne

in silijo ljudi, da v njih preživljajo delovnik,

čeprav ljudje v pisarnah sploh ne delajo.

Čemu smo priča?

Zakaj je tako?

Zakaj se to dogaja?

Ko pobrskate globlje ugotovite,

da ljudje --

tole se zgodi:

ljudje gredo na delo,

v resnici pa zamenjajo delovnik za

niz delovnih trenutkov.

To se zgodi v pisarni.

Delovnik ne obstaja več, so samo še delovni trenutki.

Kot da s prihodom v pisarno stopiš v mesoreznico

in tvoj delovni dan je sesekljan v koščke,

15 minut tukaj, 30 minut tam,

in se zgodi nekaj novega in te odtegne delu,

in moraš zopet postoriti nekaj drugega, pa imaš 20 minut za delo, in potem kosilo.

Potem je potrebno postoriti to in ono,

zopet dobiš 15 minut za delo in zopet te nekdo zmoti z vprašanjem.

In predno se zaveš je ura pet, popoldan,

pogled nazaj pa ti pokaže,

da nisi naredil ničesar.

Vsi smo že doživeli to.

Možno, da smo to doživeli včeraj,

ali predvčerajšnjim, ali dan predtem.

Ozreš se nazaj na dan in ugotoviš, da nisi nič naredil.

Bil sem v službi.

Lepo za pisalno mizo in za dragim računalnikom.

Delal sem s programsko opremo, ki so mi jo dali.

Bil sem na sestankih, na katere sem bil vabljen.

Imel sem konferenčne klice. Vse to sem delal.

V resnici pa nisem prav ničesar naredil.

Samo delal sem.

Vendar pa nisem delal smiselnih opravil.

In tako ugotovitie, pravposebej pri kreativnih ljudeh,

dizajnerjih, programerjih,

pisateljih, inžinerjih,

mislecih,

da ljudje resnično potrebujemo

daljša, neprekinjena obdobja, da nekaj naredimo.

Ne morete zahtevati, da so ljudje ustvarjalni v 15 minutah

in se resnično poglobijo v problem.

Ideje lahko hitro dobimo, toda da celostno

in celovito in skrbno pretehtamo problem

potrebujemo daljša neprekinjena obdobja.

Čeprav običajen delovni dan traja osem ur,

je vprašanje koliko ljudi sploh ima teh osem ur mir za delo?

Jih imate sedem?

Šest? Pet? Štiri?

Kdaj ste v pisarni nazadnje imeli tri ure miru za delo?

Dve uri? Eno morda?

Izjemno malo ljudi ima v pisarni

daljša neprekinjena obdobja za delo.

In zato ljudje raje delajo doma,

ali pa gredo v pisarno,

vendar zgodaj zjutraj

ali pozno zvečer ko ni nikogar,

ali pa ostanejo, ko ni nikogar več, ali pridejo ob vikendih,

ali pa delajo na letalu,

ali pa v avtomobilu ali na vlaku,

ker jih tam nihče ne moti.

Obstaja več vrst motenj,

tudi izjemno hude,

ki jih bom v kratkem opisal.

Celoten pojav kratkih obdobij

v katerih lahko delamo

me spominja na drugo dejavnost,

ki ne deluje, če vas motijo.

To je spanje.

Menim, da sta spanje in delo tesno povezana.

Ne samo tako, da ne morete delati kadar spite

in ne morete spati kadar delate.

Nisem mislil tega.

Govorim o dejstvu,

da sta spanje in delo

fazni dejavnosti,

dejavnosti s stopnjami.

Spanje ima tako več faz,

ljudje jih poimenujejo različno.

Teh faz je pet

in v globoke faze, v pravo spanje, vstopimo

preko manj globokih.

Toda kar vas zmotijo v neki fazi,

če se nekdo zaleti v posteljo,

ali vas zdrami zvok, ali kaj drugega,

potem ne morete preprosto nadeljevati s spanjem.

Prebudili ste se

in začeti morate znova.

In tako zopet začnete od začetka.

Posledice tega so -- recimo, da se zbudite

ob osmih zjutraj, ali ob sedmih, ali kadarkoli

pač vstajate -- in ko vstanete

ugotovite kako ste slabo spali.

To sem izkusil -- šel sem spat, se ulegel --

pa nisem spal.

Pravimo, da gremo spat

pa v resnici ne gremo, pač pa gremo proti spanju.

Traja nekaj časa; človek mora preiti več faz spanja.

In kadar te prekinejo, ne spiš dobro.

Kako lahko torej pričakujemo -- si kdo domišlja,

da bo dobro spal, kadar ga motijo celo noč?

Mislim, da ne bo nihče pritrdil temu.

Kako lahko torej pričakujemo, da bodo ljudje dobro delali,

če pa jih cel dan motimo?

Kako lahko sploh pričakujemo, da bodo ljudje opravili svoj posel,

če pa jih v pisarni kar naprej motimo?

To vse skupaj nima smisla.

Kaj so potemtakem motnje, ki se dogajajo

v pisarni drugje pa ne?

Motnje so prisotne povsod,

npr. gledamo televizijo,

ali sprehod,

ali pa do hladilnika,

ali na divan, ali kaj drugega.

Če vprašate menedžerje

bodo rekli, da ne želijo, da ljudje delajo od doma

zaradi teh motenj.

Dodali bodo še,

no, včasih bodo rekli:

"Če ne vidim človeka, kako vem da dela?"

Kar je smešno, toda to so menedžerski izgovori.

In sam sem izmed teh menedžerjev.

Vem kako to gre.

Na tem področju se moramo izboljšati.

Toda pogosto bodo omenili motnje.

"Ne smem dovoliti, da ljudje delajo od doma".

"Gledali bodo TV. Počeli bodo druge stvari".

Izkaže se, da te motnje niso resnično moteče.

So namreč prostovoljne.

Človek se odloči, kdaj se bo zamotil s televizijo.

Odločiš se, kdaj boš nekaj vklopil.

Odločiš še, kdaj boš šel v kuhinjo ali na sprehod.

V pisarni pa je večina motenj in prekinitev,

ki onemogočajo delo,

neprostovoljnih.

Oglejmo si nekaj teh motenj.

Menedžerji in šefi

vas bodo prepričevali, da so resnične delovne motnje

stvari kot sta Facebook ali Twitter,

ali YouTube ali druge spletne strani.

Dejansko bodo ukrepali drastično tako,

da bodo zaprli dostop do teh spletnih strani.

Nekateri delate v podjetjih, kjer ne morete dostopati do teh spletnih strani.

Smo morda na Kitajskem? Kaj se dogaja?

V pisarni ne moreš dostopati do spletne strani,

ker je ta vzrok, da ljudje ne opravijo dela,

ker obiskujejo Facebook in Twitter?

To je smešno. To je prevara.

Facebook, Twitter in YouTube

so samo moderne čik-pavze.

Pred desetimi leti se nihče ni vzemirjal

zaradi 15 minutnega cigareta.

Zakaj se torej vznemirjamo zaradi občasnega

obiskovanja Facebooka, Twitterja ali YouTuba?

To niso pravi problemi dela v pisarni.

Prave probleme imenujem

M&M,

menedžerji in sestanki.

To so pravi problemi dela v pisarni.

In to so razlogi, zakaj v pisarni ne moremo delati,

zaradi M&M.

Zanimivo je, da na mestih

kjer so ljudje produktivni,

npr. doma, v avtu, na letalu,

ali ponoči, ali zgodaj zjutraj,

ni menedžerjev in sestankov.

Še vedno so prisotne motnje, ni pa menedžerjev in sestankov.

To sta torej motnji, ki ju drugje ni,

v pisarni pa sta.

Bistvena naloga menedžerjev je,

da motijo ljudi.

To je njihov smisel, da motijo ljudi.

V resnici ne delajo,

zato morajo poskrbeti, da delajo drugi, to pa je motnja.

In danes je na svetu veliko menedžerjev.

In veliko ljudi.

In zato je na svetu veliko motenj.

Menedžerji preverjajo:"Zdravo, kako gre?"

"Pokaži mi, kaj počneš," in podobne fraze.

Tako motijo ljudi, medtem ko ti poskušajo

narediti to za kar so plačani.

Menedžerji pa jih motijo.

To je slabo.

Še slabša je druga menedžerska razvada,

to je sestankovanje.

Sestanki so strupeni,

grozni, strupeni trenutki

v delovnem dnevu.

Vsi vemo, da to drži.

Zaposleni nikdar ne skličejo sestanka.

To preprosto ne deluje.

Menedžerji sklicujejo sestanke,

da se dobijo z zaposlenimi,

kar je izredno moteče.

Oznanijo: "Imeli bomo sestanek

desetih ljudi takoj zdaj".

"Ne zanima me, kaj počneš,

prekini z delom in pridi na sestanek".

Kakšna je verjetnost, da vseh deset ljudi ravno končuje z delom?

Kaj če razmišljajo o čem važnem?

Kaj če delajo kaj pomembenga?

Toda nenadoma jih prekinemo zato,

da počno nekaj drugega.

Sestanejo se torej v konferenčni sobi

in premlevajo zadeve, ki jih ne zanimajo.

Ker sestanki niso delo.

Sestanki so srečanja na katerih se pogovarjaš o prihodnjem delu.

Toda sestanki se tudi množijo.

Začetnemu sestanku sledi drugi,

temu pa tretji.

Pogosto je na sestankih preveč ljudi,

kar je zelo drago za podjetje.

Čeprav menimo, da enourni sestanek vzame eno uro,

pa to ni res, razen kadar je na sestanku en sam človek.

Če je tam deset ljudi, potem je to deseturni sestanek, ne enourni.

Deset ur dela je bilo odvzetega podjetju

za enourni sestanek.

Ki bi ga verjetno morala opraviti dva človeka

v nekaj minutah.

Toda namesto tega imamo dolge sestanke,

ker so sestanki načrtovani kot določajo programska orodja.

To pomeni v korakih po 15 minut, 30 minut ali eno uro.

V Outlooku ne morete sklicati 8-minutnega sestanka.

Ne morete.

Lahko naredite 15 minutni, 30, 45 minutni ali enourni sestanek.

To nas nagiba, da zapolnimo celoten čas sestanka,

čeprav bi se stvari lahko odvile zelo hitro.

Tako so sestanki in menedžerji glavni problem v poslovanju,

posebej glede dela v pisarnah.

Ti dve motnji ne obstajata izven pisarne.

Zato predlagam nekaj zdravil

za trenutno stanje.

Kaj lahko menedžerji storijo --

razsvetljeni menedžerji --

kar lahko storijo za izboljšanje delovnih pogojev,

da postane pisarna prva in ne zadnja izbira,

da bi ljudje začeli govoriti

"Ko želim kaj narediti, grem v pisarno?"

Ker pisarne so popolno opremljene,

vse imamo pri roki za delo,

pa vseeno ne gremo delat v pisarno. Kako bomo to spremenili?

Z vami bom podelil tri predloge.

Ostanejo mi še tri minute, ravno prav.

Vsi smo že slišali za Sproščeni petek.

Ne vem, če ljudje to še počno.

Kaj pa "Ne govori četrtek"?

Kaj pa --

izberite en četrtek v mesecu,

ga razdelite na pol in določite popoldan -- res vam bom poenostavil.

Torej eno popoldne, en četrtek.

Prvi četrtek v mesecu, zgolj popoldan,

se v pisarnah ne smemo pogovarjati.

Zgolj tišina, tako.

Ugotovili boste,

da naredite ogromno.

ko se ne pogovarjate.

Ljudje naredijo stvari,

ko jih nihče ne moti, jih ne prekinja.

Ko nekomu podarite štiri ure, ki jih porabi samo za delo,

je to največ, kar mu lahko podarite v službi.

To je več kot računalnik.

Je bolje kot nov monitor. Je bolje kot nov program,

ali kaj drugega kar ljudje uporabljamo.

Štiri ure miru in tišine v pisarni

ima neznansko vrednost.

Če to poskusite, se boste strinjali z menoj.

Morda, upam da boste to lahko večkrat počeli.

Mogoče vsak drugi teden,

ali vsak teden, enkrat tedensko,

se ob popoldnevih ne sme nihče pogovarjati,

Ugotovili boste, da resnično deluje.

Poskusite lahko tudi

presedlati iz

aktivne komunikacije in sodelovanja,

npr. osebnih stikov,

trpeljanja po ramenih, pozdravljanja, sestankovanja,

na bolj pasivne modele komunikacije npr.

elektronsko pošto ali hipno sporočanje

ali platforme skupinskega dela.

Nekateri ljudje menijo, da je elektronska pošta moteča

in da je hipno sporočanje resnično moteče,

ter da so tudi ostale stvari resnično moteče,

vendar so moteče kadar vi želite.

Elektronsko pošto lahko izključite, ne morete pa izključiti šefa.

Lahko izključite hipno sporočanje,

ne pa svojega menedžerja.

Vse te stvari lahko odstranite

in se tako odločite kdaj vas lahko motijo,

kdaj ste na voljo, kdaj ste pripravljeni delati.

Ker delo se, tako kot spanje, odvija v fazah.

Tako se recimo lotiš nekega dela,

ga dokončaš in potem pregledaš

elektronsko pošto, ali preveriš hipno sporočanje.

Konec koncev je izjemno malo stvari,

ki so nujne, na katere moramo takoj odgovoriti.

Če ste torej menedžer,

spodbujajte ljudi, da bi več uporabljali elektronsko pošto

in ostale načine, ki drugim omogočajo

komunikacijo v skladu z njihovim urnikom.

Moje zadnje priporočilo je,

da naslednji sestanek,

če je to v vaši moči,

odpoveste. Enostavno ga odpoveste.

Danes je petek -- torej v ponedeljek, ko je navadno dan za sestanke.

Enostavno ga odpovejte.

Ne mislim premaknite,

pač pa ga izbrišite iz spomina.

Ugotovili boste, da je čisto v redu.

Vse razprave in odločitve, za katere menite, da so nujne

ob 9:00 v ponedeljek zjutraj --

pozabite na njih in vse bo v redu.

Ljudje bodo imeli bolj sproščeno jutro in bodo razmišljali.

Ugotovili boste, da opravila, ki naj bi bila nujna,

sploh niso taka.

To so torej trije nasveti, ki sem vam jih želel dati

za razmislek.

Upam, da bo kakšna ideja

dovolj provokativna

za menedžerje in šefe in lastnike

in organizatorje in ljudi, ki vodijo druge ljudi,

da bodo malo popustili

in dali ljudem več časa za delo.

Menim, da se to na koncu splača.

Hvala.

(Aplavz)