Cómo escribir un correo electrónico (no, de verdad) | Victoria Turk | TEDxAthens

Puedes pensar que tienes experiencia con correos electrónicos, pero probablemente lo estés haciendo mal. ¿Qué saludo debes usar? ¿Cómo puedes asegurarte de que no te malinterpretan? ¿Conoces la regla de oro de «Con copia a»? Desde la línea del asunto hasta la despedida, Victoria Turk te guiará a través de algunos de los aspectos básicos de etiqueta de correos electrónicos que a menudo se descuidan.

Victoria Turk es editora principal en WIRED UK, donde edita la sección cultural de la revista, dirige proyectos de vídeo y escribe con frecuencia para publicaciones y páginas web. Está especializada en historias en el cruce entre tecnología y cultura, que exploran el impacto de la tecnología en nuestra vida cotidiana. Antes de trabajar en WIRED, fue editora de tecnología en New Scientist y editora del Reino Unido en Motherboard, el canal de tecnología y ciencia de VICE. El primer libro de Victoria, Etiqueta digital, fue publicado por Ebury Press en marzo de 2019 y explora la forma en que usamos las herramientas de comunicación digital en diferentes ámbitos de nuestras vidas —desde el trabajo hasta las relaciones amorosas, desde la amistad hasta las redes sociales—, para establecer las nuevas reglas de etiqueta en la red.

Esta charla se dio en un evento TEDx que utilizó el formato de conferencia de TED pero fue organizada de forma independiente por una comunidad local. Más información en: http://ted.com/tedx

Voy a enseñarles cómo escribir
un correo electrónico.

No, en serio.

Seguramente piensan que son
expertos en correos electrónicos.

Han escrito correos electrónicos
durante años, décadas.

Pasan la mayoría de su jornada laboral

escribiendo, enviando, recibiendo
y contestando correos electrónicos.

Viven en su bandeja de entrada.

Pero estoy aquí para decirles que
seguramente lo están haciendo mal.

No se preocupen

porque en más o menos 15 minutos,

les guiaré a través de
una visita relámpago

a lo último en etiqueta
de correos electrónicos.

Primero, retrocedamos un poco.

¿Por qué me importa tanto lo que
ocurra en su bandeja de entrada?

Para muchos de nosotros,
el correo electrónico se ha convertido

en la manera habitual en la que nos
comunicamos entre nosotros en el trabajo.

Y por una buena razón:

Es rápido, es fácil, es conveniente.

Pero esta es la realidad.

Aunque el correo electrónico es
en apariencia la forma más fácil

de comunicarse en un contexto laboral,

también es intensamente estresante.

Puede ser la forma más rápida
para hacer las cosas,

y, aún así, parece que toma mucho tiempo.

Casi nunca se escucha a alguien
quejarse de que tiene muy pocos

correos electrónicos sin leer.

Como consecuencia, mi filosofía sobre
la etiqueta de correos electrónicos

se guía por un principio fundamental:

reducir lo máximo posible
la carga de correos electrónicos.

En su forma más simple,

puede significar reducir la cantidad
de correos electrónicos enviados

y enviarlos a menos personas

«Responda a todos» bajo su propio riesgo.

Y cuando envíe un correo electrónico,

debería hacerlo tan rápido
y fácil como sea posible

para que su destinatario
se encargue de ello.

Entonces, con esa regla de oro en mente,

escribamos un correo electrónico juntos,
comenzando por

el saludo

«Hola» y un nombre probablemente esté bien.

Estamos en 2019. Todos somos amigos aquí.

Los modales en correos electrónicos
han evolucionado.

Antiguamente, podría haber sido habitual

tratar los correos electrónicos como

una versión digital de una carta ordinaria

y dirigirse al destinatario
con «Estimado».

Pero hoy en día, la mayoría de
los correos electrónicos,

especialmente en un contexto laboral,

son más como notas que una larga carta

De hecho, el correo electrónico
comenzó de esa manera.

Los primeros mensajes

enviados de computadora a computadora
en la red ARPANET en la década de los 70,

antes de Internet tal y como
lo conocemos hoy,

eran actualizaciones de colega a colega
más funcionales

que cartas perfectamente redactadas.

Así que ahórrense el «Estimado»
y el título de alguien

para situaciones más formales,

como una información oficial
o una invitación

Tampoco necesitan seguir diciendo «hola»

cada vez que envían un correo
a alguien en un diálogo continuo,

sobre todo, si es muy activo.

Si tienen una conversación,
trátenla como tal.

No necesitan seguir interrumpiendo
con «hola», «hola», «hola», «hola».

Mi regla de oro es seguir al sol:

si su conversación dura varios días,

entonces, salude otra vez
después de cada nuevo amanecer.

Así que esa fue la parte fácil.

Vamos al grano y a

«el cuerpo» de nuestro correo electrónico.

Por supuesto, podrían enviar
correos sobre todo tipo de temas,

y tratar de comunicar
todo tipo de opinión diferente.

Así que hay mucho margen de maniobra aquí,

pero todavía hay algunas reglas.

Primero, revisemos nuestro
objetivo número uno:

reducir la carga de correos,
reducir el estrés de correos.

Eso significa «vayan al grano»,

conciso y preciso es su mantra.

Cuando se trata de correos electrónicos,

la buena etiqueta no tiene que
ver con florituras sofisticadas,

tiene que ver con respetar
el tiempo de las otras personas.

Cuando estaba investigando para mi nuevo
libro sobre etiqueta digital,

una de las personas con las que hablé

era el escritor y creador de pódcast
estadounidense, Merlin Mann.

Es la persona que acuñó
el término «Inbox Zero».

Si no han oído hablar de él,

es básicamente un método para ponerse al
día en sus correos electrónicos no leídos.

No voy a entrar en eso aquí,

pero si tienen una bandeja de entrada
llena, ese método cambiará sus vidas.

Bueno, cuando le pregunté

lo que él pensaba que constituía
la buena etiqueta de correos electrónicos,

él dijo: —Suponga que todo
el mundo con quien se comunica

es más inteligente que usted
y se preocupa más que usted

y está más ocupado que usted—.

Creo que es un consejo excelente.

Así que no se vayan por las ramas.
Sin incoherencias. Sin chácharas.

No tienen que preguntar por
la salud de sus destinatarios

cada vez que les mandan
un correo electrónico.

Dicho esto, es posible
ser demasiado conciso.

Hay una fina línea entre
la brevedad y la rudeza.

¿Alguna vez han recibido un
correo electrónico como este,

tal vez de su jefe
o un superior en el trabajo?

[Bien.]

¿O tal vez uno como este?

[Recibido.]

¿O como este?

[Estoy de acuerdo.]

El típico correo electrónico
de una sola palabra.

Y si creen que eso está mal,

parece que se conoce al director
ejecutivo de Amazon, Jeff Bezos,

por reenviar mensajes
de clientes a sus empleados

no con una palabra sola,
sino un signo:

[?]

el signo de interrogación.

¿Se imaginan recibir
ese correo electrónico?

En estos casos,

la brevedad casi con seguridad
cruzó la línea hacia la rudeza.

Nadie esta demasiado ocupado
como para no decir por favor y gracias.

En cambio, estos correos se parecen
más a un juego de poder.

Alguien que envía correos
electrónicos como este

está tratando de mostrarles lo
ocupado e importante que es.

Y eso no es muy respetuoso.

Otro problema con esto
es la falta de información útil.

El correo electrónico es corto, pero no
necesariamente fácil de lidiar.

¿Qué se supone que deben hacer con eso?

Como destinatarios,

¿se espera que respondan, hagan algo?

Realmente no está claro.

Cuando envían un correo, para
reducir la carga de mensajes,

deberían de poner toda
la información relevante

y asegurarse que toda está
incluida la primera vez

Tener que mandar un correo dos veces
es una gran metedura de pata.

Así como una falta
de información práctica,

el problema con los correos muy breves
es la falta de información emocional.

Este es un problema importante
con el correo electrónico

como con muchas formas
de comunicación digital.

Debido a que se realiza mediante texto,
es muy difícil transmitir sentimientos.

No tienen ninguna de las señales
no verbales que usamos

cuando nos hablamos en la vida real

para comunicar nuestra intención,

como expresiones faciales,
tono de voz o lenguaje corporal.

Y eso facilita que el correo
electrónico se malinterprete.

¿Significa ese «bien», feliz, triste,
con recelo, enfadado?

Puede ser difícil saberlo.

Así que, cuando escriban
un correo electrónico,

léanlo de nuevo y revisen que
no se puede malinterpretar,

y usen todas las herramientas
del lenguaje que tenemos

para tratar de comunicar
nuestra intención emocional.

Incluso un simple signo de puntuación
puede ser una gran diferencia.

Echen un vistazo a estos.

¿Cuál de estos les gustaría más recibir

y cuál les gustaría menos recibir?

Me gustaría recibir el segundo.
Es un agradecimiento muy entusiasta.

El que menos me gustaría
recibir es el tercero.

Ese punto final parece
tan definitivo, ¿verdad?

Y, a propósito, por esto estoy tan a
favor de los «emoji» en los correos,

siempre que no sea un contexto muy formal.

Los «emoji» son geniales
para comunicar sentimientos;

son básicamente un sustituto digital
de la expresión facial, después de todo,

y todas las herramientas que tenemos para
asegurarnos de que no nos malinterpreten,

deberíamos usarlas.

A continuación, pasemos a la parte
en la tanta gente se equivoca:

La despedida.

Voy a mantener esta simple.

Hay una forma correcta de despedirse
en un correo electrónico.

Es «Saludos cordiales».

«Saludos» y «Mis mejores deseos»
también se aceptan.

¿Algo más?

No, lo siento.

¿«Atentamente»?

Demasiado formal.

¿«Abrazo afectuoso»?

Demasiado íntimo.

¿«Adiós»?

Está bien para amigos, pero demasiado
informal para un contexto profesional.

¿«Chao»?

Chabacano.

¿«Sin otro particular»?

Un poco pretencioso.

Todos son terribles,

pero mi despedida menos favorita es

«Gracias de antemano».

¿Qué tiene de malo «Gracias de antemano»?

Es increíblemente hipotética.

No pueden agradecer a
alguien por hacer algo

antes de que hayan acordado hacerlo.

Así no es como funciona la gratitud.

Cuando dicen «Gracias de antemano»
en un correo, básicamente están diciendo:

—Oiga, por cierto, no tiene otra
elección que hacer esto—.

(Carcajadas)

Así que si se ciñen a «Saludos» o
«Saludos cordiales» no se equivocarán.

Y necesitan escribirlo
a mano todo el tiempo.

Depender de que su firma automática
lo haga por ustedes

Es el colmo de la pereza.

Además, no aparecerá en algunos
clientes de correo electrónico.

Ya que hablamos de firmas de
correo electrónico, de hecho,

si deciden usar una, háganlo con elegancia

no con palabras de colores,

sin logos JPEG que puedan confundir
los antivirus de todos,

y sin citas profundas y significativas.

Solo sus nombres y, si es necesario,
sus datos de contacto.

Así que ya tenemos nuestro correo
electrónico, algunos toques finales:

la línea del asunto

Manténganlo simple

Debe decir lo que contiene
el correo electrónico.

Resuman su correo electrónico
en algunas palabras clave.

No escriban una oración completa
porque se cortará.

No traten de ser graciosos

y no abusen de pedir cosas con urgencia.

«Con copia a» (por sus siglas: CC).

Puede llegar el momento

en el que quieran enviar un correo
a varias personas a la vez,

a ese punto pueden querer usar la opción
«Con copia a» (por sus siglas: CC).

Ahora bien, si tienen que quedarse
con una cosa de esta charla,

que sea la regla de los «CC».

Yo no me he inventado
la regla de los «CC».

De hecho, es tan importante

que incluso está incluida en el libro de
referencia sobre etiqueta, Debrett's.

La regla de los «CC» establece

que los destinatarios principales de un
correo, quienes se espera que respondan,

deben ir en el campo «Para».

Otros destinatarios de un correo,
los que no se espera que respondan

y que están incluidos por cortesía
o para que estén informados,

deben ir en el campo «CC».

La próxima vez que reciban un correo
que ha sido dirigido a varias personas,

echen un vistazo:

¿Son destinatarios principales
o están en «CC»?

¿Necesitan responder?

Lo que más me gusta sobre
la regla de los «CC»

es que aclara tanto las expectativas
de los destinatarios.

Si están en el campo «Para»,
deberían responder;

si están en el campo «CC»,
no deberían responder.

Y también reduce la carga
de correos electrónicos.

recortando con suerte la cantidad
de correos electrónicos enviados.

Esas personas en «CC»
no tienen ese momento incómodo

de preguntarse:
¿se espera que tengo que participar aquí?

La regla de «CC» cambiará sus vidas
con respecto al correo electrónico.

¿Y qué me dicen de esa otra opción, «BCC»?
(Con copia oculta a:)

Eso sí, «BCC» puede confundir un poco,

así que solo hay pocos casos específicos
donde deberían usarlo.

Uno es para proteger la
identidad de sus destinatarios

si envía información confidencial
a varias personas, por ejemplo.

Otro es evitar un apocalipsis de correos
donde todos se contestan a todos.

A todos nos ha pasado: alguien
envía un correo a demasiadas personas,

la gente comienza a presionar
el «Responder a todos»

Un caos.

Uso adecuado de «BCC».

Y como información adicional,

una de las mejores jugadas en
etiqueta de correos electrónicos

es mover a alguien a «BCC»
si ya no se necesita su contribución

en una discusión en desarrollo.

La forma en que funciona es
si la discusión se sale un poco de control

y saben que no es necesario
que alguien responda,

envían un último mensaje
moviéndolos a «BCC».

Son felizmente apartados
de cualquier caos futuro.

Y ustedes quedan como superhéroes:

acaban de salvar altruistamente su
bandeja de entrada de correos innecesarios

Estamos a punto de enviar
nuestro correo electrónico.

¿O no?

He dejado la cosa probablemente
más importante para el final

porque el momento en el cual se
envía un correo electrónico

debería tener tanta consideración
como la que se pone en su creación.

Lo primero es lo primero,

si es un correo electrónico de trabajo,
deben ceñirse a las horas laborales,

no manden correos a las 2
de la madrugada en pijama.

Una de las principales causas del
estrés causado por correos electrónicos.

es que no podemos evitarlo.

Exige mucho de nosotros,

especialmente ahora que
vamos todos por ahí

con mini computadoras en nuestro bolsillo.

Podemos revisar nuestro correo
en cualquier sitio y a cualquier hora.

Pero en lugar de sentirnos libres,
nos sentimos atrapados.

Se espera que siempre
estemos localizables.

Nunca podemos dejarlo.

La única forma de oponerse a esta
tendencia es comenzar a poner límites.

A menos que sea un cirujano del corazón,

seguramente no necesita estar
disponible todo el tiempo.

De hecho, probablemente
sea mejor si lo no está.

He revisado mis correos del trabajo en
algunos sitios increíblemente inapropiados

Así que deben ceñirse
a las horas laborales.

Ahora bien, podrían decir que el
destinatario debe decidir

cuándo revisar sus correos.

Pueden enviar un correo
a las 2 de la madrugada

pero no tienen que responder
hasta el día siguiente.

El problema es

que es más fácil decirlo que hacerlo.

Cuando tienen una notificación
de correo electrónico sin leer

echando humo en su bolsillo,

es muy tentador revisarlo.

Por lo tanto, está en el remitente
establecer una norma razonable

y demostrar buena etiqueta al hacerlo.

Así que ese es nuestro
correo electrónico completado.

Espero que me acompañen en difundir la
buena etiqueta de los correos electrónicos

y hacer que nuestras vidas digitales
sean un poco más fáciles.

Así que todo lo que me queda por hacer ya

es terminar este mensaje y despedirme.

¡Gracias!

(Aplausos)