Jason Fried : Pourquoi le travail ne se fait pas au travail

Jason Fried a une théorie radicale sur le travail; il affirme en effet que ce n'est pas au bureau qu'on travaille le mieux. Dans une allocution prononcée à la conférence TEDxMidwest, il révèle les principaux problèmes (les P et les R) qui entravent le travail au bureau et propose trois solutions pour y remédier.

Alors je vais vous parler de travail,

spécifiquement pouquoi les gens n'arrivent pas

à bien travailler au travail,

ce qui est un problème que nous éprouvons à peu près tous.

Mais commençons par le début.

Alors il y a des entreprises, des OSBL et des organismes caritatifs,

et toutes ces organisations

qui ont des employés

ou des bénévoles d'un genre ou l'autre.

Et elles s'attendent que ces gens qui travaillent pour elles

fassent un travail d'excellente qualité,

ou, à tout le moins,

de bonne qualité -- on peut l'espérer --

ou, idéalement, de très bonne qualité.

Et alors ce que ces groupes fassent habituellement, c'est qu'elles décident

que tous ces gens doivent se rassembler dans un même endroit

pour qu'ils fassent cet travail.

Donc une entreprise, ou une organisation bénévole, ou une organisation de n'importe quelle genre,

habituellement -- à moins que vous soyez vraiment chanceux

et que vous travailliez en Afrique --

la plupart des gens doivent se rendre au bureau tous les jours.

Alors ces entreprises,

elles construisent des bureaux.

Elles achètent un immeuble, ou elles louent un immeuble,

ou elles louent des locaux

et y installent des tas de choses.

Des tables, des bureaux,

des chaises, de l'équipement informatique,

des logiciels,

l'accès à Internet,

peut-être un frigo, peut-être quelques autres choses,

et elles s'attendent que leurs employés ou bénévoles

se rendent à cet endroit tous les jours pour y faire de l'excellent travail.

Il semble parfaitement raisonnable de demander cela.

Toutefois, si vous parlez vraiment aux gens

et vous posez vous-même la question,

et vous vous interrogez vous-même,

où préférez-vous honnêtement aller lorsque vous avez vraiment quelque chose à faire?

vous allez découvrir que les gens ne disent pas

ce que les entreprises pensent qu'ils vont dire.

Si vous posez aux gens la question: où est-ce-que vous avez vraiment besoins d'aller

quand vous avez besoin d'accomplir quelque chose?

Normalement vous obtiendrez trois différents genres de réponses.

Une est un endroit ou une pièce.

Une autre c'est un objet qui se déplace.

Une troisième est à un moment précis de la journée.

En voici quelques exemples.

Lorsque je pose cette question à des employés -- et cela fait environ 10 ans que je le fais --

Je leur demande : « Où allez-vous lorsque vous avez beaucoup de travail à faire? »

On me répond : « sur le balcon, la terrasse,

dans la cuisine.

J'entendrais des réponses comme dans une pièce inutilisée de la maison,

au sous-sol,

dans un café, à la bibliothèque. »

D'autres répondent : « à bord du train,

de l'avion, de la voiture ». En transit, donc.

D'autres me disent :

« Ce n'est pas l'endroit qui compte;

je travaille mieux très tôt le matin, très tard en soirée ou les week-ends. »

Pratiquement personne ne répond : « au bureau ».

Pourtant, les entreprises dépensent beaucoup pour ce cet endroit qui se nomme le bureau

et elles exigent que leurs employés y soient tous les jours.

et pourtant, les gens ne travaillent pas au bureau.

Qu'est-ce qui se passe?

Et pourquoi?

Pourquoi cela s'arrive?

En y regardant de plus près,

vous constaterez que les gens --

ce qui se passe, c'est que --

les gens vont au bureau

et échangent leur journée de travail

contre une série de périodes de travail.

Voilà ce qui se passe au bureau!

Finie la journée complète; la journée est maintenant morcelée.

C'est comme si en arrivant au bureau, vous passiez par un broyeur.

Vous y pénétrez et votre journée est hachée en morceaux.

Vous travaillez 15 minutes, puis ensuite 30 minutes,

puis vous êtes interrompu par quelque chose,

et vous devez changez de tâche, et après vous avez encore 20 minutes, puis c'est la pause repas.

Ensuite, vous devez passer à autre chose,

vous travaillez 15 minutes, puis un collègue vous pose une question.

Et vous arrivez à la fin de la journée,

vous faites le bilan

et constatez que vous n'avez avancé à rien.

Vous vous reconnaissez?

Ça vous est arrivé hier, peut-être?

Avant-hier, ou le jour d'avant?

Vous faites le bilan de la journée et vous dites « Je n'ai rien fait! ».

J’étais pourtant au bureau.

J’étais assis à mon poste, devant mon ordinateur coûteux.

J'ai utilisé le logiciel prescrit.

J'ai assisté aux réunions auxquelles j'ai été convoqué.

J'ai participé aux téléconférences. J'ai fait tous ces choses.

Mais je n'ai rien accompli comme tel.

J'ai fait seulement une série de tâches.

Aucun travail important n'a été accompli.

Et ce que vous constatez, surtout avec les gens créatifs --

par exemple concepteurs, programmeurs,

rédacteurs, ingénieurs,

penseurs --

que les gens ont vraiment besoin

de longues périodes sans interruption pour bien travailler.

Impossible de demander aux gens d’être creatifs en 15 minutes

et de bien réfléchir à un problème.

Vous aurez sans doute une idée ou deux,

mais, pour bien réfléchir à un problème et l'examiner sous tous ses angles,

il faut de longues périodes sans interruption.

Et même si un jour typique de travail c'est huit heures,

combien d'entre vous avez pu travailler 8 heures sans interruption au bureau?

7 heures?

6? 5? 4?

Quand avez-vous pu travailler 3 heures de suite au bureau?

2 heures? 1 heure, peut-être?

Très peu de gens peuvent prétendre

à de longues périodes de travail ininterrompu au bureau.

Et voilà pourquoi les employés travaillent à la maison

ou vont au bureau,

mais ils arrivent très tôt

ou y vont tard en soirée lorsque personne n'y est,

ou en fin de journée lorsque tout le monde a quitté, ou les week-ends,

ou ils travaillent à bord d'un avion,

ou dans la voiture ou le train

-- il n'y a alors aucun élément perturbateur.

En vérité il y a des éléments perturbateurs d'un genre différent,

mais ils ne sont pas les éléments perturbateurs vraiment mauvais.

que j'y reviendrai sur dans un instant.

Et ce phénomène

de périodes de travail morcelées

me rappelle un autre processus

qui ne fonctionne pas lorsqu'on est interrompu :

le sommeil.

À mon avis, le sommeil et le travail sont étroitement liés.

Non, je ne tiens pas à vous informer qu'on

peut faire l'un et l'autre en même temps.

Ce n'est pas ça du tout.

Je tiens à souligner

que le sommeil et le travail

se font par phases

ou par étapes.

On parle des étapes -- ou phases -- du sommeil.

Peu importe le vocabulaire utilisé,

le sommeil comporte 5 phases.

Pour arriver aux phases profondes -- celles qui comptent vraiment --

il faut passer par les phases initiales.

Et si votre sommeil est perturbé pendant les premières phases,

si on vous donne un coup de coude,

s'il y a du bruit ou un autre élément perturbateur,

il est impossible de poursuivre là où vous étiez.

Si on vous réveille,

vous devez recommencer.

Vous devez revenir aux phases précédentes.

Et voici le résultat -- vous avez sans doute déjà vécu cela.

Vous vous éveillez à sept ou huit heures le lendemain matin,

ou à l'heure habituelle de votre lever,

et vous constatez que vous n'avez pas bien dormi.

Vous êtes allé au lit, vous vous êtes allongé,

mais n'avez pas vraiment dormi.

La nuit, on dit qu'on dort,

mais, en réalité, on s'endort. Le sommeil vient avec

le temps. Il faut franchir les phases une à une.

Et si on vous dérange, vous ne dormez pas bien.

Comment peut-on s'attendre -- est-ce qu'on peut s'attendre à bien dormir

si on vous dérange constamment pendant la nuit?

La réponse est évidente.

On s'attend pourtant à ce que les gens travaillent bien au bureau

alors qu'ils sont constamment interrompus.

Peut-on vraiment s'attendre à ce qu'une personne fasse son travail

au bureau si elle est interrompue sans cesse?

De mon avis, cela n'a pas beaucoup de sens.

Alors c'est quoi ces éléments perturbateurs qui se

manifestent seulement au bureau?

Parce qu'il y en a aussi ailleurs,

par exemple regarder la télé,

faire une promenade,

grignoter à la cuisine,

s'asseoir au salon -- peu importe.

Certains patrons vous diront

qu'ils ne veulent pas que leurs employés travaillent à la maison

à cause de ces éléments perturbateurs.

Ce sont les mêmes

qui vous diront parfois

« Comment savoir si un employé travaille vraiment s'il n'est pas sur place? »

C'est tout à fait ridicule, mais les patrons aiment le dire.

Et je suis justement patron.

Je suis sensible à ce problème.

Nous devons y trouver une solution.

Mais on évoque encore trop souvent ces éléments perturbateurs.

« Je ne peux pas permettre à l'employé de travailler à la maison,

car il regardera la télé ou fera autre chose. »

Pourtant, ces éléments perturbateurs sont bénins,

car la personne le fait volontairement.

La personne a le choix de regarder ou non la télé.

C'est elle qui allume l'appareil.

C'est elle qui descendra au rez-de-chaussée ou ira faire une promenade.

Au bureau, la plupart des éléments et événements

qui entravent le travail des gens

sont imposés.

Voyons un peu ces éléments.

Les gestionnaires et les patrons

aiment nous faire croire que les véritables éléments perturbateurs

au bureau sont entre autres Facebook, Twitter,

Youtube et d'autres sites Web.

Ils iront même jusqu'à

bloquer l'accès à ces sites au bureau.

D'ailleurs, certains d'entre vous travaillent sans doute à des endroits où ces sites sont bloqués.

Sommes-nous en Chine? Quelle folie!

Un site Web est bloqué au bureau.

Ça y est! Le problème qui empêchait les gens de bien travailler est résolu!

C'est parce qu'ils consultaient Facebook et Twitter!

C'est ridicule! Ce n'est que de la poudre aux yeux!

Aujourd'hui, Facebook, Twitter et Youtube

remplacent les pauses fumeurs d'antan.

Il y a 10 ans, on n'empêchait pas les gens de s'arrêter 15 minutes

pour aller fumer.

Alors pourquoi se soucier de la consultation occasionnelle de Facebook,

de Twitter ou de Youtube?

Les problèmes du bureau ne sont pas là.

Les véritables problèmes sont

ce que j'appelle les P et les R,

c'est-à-dire les patrons et les réunions.

Ce sont les véritables éléments perturbateurs du bureau d'aujourd'hui.

C'est pourquoi il est difficile de bien travailler au bureau.

À cause des P et des R.

C'est curieux, mais si vous

faites la liste des endroits où les gens aiment travailler,

notamment la maison, la voiture, l'avion

ou en fin de soirée ou très tôt le matin,

vous n'y trouverez ni patron, ni réunion.

Il y a d'autres éléments perturbateurs, mais pas de patrons ni de réunions.

Ces éléments perturbateurs ne se trouvent pas ailleurs.

Mais ils se trouvent au bureau.

Les patrons sont essentiellement des gens

dont le travail consiste à vous interrompre.

Voilà l'essentiel de leur travail : vous interrompre.

Ils n'effectuent pas le travail comme tel.

Pour s'assurer que les autres font bien le travail, ils les interrompent.

Les patrons sont très nombreux de nos jours

et les employés de bureau aussi.

Il y a donc beaucoup d'interruptions à cause de tous ces patrons.

Ils se manifestent en vous disant « Bonjour, ça va? ».

« Où en êtes-vous? » et ainsi de suite.

Et ils vous interrompent toujours au pire moment,

au moment où vous faites le travail pour lequel on vous a embauché.

Ils ont tendance à perturber votre travail.

Ce n'est pas très bien.

Mais, il y a pire. La pire chose que fait le patron,

c'est de convoquer des réunions.

Les réunions sont tout simplement toxiques

et terribles. Elles empoisonnent

votre journée de travail au bureau.

C'est un fait.

Et les employés n'ont jamais l'idée de convoquer une réunion.

Ce n'est pas comme ça que ça marche.

Ça vient toujours du patron.

C'est lui qui réunit les employés.

Et il s'agit d'éléments terriblement perturbateurs pour les travailleurs.

Un patron peut décider de réunir

10 personnes sans préavis et

peu importe ce que chacun est en train de faire

10 personnes doivent cesser de travailler pour assister à la réunion.

Parmi les 10 personnes convoquées, combien sont prêtes à s'arrêter?

Et si l'une d'entre elles travaillait à une question capitale?

Et qu'une autre faisait avancer un travail important?

On leur dit subitement qu'elles doivent tout mettre en veilleuse

pour faire autre chose.

Elles se réunissent dans une salle de conférence

et elles discutent de choses qui n'ont pas vraiment d'importance.

Car, les réunions ne servent pas à faire du travail.

Les réunions servent à discuter du travail qu'on va faire plus tard.

Les réunions ont aussi tendance à se multiplier.

Une réunion mène donc à une autre réunion

qui, à son tour, mène à une autre réunion.

Souvent, la réunion compte un trop grand nombre de participants.

Et les réunions coûtent très cher à l'organisation.

Les entreprises considèrent souvent qu'une réunion d'une heure dure une heure,

mais c'est faux -- à moins qu'il n'y ait qu'un seul participant.

Si 10 personnes participent à une réunion, il s'agit en fait d'une réunion de 10 heures.

Donc, 10 heures de productivité potentielle sont retirées à l'organisation

pour cette rencontre d'une heure

qui aurait probablement pu se limiter à 2 ou 3 personnes

et ne prendre que quelques minutes.

Mais on préfère tenir une réunion prévue à l'horaire.

En effet, les réunions sont prévues en fonction des logiciels,

c'est-à-dire par tranche de 15, 30 ou 60 minutes.

Car on ne peut pas prévoir une réunion de 8 heures dans Outlook.

Impossible -- j'ignore en fait si c'est possible.

Vous pouvez réserver un bloc de 15, 30, 45 minutes ou d'une heure.

Et on a tendance à utiliser toute la période

alors que les choses pourraient aller beaucoup plus vite.

Les P et les R sont donc deux grands problèmes propres à notre lieux de travail,

surtout au bureau.

Ces fléaux n'existent pas ailleurs qu'au bureau.

J'ai donc quelques solutions

à vous proposer.

Que peuvent faire les patrons

-- les patrons compétents --

pour rendre le bureau plus propice au travail,

pour que le bureau soit le meilleur endroit où travailler et

que les employés se disent :

« Quand j'ai vraiment beaucoup à faire, je travaille au bureau. »?

Car les bureaux sont vraiment bien équipés.

Tout devrait y être pour favoriser l'avancement du travail.

Pourtant, les employés ne veulent pas y aller. Comment amorcer le virage?

J'ai trois solutions que je vais partager avec vous autres.

Il me reste à peu près trois minutes; ce sera donc parfait.

Vous connaissez sans doute déjà la formule des vendredis décontractés.

J'ignore si les gens font encore ce genre de chose.

Je propose donc les jeudis sans parole.

Disons...

un jeudi par mois.

On réserve une demi-journée, l'après-midi seulement -- une solution toute simple.

Donc, un jeudi après-midi par mois.

Le premier jeudi du mois, en après-midi seulement.

Personne au bureau n'a le droit de parler aux autres employés.

Le calme plat, un point c'est tout.

Et vous découvrirez

qu'une quantité phénoménale de travail se fait

lorsque personne ne se parle.

Ces périodes sont archi-productives,

car personne ne perturbe le travail de l'autre, personne ne les interrompt.

Et on peut offrir aux employés quatre heures de temps de travail sans interruption.

C'est le plus beau cadeau qu'on puisse leur offrir.

Mieux qu'un ordinateur.

Mieux qu'un nouvel écran. Mieux encore qu'un nouveau logiciel

ou que tout autre outil de travail usuel.

Offrir quatre heures de travail en silence au bureau,

c'est un cadeau d'une valeur inestimable.

Essayez-le pour vous en convaincre!

Et vous tenterez l'expérience plus souvent,

par exemple toutes les deux semaines

ou une fois par semaine.

Un après-midi par semaine, on ne se parle pas.

Vous verrez que ça fonctionne vraiment très bien.

Une autre expérience à tenter,

c'est de passer des communications

et de la collaboration en temps réel,

c'est-à-dire le travail fait en présence d'une autre personne,

la visite des collègues, les salutations, les réunions

et les remplacer par des méthodes en différé :

le courriel ou la messagerie instantanée, par exemple,

ou les produits de collaboration virtuelle.

Les gens vous diront que le courriel les dérange,

que la messagerie instantanée les dérange

et que tous les autres outils de ce genre les dérange.

Pourtant, ces outils dérangent seulement lorsqu'on choisit de l'être.

On n'a qu'à fermer le logiciel de messagerie -- mais impossible de faire ça avec un patron.

On peut fermer la messagerie instantanée.

On ne peut pas fermer son patron.

Vous pouvez désactiver ces éléments

et décider du moment où vous les consulterez, en temps opportun,

lorsque vous êtes libre de le faire et disponible.

Car le travail, comme le sommeil, se déroule par phases.

Vous franchirez des étapes d'intensification du travail,

puis en ressortirez progressivement.

Voilà peut-être le moment de vérifier votre messagerie électronique ou instantanée.

Et les urgences véritables sont très rares.

Peu de choses méritent une réponse immédiate.

Si vous êtes patron, invitez vos employés

à utiliser davantage la messagerie instantanée et le courriel

et les autres outils qu'on peut fermer

et auquel on peut revenir au moment opportun.

Enfin, la dernière proposition que j'aimerais vous faire,

c'est que si vous prévoyez bientôt une réunion et

si vous avez l'autorisation de le faire,

annulez-la tout simplement.

Nous sommes vendredi. La réunion du lundi

-- c'est la journée habituelle des réunions -- annulez-la.

Ne la reportez pas, non.

Il faut l'annuler complètement -- on l'oublie.

Et vous constaterez que la Terre n'aura pas cessé de tourner.

Vous aviez une multitude de points à discuter et de décisions à prendre

à 9 h lundi matin?

Oubliez-les tout simplement. Ne vous en faites pas; tout se passera très bien.

Vos collègues seront libres en début de journée; ils pourront réfléchir.

Et vous constaterez que les choses à traiter pendant la réunion

ne sont peut-être pas nécessaires.

Voilà donc mes trois propositions.

Pensez-y un peu.

Et j'ose espérer qu'une idée ou deux

étaient au moins assez provocatives

pour les gestionnaires, les patrons et les propriétaires d'entreprises,

et les coordonnateurs et les superviseurs

de lever le pied un peu

et d'accorder aux employés plus de temps pour accomplir leur travail.

Et je suis convaincu que vous y trouverez votre compte.

Merci de votre écoute!

(Applaudissements)