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こんにちは
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この動画では Electron Shop の
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David Burk さんをお迎えしています
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David さん こんにちは
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こんにちは
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この動画では David さんとお話しして
これまでの遍歴や
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特にチームに Asana を導入した
経緯をお聞きしたいと考えています
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チームのコミュニケーション方法を変えたり
仕事の管理方法を変えたりするような
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移行に苦労する企業を見てきたからです
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移行するのは
必ずしも簡単ではありませんから
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David さんの経験や意見を
ぜひお聞かせください
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まず Asana を使う前の
背景を簡単に教えていただけますか？
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ワークフローはどのようなものでしたか？
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他のツールを使用していましたか？
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Asana を使うようになった
ストーリーを教えていただけますか？
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いい質問ですね
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実際 いくつかの製品を試してみました
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Teamwork を試し
Trello を試し
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その後 Slack が
当社に合っていると考えて
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すべてを Slack で管理するようになりました
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しかし Slack に依存しすぎるあまり
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メンバーが次々と作業を割り当てるようになり
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そしてその作業依頼が
To Do リストに入っているのか
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それとも終わったのかを
確認できなくなりました
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そこで Asana に目を向けました
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第一印象としては
柔軟性が気に入りました
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本当に非常に柔軟です
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これはメリットでもデメリットでもあります
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柔軟なこと自体はメリットです
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しかしメンバーが自分勝手な使い方を
してしまいがちなのがデメリットです
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そうして Asana を選びました
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質問を続けてください
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はい 柔軟性とはつまり
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色々な使い方が
できるということですね
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私が気付いたことの一つは
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Asana ではタスク
つまりやることを管理しなくてもよい ということです
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顧客サービスの観点から
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クライアントの管理やサポートチケットの管理に
使用できます
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はい 柔軟なプラットフォーム
であることは賛成です
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そうですね 当社のプロジェクト管理手法は
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長年エージェンシービジネス向けでしたので
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期限までにやるべきことをやる
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という基本的なことだけやっていたのです
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なるほど
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そして すべてを
仕事の単位へと分解し
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責任者を割り当てることができるプラットフォーム
これは私たちが本当に求めていたものでした
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なるほど
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Trello や他のツールを試したと
おっしゃっていましたが
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誰が何の責任者なのかを
非常に明確に示すという点では
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要件を満たしていませんでしたか？
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そういった問題もありましたし
データの見せ方という問題もありました
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Asana でリストやカレンダーを見て
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高度な検索を使用して
検索を保存できるというアイデアは
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他の製品と比べて
並ぶもののないものでした
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確かに
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実はこれも
聞きたかったことなのですが
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先ほど柔軟性の話をされましたが
導入を決めるきっかけになった 機能はありましたか？
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高度な検索も
決め手になりましたか？
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はい 高度な検索は確実に決め手でした
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わかりました
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チームを Asana に移行するにあたっては
チームの規模が小さいという点で
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David さんのチームは
少し移行がやりやすかったと思います
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ですが その移行期間中に 直面した
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よくある課題や問題には
どのようなものがありましたか？
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そして 2 つ目の質問も してよければ
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それらの課題にどのように対処して
問題を解決しましたか？
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多くはごく一般的な
チェンジマネジメントの問題でした
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第一の対策は
早めにそして頻繁にアナウンスすることでした
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例えば「30 日後に大きな変更があります」と
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その 30 日間 毎日アナウンスし続けるのです
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何を変えるのかも説明します
「Asana に乗り換えます」と
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「前もって試してみてはいかがですか」
自分のペースで試せるようにしました
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そしてご存知のように
外部アドバイザーを採用しました
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とてもよかったです
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私がよく言うのは
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「未知の領域に足を踏み入れるなら
ガイドを雇うのが一番」ということです
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それだけの価値があります
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地元の知識には大きな価値があります
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ですから非常に効果的な投資でした
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Paul さん あなたは
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フレームワークと方法論を提供してくれました
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そのフレームワークと方法論を基にして
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私はいくつかのドキュメントを作成しました
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その中でも 2 つが重要です
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第一に Paul さんにしていただいた
トレーニングを録画しました
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新入社員は
その 1 時間のトレーニングを観ます
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第二に
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「Electron Shop 流 Asana の使い方」
というドキュメントを作成して
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当社特有の Asana の使い方を
すべて網羅しています
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そして第三のドキュメントは
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「Electron Shop 流ファイル命名システム」です
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すべてのファイル名は クライアント名で始まり
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末尾に決まったフォーマットの日付が付き
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そしてバージョン番号が付きます
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少し複雑になりますが
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バージョン番号にはクライアントのコードと
社内の枝番が付きます
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つまり 1.1 は 1.0 のクライアントの番号が
枝番の 1.1 になったものです
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これはファイルの最新版を管理するのに
とても役立ちます
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それは興味深い
少し話を戻しますが
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「30 日後の決まった日から
Asana を使い始めます」と
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アナウンスしたのですよね
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移行フェイズには何をしましたか？
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少しずつ使って
人々を巻き込もうとするような感じでしたか？
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なぜそのような方法を選択したのでしょうか？
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「それでは今日から始めます」と言うのではなく
時間をかけたのはなぜですか？
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もう少し詳しく教えてください
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私は Asana の無料版を導入しました
これは 15 人以下のチームに最適です
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そして一人ずつ引き入れていきました
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週に一度 制作会議などがあるときに
デモを行いました
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私は「面白いものを見つけたんだ
ちょっと見てくれないか？」などと言ったのです
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Paul さん 私もあなたのように
生産性や効率性に関心があります
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ですから 私はシステムの中で多くの時間を費やし
パートナーと様々なテストをしました
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私たち二人だけで
お互いにタスクを割り当て
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システムの様々な機能を
触ってみました
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Asana の「セクション」を
自分たち自身で理解しましたが
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見つけるのは難しかったです
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それは面白いですね
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私が様々な企業と仕事をした経験や
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私が勤めていた会社で
Asana を使った経験を思い返してみると
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David さんがチームに言った
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「30 日後にこれを使います」 といったことを
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それほど明確にできていなかったかもしれません
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ふわっと曖昧に展開していって
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「今日から始めますよ」と言って
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人々に使ってもらおうとしても
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なかなか使いこなすには至りません
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なぜならそれは新しく 怖いもので
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自分たちの仕事のやり方に
疑問を投げかけるものだからです
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チームに対して期待する内容が
明確ではないと
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導入が尻すぼみになったり
失敗することがあります
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しかし David さんの場合は
非常に明確にしていましたね
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「皆さん これを使います」
「もうすぐ電車が行ってしまうから 早く乗って」と
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とてもうまくいったようですね
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そうなんです
もう一つお話ししたいことがあります
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私はシステムに人を招いて
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基本的に自由に使ってもらえるようにしました
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そして次のように言いました
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「この日から メールで私に何かを送ってきても
私は答えません」
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なるほど 結果的にどうなりましたか？
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Asana にスムーズに入ることができましたか？
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それとも何通かのメールは引き続き来ましたか？
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(移行に) 約 1 か月かかりました
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1 か月ですか
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私たちは Slack も使っています
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Slack とメールでは どのように使い分けるか
という混乱が起きました
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それも「Electron Shop 流
Asana の使い方」で説明しています
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私は Asana が「記録のシステム」
であると説明しました
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Slack は確認や質問のため
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メールはクライアントとのやりとりに使います
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以上です
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なるほど これは本当に重要なことなので
まとめてみます
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多くの人々が ツールの使い分けについて
悩んでいると思います
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その対処法を実際に示したわけですね
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たくさんのツールがありますね
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誰かがメールや Slack メッセージを
送ってきた場合
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どこで何を確認すればよいのか迷います
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David さんがうまくやったことは
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何がどこに入るのかを
明確に分けたことだと思います
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メールはクライアントとのやりとりに とは
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社外とのコミュニケーションということですか？
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そのとおりです
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Slack を使うか Asana を使うか
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基本的にすべてのコミュニケーションを
Asana でしていますか？
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インフォーマルなものだけを
Slack でしていますか？
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どのように使い分けていますか？
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タスクに関連するコミュニケーションは
すべて Asana でやりとりします
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なるほど
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Slack は 例えば
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「今クライアントと電話中なのですが
この数字を教えてもらえませんか？」とか
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「このファイルの場所を忘れてしまって
Asana でも見つかりません
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場所を教えていただけますか？」
といったコミュニケーションに使います
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ちょっとした確認に使うのです
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30 秒くらいの用件に使います
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私たちが Asana でやろうとしているのは
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物事を 2 分から 5 分でできる
仕事の単位に分解することです
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Slack は 30 秒のツールです
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とてもいいですね
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よい分け方だと思います
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つまり チーム内で 仕事に関して
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必要なコミュニケーションがあるとしましょう
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それはおそらく
コミュニケーションの大部分ですよね
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80% くらいでしょうか
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タスクに紐づいているので
Asana に入れるべきですね
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やるべきことと結びついています
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一方 Slack はちょっとした質問をする
コミュニケーションツールで
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誰かに質問や確認をするのに使います
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これは本当によい方法だと思います
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この 2 つを分けることで
移行に行き詰まることもなければ
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David さんが Slack で送ってきたのか
Asana で送ってきたのかわからない
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というモヤモヤもなくなります
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それについて他にもいくつか
思い浮かぶことがあります
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一つは
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メールは
社外コミュニケーションのためと言いましたね
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クライアントからは
毎日のようにメールが来るのですが
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いくつかのタスクが メールで来たとします
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これを変えてください
あれをしてください
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このタイプミスを直してください
と言われました
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私はそれらを Slack で別々のタスクにするか
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「これらを修正してください」という
1 つのタスクにして
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そのメールを Asana に貼り付けます
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Asana の素晴らしい点は
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アカウンタビリティ (明確な説明責任)
にあるからです
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逃れることはできません
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自分にタスクが割り当てられたら
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それを実行するか
他の人に割り当てるか
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自分の割り当てを解除するか
どれかを選ぶ必要があります
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そうですね 完全に同感です
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誰がボールを持っているのか
非常に透明性が高く
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誰かのアカウントをクリックするだけで
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どのくらいの仕事が進んでいるのか
正確に確認できるからです
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隠すことはできません
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人によってはちょっと怖いと
感じるかもしれませんね
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みんな自分が何をしているのか見れるから
仕事のペースをつかまなくちゃいけない
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とてもよいと思います
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毎週 制作会議を開いていて
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その会議には Harvest で行う
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予算レビューが含まれています
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なるほど
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各アカウントで
費やしている時間を確認します
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会議の残りは 基本的に Asana での
未完了タスクをすべて確認することです
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一件ずつ確認します
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また従業員ごとに検索条件を保存しています
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「○○さんの未完了タスク」といった具合ですね
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ですから 彼らと 1on1 で話すときには
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「このタスクは行き詰まっているようですね」とか
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「仕事が多すぎるのでは？」と話しかけます
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この会話から生まれる気付きも多くあります
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もう 1 つ
ここで聞いておきたい質問があります
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Asana で解決したビジネス上の問題には
どのようなものがありましたか？
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マネージャーやリーダーとして
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従業員との関わりについての問題も
解決できそうですね
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従業員を呼び出して
「仕事をやっていませんね」と言うのではなく
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David さんが言ったように
「どこで仕事が止まってしまっていますか？」
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「どのようなサポートが必要ですか？」
と問いかけられるのです
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そしてその見える化を
可能にしてくれるのが Asana です
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そのとおりです
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ここではもっと大きな
本当に重要な問題があると思います
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それはエンゲージメント
従業員の当事者意識やモチベーションです
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全員が自分のタスクを更新していて
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すべての期限を守っていれば
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全員が活力をもって仕事をしていることがわかります
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鎖の強さは一番弱い輪で決まるのです
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タスクをいつも期限を少し過ぎてから
完了している人がいるとします
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毎週の制作会議では
私もそれを見ていますから
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会議を始める前に
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「全員がきっとタスクの期限を
更新していますよね」 と言います
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なるほど
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この言葉はエンゲージメントについて
強いメッセージを持ちます
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アカウンタビリティは非常に重要ですから
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私の個人的な哲学では
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アカウンタビリティは
組織にとって非常にポジティブなものです
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人々は
誰かがサボっているのを好まないからです
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そうですね
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マネージャーだけでなく
従業員も
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「私は一生懸命働いているのに
この人は自分の仕事をしていない」
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という状況では
「ずるい」「怠けている」と感じます
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なるほど 興味深い
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Asana を使って解決した重要な問題で
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他に思い当たるものはありますか？
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ファイルのバージョン管理があります
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タスクに添付されている
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ファイルのバージョンを更新した場合は
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タスクに添付されていたものを削除し
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最新のものを添付するようにしています
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だから最新版がいつも Asana にあります
これは大きかったですね
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そして従業員のパフォーマンスと
リソースの配分については
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Asana システム内に
その指標がたくさんあります
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それらが大きな問題だったと言えるでしょう
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推測ですが
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システムのおかげで
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私たちの生産性は 20% 向上しました
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どのようなタスクが存在しているのか
誰もが知っているので
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私の指示を待つことなく
行動できています
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すべてがリストになっていますから
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リストから選べるわけですね
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20% というのも
立派な数字ですね
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そして...
クライアントとの仕事について 言及していましたが
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Asana ではどのような種類の作業を
トラッキングしていますか？
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仕事にクライアントが関わっていますので
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ビジネスの計画やプロジェクトを考える上で
大事な要素だと思います
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Asana で ビジネスを
どのように扱っていますか？
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現在 Asana でトラッキングしている
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仕事について お話しいただけますか？
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社内プロジェクトについてですか？
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いいえ 一般的な質問です
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社内プロジェクトについてでも
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クライアントとのプロジェクトについてでも
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主にどのようなことに
Asana を使っていますか？
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私たちが使っているフレームワークに関係するので
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まずそれについて お話しさせてください
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私は Asana で一番混乱する言葉は
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「チーム」だと思います
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まず私の会社である
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Electron Shop が
「組織」ですよね
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その下にある「チーム」は
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当社の場合 クライアントを中心に
組織されています
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ですからチームには
クライアントの名前を付けています
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その下にプロジェクトがあり
その中にタスクがあります
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Asana が私たちに適している理由をお話しします
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私たちはデジタルエージェンシーなので
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他分野を横断するタスクが進行しています
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分野横断型のチームが
1 つのプロジェクトで協力しているのです
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私たちのプロジェクトの種類は多岐に渡ります
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ところで Paul さん
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私たちは最近リリースされたばかりの
テンプレート機能を試してみるつもりです
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素晴らしい
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つまり私たちの仕事は
ウェブサイトの開発であったり
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毎週のメール配信であったり
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統合されたコンテンツカレンダーであったり
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ブログ記事であったり
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執筆作業であったり
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広告や有料広告であったりするわけです
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実際私たちは 非常に幅広いことを行っています
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繰り返しになりますが Asana は非常に柔軟です
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ほとんどすべてのものを
Asana で管理できます
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広告など色々なものを
Asana に保管しようと思います
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いいですね
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David さん ありがとうございました
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Asana をどのように使用しているか
どのような課題に直面してきたか
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興味深いお話でした
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最後にこの動画をご覧になっている方に
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アドバイスがあればお願いします
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例えば Asana を使っている方で
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今チームのオンボーディングをしている方に
おすすめすることはありますか？
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どうしたら Asana を
もっと効果的に使えるようになるのか
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チームで Asana を
うまく活用できるようになるのか
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考え始めた方に
アドバイスをお願いします
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2 つあります
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一つは Paul さんが教えてくれたことですが
メールの通知をオフにすることです
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そうですね
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もう一つは メール通知をオフにする場合
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1 時間に一度 毎正時に
メールの受信箱をチェックするという
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ルールに従う必要があります
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メールを忘れて 完全に使わないことはできません
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受信箱はすべての重要な出発点です
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クライアントと仕事をしていて
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毎正時に受信箱をチェックするというシステムを伝えて
採用してもらうと
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その方が Asana の定着率がずっと高いのです
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素晴らしいヒントです
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多くの人々が直面している
共通の問題の対処法だと思います
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それは 自分が何をすべきなのか
自分が今何に取り組んでいるのか
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最新情報はどこにあるのか
わからないという問題です
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それらを知ることができるのが
受信箱ですが
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その受信箱でメールを受け取ることで
多くの雑音とストレスが生まれてしまいます
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ですから通知をオフにしましょう
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そして対応が終わったら
通知やメールをアーカイブしましょう
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つまり受信箱というのは
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現在進行中のアクティブな作業のみを
含んでいるべきです
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例えば まだ返事をしていないコメントや
もちろん新着通知もそうですね
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David さん
素晴らしいヒントをありがとうございました
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お招き ありがとうございました
