WEBVTT

00:00:12.869 --> 00:00:16.276
Θα σας μάθω πώς να γράφετε 
ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

00:00:16.571 --> 00:00:18.082
Δεν σας κάνω πλάκα.

00:00:18.632 --> 00:00:22.392
Μάλλον πιστεύετε ότι είστε εξπέρ
στα ηλεκτρονικά μηνύματα.

00:00:22.400 --> 00:00:25.472
Γράφετε ηλεκτρονικά μηνύματα
εδώ και χρόνια, δεκαετίες.

00:00:25.472 --> 00:00:28.231
Περνάτε το μεγαλύτερο μέρος 
του εργασιακού σας ωραρίου

00:00:28.231 --> 00:00:32.092
με τη σύνταξη, αποστολή, λήψη 
και απάντηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

00:00:32.092 --> 00:00:34.172
Τα εισερχόμενα είναι σαν το σπίτι σας.

00:00:34.582 --> 00:00:38.802
Βρίσκομαι όμως εδώ να σας πω 
ότι μάλλον δεν το κάνετε σωστά.

00:00:39.242 --> 00:00:40.121
Μην ανησυχείτε

00:00:40.121 --> 00:00:42.432
γιατί στα επόμενα 15 λεπτά περίπου,

00:00:42.432 --> 00:00:45.361
θα σας κάνω μια λεπτομερή ξενάγηση

00:00:45.361 --> 00:00:48.542
στις επιταγές της εθιμοτυπίας 
της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

00:00:49.821 --> 00:00:52.541
Καταρχάς ας γυρίσουμε λίγο πίσω.

00:00:52.541 --> 00:00:56.592
Γιατί ενδιαφέρομαι τόσο πολύ 
για ό,τι γίνεται στα Εισερχόμενά σας;

00:00:57.410 --> 00:01:00.931
Για πολλούς από εμάς το ηλεκτρονικό 
ταχυδρομείο είναι ο βασικός τρόπος

00:01:00.931 --> 00:01:03.434
που επικοινωνούμε μεταξύ μας 
στην εργασία μας.

00:01:03.434 --> 00:01:04.928
Και ο λόγος είναι σοβαρός:

00:01:04.928 --> 00:01:08.872
Είναι γρήγορο. Είναι εύκολο. Είναι βολικό.

00:01:09.503 --> 00:01:12.352
Αλλά υπάρχει ένα ζήτημα.

00:01:12.730 --> 00:01:16.359
Παρόλο που η ηλεκτρονική αλληλογραφία 
είναι φαινομενικά ο ευκολότερος τρόπος

00:01:16.359 --> 00:01:18.261
για να επικοινωνούμε κατά την εργασία,

00:01:18.277 --> 00:01:21.382
είναι επίσης έντονα αγχωτικό.

00:01:22.000 --> 00:01:25.692
Κάλλιστα μπορεί να είναι 
ο ταχύτερος τρόπος διεκπεραίωσης,

00:01:25.932 --> 00:01:29.624
κι όμως αφήνει την αίσθηση 
ότι μας παίρνει πάρα πολύ χρόνο.

00:01:29.764 --> 00:01:35.009
Σπανίως θα ακούσετε κάποιον να παραπονεθεί
ότι έχουν πολύ λίγα μηνύματα αδιάβαστα.

00:01:35.923 --> 00:01:39.972
Συνεπώς, η φιλοσοφία μου για το πρωτόκολλο
των ηλεκτρονικών μηνυμάτων

00:01:40.022 --> 00:01:44.211
διέπεται από μια βασική αρχή:

00:01:44.972 --> 00:01:49.291
να μειώσουμε το άχθος της ηλεκτρονικής
αλληλογραφίας στο ελάχιστο δυνατόν.

00:01:50.743 --> 00:01:52.302
Στην πιο απλή του μορφή,

00:01:52.343 --> 00:01:55.391
μπορεί να σημαίνει μείωση του αριθμού
των μηνυμάτων που στέλνετε

00:01:55.391 --> 00:01:57.621
και την αποστολή τους σε λιγότερα άτομα -

00:01:57.812 --> 00:02:00.403
πατήστε «Απάντηση σε όλους»
με δική σας ευθύνη.

00:02:00.834 --> 00:02:02.652
Όταν στέλνετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα,

00:02:02.652 --> 00:02:05.782
κάντε το όσο πιο σύντομο 
και εύκολο είναι δυνατόν

00:02:05.782 --> 00:02:08.061
για να μπορεί να 
το διαχειριστεί ο παραλήπτης.

00:02:08.421 --> 00:02:11.261
Έχοντας υπόψιν αυτόν τον χρυσό κανόνα,

00:02:11.261 --> 00:02:17.017
ας γράψουμε μαζί ένα ηλεκτρονικό μήνυμα
αρχίζοντας με τον «Χαιρετισμό».

00:02:17.981 --> 00:02:20.414
Ένα γεια σου και το μικρό όνομα
μάλλον είναι αρκετό.

00:02:20.414 --> 00:02:22.874
Είναι 2019 πλέον. Όλοι φίλοι είμαστε.

00:02:23.583 --> 00:02:26.233
Ο τρόπος συμπεριφοράς 
στα email έχει εξελιχθεί.

00:02:26.603 --> 00:02:29.234
Μια φορά κι έναν καιρό, 
ίσως ήταν εθιμοτυπικά πρέπον

00:02:29.234 --> 00:02:32.693
να βλέπουμε το email ως ψηφιακή έκδοση 
της παραδοσιακής επιστολής

00:02:32.693 --> 00:02:35.422
και να απευθυνόμαστε 
στον παραλήπτη ως «Αγαπητέ».

00:02:36.013 --> 00:02:39.793
Σήμερα όμως τα περισσότερα ηλεκτρονικά
μηνύματα, ειδικά στο εργασιακό πλαίσιο,

00:02:39.793 --> 00:02:43.343
μοιάζουν περισσότερο με αυτοκόλλητα
σημειώματα παρά σαν εκτενείς επιστολές.

00:02:43.793 --> 00:02:46.440
Στην πραγματικότητα, ως τέτοια ξεκίνησαν.

00:02:46.875 --> 00:02:48.364
Τα πρώτα πρώτα μηνύματα

00:02:48.364 --> 00:02:52.653
που στέλνονταν μεταξύ υπολογιστών 
του δικτύου ARPANET τη δεκαετία του '70,

00:02:52.653 --> 00:02:54.987
πριν το Διαδίκτυο 
όπως το γνωρίζουμε σήμερα,

00:02:55.266 --> 00:02:58.953
ήταν πιο πρακτικές ενημερώσεις 
μεταξύ συναδέλφων

00:02:58.953 --> 00:03:01.462
παρά επιστολές με πλήρη σύνταξη.

00:03:02.402 --> 00:03:05.655
Γι' αυτό αφήστε το «Αγαπητέ» 
και το αξίωμα και τη θέση κάποιου

00:03:05.655 --> 00:03:07.539
για πιο επίσημες περιστάσεις,

00:03:07.539 --> 00:03:10.542
όπως μια επίσημη ενημέρωση 
ή μια πρόσκληση.

00:03:11.252 --> 00:03:13.514
Επίσης δεν χρειάζεται να λέτε «Γεια»

00:03:13.514 --> 00:03:16.232
κάθε φορά που απαντάτε 
σε ανταλλαγή μηνυμάτων σε εξέλιξη,

00:03:16.232 --> 00:03:18.273
ειδικά όταν έχει έντονη δραστηριότητα.

00:03:18.712 --> 00:03:22.512
Αν έχετε διαρκή συνομιλία με κάποιον, 
συμπεριφερθείτε αναλόγως.

00:03:22.776 --> 00:03:28.444
Δεν χρειάζεται να διακόπτετε 
με γεια, γεια, γεια, γεια -

00:03:29.324 --> 00:03:31.934
Ο εμπειρικός μου κανόνας
είναι να ακολουθείτε τον ήλιο:

00:03:31.934 --> 00:03:34.593
εάν η συζήτηση διαρκεί πολλές ημέρες,

00:03:34.593 --> 00:03:37.963
πείτε «Γεια» μετά
από κάθε ανατολή του ηλίου.

00:03:38.834 --> 00:03:40.803
Αυτό όμως ήταν το εύκολο κομμάτι.

00:03:41.033 --> 00:03:45.952
Ας στρωθούμε στη δουλειά περνώντας
στο «Σώμα» του μηνύματός μας.

00:03:47.083 --> 00:03:50.683
Εννοείται ότι στέλνετε μηνύματα 
για θέματα κάθε είδους,

00:03:50.683 --> 00:03:53.783
προσπαθώντας να επικοινωνήσετε
διαφόρων ειδών συναισθήματα.

00:03:53.783 --> 00:03:58.512
Έτσι εδώ έχουμε ευρύτερα περιθώρια κίνησης
ωστόσο υπάρχουν κάποιοι κανόνες.

00:03:59.413 --> 00:04:03.295
Πρώτον, ας ξαναδούμε τον βασικό μας στόχο:

00:04:03.295 --> 00:04:07.783
τη μείωση του άχθους του email, 
τη μείωση του άγχους του email.

00:04:08.158 --> 00:04:10.603
Αυτό σημαίνει «Μείνετε στην ουσία» -

00:04:10.790 --> 00:04:14.328
προσπαθήστε να είστε πάντα 
συνοπτικοί και ακριβείς.

NOTE Paragraph

00:04:14.515 --> 00:04:15.903
Όσον αφορά τα email,

00:04:15.903 --> 00:04:19.164
η τήρηση του πρωτοκόλλου 
δεν αποσκοπεί στην ωραία εμφάνιση,

00:04:19.164 --> 00:04:22.454
αλλά στον σεβασμό του χρόνου 
των άλλων ανθρώπων.

00:04:23.374 --> 00:04:26.694
Στην έρευνα για το πρόσφατο βιβλίο μου
για το ψηφιακό πρωτόκολλο,

00:04:26.811 --> 00:04:29.124
μίλησα με τον Μέρλιν Μαν,

00:04:29.124 --> 00:04:31.784
Αμερικανό συγγραφέα και ποντκάστερ.

00:04:32.354 --> 00:04:35.685
Είναι ο άνθρωπος που επινόησε 
τον όρο «Εισερχόμενα μηδέν».

00:04:35.685 --> 00:04:37.025
Αν δεν τον έχετε ακούσει,

00:04:37.025 --> 00:04:41.064
βασικά είναι μια μέθοδος για να έχετε τον 
έλεγχο των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων σας.

00:04:41.064 --> 00:04:42.584
Δεν θα επεκταθώ σε αυτό τώρα,

00:04:42.584 --> 00:04:46.506
αλλά αν σας κατακλύζουν τα εισερχόμενα,
θα αλλάξει τη ζωή σας.

00:04:47.024 --> 00:04:48.843
Τέλος πάντων, όταν τον ρώτησα

00:04:48.875 --> 00:04:52.181
τι θεωρούσε εθιμοτυπικώς πρέπον 
για την ηλεκτρονική αλληλογραφία,

00:04:52.196 --> 00:04:56.343
αυτός είπε, «Θεώρησε δεδομένο
ότι όλοι με τους οποίους επικοινωνείς

00:04:56.343 --> 00:04:59.944
είναι εξυπνότεροι από εσένα,
νοιάζονται περισσότερο από σένα,

00:04:59.944 --> 00:05:02.254
και είναι πιο πολυάσχολοι από εσένα».

00:05:02.444 --> 00:05:04.476
Θεωρώ ότι είναι υπέροχη συμβουλή.

00:05:04.955 --> 00:05:10.332
Έτσι, τέρμα η πολυλογία. Τέρμα η αργκό. 
Τέρμα η ανούσια ψιλοκουβεντούλα.

00:05:10.602 --> 00:05:13.693
Δεν χρειάζεται να ενδιαφέρεστε
για την υγεία των παραληπτών σας

00:05:13.693 --> 00:05:15.484
σε κάθε μήνυμά σας.

00:05:16.305 --> 00:05:20.465
Εν τούτοις, υπάρχει πιθανότητα 
να γίνουμε υπερβολικά συνοπτικοί.

00:05:20.465 --> 00:05:24.834
Υπάρχει μια λεπτή γραμμή 
μεταξύ συντομίας και αγένειας.

00:05:25.268 --> 00:05:27.904
Σας έχει έρθει ποτέ
ένα τέτοιο ηλεκτρονικό μήνυμα,

00:05:27.904 --> 00:05:31.011
ίσως από το αφεντικό ή κάποιον 
ανώτερό σας στην εργασία σας;

00:05:31.011 --> 00:05:32.931
[Εντάξει]

00:05:33.251 --> 00:05:34.739
Ή ίσως κάτι τέτοιο;

00:05:34.739 --> 00:05:36.129
[Ελήφθη]

00:05:36.373 --> 00:05:37.368
Ή σαν αυτό;

00:05:37.368 --> 00:05:38.558
[Συμφωνώ]

00:05:38.748 --> 00:05:41.626
Το κλασικό μονολεκτικό μήνυμα.

00:05:41.626 --> 00:05:43.305
Και αν αυτό σας φαίνεται άσχημο,

00:05:43.305 --> 00:05:47.213
είναι ευρέως γνωστό ότι ο Τζεφ Μπέζος,
διευθύνων σύμβουλος της Amazon,

00:05:47.213 --> 00:05:50.095
προωθεί μηνύματα πελατών 
στους εργαζόμενούς του

00:05:50.106 --> 00:05:53.375
όχι μόνο με μία λέξη,
αλλά με έναν χαρακτήρα:

00:05:53.375 --> 00:05:54.975
[ ; ]

00:05:55.555 --> 00:05:57.030
το ερωτηματικό.

00:05:57.030 --> 00:05:59.786
Φανταστείτε να σας έρχεται
αυτό το ηλεκτρονικό μήνυμα.

00:06:00.913 --> 00:06:02.425
Σε αυτές τις περιπτώσεις

00:06:02.425 --> 00:06:06.556
η συντομία έχει σαφώς υπερβεί 
τα όρια προς την αγένεια.

00:06:06.556 --> 00:06:10.074
Όσο πολυάσχολος και να είστε, μπορείτε
να πείτε «παρακαλώ» ή «ευχαριστώ».

00:06:10.101 --> 00:06:13.476
Αντ' αυτού, τέτοια email μοιάζουν 
μάλλον σαν επίδειξη δύναμης.

00:06:13.596 --> 00:06:15.005
Αυτός που τα στέλνει

00:06:15.005 --> 00:06:18.755
προσπαθεί να σας δείξει 
πόσο πολυπράγμων είναι.

00:06:18.845 --> 00:06:20.755
Και αυτό δεν είναι πολύ ευγενικό.

00:06:21.600 --> 00:06:24.926
Άλλο ένα πρόβλημα αυτών των email
είναι η έλλειψη χρήσιμων πληροφοριών.

00:06:25.283 --> 00:06:28.506
Το μήνυμα είναι σύντομο 
αλλά όχι απαραίτητα εύκολα διαχειρίσιμο.

00:06:28.506 --> 00:06:30.516
Τι μπορείτε να το κάνετε;

00:06:30.667 --> 00:06:31.707
Ως παραλήπτης,

00:06:31.777 --> 00:06:35.576
αναμένεται από εσάς να απαντήσετε,
να προβείτε σε κάποια ενέργεια;

00:06:35.666 --> 00:06:37.857
Δεν είναι σαφές.

00:06:38.865 --> 00:06:41.515
Όταν στέλνετε ένα email,
για να μειώσετε το άχθος του,

00:06:41.515 --> 00:06:44.153
πρέπει να συμπεριλάβετε
όλες τις σχετικές πληροφορίες

00:06:44.153 --> 00:06:46.964
και να σιγουρευτείτε ότι αυτό 
θα γίνει από το πρώτο μήνυμα.

00:06:46.964 --> 00:06:49.815
Είναι μεγάλο ατόπημα να στέλνετε
διπλά ηλεκτρονικά μηνύματα.

00:06:49.915 --> 00:06:52.765
Παράλληλα με την έλλειψη 
ουσιαστικής πληροφόρησης,

00:06:52.839 --> 00:06:58.486
το πρόβλημα με τα υπερλακωνικά email είναι
η έλλειψη συναισθηματικής πληροφόρησης.

00:06:59.299 --> 00:07:01.365
Είναι ένα μεγάλο πρόβλημα των email

00:07:01.365 --> 00:07:04.446
καθώς και πολλών μορφών 
ψηφιακής επικοινωνίας.

00:07:04.726 --> 00:07:10.075
Καθώς διεκπεραιώνεται μέσω κειμένου, 
είναι δύσκολο να αποδώσει το συναίσθημα.

00:07:10.266 --> 00:07:12.786
Δεν υπάρχει κανένα
από τα μη γλωσσικά σήματα

00:07:12.786 --> 00:07:15.164
που χρησιμοποιούμε
συνομιλώντας στην κανονική ζωή

00:07:15.164 --> 00:07:17.107
για να του μεταδώσουμε όσα επιθυμούμε,

00:07:17.107 --> 00:07:20.597
όπως οι εκφράσεις του προσώπου, 
ο τόνος της φωνής ή η γλώσσα του σώματος.

00:07:21.236 --> 00:07:24.986
Έτσι το ηλεκτρονικό μήνυμα
είναι εύκολο να παρερμηνευτεί.

00:07:25.213 --> 00:07:30.389
Εκείνο το «ΟΚ» είναι χαρούμενο, 
λυπημένο, φθονερό, θυμωμένο;

00:07:30.727 --> 00:07:32.436
Δύσκολα θα το καταλάβετε.

00:07:32.722 --> 00:07:34.217
Έτσι όταν γράφετε ένα email,

00:07:34.217 --> 00:07:37.837
ξαναδιαβάστε το και φροντίστε
να μην μπορεί να παρερμηνευθεί,

00:07:38.230 --> 00:07:41.777
και χρησιμοποιήστε 
όλα τα διαθέσιμα γλωσσικά εργαλεία

00:07:41.786 --> 00:07:45.078
για να προσπαθήσετε να επικοινωνήσετε
τη συναισθηματική σας πρόθεση.

00:07:45.210 --> 00:07:49.317
Ακόμη κι ένα απλό σημείο στίξης 
μπορεί να κάνει τη διαφορά.

00:07:49.317 --> 00:07:51.077
Ρίξτε μια ματιά εδώ.

00:07:51.517 --> 00:07:53.757
Ποιο από αυτά θα θέλατε
να λάβετε περισσότερο

00:07:53.757 --> 00:07:56.545
και πιο λιγότερο;

00:07:57.845 --> 00:08:02.396
Εγώ θα ήθελα περισσότερο το δεύτερο.
Είναι ένα πολύ ενθουσιώδες ευχαριστώ.

00:08:02.956 --> 00:08:05.877
Λιγότερο θα ήθελα να λάβω το τρίτο.

00:08:05.877 --> 00:08:10.106
Εκείνη η τελεία δείχνει κάτι 
πολύ τελεσίδικο, έτσι δεν είναι;

00:08:11.132 --> 00:08:15.826
Παρεμπιπτόντως, γι' αυτό μου αρέσουν πολύ 
οι φατσούλες emoji στα email,

00:08:16.271 --> 00:08:18.756
με την προϋπόθεση
ότι το θέμα δεν είναι πολύ επίσημο.

00:08:18.888 --> 00:08:21.987
Οι φατσούλες τα καταφέρνουν υπέροχα
να μεταφέρουν το συναίσθημα.

00:08:21.987 --> 00:08:25.317
Βασικά είναι το ψηφιακό υποκατάστατο
της έκφρασης του προσώπου,

00:08:25.618 --> 00:08:29.587
και θα πρέπει να χρησιμοποιούμε 
κάθε εργαλείο που έχουμε

00:08:29.587 --> 00:08:32.107
ώστε να αποφύγουμε να παρεξηγηθούμε.

00:08:32.785 --> 00:08:37.806
Τώρα πάμε στο κομμάτι 
που οι περισσότεροι κάνουν λάθη:

00:08:38.805 --> 00:08:40.087
τον Αποχαιρετισμό.

00:08:41.397 --> 00:08:43.143
Θα το πω απλά.

00:08:43.548 --> 00:08:47.537
Υπάρχει ένας σωστός αποχαιρετισμός
για τα ηλεκτρονικά μηνύματα.

00:08:47.977 --> 00:08:51.312
Είναι «Σας εύχομαι τα καλύτερα».

00:08:52.185 --> 00:08:55.357
Επίσης αποδεκτά είναι τα «Ευχές» 
και «Τις καλύτερες ευχές μου».

00:08:55.537 --> 00:08:56.728
Κάτι άλλο;

00:08:57.102 --> 00:08:58.746
Λυπάμαι, όχι.

00:08:59.411 --> 00:09:00.982
Το «Ειλικρινά δικό σας»;

00:09:01.333 --> 00:09:02.583
Πολύ επίσημο.

00:09:02.987 --> 00:09:03.996
«Δικός σας»;

00:09:04.356 --> 00:09:05.866
Πολύ οικείο.

00:09:06.656 --> 00:09:07.762
«Γεια»;

00:09:08.029 --> 00:09:11.922
Καλό είναι για φίλους αλλά πολύ άνετο 
για επαγγελματικά θέματα.

00:09:12.284 --> 00:09:13.618
«ΚΕ» (καλύτερες ευχές);

00:09:13.618 --> 00:09:14.768
Κακόγουστο.

00:09:15.048 --> 00:09:16.417
«Ευγενείς χαιρετισμούς»;

00:09:16.417 --> 00:09:18.127
Πομπώδες.

00:09:19.347 --> 00:09:21.007
Όλοι αυτοί είναι απαίσιοι,

00:09:21.367 --> 00:09:25.719
αλλά ο λιγότερο αγαπημένος μου 
αποχαιρετισμός είναι

00:09:26.093 --> 00:09:28.213
«Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων».

00:09:31.455 --> 00:09:33.787
Τι κακό έχει το
«Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων»;

00:09:34.446 --> 00:09:36.758
Είναι απίστευτα υποκριτικό.

00:09:36.758 --> 00:09:39.309
Δεν μπορείς να ευχαριστείς 
κάποιον για κάτι που έκανε

00:09:39.309 --> 00:09:41.179
πριν καν συμφωνήσει να το κάνει.

00:09:41.179 --> 00:09:43.838
Αυτό δεν είναι ευγνωμοσύνη.

00:09:44.398 --> 00:09:47.753
Το «Ευχαριστώ εκ των προτέρων»
σε ένα email, στην ουσία λέει,

00:09:47.945 --> 00:09:51.134
«Ξέρεις, δεν είναι δική σου επιλογή 
αν θα το κάνεις ή όχι».

00:09:51.134 --> 00:09:52.654
(Γέλια)

00:09:53.431 --> 00:09:57.817
Επιλέγοντας «Τις καλύτερες ευχές μου»
δεν πρόκειται να κάνετε λάθος.

00:09:57.817 --> 00:10:00.193
Και πρέπει να το γράφετε κάθε φορά.

00:10:00.193 --> 00:10:03.098
Το να βασίζεστε στην αυτόματη υπογραφή
να το γράψει για εσάς

00:10:03.098 --> 00:10:05.258
είναι το αποκορύφωμα της τεμπελιάς.

00:10:05.268 --> 00:10:08.827
Επιπλέον, κάποια προγράμματα ηλεκτρονικού
ταχυδρομείου δεν το εμφανίζουν.

00:10:08.875 --> 00:10:11.097
Μιας και φτάσαμε στην ψηφιακή υπογραφή,

00:10:11.097 --> 00:10:14.586
αν αποφασίσετε να τη χρησιμοποιήσετε,
φροντίστε να είναι καλόγουστη -

00:10:14.846 --> 00:10:16.672
όχι πολύχρωμα γράμματα,

00:10:16.672 --> 00:10:21.119
όχι λογότυπα σε JPEG που μπερδεύουν
το πρόγραμμα προστασίας από ιούς,

00:10:21.305 --> 00:10:24.063
και όχι βαθυστόχαστα ρητά.

00:10:24.404 --> 00:10:27.709
Απλώς το όνομά σας και, εάν χρειάζονται,
τα στοιχεία επικοινωνίας.

00:10:29.299 --> 00:10:33.289
Έχουμε λοιπόν το ηλεκτρονικό μας μήνυμα,
πάμε για μερικές τελευταίες πινελιές:

00:10:33.939 --> 00:10:35.700
η γραμμή του θέματος,

00:10:35.980 --> 00:10:37.219
Κρατήστε την απλή.

00:10:37.449 --> 00:10:41.107
Πρέπει να κάνει ό,τι λέει απ' έξω το κουτί
και στην περίπτωσή μας, το email.

00:10:41.675 --> 00:10:44.239
Συνοψίστε το μήνυμά σας 
σε μερικές λέξεις κλειδιά.

00:10:44.239 --> 00:10:47.266
Μην γράφετε ολόκληρη πρόταση
γιατί θα περικοπεί.

00:10:47.425 --> 00:10:49.437
Μην επιχειρείτε να κάνετε πνεύμα

00:10:49.523 --> 00:10:53.218
και χρησιμοποιείτε το «Επείγον» με μέτρο.

00:10:56.668 --> 00:10:57.898
«Κοινοποίηση»

00:10:58.398 --> 00:10:59.678
Θα 'ρθει κάποια στιγμή

00:10:59.678 --> 00:11:02.819
που θα θέλετε να στείλετε κάποιο email
σε πολλά άτομα ταυτόχρονα,

00:11:02.819 --> 00:11:06.100
και τότε ίσως θελήσετε 
να χρησιμοποιήσετε την κοινοποίηση.

00:11:06.668 --> 00:11:10.048
Αν είναι να σας μείνει κάτι 
από αυτήν εδώ την ομιλία,

00:11:10.208 --> 00:11:12.965
ας είναι ο κανόνας της «Κοινοποίησης».

00:11:13.913 --> 00:11:16.028
Δεν επινόησα εγώ αυτόν τον κανόνα.

00:11:16.258 --> 00:11:20.199
Στην πραγματικότητα είναι τόσο σημαντικός
που περιλαμβάνεται ακόμα και στη βίβλο

00:11:20.199 --> 00:11:23.158
της αυθεντίας στην εθιμοτυπία,
τον εκδοτικό οίκο Debrett's.

00:11:23.369 --> 00:11:25.590
Ο κανόνας της «Κοινοποίησης» ορίζει

00:11:25.632 --> 00:11:30.229
ότι οι πρωτεύοντες παραλήπτες του email,
που οφείλουν να κάνουν κάποια ενέργεια,

00:11:30.262 --> 00:11:32.365
θα πρέπει να μπουν στο πεδίο «Προς».

00:11:32.921 --> 00:11:36.879
Λοιποί παραλήπτες του μηνύματος,
που δεν υποχρεούνται να απαντήσουν,

00:11:36.921 --> 00:11:40.698
και που περιλαμβάνονται τιμητικά 
ή για ενημέρωσή τους,

00:11:40.698 --> 00:11:43.439
θα πρέπει να πάνε 
στο πεδίο της «Κοινοποίησης»

00:11:43.753 --> 00:11:47.509
Την επόμενη φορά που θα λάβετε 
ένα email με πολλαπλούς αποδέκτες,

00:11:47.572 --> 00:11:48.569
ρίξτε μια ματιά:

00:11:48.569 --> 00:11:51.800
Είστε πρωτεύων παραλήπτης
ή είστε στην «Κοινοποίηση»;

00:11:51.800 --> 00:11:53.768
Χρειάζεται να απαντήσετε;

00:11:54.394 --> 00:11:57.320
Αυτό που μου αρέσει 
στον κανόνα της «Κοινοποίησης»

00:11:57.390 --> 00:12:01.759
είναι ότι κάνει σαφείς τις προσδοκίες
του αποστολέα εκ μέρους σας.

00:12:01.759 --> 00:12:04.848
Εάν είστε στο πεδίο «Προς»,
θα πρέπει να απαντήσετε.

00:12:04.850 --> 00:12:07.998
Εάν είστε στην κοινοποίηση,
δεν θα πρέπει να απαντήσετε.

00:12:08.245 --> 00:12:11.309
Επίσης μειώνει το άχθος
της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας

00:12:11.309 --> 00:12:14.901
καθώς ελπίζουμε να μειώσει
τον αριθμό των αποσταλθέντων email.

00:12:15.153 --> 00:12:18.289
Όσοι είναι στην «Κοινοποίηση»
δεν χρειάζεται να νιώθουν αμηχανία

00:12:18.289 --> 00:12:21.791
απορώντας «Μήπως χρειάζεται
να εμπλακώ κι εγώ στη συζήτηση;»

00:12:21.791 --> 00:12:25.432
Ο κανόνας της «Κοινοποίησης» 
θα σας κάνει τη ζωή ευκολότερη.

00:12:26.293 --> 00:12:29.439
Και η άλλη επιλογή 
της «Κρυφής κοινοποίησης»;

00:12:29.949 --> 00:12:32.001
Αυτή είναι λίγο πονηρή,

00:12:32.001 --> 00:12:35.750
έτσι θα τη χρησιμοποιήσετε 
σε λίγες ειδικές περιπτώσεις.

00:12:36.417 --> 00:12:39.668
Η μία είναι για να προστατεύσετε 
την ταυτότητα των παραληπτών σας.

00:12:39.668 --> 00:12:43.540
Για παράδειγμα, σε μήνυμα με ευαίσθητες 
πληροφορίες με πολλούς παραλήπτες.

00:12:44.061 --> 00:12:48.041
Μια άλλη είναι για να αποφύγουμε 
την ολέθρια «Απάντηση σε όλους».

00:12:48.221 --> 00:12:51.578
Σε όλους έχει τύχει: κάποιος στέλνει email
σε πάρα πολλούς ανθρώπους,

00:12:51.598 --> 00:12:54.050
που όλοι αρχίζουν να πατάνε
«Απάντηση σε όλους» -

00:12:54.103 --> 00:12:55.140
χάος!

00:12:55.388 --> 00:12:57.185
Καλή χρήση της «Κρυφής κοινοποίησης».

00:12:57.274 --> 00:12:58.673
Και για έξτρα πόντους,

00:12:58.906 --> 00:13:01.822
μια εντελώς κορυφαία κίνηση 
του πρωτοκόλλου των email

00:13:01.932 --> 00:13:04.499
είναι να μετακινήσετε κάποιον
στην «Κρυφή κοινοποίηση»

00:13:04.579 --> 00:13:08.130
εάν δεν απαιτείται πλέον η συμμετοχή του
στην υπό εξέλιξη συζήτηση.

00:13:08.414 --> 00:13:12.139
Λειτουργεί ως εξής: όταν η συζήτηση 
αρχίζει να βγαίνει εκτός ελέγχου

00:13:12.139 --> 00:13:16.320
και γνωρίζετε ότι κάποιος 
δεν χρειάζεται να απαντήσει,

00:13:16.320 --> 00:13:20.019
του στέλνετε ένα τελευταίο μήνυμα
μετακινώντας τον στην «Κρυφή κοινοποίηση».

00:13:20.651 --> 00:13:24.381
Και απροβλημάτιστα τον γλιτώνετε 
από κάθε μελλοντικό χάος.

00:13:24.631 --> 00:13:27.091
Και είστε υπερήρωας 
του πρωτοκόλλου των email -

00:13:27.091 --> 00:13:31.852
σώσατε ανιδιοτελώς τα Εισερχόμενά τους 
από ανεπιθύμητα μηνύματα.

00:13:33.184 --> 00:13:36.380
Είμαστε σχεδόν έτοιμοι 
να αποστείλουμε το email μας.

00:13:37.250 --> 00:13:38.921
Ή μήπως όχι;

00:13:40.041 --> 00:13:43.480
Κράτησα για το τέλος 
πιθανόν τα πιο σημαντικό

00:13:43.480 --> 00:13:45.331
γιατί το πότε θα στείλετε ένα email

00:13:45.331 --> 00:13:48.660
πρέπει να το σκεφτείτε τόσο 
όσο και το τι θα περιέχει.

00:13:48.990 --> 00:13:50.409
Αρχίζουμε με τα σημαντικά,

00:13:50.409 --> 00:13:53.522
αν το email έχει σχέση με την εργασία,
προτιμήστε ώρες εργασίας -

00:13:53.522 --> 00:13:56.652
μη στέλνετε ηλεκτρονικά μηνύματα 
στις 2 το πρωί με τις πυτζάμες.

00:13:57.018 --> 00:14:00.614
Ένας από τους βασικούς λόγους 
του άγχους των ηλεκτρονικών μηνυμάτων

00:14:01.137 --> 00:14:03.662
είναι ότι δεν μπορούμε να το αποφύγουμε.

00:14:03.662 --> 00:14:05.610
Απαιτεί πολλά από εμάς,

00:14:05.610 --> 00:14:07.821
ειδικά στην εποχή μας
που κυκλοφορούμε παντού

00:14:07.821 --> 00:14:09.651
με μίνι υπολογιστές στην τσέπη μας.

00:14:09.992 --> 00:14:13.686
Μπορούμε να ελέγξουμε
την αλληλογραφία μας παντού και πάντα.

00:14:13.911 --> 00:14:17.473
Αλλά αντί αυτό να μας ελευθερώνει,
μας κάνει να νιώθουμε παγιδευμένοι.

00:14:17.752 --> 00:14:20.512
Περιμένουν να είμαστε διαρκώς
διαθέσιμοι για επικοινωνία.

00:14:20.512 --> 00:14:22.371
Δεν μπορούμε ποτέ να φύγουμε.

00:14:22.440 --> 00:14:27.262
Ένας τρόπος να αποτρέψουμε αυτή την τάση
είναι να αρχίσουμε να βάζουμε όρια.

00:14:27.786 --> 00:14:29.893
Εκτός κι αν είστε καρδιοχειρουργός,

00:14:29.893 --> 00:14:33.044
πραγματικά δεν χρειάζεται να είστε 
δίπλα στο τηλέφωνο όλη μέρα.

00:14:33.188 --> 00:14:35.462
Μάλιστα, είναι μάλλον
καλύτερο να μην είστε -

00:14:35.462 --> 00:14:39.452
Κοίταξα το email της δουλειάς μου
σε κάποια εντελώς ακατάλληλα μέρη.

00:14:39.981 --> 00:14:42.724
Άρα, κάντε το μόνο στις ώρες εργασίας.

00:14:43.157 --> 00:14:45.630
Θα μου πείτε βέβαια 
ότι αποφασίζει ο παραλήπτης

00:14:45.630 --> 00:14:47.332
πότε θα δει την αλληλογραφία του.

00:14:47.332 --> 00:14:49.292
Μπορείτε να στείλετε email στις 2 το πρωί

00:14:49.292 --> 00:14:51.973
αλλά δεν χρειάζεται να απαντήσουν 
έως την επομένη ημέρα.

00:14:51.973 --> 00:14:53.181
Το πρόβλημα είναι

00:14:53.181 --> 00:14:55.472
ότι εύκολα το λες και δύσκολα το κάνεις.

00:14:55.662 --> 00:14:57.932
Όταν η ειδοποίηση
για μη αναγνωσμένο μήνυμα

00:14:57.942 --> 00:14:59.640
καίει σαν φωτιά στην τσέπη σας,

00:14:59.676 --> 00:15:02.200
μπαίνετε στον πειρασμό να το δείτε.

00:15:02.682 --> 00:15:06.802
Ως εκ τούτου εξαρτάται από τον αποστολέα
να θέσει κάποιες λογικές σταθερές,

00:15:07.139 --> 00:15:10.921
κι έτσι να τηρήσει τις επιταγές 
του πρωτοκόλλου των email.

00:15:11.557 --> 00:15:13.772
Έτσι το ηλεκτρονικό μας 
μήνυμα ολοκληρώθηκε.

00:15:13.922 --> 00:15:18.382
Ελπίζω να με βοηθήσετε στη διάδοση
του εθιμοτυπικού πρωτοκόλλου των email

00:15:18.382 --> 00:15:22.801
και να κάνουμε τις ψηφιακές ζωές μας
λίγο ευκολότερες και πιο φιλικές.

00:15:23.356 --> 00:15:25.572
Το μόνο που μου μένει λοιπόν να κάνω

00:15:25.862 --> 00:15:27.126
είναι να σας αποχαιρετήσω.

00:15:27.521 --> 00:15:28.734
Σας ευχαριστώ!

00:15:28.761 --> 00:15:31.103
(Χειροκρότημα)