Voi vorbi despre muncă,
despre motivele pentru care se pare că nu putem
să muncim la birou,
ce e o problemă pe care se pare că o avem cu toții.
Dar să începem începutul.
Avem companii și organizații non-profit și organizații de binefacere,
și toate aceste grupuri au angajați
sau voluntari de un fel sau altul.
Și se așteaptă ca acești oameni care lucrează pentru ei
să facă o treaba extraordinara,
sau cel puțin asta speră.
Cel puțin o treabă bună, să speram, cel puțin treabă bună,
de preferat o muncă extraordinară.
Ceea ce fac în mod obișnuit e să decidă
că toți acești oameni trebuie să vină într-un loc anume
pentru a munci.
Deci o companie, o societate de binefacere sau o organizație
au de obicei, exceptând situația în care muncești în Africa,
dacă ești destul de norocos,
majoritatea oamenilor trebuie să meargă la birou în fiecare zi.
Și astfel aceste companii,
îți construiesc clădiri de birouri.
Cumpără sau închiriază o clădire,
sau închiriază un loc,
pe care îl umplu cu lucruri.
Îl umplu cu mese sau birouri,
scaune, computere,
programe software,
acces la internet,
poate un frigider, poate și alte câteva lucruri,
și se așteaptă ca angajații sau voluntarii lor,
să vină în acest loc în fiecare zi și să facă o treaba extraordinara.
Pare perfect rezonabil să ceară asta.
Cu toate acestea, dacă vorbești cu oamenii
sau îți pui aceasta întrebare,
unde trebuie de fapt să mergi când vrei să rezolvi ceva?
Vei constata că oamenii nu vor spune
ceea ce se așteaptă companiile ca ei să răspundă.
Dacă întrebi oamenii: unde vrei să mergi
când trebuie să rezolvi ceva?
În general, primești trei tipuri diferite de răspuns.
Unul e un fel de loc sau încăpere.
Altul e un obiect în mișcare.
Iar al treilea e timpul.
Iată câteva exemple.
Când întreb, și am oamenii asta în ultimii 10 ani,
„Unde mergi când vrei cu adevărat să rezolvi ceva?”
primesc răspunsuri ca: pe verandă, pe punte,
în bucătărie.
Primesc de asemenea răspunsuri precum o camera separată a casei,
la subsol,
la cafenea, la bibliotecă.
Și mai aud de asemenea răspunsuri ca în tren,
în avion, în mașina, deci pe drum.
Și mai sunt oameni care spun:
„Nu prea contează unde sunt,
atâta vreme cât e dimineața devreme sau seara târziu sau în weekenduri.”
Aproape niciodată nu spun că birou.
Dar companiile investesc mulți bani în acest loc numit birou,
și pun oamenii să vină acolo tot timpul,
cu toate că oamenii nu fac treaba la birou.
De ce are loc asta?
(Aplauze)
De ce așa?
De ce se întâmplă acest lucru?
Și ceea ce afli dacă cercetezi un pic mai profund,
afli că oamenii...
uite ce se întâmplă:
oamenii merg la serviciu,
și practic, își vând ziua de lucru
pentru o serie de momente în care muncesc cu adevărat.
Asta se întâmplă la birou.
Nu ai o zi de muncă; ai momente de muncă.
Ca și când ușa biroului ar fi ca un robot de bucătărie,
și ajungi acolo și ziua îți e măcinată în bucățele,
pentru că prinzi 15 minute acum și 30 de minute mai târziu,
și apoi altceva se întâmplă și ești distras de la munca ta,
apoi mai prinzi 20 de minute, iar apoi vine pauza de prânz.
Apoi ai altceva de făcut,
și mai ai 15 minute, iar cineva te cheamă pentru a-ți adresa o întrebare.
Și nici nu îți dai seama când se face ora 17:00.
Apoi privești înapoi la ce ai făcut în acea zi
și realizezi că nu ai terminat nimic.
Am trecut cu toții prin asta.
Probabil am trecut prin asta ieri,
sau alaltăieri sau cu doua zile în urmă.
Îți analizezi ziua și te gândești: n-am făcut nimic azi.
Am fost la muncă,
am stat la birou, m-am folosit de computerul meu performant.
Am folosit softul pe care mi-au zis să-l folosesc,
am fost la ședințele la care am fost rugat să particip,
am făcut conferințe telefonice, am făcut toate aceste lucruri,
dar, de fapt, nu am făcut nimic.
Am îndeplinit niște sarcini doar.
Nu am făcut o muncă care să conteze.
Și ceea ce constatați că se întâmplă, în special cu oameni creativi,
proiectanți, programatori,
scriitori, ingineri,
gânditori,
e că oamenii au nevoie
de intervale lungi de timp de lucru neîntrerupt pentru a finaliza ceva.
Nu poți cere cuiva să fie creativ în 15 minute
și să se gândească cu adevărat la o problemă.
Poate oferi o soluție rapidă,
dar să te gândești profund la soluții și să o analizezi cu atenție,
ai nevoie de intervale lungi de timp de lucru neîntrerupt.
Și cu toate că de obicei o zi de muncă are cam opt ore,
câți dintre cei prezenți au avut opt ore de muncă la birou fără a fi întrerupți?
Dar șapte ore?
Șase? Cinci? Patru?
Când ați avut ultima data trei ore neîntrerupte de muncă la serviciu?
Două ore? Sau poate una.
Foarte, foarte puțini oameni au de fapt
intervale de timp de lucru neîntrerupte la birou.
Și de asta oamenii prefera să muncească acasă,
sau pot merge la birou,
dar pot merge la birou foarte devreme,
sau foarte târziu seara când nu e nimeni prin preajma,
sau rămân când toată lumea a plecat sau merg în weekend-uri,
sau muncesc din avion,
sau muncesc în tren sau în mașină
pentru că nu există nimic care să le distragă atenția.
Sunt mulți factori perturbatori,
dar cei despre care vom vorbi imediat nu sunt cei mai gravi.
Iar acest întreg fenomen
de a avea numai intervale scurte de timp pentru a rezolva ceva
îmi amintesc de încă ceva
ce nu funcționează când ești întrerupt,
și anume somnul.
Cred că somnul și munca sunt foarte asemănătoare.
Și nu mă refer la faptul că poți munci în timp ce dormi
și poți dormi în timp ce muncești.
Nu asta vreau să spun.
Vorbesc mai exact despre faptul
că somnul și munca
sunt structurate fazic,
sau sunt evenimente bazate pe stadii.
Deci somnul are mai multe faze, sau stadii...
Unii oameni le numesc diferit.
Sunt cinci etape,
și pentru a ajunge la stadiile cele mai profunde, cele mai importante,
trebuie să treci prin primele faze.
Iar dacă ești întrerupt când treci prin primele faze,
dacă cineva te atinge în timpul somnului,
sau dacă apare un zgomot sau se întâmplă altceva,
nu continui somnul de unde ai rămas.
Dacă ești întrerupt și ești trezit,
trebuie să o iei de la capăt.
Deci trebuie să reiei câteva faze și să începi din nou.
Și câteodată se poate întâmpla să ai zile
când te trezești la opt dimineața sau șapte,
sau oricând te trezești,
și zici: „ce prost am dormit”.
Am dormit, m-am dus la culcare, m-am întins în pat,
dar parcă n-am dormit deloc.
Spunem că mergem la culcare,
dar de fapt nu mergem la culcare, ci mergem spre culcare.
Îți ia ceva; trebuie să treci prin aceste faze.
Iar dacă ești întrerupt nu dormi bine.
Se așteaptă cineva să doarmă bine
dacă sunt întrerupți de-a lungul nopții?
Nu cred că cineva ar spune că da.
De ce ne așteptam ca oamenii să muncească bine
dacă sunt întrerupți constant în timpul zilei la birou?
Cum ne putem aștepta ca oamenii să își facă treaba
dacă merg la birou pentru a fi întrerupți?
Mie nu prea mi se pare să aibă logică acest lucru.
Deci ce sunt aceste întreruperi care apar în mod constant la birou
dar nu și în alte locuri?
Pentru că în alte locuri, poți avea factori perturbatori,
precum un televizor,
sau poți face o plimbare,
sau e un frigider la parter,
sau ai propria canapea sau orice ai vrea să faci.
Și dacă vorbiți cu anumiți manageri,
vă vor spune că nu vor ca angajații lor să lucreze de acasă
pentru că sunt adesea distrași.
Ei spun de asemenea...
câteodată vor spune:
„Dacă nu vad persoana, cum ma pot asigura că muncește?”
ceea ce e bineînțeles ridicol, dar e una dintre scuzele managerilor.
Și eu sunt manager.
Înțeleg; știu cum merg lucrurile.
Cu toții trebuie să ne îmbunătățim aceste aspecte.
Dar de multe ori dau vina pe factorii perturbatori.
„Nu pot să lucreze de acasă.
Vor privi la televizor, vor face alte lucruri.”
Se pare însă că nu acestea sunt lucrurile care distrag atenția.
Deoarece acestea sunt perturbații voluntare.
Tu decizi când vrei să fii distras de televizor.
Tu decizi când vrei să aprinzi ceva.
Tu decizi când vrei să cobori sau când vrei să faci o plimbare.
La birou, majoritatea întreruperilor
care sunt cauza imposibilității de a termina o sarcină.
sunt involuntare.
Să le trecem în revistă pe câteva dintre ele.
Deci, managerii și șefii
vă vor face să credeți că adevăratele perturbări la muncă
sunt lucruri precum Facebook sau Twitter
sau Youtube și alte site-uri.
Și de fapt vor merge atât de departe
încât să interzică accesul la aceste site-uri de la birou.
Unii dintre voi poate lucrați în astfel de locuri.
Adică, suntem în China? Ce naiba se întâmplă aici?
Nu poți vizita un website la birou,
și asta e o problemă, de asta nu reușim să lucrăm,
pentru că intrăm pe Facebook sau Twitter?
E ridicol. E clar o momeală.
Astăzi e vorba de Facebook, Twitter și Youtube,
acestea sunt doar varianta modernă a pauzelor de țigară.
Nimănui nu-i păsa că oamenii își luau o pauză de țigară de 15 minute
acum 10 ani,
prin urmare de ce au o problemă dacă cineva intră pe Facebook,
sau Twitter sau Youtube?
Nu acestea sunt adevăratele probleme.
Adevăratele probleme sunt cele pe care îmi place să le numesc
S&S,
șefii și ședințe.
Acestea sunt adevăratele probleme în birouri din ziua de azi.
Acesta e motivul pentru care munca nu se face la birou,
e din cauza S&S-urilor.
Ceea ce e interesant,
dacă consideram toate locurile în care oamenii spun că pot să muncească,
precum acasă sau în mașina sau în avion,
sau seara târziu sau foarte devreme,
nu găsești nicăieri șefi și ședințe;
găsești mulți alți factori perturbatori, dar nu manageri și ședințe.
Deci acestea sunt lucrurile ce nu pot fi găsite în altă parte,
dar le întâlnești în birouri.
Iar managerii sunt practic oameni
a căror treabă e să întrerupă alți oameni.
În mare acesta e rolul managerilor: de a întrerupe oamenii.
Nu fac de fapt treaba,
așa că se asigură că ceilalți muncesc, ceea ce în sine e o întrerupere.
Și acum sunt mulți manageri
și oameni în lume.
Și sunt multe întreruperi din cauza acestor manageri.
Trebuie să verifice: „Hei, cum merge?
Arata-mi despre ce e vorba.” Și alte astfel de lucruri.
Și te tot întrerup
când tu chiar încerci să faci ceva pentru care ei te plătesc,
ei tind să te întrerupă.
Asta e destul de rău.
Dar ce e și mai rău e că managerii mai ales
să convoace ședințe.
Iar ședințele sunt pur și simplu toxice,
îngrozitoare, lucruri otrăvitoare
pentru ziua de lucru.
Știm cu toții că e adevărat.
Și nu veți vedea niciodată o ședință spontană organizată de angajați;
nu funcționează așa.
Managerii convoacă o ședință,
la care să participe toți angajații,
și un lucru incredibil de perturbator pe care îl poți face unor oameni
e să spui: „Uite, vom aduna zece oameni chiar acum și vom ține o ședință.
Nu contează ce făceai.
Trebuie să vă opriți din ceea ce făceați pentru a putea avea această ședință.”
Care sunt șansele ca toți cei zece oameni să fie pregătiți să se oprească?
Dacă se gândeau la ceva important?
Dacă făceau un lucru important?
Și din senin le spui că trebuie să se oprească
pentru a face altceva.
Așa că merg într-o sală de ședințe, se întâlnesc,
și vorbesc despre niște lucruri care de obicei nici nu prea contează.
Pentru că ședințele nu sunt muncă.
Ședințele sunt întâlniri unde se discută despre lucruri pe care urmează să le faci.
Dar ședințele, de asemenea, procreează.
Așa că o ședință tinde să ducă la o nouă ședință,
ce tinde să conducă la o altă ședință.
De obicei sunt prea mulți oameni într-o ședință,
și sunt extrem de scumpe pentru organizații.
Companiile tind să vadă o ședință de o ora ca pe o ședință de o ora,
dar acest lucru nu e adevărat, doar dacă e o persoană la acea ședință.
Dacă sunt zece oameni, e o ședință de zece ore, nu de o oră.
Sunt zece ore de productivitate furate organizației
pentru a avea această ședință de o oră,
care probabil ar fi trebuit rezolvată de doi-trei oameni
stând de vorba câteva minute.
Dar în loc, programăm o ședință lungă,
pentru că ședințele sunt programate la fel ca software-ul,
adică în intervale de 15 minute, 30 minute sau o oră.
Nu îți programezi o ședință de opt ore cu Outlook.
Nu poți.
Poți să alegi 15 minute, 30 de minute, 45 de minute sau o oră.
Și astfel suntem obișnuiți să ocupăm acest timp
când lucrurile ar trebui de fapt să meargă foarte repede.
Deci ședințele și șefii sunt două probleme majore ale companiilor în zilele noastre,
mai ales pentru birouri.
Aceste lucruri nu există în afara biroului.
Astfel că am câteva sugestii
pentru a remedia situația.
Ce pot face managerii,
manageri luminați,
ce pot face pentru a transforma birourile în locuri mai bune pentru muncă,
astfel încât să nu fie o ultimă soluție, ci o primă soluție?
Astfel încât oamenii să zică:
„Când vreau cu adevărat să rezolv ceva merg la birou.”
Pentru că birourile sunt bine echipate,
tot ca ei să-și poată face treaba,
dar nu își doresc să meargă, deci cum schimbam?
Am trei sugestii pe care vreau să le împărtășesc cu voi.
Mai am aproximativ trei minute, deci mă voi încadra perfect.
Am auzit cu toții de obiceiul cu vinerea cu ținuta lejeră.
Nu știu dacă încă se mai practică.
Dar cum ar fi să avem joia fără vorbă.
Ce ziceți de...
alegeți o joi o dată pe lună
tăiați acea zi în jumătate, să spunem numai după-amiaza... vă ușurez sarcina.
Deci numai după-amiaza, într-o joi,
prima joi a lunii, doar după-amiaza,
nimeni din birou nu are voie să vorbească cu colegii.
Liniște, atât.
Și ceea ce veți descoperi
e că se va face multă treabă
când nimeni nu vorbește cu ceilalți colegi.
Acesta e momentul când oamenii chiar fac treaba,
când nimeni nu-i deranjează, nu-i întrerupe.
Și poți acorda cuiva patru ore neîntrerupte
e cel mai inspirat cadou pe care îl poți face cuiva la birou.
E mai bine decât a-i da un computer.
E mai bun decât un nou monitor, un nou software,
sau orice folosesc oamenii în general.
A le acorda patru ore de liniște la birou
aduce incredibil de multă valoare.
Și dacă încercați asta, cred că veți fi de acord cu mine.
Și poate o veți face mai des.
Poate o dată la două săptămâni,
sau în fiecare săptămână, o data pe săptămână,
după-amiaza nimeni nu poate vorbi cu altcineva.
E ceva ce veți constata că într-adevăr funcționează.
Un alt lucru pe care îl puteți încerca
e să treceți de la
o comunicare și colaborare activă,
adică o discuție față în față,
să bați oamenii pe umăr, să îi saluți, să ții ședințe,
și să înlocuiești asta cu un model de comunicare mai pasiv
folosind instrumente ca emailul sau chat-ul,
sau produse de colaborare, lucruri de genul ăsta.
Unii ar putea spune că și emailul e foarte perturbator
și chat-ul îți distrage atenția,
și celelalte lucruri sunt perturbatoare,
dar îți distrag atenția într-un moment ales și permis de tine.
Poți să părăsești aplicația de email, nu-ți poți părăsi șeful.
Poți să ieși de pe chat,
dar nu te poți ascunde de managerul tău.
Poți lasă de o parte toate aceste lucruri,
iar apoi poți fi întrerupt când vrei tu,
când ești disponibil, când ești gata să o faci din nou.
Pentru că munca, precum somnul, se fac în etape.
Deci vei începe să muncești,
apoi vei reveni din acea stare de muncă,
acesta fiind un moment potrivit să verifici emailul.
Și sunt foarte, foarte puține lucruri care sunt urgente
care au nevoie de un răspuns pe moment.
Deci dacă managerul tău,
încurajează folosirea chat-ul, email-ul
sau alte lucruri pe care le poți ignora,
ca apoi să revină asupra lor la momentul potrivit.
Iar ultima sugestie pe care o am
e că, dacă urmează să ai o ședință,
dacă ai autoritatea,
pur și simplu anuleaz-o, anulează acea ședință.
Azi e vineri, deci luni, în general se țin ședințe lunea.
Nu o mai țineți.
Nu spun să o mutați,
spun să v-o ștergeți din memorie, gata.
Și veți constata că totul va fi în regulă.
Toate acele discuții și decizii pe care credeați că trebuie să le luați
la ora 9:00 luni,
pur și simplu uitați de ele, totul va fi în regulă.
Va fi o dimineață liberă, vor avea timp să se gândească,
și vă veți da seama că ceea ce credeați că trebuie să le faceți,
de fapt nu trebuie să le faci.
Acestea sunt trei sugestii rapide pe care voiam să vi le dau
pentru a vă gândi la ele.
Și sper că unele dintre aceste idei
au fost măcar suficient de provocatoare
pentru manageri, șefi, patroni,
organizatori și persoane care conduc alte persoane
pentru a lua în considerare să o lase mai ușor
și să acorde oamenilor mai mult timp pentru a face treabă.
Și cred că totul va avea un rezultat bun la final.
Vă mulțumesc pentru atenție.
(Aplauze)