Vou falar sobre o trabalho,
especificamente porque é que parece que as pessoas
não conseguem fazê-lo no local de trabalho,
um problema que, praticamente, todos nós temos.
Comecemos pelo princípio.
Temos empresas, organizações não-lucrativas e instituições de caridade
e todos estes grupos
que têm empregados ou alguma espécie de voluntários.
Esperam que as pessoas que trabalham para elas
façam um excelente trabalho.
Eu, pelo menos, espero.
Pelo menos um bom trabalho, esperemos,
talvez um excelente trabalho.
O costume é decidir que todas as pessoas
devem estar concentradas num só local
para fazer esse trabalho.
Numa empresa, numa instituição de caridade ou numa organização de qualquer tipo,
— a não ser que trabalhem em África, se tiverem sorte —
a maioria das pessoas tem de ir para o escritório todos os dias.
Então essas empresas constroem escritórios.
Compram um edifício, ou alugam um edifício.
ou ocupam algum espaço,
e enchem o espaço com coisas.
Enchem-no com mesas, ou secretárias,
cadeiras, equipamento informático,
software, acesso à Internet,
talvez um frigorífico, talvez outras coisas,
e esperam que os seus empregados, ou os voluntários,
vão para esse local todos os dias para fazer um excelente trabalho.
Parece perfeitamente razoável pedir isso.
No entanto, se forem falar com as pessoas
e mesmo se se questionarem a si mesmos,
perguntam-se:
"Onde querem ir, quando precisam de realizar qualquer coisa?"
Vão descobrir que as pessoas não respondem
o que as empresas pensariam.
Se perguntarem às pessoas: "Onde precisa de ir
"quando precisam de fazer qualquer coisa?"
habitualmente obtêm-se três tipos de respostas diferentes.
Uma é um tipo de local, ou uma divisão.
Outra, é um objeto em andamento.
E o terceiro é um espaço de tempo.
Aqui estão alguns exemplos.
Quando pergunto às pessoas — e há 10 anos que pergunto isto —
"Onde vai quando precisa de fazer qualquer coisa?"
oiço coisas como, o alpendre o pátio, a cozinha.
Oiço coisas como uma divisão extra da casa,
a cave,
o café, a biblioteca.
Depois oiço coisas como o comboio,
um avião, um carro — portanto a viagem diária para o trabalho.
E oiço as pessoas dizerem,
"Não importa realmente onde estou,
"desde que seja muito cedo de manhã ou muito tarde à noite
"ou nos fins de semana."
Quase nunca se ouve alguém responder: o escritório.
As empresas gastam muito dinheiro num local chamado escritório,
e obrigam as pessoas a ir para lá.
Mas elas não trabalham no escritório.
O que se passa?
Porquê isso?
Porque está isto a acontecer?
Se estudarmos um pouco mais a fundo,
descobrimos que as pessoas
— é isto que acontece —
as pessoas vão trabalhar,
e estão a trocar o seu dia de trabalho
por uma série de momentos de trabalho.
É isto que acontece no escritório.
Não há um dia de trabalho, há momentos de trabalho.
É como se a porta do escritório fosse uma trituradora.
Ao entrar, o dia é rasgado em pedaços,
porque há 15 minutos aqui e 30 minutos ali,
depois acontece qualquer coisa,
e tem de ir fazer outra coisa, depois tem 20 minutos, depois é o almoço.
Depois tem outra coisa para fazer,
depois tem 15 minutos, e alguém chama para fazer uma pergunta.
Quando dão por isso, são 5 da tarde,
e olham para trás,
e percebem que não conseguiram despachar nada.
Já todos passámos por isto.
Provavelmente passámos por isto ontem,
ou anteontem, ou no dia anterior.
Olhamos para trás, e pensamos: "Hoje, não fiz nada.
"Estive no trabalho.
"Sentei-me à secretária. Usei um computador caro.
"Usei o software que me disseram para usar.
"Fui às reuniões que me pediram para ir.
"Fiz chamadas em conferência. Fiz isto tudo.
"Mas, na realidade, não fiz nada.
"Só fiz tarefas.
"Não fiz um trabalho significativo".
Descobrimos que, em especial com pessoas criativas
— designers, programadores,
escritores, engenheiros, pensadores —
s pessoas precisam de longos períodos de tempo
sem serem interrompidos, para fazerem alguma coisa.
Não se pode pedir a alguém para ser criativo em 15 minutos
e pensar seriamente num problema.
Podemos ter uma ideia por alto,
mas para pensar profundamente num problema e considerá-lo cuidadosamente,
é preciso um longo período de tempo.
Mesmo que o dia de trabalho seja de 8 horas,
quantas pessoas aqui tiveram 8 horas para si mesmas no escritório?
E que tal 7 horas?
Seis? Cinco? Quatro?
Quando foi a última vez que tiveram 3 horas para si no escritório?
Duas horas? Uma, talvez.
Muito poucas pessoas conseguem ter
longos intervalos de tempo no escritório sem serem interrompidos.
É por isso que as pessoas decidem fazer o trabalho em casa.
Podem ir para o escritório,
mas vão muito cedo de manhã,
ou tarde à noite quando não está ninguém,
ou ficam quando todos vão embora, ou vão aos fins de semana,
ou fazem o trabalho no avião,
ou fazem o trabalho no carro ou no comboio
porque não há distrações.
Há diferentes tipos de distrações,
mas não são os piores tipos de distração
de que vou falar daqui a bocado.
Este género de fenómeno
de ter curtos bocados de tempo para fazer as coisas
faz-me lembrar outra coisa
que não resulta quando é interrompido.
É o sono.
Acho que o sono e o trabalho estão intimamente relacionados.
Não por se poder trabalhar enquanto se dorme
ou poder-se dormir enquanto se trabalha.
Não é isso que eu quero dizer.
Falo especificamente do facto
que o sono e o trabalho baseiam-se em fases
ou baseados em etapas.
O sono é feito de fases do sono, ou etapas
— alguma pessoas dão diferentes nomes.
São cinco,
e para conseguirmos chegar as mais profundas, as mais significativas,
temos de passar pelas anteriores.
Se formos interrompidos enquanto estiver nas primeiras
— se alguém der um encontrão na nossa cama,
se houver um som, ou o que quer que aconteça —
não podemos recomeçar aonde estávamos.
Se formos interrompidos e acordados, temos de voltar ao princípio..
Temos de voltar atrás algumas fases e começar de novo.
O que acaba por acontecer — às vezes pode haver dias assim —
em que acordamos às 8 ou 7 da manhã,
ou à hora a que nos levantamos, e pensamos:
"Raios, não dormi muito bem.
"Eu fui para a cama, deitei-me, mas não dormi a sério".
As pessoas dizem que vão dormir,
mas, na realidade, não vão dormir, vão a caminho de dormir.
Demora um pouco, têm de passar por essas fases.
Se forem interrompidos, não dormem bem.
Há aqui alguém que espere que uma pessoa durma bem
se for interrompida toda a noite?
Penso que ninguém diria que sim.
Como esperamos que as pessoas trabalhem bem
se estão a ser interrompidas todo o dia no escritório?
Como esperamos que as pessoas façam o seu trabalho
se vão para o escritório para serem interrompidas?
Acho que não faz muito sentido.
O que são estas interrupções que ocorrem no escritório
e que não ocorrem noutros sítios?
Noutros sítios, podemos ter interrupções como ter uma TV
ou podemos dar um passeio,
há um frigorífico no andar de baixo,
ou temos o nosso sofá, ou o que quer que queira fazer.
Se falarmos com alguns administradores, eles dizem
que não querem que os empregados façam trabalho em casa
por causa das distrações.
Às vezes, também dizem:
"Se eu não vejo a pessoa, como é que sei que ela está a trabalhar?"
o que é ridículo, claro, mas é uma das desculpas que os gestores dão.
E eu sou um desses gestores.
Eu percebo, sei como isto funciona.
Todos temos de melhorar nisto.
Mas muitas vezes eles referem as distrações.
"Não posso deixar que trabalhem em casa.
"Vão ver TV. Vão fazer outra coisa."
Parece que afinal não são essas coisas que distraem mesmo.
Porque essas são distrações voluntárias.
Decidimos quando queremos ver TV.
Decidimos quando queremos ligar alguma coisa.
Decidimos quando queremos ir dar um passeio.
No escritório, a maioria das interrupções e distrações
que impedem as pessoas de fazer o seu trabalho
são involuntárias.
Vamos ver algumas dessas.
Os gestores e os patrões vão fazer-vos pensar
que as verdadeiras distrações no trabalho
são coisas como o Facebook, o Twitter,
o Youtube e outros websites.
De facto, eles irão ao ponto de banir estes sites no trabalho
Talvez vocês trabalhem em sítios onde não se pode aceder a certos sites.
Quer dizer, isto é a China? Que raio se passa aqui?
Não se pode ir a um website no trabalho?
É por isso que as pessoas não fazem o seu trabalho?
Porque vão ao Facebook e vão ao Twitter?
É um bocado ridículo. É uma desculpa.
O Facebook, o Twitter e o Youtube atuais,
são as modernas "pausas para fumar".
Há 10 anos, ninguém se preocupava em deixar as pessoas
terem uma pausa de 15 minutos para fumar.
Então porque se preocupam que vão ao Facebook ou ao Twitter,
de vez em quando, ou ao Youtube?
Não são esses os verdadeiros problemas no escritório.
Os verdadeiros problemas são aquele a que eu chamo os M&M.
os Managers (gestores) e as Meetings (reuniões).
São esses os problemas reais no escritório moderno.
É por isto que as coisas não são feitas no trabalho,
por causa dos M&M.
O interessante é que,
em todos os sítios em que as pessoas dizem fazer o seu trabalho
— em casa, no carro, no avião, à noite, ou de manhãzinha —
não há gestores nem reuniões.
Há muitas outras distrações, mas não gestores nem reuniões.
São coisas que não se encontram noutros sítios,
mas que se encontram no escritório.
E os gestores são basicamente pessoas
cujo trabalho é interromper outras.
É para isso que os gestores existem, para interromper as pessoas.
Eles não fazem nenhum trabalho,
mas têm de garantir que alguém o está a fazer, o que é uma interrupção.
Agora há muitos gestores no mundo.
Agora há muitas pessoas no mundo.
Agora há muitas interrupções no mundo por causa dos gestores.
Eles têm de verificar: "Como vai isso?
"Mostra-me o que se passa".
Estão sempre a interromper-vos na hora errada,
enquanto vocês estão a tentar fazer aquilo que eles vos pagam para fazer.
Tendem a interromper-vos.
Isso é um bocado mau.
O pior é o que os administradores fazem acima de tudo,
que é marcar reuniões.
As reuniões são tóxicas, terríveis, coisas venenosas
durante o dia no trabalho.
Todos sabemos que isto é verdade.
Nunca verão uma reunião espontânea marcada por empregados;
não funciona assim.
O gestor marca a reunião,
para que os empregados possam ir todos juntos.
Uma coisa incrivelmente perturbadora que se faz às pessoas, é dizer:
"Olhem, vamos reunir 10 pessoas agora mesmo e fazer uma reunião
"Não me interessa o que estão a fazer.
"Só têm de parar o que estão a fazer, para terem esta reunião."
Que probabilidade há de 10 pessoas estarem prontas para parar?
E se estão a pensar em algo importante?
E se estão a fazer algo importante?
De repente, dizem-lhes que têm de parar
para fazer outra coisa qualquer.
Vão para uma sala de reuniões, juntam-se,
e falam de assuntos que normalmente nem interessam.
Porque as reuniões não são trabalho.
Reuniões são sítios onde se fala do que supostamente se vai fazer depois.
Mas as reuniões também se reproduzem.
Uma reunião tende a levar a outra reunião e a outra.
Frequentemente há demasiadas pessoas nas reuniões,
e elas são muito caras para a organização.
As empresas costumam pensar que uma reunião de uma hora é só uma hora,
mas isso só é verdade, se estiver só uma pessoa na reunião.
Se estiverem 10 pessoas, é uma reunião de 10 horas.
São 10 horas de produtividade tiradas ao resto da organização
para esta reunião de uma hora,
que provavelmente seria resolvida entre 2 ou 3 pessoas
falando alguns minutos.
Mas pelo contrário, há uma reunião longa e programada,
porque as reuniões são programadas como o software funciona,
que é prolongamentos de 15 minutos, ou 30 minutos, ou uma hora.
Não se marca uma reunião de 8 horas no Outlook.
Não se pode.
Pode durar 15 minutos, ou 30 minutos, ou 45 minutos, ou uma hora.
Então tentamos encher este tempo
quando as coisas deviam ser logo despachadas.
Assim, reuniões e gestores são dois grandes problemas hoje,
especialmente nos escritórios.
Estas coisas não existem fora do escritório.
Eu tenho algumas sugestões para resolver a situação.
O que podem fazer os gestores
— gestores iluminados, esperemos —
que podem fazer para tornar o escritório um sítio melhor para trabalhar,
para que não seja o último recurso, mas sim o primeiro recurso?
Onde as pessoas comecem a dizer:
"Quando quero fazer qualquer coisa, vou para o escritório."
Os escritórios estão bem equipados,
está lá tudo para poderem trabalhar,
mas não querem lá ir, então como mudamos isso?
Eu tenho 3 sugestões para partilhar convosco.
Tenho cerca de 3 minutos, portanto é mesmo à conta.
Todos ouvimos falar das "sextas-feiras informais".
Não sei se as pessoas ainda fazem isso.
Mas que tal "Quintas-feiras sem conversa".
Escolham uma quinta-feira por mês,
partam esse dia ao meio e, digamos, só a parte da tarde...
Só a tarde, uma quinta-feira.
A primeira quinta-feira do mês, só a parte da tarde,
ninguém no escritório pode falar entre si.
Apenas silêncio, é isso.
Vão descobrir que acabam uma enorme quantidade de trabalho
quando ninguém fala entre si.
É quando as pessoas fazem coisas,
quando ninguém as incomodas, ninguém as interrompe.
Dar a alguém quatro horas seguidas
é a melhor prenda que se pode dar a alguém a trabalhar.
É melhor que um computador.
É melhor que um novo monitor. É melhor que um novo software,
ou o que quer que as pessoas costumem usar.
Dar-lhes 4 horas de silêncio no escritório vai ser muito valioso.
Se tentarem isso, acho que vão concordar.
E talvez possam fazê-lo mais vezes.
Talvez seja de duas em duas semanas,
ou todas as semanas, uma vez por semana,
tardes em que ninguém fala entre si.
Isso é algo que verão que funciona mesmo.
Outra coisa que podem tentar
é abandonar a comunicação e a colaboração ativas,
que são coisas cara-a-cara,
— dar uma palmadinha no ombro, cumprimentá-los, ter reuniões —
e substituir isso por modelos mais passivos de comunicação
usando coisas como o email ou SMS,
ou programas de colaboração — coisas dessas.
Algumas pessoas podem dizer que o email distrai muito
e os SMS distraem mesmo muito,
e estas outras coisas distraem muito,
mas distraem no momento que escolhemos.
Podemos fechar o email, não podemos pôr de lado o patrão.
Podemos fechar os SMS,
não podemos esconder o chefe.
Podemos afastar estas coisas,
e depois sermos interrompidos no nosso horário, à nossa vontade,
quando estivermos livre, quando quisermos recomeçar.
Porque o trabalho, como o sono, ocorre em fases.
É como ir para cima e fazer algum trabalho,
e depois descer desse trabalho,
e talvez verificar o email ou os SMS.
há muito poucas coisas que são assim tão urgentes
que têm de ocorrer, que têm de ser respondidas nesse segundo.
Se forem gestores,
comecem a encorajar as pessoas a usarem mais coisas como SMS e email
e outras coisas que podemos pôr de lado
e regressar no nosso horário.
A última sugestão que tenho
é que, se têm mesmo uma reunião à porta,
e se têm esse poder,
cancelem essa reunião.
Hoje é sexta-feira — geralmente as pessoas têm reuniões à segunda-feira.
Não a façam.
Eu não digo "Adiem-na".
Digo apagá-la da memória, já foi.
Descobrirão que ficará tudo bem.
Todas as discussões e decisões que pensaram que tinham de fazer
às 9 horas da manhã de segunda-feira,
esqueçam-nas, e as coisas correrão bem.
As pessoas terão uma manhã desocupada, poderão pensar,
e talvez descubram que as coisas que pensava que tinham de fazer,
não têm realmente de as fazer.
Estas são as 3 sugestões rápidas que vos queria dar
Pensem nisso.
Espero que algumas destas ideias
tenham sido pelo menos estimulantes
para que gestores, patrões, donos de empresas
organizadores e pessoas que são responsáveis por outras pessoas
pensem em abrandar um pouco
e dar às pessoas mais tempo para fazerem o seu trabalho.
Penso que compensará no fim.
Obrigado por escutarem.
(Aplausos)