WEBVTT

00:00:00.000 --> 00:00:01.815
こんにちは
Paul Minors です

00:00:01.840 --> 00:00:05.113
Asana トレーニング動画を
ご覧いただきありがとうございます

00:00:05.138 --> 00:00:08.562
過去数年
何百もの企業や Asana ユーザーと

00:00:08.587 --> 00:00:11.256
お仕事する機会をいただきました

00:00:11.281 --> 00:00:13.371
本日ご紹介するのは

00:00:13.395 --> 00:00:16.800
何度も繰り返し目にする
よくある間違いです

00:00:16.878 --> 00:00:20.660
実はこの動画は
2 年前の動画のリメイクです

00:00:20.685 --> 00:00:25.722
取りあげる間違いの数を増やして
アップデートしました

00:00:25.842 --> 00:00:29.004
質問があれば
ぜひコメント欄からお知らせください

00:00:29.029 --> 00:00:33.565
Asana アカウントのセットアップについて
様々な機能の活用方法について

00:00:33.590 --> 00:00:37.620
チームのトレーニングやオンボーディングについて
ヘルプが必要でしたら

00:00:37.645 --> 00:00:39.540
説明欄のリンクをクリックして

00:00:39.565 --> 00:00:42.998
Asana コンサルティングの
オプションをご確認ください

00:00:43.093 --> 00:00:47.565
最初に紹介する間違いで
おそらく Asana における最大のミスは

00:00:47.590 --> 00:00:50.434
「マイタスク」ページを使わないことです

00:00:50.734 --> 00:00:54.329
サイドバーのここにある「マイタスク」は

00:00:54.480 --> 00:00:57.813
様々なタスクやサブタスク
プロジェクトから

00:00:57.838 --> 00:01:02.039
自分に割り当てられたタスクを
すべて確認できる場所です

00:01:02.214 --> 00:01:07.105
タスクやサブタスクが割り当てられると つまり
このように自分の名前が表示されていると

00:01:07.130 --> 00:01:09.477
そのタスクはマイタスクに表示されます

00:01:09.638 --> 00:01:12.115
多くの人がしている間違いは

00:01:12.139 --> 00:01:15.495
一日を通して この画面で作業する代わりに

00:01:15.519 --> 00:01:18.165
プロジェクトをすべて見て回って

00:01:18.190 --> 00:01:23.114
自分の名前が書かれたタスクを探すことで
自分の仕事を見つけることです

00:01:23.138 --> 00:01:26.338
自分のタスクをまとめる
プロジェクトを作成する人もいます

00:01:26.363 --> 00:01:28.633
これについては 後ほどご説明します

00:01:28.745 --> 00:01:33.146
つまり 自分の作業を見つけるために
大変長い時間をかけているのです

00:01:33.198 --> 00:01:38.055
Asana で推奨されるのは
マイタスクを使うことです

00:01:38.300 --> 00:01:43.147
マイタスクの確認方法については
別の動画でご紹介しています

00:01:43.172 --> 00:01:45.088
私はこのように管理しています

00:01:45.112 --> 00:01:48.395
今日やるタスクが
「今日」セクションにあります

00:01:48.420 --> 00:01:50.885
今後一週間でやるタスクも確認できます

00:01:50.910 --> 00:01:54.804
来週のセクションにも
タスクが加わり始めています

00:01:54.828 --> 00:01:58.020
ルールも設定していて
締切が近づくにつれ

00:01:58.020 --> 00:02:01.340
タスクが自動的に
セクション間を移動します

00:02:01.467 --> 00:02:06.179
マイタスクの使い方について詳しくは
私の別の動画をご覧ください

00:02:06.204 --> 00:02:07.131


00:02:07.156 --> 00:02:11.594
二つ目に紹介する間違いは
自分に割り当てるタスクが多すぎることです

00:02:11.618 --> 00:02:15.678
タスク以外のものや
Asana が適さないものも含まれます

00:02:15.703 --> 00:02:18.959
例えば読みたいと思っている記事や本

00:02:18.959 --> 00:02:23.172
このようなものを入れると
Asana がかなり散らかってしまいます

00:02:23.197 --> 00:02:26.684
私のデモアカウントの例です

00:02:26.732 --> 00:02:29.316
とても散らかっていることがわかります

00:02:29.340 --> 00:02:33.173
「最近の割り当て」セクションに
詰め込みすぎです

00:02:33.198 --> 00:02:35.323
「今日」セクションもいっぱいです

00:02:35.371 --> 00:02:37.486
期限を過ぎたタスクも多くあります

00:02:37.511 --> 00:02:39.818
これについても 後ほどご説明します

00:02:39.843 --> 00:02:42.113
全体的にタスク量が多すぎます

00:02:42.303 --> 00:02:45.404
新しいユーザーはよくこうなります

00:02:45.429 --> 00:02:50.640
Asana をワクワクして使い始めて
プロジェクトやタスクをたくさん作り

00:02:50.672 --> 00:02:53.599
やるべきことを すべて網羅しようとします

00:02:53.640 --> 00:02:59.136
これはコンセプトとしては正しいですが
マイタスクにあらゆるタスクがあると

00:02:59.227 --> 00:03:04.017
すぐにその量に溺れてしまいそうになり
手に負えないと感じがちです

00:03:04.224 --> 00:03:07.335
対処法を二つご紹介します

00:03:07.360 --> 00:03:12.594
一つ目は先ほどマイタスクで紹介したように
セクションを使う方法です

00:03:12.619 --> 00:03:17.040
私は今日 今週 来週 後日などを
使用しています

00:03:17.064 --> 00:03:21.153
タスクをセクションにしまって
隠してしまいましょう

00:03:21.177 --> 00:03:24.073
実際私が毎日 Asana を使う上で

00:03:24.098 --> 00:03:27.495
今週や来週のセクションは
ほぼ見ることがありません

00:03:27.520 --> 00:03:31.348
単純に期日が今週や来週のタスクが
それらのセクションに入ります

00:03:31.373 --> 00:03:34.501
ここに期日が明日のタスクと
金曜日のタスクがあります

00:03:34.726 --> 00:03:38.354
ここにたくさんある
二週間以上先のタスクは

00:03:38.379 --> 00:03:41.728
「後日」セクションに入れます

00:03:42.001 --> 00:03:44.564
これで私のマイタスクは

00:03:44.589 --> 00:03:48.299
きれいに整頓され
必要なものだけが表示されます

00:03:48.299 --> 00:03:52.159
今日やることだけに
集中しやすくも なります

00:03:52.319 --> 00:03:57.388
もう一つの対処法は 期日が近づくまで
自分に割り当てないことです

00:03:57.413 --> 00:04:00.727
仕事の管理方法について よく考えて

00:04:00.752 --> 00:04:03.745
チームと話し合う必要がありますが

00:04:03.769 --> 00:04:06.835
私の顧客が何社か実践している方法です

00:04:07.016 --> 00:04:08.660
具体的には

00:04:08.685 --> 00:04:11.977
プロジェクトの後半で行うタスクについて

00:04:12.002 --> 00:04:14.776
今は割り当てないでおき

00:04:14.801 --> 00:04:18.767
開始する準備ができてから
自分に割り当てます

00:04:18.791 --> 00:04:21.415
プロジェクトが段階に分かれていて

00:04:21.439 --> 00:04:25.248
ある段階のタスクをまとめて
割り当てるイメージです

00:04:25.272 --> 00:04:26.736
これで解決です

00:04:26.761 --> 00:04:31.081
リストに大量のタスクが表示されて
圧倒されてしまうことが減ります

00:04:31.208 --> 00:04:32.692
一つ注意があります

00:04:32.717 --> 00:04:37.803
タスク以外のものや タスクに関連しないものには
Asana を使わないようにしましょう

00:04:37.866 --> 00:04:39.457
私の顧客で

00:04:39.481 --> 00:04:44.239
すべてを一か所にまとめようと
記事や 返信するメールまで

00:04:44.263 --> 00:04:47.447
Asana に放り込んでいる事例がありました

00:04:47.471 --> 00:04:51.655
一か所にまとめたいという
考え方はいいのですが

00:04:51.680 --> 00:04:55.282
これでは Asana に
実行が必要なタスク以外の

00:04:55.306 --> 00:04:57.663
いつか読むかもしれない記事や

00:04:57.688 --> 00:05:00.401
返信が必要なメールまでが
溢れてしまいます

00:05:00.426 --> 00:05:04.188
このようなものに
Asana は適していないと思います

00:05:04.212 --> 00:05:06.575
三つ目のよくある大きな間違いは

00:05:06.600 --> 00:05:09.543
「受信トレイ」をチェックしないことと

00:05:09.568 --> 00:05:12.660
通知を正しく管理していないことです

00:05:12.739 --> 00:05:15.581
サイドバーにある Asana の受信トレイは

00:05:15.606 --> 00:05:18.466
タスクの下で
自分がコラボレーターになっている

00:05:18.491 --> 00:05:21.897
すべてのタスクについて
通知が届く場所です

00:05:21.987 --> 00:05:25.638
自分がコラボレーターになっていれば
通知されます

00:05:25.663 --> 00:05:30.427
このようなタスクで
期日が変わった場合や (訳注：担当者のみに通知)

00:05:30.452 --> 00:05:33.017
このようにタスクが完了した場合

00:05:33.042 --> 00:05:36.074
あるいは誰かがタスクにコメントした場合など

00:05:36.099 --> 00:05:38.951
多くの場合に通知されます

00:05:39.133 --> 00:05:43.967
多くの人が犯す間違いの第一は
十分に受信トレイをチェックしないことです

00:05:44.078 --> 00:05:46.297
受信トレイをチェックしなければ

00:05:46.321 --> 00:05:50.502
重要な最新情報や仕事が
見落とされることになります

00:05:50.526 --> 00:05:54.935
例えば「Paul さん あのタスクについて
回答が欲しかったのですが」

00:05:54.960 --> 00:05:59.300
と言われて「すみません
受信トレイを見ていなくて気づきませんでした」

00:05:59.325 --> 00:06:00.827
と言う羽目になります

00:06:00.912 --> 00:06:05.246
したがって受信トレイを一日に何度か
確認することを おすすめします

00:06:05.271 --> 00:06:09.816
新着通知があると
ここにオレンジのドットが表示されます

00:06:09.997 --> 00:06:13.758
定期的に通知を確認することで
チームメイトによる

00:06:13.783 --> 00:06:17.986
タスクの最新情報やコメント
質問を把握できます

00:06:18.120 --> 00:06:21.963
次に重要なのは 通知を見るたびに
アーカイブしていくことです

00:06:21.987 --> 00:06:24.824
この小さいアーカイブ
ボタンをクリックします

00:06:24.999 --> 00:06:26.732
通知に対応したら

00:06:26.756 --> 00:06:29.519
つまり通知を読んだり
返信したりしたら

00:06:29.567 --> 00:06:31.500
アーカイブをクリックします

00:06:31.500 --> 00:06:33.760
ここでは「すべてをアーカイブ」します

00:06:33.785 --> 00:06:36.244
この画面が日々実現すべき状態

00:06:36.269 --> 00:06:38.565
「インボックス ゼロ」です

00:06:38.590 --> 00:06:42.723
これはすべての通知に対応して
最新情報を把握できていることを示します

00:06:42.810 --> 00:06:46.825
受信トレイのチェックが習慣になったら

00:06:47.110 --> 00:06:49.782
通知設定を変更して
アクティビティの更新や

00:06:49.807 --> 00:06:54.382
さらにはメンションとサマリーによる
メール通知をオフにするのがおすすめです

00:06:54.407 --> 00:06:59.258
Asana の受信トレイを定期的に確認していれば
メール通知は必要ありません

00:06:59.417 --> 00:07:01.750
ときどき見られる 四つ目の間違いは

00:07:01.774 --> 00:07:04.282
タスクを未完了のままにしておくことです

00:07:04.307 --> 00:07:09.005
「完了にする」ボタンや
チェックマークをクリックしていないということです

00:07:09.030 --> 00:07:10.710
顧客に聞くと

00:07:10.734 --> 00:07:14.974
よく聞く理由は
「仕事は終わったけれど

00:07:14.999 --> 00:07:18.947
タスクを非表示にしたくない」
というものです

00:07:18.972 --> 00:07:22.763
「このタスクを割り当ててくれた人と
引き続きチャットしたい

00:07:22.788 --> 00:07:26.498
作業内容がすべて終わっていると
確認してもらって安心したい

00:07:26.523 --> 00:07:29.531
だから 未完了のままにしている」
とのことです

00:07:29.699 --> 00:07:32.831
ここでも 意図はよくわかります

00:07:32.856 --> 00:07:37.483
しかし このような場合でも
タスクを完了にする方がよいでしょう

00:07:37.562 --> 00:07:40.420
タスクの担当者として
それがあなたの役目です

00:07:40.445 --> 00:07:43.341
タスクを作成したり割り当てたりした
本人でないと

00:07:43.366 --> 00:07:47.643
「私がこのタスクを完了にしてもいいのか？」
と疑問に思うことがあります

00:07:47.668 --> 00:07:50.282
完了するのに躊躇することがあるのです

00:07:50.307 --> 00:07:55.426
しかし担当者としては
タスクを実際に完了する責任があります

00:07:55.499 --> 00:07:57.904
タスクをあなたに割り当てた人は

00:07:57.928 --> 00:08:01.278
タスクが完了された通知を
受信トレイで受け取ります

00:08:01.302 --> 00:08:04.857
そこで その人はあなたの作業を確認し
必要に応じて質問ができます

00:08:04.882 --> 00:08:07.568
作業内容に不満がある場合や
やり残しがあれば

00:08:07.593 --> 00:08:09.953
タスクを未完了に戻すこともできます

00:08:10.041 --> 00:08:12.554
まずは あなたがタスクを完了にすることで

00:08:12.579 --> 00:08:15.729
「これが終わりました」と
明確なメッセージを送れます

00:08:15.809 --> 00:08:18.437
それに関連して 五つ目の間違いは

00:08:18.461 --> 00:08:21.995
タスクの担当者を
依頼主に戻してしまうことです

00:08:22.199 --> 00:08:24.120
ときどきあるのは

00:08:24.338 --> 00:08:28.005
誰かからタスクを割り当てられて

00:08:28.229 --> 00:08:31.449
タスクが終わったと思ったら

00:08:31.474 --> 00:08:36.244
タスクを割り当ててくれた人に
割り当てを戻すことです

00:08:36.292 --> 00:08:37.996
意図は理解できます

00:08:38.020 --> 00:08:43.014
「仕事が終わったので 確認してほしいから
割り当てを戻す」 ということです

00:08:43.070 --> 00:08:44.316
これが問題なのは

00:08:44.341 --> 00:08:47.722
誰がそのタスクの責任を持っているのかが
不明確になることです

00:08:47.747 --> 00:08:49.837
タスクを行ったり来たりさせると

00:08:49.862 --> 00:08:54.877
タスクが適切な人に割り当てられていない
ということが往々にして起こります

00:08:55.051 --> 00:08:57.753
タスクを依頼主に
割り当て返したが

00:08:57.777 --> 00:09:00.689
あなたが何らかの変更をしなければならず

00:09:00.714 --> 00:09:04.043
しかし あなたにタスクの割り当ては返ってこない

00:09:04.068 --> 00:09:08.295
そんなことが考えられます
このような往復は問題のもとです

00:09:08.320 --> 00:09:13.094
人的エラーが起こる可能性が高まり
タスクが見落とされます

00:09:13.320 --> 00:09:17.167
繰り返しですが
タスクを担当する人に割り当てるのが

00:09:17.191 --> 00:09:20.050
よい仕事のやりかたです

00:09:20.217 --> 00:09:23.933
その人の担当が終わったら
説明したとおり タスクを完了します

00:09:23.958 --> 00:09:28.107
タスクの依頼主は質問や意見があれば
完了したタスクにコメントできます

00:09:28.132 --> 00:09:31.803
あるいは必要があれば
タスクを未完了に戻すこともできます

00:09:31.980 --> 00:09:36.859
六つ目のよくある間違いは
期限超過のタスクをそのままにしておくことです

00:09:36.984 --> 00:09:41.088
これは まとまった量のタスクが
割り当てられたときに起こります

00:09:41.113 --> 00:09:44.623
「今日」セクションに入れ
今日中にやると決めましょう

00:09:44.648 --> 00:09:48.408
しかし 何らかの理由で
今日中に終わらないことがあります

00:09:48.540 --> 00:09:52.088
問題や緊急事態は起こるものですから
これは仕方ありません

00:09:52.113 --> 00:09:55.062
タスクをすべて完了できるとは
限らないのです

00:09:55.222 --> 00:10:00.012
マイタスクに赤字の
期限超過のタスクがあるのは

00:10:00.362 --> 00:10:05.655
このようなタスクが 積み重なって
乱雑になった結果だと考えられます

00:10:05.680 --> 00:10:10.448
こうすると すぐに仕事量に圧倒されて
手に負えないと感じられます

00:10:10.582 --> 00:10:15.238
期限を過ぎたタスクに立ち向かうには
期限超過のままにするのではなく

00:10:15.262 --> 00:10:20.732
毎日コンピューターをシャットダウンして
仕事を終わりにする前のルーティンとして

00:10:20.757 --> 00:10:24.463
時間がなくて
タスクリストに残ってしまったタスクを確認して

00:10:24.488 --> 00:10:26.546
期限を変更するのがおすすめです

00:10:26.673 --> 00:10:29.545
例えば「これは明日やろうと思う」とか

00:10:29.569 --> 00:10:33.151
「月曜日に延ばそう」などと考えて
期日を変更します

00:10:33.434 --> 00:10:35.465
そして期限順にタスクを表示します

00:10:35.490 --> 00:10:39.145
「これは来週期限だから
近日のセクションに移動しよう」と考えて

00:10:39.170 --> 00:10:43.167
期限日に「今日」セクションに
自動的に移動するルールを設定します

00:10:43.278 --> 00:10:45.538
つまり 期限切れのタスクを

00:10:45.563 --> 00:10:48.706
そのままにしないようにしましょう

00:10:48.730 --> 00:10:53.718
実際に作業に再び取りかかれる日を反映させて
日付を更新しましょう

00:10:53.742 --> 00:10:57.561
こうすれば 期限超過のタスクの大群に
悩むことはありません

00:10:57.586 --> 00:11:01.358
そして いつそのタスクに戻るのか
明確に計画できます

00:11:01.382 --> 00:11:05.166
七つ目のよくある間違いは
ビジネスオーナーたちが

00:11:05.191 --> 00:11:10.427
正式な導入やトレーニングを実施せずに
チームに Asana を与えることです

00:11:10.452 --> 00:11:15.088
私たちが最初にお問い合わせいただく
きっかけになることも多くあります

00:11:15.183 --> 00:11:17.980
これは Asana に限った話ではなく

00:11:18.004 --> 00:11:21.916
各企業が選んだ多くのツールや
アプリでも見られます

00:11:21.940 --> 00:11:26.221
上層部が「今日から
このツールを使うことにします」と言い出して

00:11:26.245 --> 00:11:29.348
その使い方は
チームで勝手に調べるように言います

00:11:29.373 --> 00:11:31.918
「チームで力を合わせよう」というわけです

00:11:31.942 --> 00:11:33.711
こうして起こるのは

00:11:33.735 --> 00:11:38.122
技術に強い
一部のメンバーは使い方を理解できても

00:11:38.146 --> 00:11:42.311
技術に疎い人たちは
自分で使い方を見つけられず

00:11:42.336 --> 00:11:45.586
助けが必要になるという状況です

00:11:45.610 --> 00:11:49.312
チームの半分しか
Asana を使っていないとき

00:11:49.336 --> 00:11:52.213
Asana を使えていないメンバーが

00:11:52.238 --> 00:11:55.429
チーム全体にブレーキをかけてしまいます

00:11:55.453 --> 00:11:58.601
私たちは導入支援サービスも提供しています

00:11:58.626 --> 00:12:03.330
私たちがおすすめするのは
まず「なぜ Asana を使うのか」を考えて

00:12:03.355 --> 00:12:04.743
チームと実際に話して

00:12:04.768 --> 00:12:07.315
「この問題を Asana で解決します」や

00:12:07.340 --> 00:12:10.396
「皆様にはこのように使用してもらいます」と
伝えることです

00:12:10.421 --> 00:12:14.129
チームのトレーニングやオンボーディングに
サポートが必要でしたら 私のウェブサイトの

00:12:14.154 --> 00:12:17.955
Master Asana (Asana をマスター)
プログラムをご覧ください

00:12:17.980 --> 00:12:20.782
エキスパートと一対一の
コンサルティングを予約できます

00:12:20.807 --> 00:12:23.362
一週間に一度
グループのコーチングも受講できるようになり

00:12:23.387 --> 00:12:27.109
私が開発した包括的なオンラインコースにも
アクセスできるようになります

00:12:27.134 --> 00:12:30.735
Asana 環境を構築する方法から
チームへの展開を計画する方法

00:12:30.760 --> 00:12:34.191
そして正しくトレーニングを実施する方法
までをお教えします

00:12:34.285 --> 00:12:38.277
チームへの導入にあたっては
Asana チャンピオン 私たちの言葉では

00:12:38.302 --> 00:12:42.585
最高 Asana 責任者 (CAO)
を見つけることもおすすめです

00:12:42.610 --> 00:12:44.122
これはチームの中で

00:12:44.147 --> 00:12:48.298
Asana の導入と展開を
担当する人のことです

00:12:48.322 --> 00:12:51.895
今のところ明確な担当者はいなくて

00:12:51.920 --> 00:12:55.465
チーム全員がそれぞれ
別の方法で使用している場合

00:12:55.489 --> 00:12:58.302
Asana チャンピオンを指名する目的は

00:12:58.327 --> 00:13:00.634
新入社員にトレーニングを実施して

00:13:00.659 --> 00:13:04.059
全員が一貫した方法で
Asana を利用できるように

00:13:04.084 --> 00:13:07.560
各メンバーや各部署に働きかける
担当者が必要だからです

00:13:07.708 --> 00:13:09.941
八つ目に紹介する間違いは

00:13:09.965 --> 00:13:14.194
最初に紹介したマイタスクの不使用
と関連していて

00:13:14.219 --> 00:13:18.479
マイタスクを使う代わりに
非公開プロジェクトを使うというものです

00:13:18.780 --> 00:13:22.680
マイタスクの使い方がわからない方は

00:13:22.680 --> 00:13:26.993
このように「Paul のタスク」といった

00:13:27.017 --> 00:13:30.209
プロジェクトを作成してしまうのです

00:13:30.379 --> 00:13:34.873
このプロジェクトは
独自のタスクリストとして作成されます

00:13:34.897 --> 00:13:38.228
しかしマイタスクがすでに
自分専用の非公開プロジェクトの

00:13:38.253 --> 00:13:40.743
役割を果たすため
これは不要な対応です

00:13:40.768 --> 00:13:44.936
マイタスクに直接「これはタスクです」
というタスクを作成して

00:13:44.961 --> 00:13:47.474
これをプロジェクトに追加しなければ

00:13:47.498 --> 00:13:51.422
私以外には非公開になります
他の人は見ることができません

00:13:51.446 --> 00:13:54.829
マイタスクはこのように
リスト形式で見ることも

00:13:54.853 --> 00:13:58.235
かんばんボードやカレンダー
の形式で見ることもできます

00:13:58.259 --> 00:14:02.579
ですから これは
私の非公開プロジェクトとして機能します

00:14:02.604 --> 00:14:07.095
非公開プロジェクトを別で作るのは
時間の無駄と言えます

00:14:07.560 --> 00:14:12.477
九つ目の間違いは
期日を設定しないことです

00:14:12.501 --> 00:14:16.705
期日はタスクの最重要情報の一つですから

00:14:16.729 --> 00:14:20.298
これは少々不思議です

00:14:20.322 --> 00:14:23.519
タスクとは何を 誰が
いつまでにする必要があるかを

00:14:23.519 --> 00:14:25.649
示すもののはずですよね

00:14:25.674 --> 00:14:30.363
顧客と話していて「なぜこのタスクに
期日を設定しなかったのですか？」と聞くと

00:14:30.388 --> 00:14:33.308
よくある答えは「近々やることは
決まっていたけれど

00:14:33.333 --> 00:14:37.213
明確に厳守しなければならない
締切はなかったから」というものです

00:14:37.308 --> 00:14:42.121
私はこのような場合でも
タスクに期日を設定することをおすすめします

00:14:42.145 --> 00:14:44.867
絶対厳守の期限がなかったとしても

00:14:44.892 --> 00:14:49.023
「やるつもり」を示す方法として
期日を使用して

00:14:49.048 --> 00:14:53.040
「これは金曜日までに終わらせたい」
と示すのが望ましいと言えます

00:14:53.040 --> 00:14:54.940
他に重要な仕事が入って

00:14:54.964 --> 00:14:58.949
結局 期日を来週に
延長することになったとしても

00:14:58.973 --> 00:15:02.327
期日がまったく決まっていないのに比べれば

00:15:02.352 --> 00:15:07.133
変更の可能性がある期日が設定されているほうが
効果的な働き方です

00:15:07.308 --> 00:15:10.110
タスクに期日がないことの問題点は

00:15:10.135 --> 00:15:14.779
多くの期日なしのタスクが
積みあがっていき

00:15:14.803 --> 00:15:19.786
仕事の緊急度や優先度を
判断できなくなることです

00:15:19.811 --> 00:15:23.327
タスクに何らかの期日を設定して
「これは今日やる

00:15:23.351 --> 00:15:26.530
これは明日 これは金曜」
としておけば

00:15:26.554 --> 00:15:31.257
繰り返しですが タスクに
期日を設定しないのと比べると

00:15:31.282 --> 00:15:34.323
より効率的で効果的なやり方です

00:15:34.657 --> 00:15:37.754
十個目のよくある間違いは

00:15:37.779 --> 00:15:43.294
タスクの詳細があいまいで
必要な情報を提供しないことです

00:15:44.035 --> 00:15:47.420
例えば あいまいな名前で

00:15:47.445 --> 00:15:51.057
担当者も期日も決まっておらず

00:15:51.082 --> 00:15:53.765
説明文もよくわからず

00:15:53.790 --> 00:15:59.186
添付ファイルや関連文書が
添付されていないタスクです

00:15:59.639 --> 00:16:01.573
タスクを割り当てるときには

00:16:01.597 --> 00:16:05.887
他の人にタスクの内容が伝わるかどうかを
しっかりと考える必要があります

00:16:06.130 --> 00:16:10.528
「その人がこのタスクをクリックしたとき
私にたくさんの質問をすることなく

00:16:10.553 --> 00:16:14.574
作業内容を理解できるように
十分な情報を提供しているだろうか？」

00:16:14.797 --> 00:16:19.435
例えば このタスクをリモート
アシスタントの Judy に割り当てます

00:16:19.460 --> 00:16:23.264
「WordPress の投稿を作成する」
やるべきことが明確です

00:16:23.288 --> 00:16:27.413
そのタスクが 私が以前制作した動画の
サブタスクであることもわかります

00:16:27.438 --> 00:16:31.680
そして古典的で長めのチェックリストで
やることを網羅しました

00:16:31.724 --> 00:16:33.830
これが私が Asana を使って

00:16:33.855 --> 00:16:37.278
標準作業手順書 (SOP) を
保存している方法です

00:16:37.302 --> 00:16:41.328
別の動画で SOP と
テンプレートを使用する方法を紹介しています

00:16:41.352 --> 00:16:43.622
上にリンクが表示されています

00:16:43.818 --> 00:16:45.866
Judy の視点から

00:16:45.891 --> 00:16:49.411
このタスクを受け取ったら
何をする必要があるのか明確です

00:16:49.436 --> 00:16:51.888
親タスクをクリックすれば

00:16:51.913 --> 00:16:56.134
サブタスクが何に関連しているのか
確認できます

00:16:56.399 --> 00:16:59.843
するべきことが
すべて書かれたチェックリストもあります

00:16:59.867 --> 00:17:03.206
おそらく彼女は 私に
詳細を確認することなく

00:17:03.231 --> 00:17:05.192
タスクを実行できるでしょう

00:17:05.459 --> 00:17:10.002
Asana ユーザーに見られる
最後の十一個目のよくある間違いは

00:17:10.026 --> 00:17:12.908
コミュニケーションチャネルが
多すぎることです

00:17:12.987 --> 00:17:15.618
これは Asana に限った話ではなく

00:17:15.642 --> 00:17:20.464
コミュニケーションに使用する他のツール
アプリ サービスにも当てはまります

00:17:20.489 --> 00:17:23.688
重複していることも多く
いつどのサービスを使うのか

00:17:23.713 --> 00:17:26.453
明確に区別されていないことも
多くあります

00:17:26.478 --> 00:17:28.814
Slack などがよくある例です

00:17:28.838 --> 00:17:32.472
多くの顧客が Asana と Slack の
両方を使っています

00:17:32.497 --> 00:17:35.551
コミュニケーションをとる方法が
たくさんあり

00:17:35.576 --> 00:17:37.452
当然メールもありますから

00:17:37.477 --> 00:17:40.908
複数の場所で会話が
発生しているのをよく見かけます

00:17:41.003 --> 00:17:42.954
私たちがよくアドバイスするのは

00:17:42.979 --> 00:17:46.671
各ツールを いつ使うのか
明確に定義する必要があるということです

00:17:46.696 --> 00:17:51.457
例えば タスクやプロジェクトについて
話すときは Asana をおすすめします

00:17:51.482 --> 00:17:54.997
おそらく会話のほとんどは
タスクやプロジェクトに

00:17:55.022 --> 00:17:56.438
関連しているはずです

00:17:56.462 --> 00:17:59.944
そのような会話は
Asana で行うべきです

00:18:00.229 --> 00:18:05.531
会話が常に
実際の仕事と紐づいているのが利点です

00:18:05.786 --> 00:18:09.638
タスクをクリックすると
そこで会話が行われているわけです

00:18:09.663 --> 00:18:13.560
わざわざ Slack を開いて
会話を見つける必要はありません

00:18:13.655 --> 00:18:16.344
しかし
一部の会話を Asana でして

00:18:16.369 --> 00:18:19.799
一部の会話は Slack のスレッドにあり

00:18:19.799 --> 00:18:22.516
メールスレッドもいくつかあるなど

00:18:22.540 --> 00:18:25.980
会話が複数のチャネルに
分かれている状態では

00:18:25.980 --> 00:18:30.258
今の状況も 次のステップも
把握が難しくなります

00:18:30.282 --> 00:18:32.792
Asana のようなツールを導入すると

00:18:32.816 --> 00:18:37.065
コミュニケーションに使えるツールが
一つ増えるわけですから

00:18:37.272 --> 00:18:39.986
どのツールを いつ使うのか

00:18:40.011 --> 00:18:43.288
どのような目的に合ったツールなのか

00:18:43.313 --> 00:18:46.484
Slack やメール メッセンジャーなど

00:18:46.509 --> 00:18:49.244
他のツールと どう使い分けるのかなど

00:18:49.273 --> 00:18:52.789
チームに対して明確に定義する必要があります

00:18:52.999 --> 00:18:58.286
ここまで Asana で何度も目にしてきた
よくある間違いをご紹介してきました

00:18:58.311 --> 00:19:01.503
先ほどもご案内したとおり
質問があれば 動画にコメントをお願いします

00:19:01.652 --> 00:19:03.804
アカウントの設定や
トレーニング

00:19:03.829 --> 00:19:07.074
Asana の有効活用
チームのオンボーディングについて

00:19:07.099 --> 00:19:10.249
一対一のサポートにご興味があれば
説明欄のリンクから

00:19:10.274 --> 00:19:13.149
コンサルティングの
オプションをご覧いただけます

00:19:13.218 --> 00:19:15.777
改めまして
ご視聴いただきありがとうございました

00:19:15.802 --> 00:19:17.777
また次の動画でお会いしましょう