こんにちは Paul Minors です
Asana トレーニング動画を ご覧いただきありがとうございます
過去数年 何百もの企業や Asana ユーザーと
お仕事する機会をいただきました
本日ご紹介するのは
何度も繰り返し目にする よくある間違いです
実はこの動画は 2 年前の動画のリメイクです
取りあげる間違いの数を増やして アップデートしました
質問があれば ぜひコメント欄からお知らせください
Asana アカウントのセットアップについて 様々な機能の活用方法について
チームのトレーニングやオンボーディングについて ヘルプが必要でしたら
説明欄のリンクをクリックして
Asana コンサルティングの オプションをご確認ください
最初に紹介する間違いで おそらく Asana における最大のミスは
「マイタスク」ページを使わないことです
サイドバーのここにある「マイタスク」は
様々なタスクやサブタスク プロジェクトから
自分に割り当てられたタスクを すべて確認できる場所です
タスクやサブタスクが割り当てられると つまり このように自分の名前が表示されていると
そのタスクはマイタスクに表示されます
多くの人がしている間違いは
一日を通して この画面で作業する代わりに
プロジェクトをすべて見て回って
自分の名前が書かれたタスクを探すことで 自分の仕事を見つけることです
自分のタスクをまとめる プロジェクトを作成する人もいます
これについては 後ほどご説明します
つまり 自分の作業を見つけるために 大変長い時間をかけているのです
Asana で推奨されるのは マイタスクを使うことです
マイタスクの確認方法については 別の動画でご紹介しています
私はこのように管理しています
今日やるタスクが 「今日」セクションにあります
今後一週間でやるタスクも確認できます
来週のセクションにも タスクが加わり始めています
ルールも設定していて 締切が近づくにつれ
タスクが自動的に セクション間を移動します
マイタスクの使い方について詳しくは 私の別の動画をご覧ください
二つ目に紹介する間違いは 自分に割り当てるタスクが多すぎることです
タスク以外のものや Asana が適さないものも含まれます
例えば読みたいと思っている記事や本
このようなものを入れると Asana がかなり散らかってしまいます
私のデモアカウントの例です
とても散らかっていることがわかります
「最近の割り当て」セクションに 詰め込みすぎです
「今日」セクションもいっぱいです
期限を過ぎたタスクも多くあります
これについても 後ほどご説明します
全体的にタスク量が多すぎます
新しいユーザーはよくこうなります
Asana をワクワクして使い始めて プロジェクトやタスクをたくさん作り
やるべきことを すべて網羅しようとします
これはコンセプトとしては正しいですが マイタスクにあらゆるタスクがあると
すぐにその量に溺れてしまいそうになり 手に負えないと感じがちです
対処法を二つご紹介します
一つ目は先ほどマイタスクで紹介したように セクションを使う方法です
私は今日 今週 来週 後日などを 使用しています
タスクをセクションにしまって 隠してしまいましょう
実際私が毎日 Asana を使う上で
今週や来週のセクションは ほぼ見ることがありません
単純に期日が今週や来週のタスクが それらのセクションに入ります
ここに期日が明日のタスクと 金曜日のタスクがあります
ここにたくさんある 二週間以上先のタスクは
「後日」セクションに入れます
これで私のマイタスクは
きれいに整頓され 必要なものだけが表示されます
今日やることだけに 集中しやすくも なります
もう一つの対処法は 期日が近づくまで 自分に割り当てないことです
仕事の管理方法について よく考えて
チームと話し合う必要がありますが
私の顧客が何社か実践している方法です
具体的には
プロジェクトの後半で行うタスクについて
今は割り当てないでおき
開始する準備ができてから 自分に割り当てます
プロジェクトが段階に分かれていて
ある段階のタスクをまとめて 割り当てるイメージです
これで解決です
リストに大量のタスクが表示されて 圧倒されてしまうことが減ります
一つ注意があります
タスク以外のものや タスクに関連しないものには Asana を使わないようにしましょう
私の顧客で
すべてを一か所にまとめようと 記事や 返信するメールまで
Asana に放り込んでいる事例がありました
一か所にまとめたいという 考え方はいいのですが
これでは Asana に 実行が必要なタスク以外の
いつか読むかもしれない記事や
返信が必要なメールまでが 溢れてしまいます
このようなものに Asana は適していないと思います
三つ目のよくある大きな間違いは
「受信トレイ」をチェックしないことと
通知を正しく管理していないことです
サイドバーにある Asana の受信トレイは
タスクの下で 自分がコラボレーターになっている
すべてのタスクについて 通知が届く場所です
自分がコラボレーターになっていれば 通知されます
このようなタスクで 期日が変わった場合や (訳注：担当者のみに通知)
このようにタスクが完了した場合
あるいは誰かがタスクにコメントした場合など
多くの場合に通知されます
多くの人が犯す間違いの第一は 十分に受信トレイをチェックしないことです
受信トレイをチェックしなければ
重要な最新情報や仕事が 見落とされることになります
例えば「Paul さん あのタスクについて 回答が欲しかったのですが」
と言われて「すみません 受信トレイを見ていなくて気づきませんでした」
と言う羽目になります
したがって受信トレイを一日に何度か 確認することを おすすめします
新着通知があると ここにオレンジのドットが表示されます
定期的に通知を確認することで チームメイトによる
タスクの最新情報やコメント 質問を把握できます
次に重要なのは 通知を見るたびに アーカイブしていくことです
この小さいアーカイブ ボタンをクリックします
通知に対応したら
つまり通知を読んだり 返信したりしたら
アーカイブをクリックします
ここでは「すべてをアーカイブ」します
この画面が日々実現すべき状態
「インボックス ゼロ」です
これはすべての通知に対応して 最新情報を把握できていることを示します
受信トレイのチェックが習慣になったら
通知設定を変更して アクティビティの更新や
さらにはメンションとサマリーによる メール通知をオフにするのがおすすめです
Asana の受信トレイを定期的に確認していれば メール通知は必要ありません
ときどき見られる 四つ目の間違いは
タスクを未完了のままにしておくことです
「完了にする」ボタンや チェックマークをクリックしていないということです
顧客に聞くと
よく聞く理由は 「仕事は終わったけれど
タスクを非表示にしたくない」 というものです
「このタスクを割り当ててくれた人と 引き続きチャットしたい
作業内容がすべて終わっていると 確認してもらって安心したい
だから 未完了のままにしている」 とのことです
ここでも 意図はよくわかります
しかし このような場合でも タスクを完了にする方がよいでしょう
タスクの担当者として それがあなたの役目です
タスクを作成したり割り当てたりした 本人でないと
「私がこのタスクを完了にしてもいいのか？」 と疑問に思うことがあります
完了するのに躊躇することがあるのです
しかし担当者としては タスクを実際に完了する責任があります
タスクをあなたに割り当てた人は
タスクが完了された通知を 受信トレイで受け取ります
そこで その人はあなたの作業を確認し 必要に応じて質問ができます
作業内容に不満がある場合や やり残しがあれば
タスクを未完了に戻すこともできます
まずは あなたがタスクを完了にすることで
「これが終わりました」と 明確なメッセージを送れます
それに関連して 五つ目の間違いは
タスクの担当者を 依頼主に戻してしまうことです
ときどきあるのは
誰かからタスクを割り当てられて
タスクが終わったと思ったら
タスクを割り当ててくれた人に 割り当てを戻すことです
意図は理解できます
「仕事が終わったので 確認してほしいから 割り当てを戻す」 ということです
これが問題なのは
誰がそのタスクの責任を持っているのかが 不明確になることです
タスクを行ったり来たりさせると
タスクが適切な人に割り当てられていない ということが往々にして起こります
タスクを依頼主に 割り当て返したが
あなたが何らかの変更をしなければならず
しかし あなたにタスクの割り当ては返ってこない
そんなことが考えられます このような往復は問題のもとです
人的エラーが起こる可能性が高まり タスクが見落とされます
繰り返しですが タスクを担当する人に割り当てるのが
よい仕事のやりかたです
その人の担当が終わったら 説明したとおり タスクを完了します
タスクの依頼主は質問や意見があれば 完了したタスクにコメントできます
あるいは必要があれば タスクを未完了に戻すこともできます
六つ目のよくある間違いは 期限超過のタスクをそのままにしておくことです
これは まとまった量のタスクが 割り当てられたときに起こります
「今日」セクションに入れ 今日中にやると決めましょう
しかし 何らかの理由で 今日中に終わらないことがあります
問題や緊急事態は起こるものですから これは仕方ありません
タスクをすべて完了できるとは 限らないのです
マイタスクに赤字の 期限超過のタスクがあるのは
このようなタスクが 積み重なって 乱雑になった結果だと考えられます
こうすると すぐに仕事量に圧倒されて 手に負えないと感じられます
期限を過ぎたタスクに立ち向かうには 期限超過のままにするのではなく
毎日コンピューターをシャットダウンして 仕事を終わりにする前のルーティンとして
時間がなくて タスクリストに残ってしまったタスクを確認して
期限を変更するのがおすすめです
例えば「これは明日やろうと思う」とか
「月曜日に延ばそう」などと考えて 期日を変更します
そして期限順にタスクを表示します
「これは来週期限だから 近日のセクションに移動しよう」と考えて
期限日に「今日」セクションに 自動的に移動するルールを設定します
つまり 期限切れのタスクを
そのままにしないようにしましょう
実際に作業に再び取りかかれる日を反映させて 日付を更新しましょう
こうすれば 期限超過のタスクの大群に 悩むことはありません
そして いつそのタスクに戻るのか 明確に計画できます
七つ目のよくある間違いは ビジネスオーナーたちが
正式な導入やトレーニングを実施せずに チームに Asana を与えることです
私たちが最初にお問い合わせいただく きっかけになることも多くあります
これは Asana に限った話ではなく
各企業が選んだ多くのツールや アプリでも見られます
上層部が「今日から このツールを使うことにします」と言い出して
その使い方は チームで勝手に調べるように言います
「チームで力を合わせよう」というわけです
こうして起こるのは
技術に強い 一部のメンバーは使い方を理解できても
技術に疎い人たちは 自分で使い方を見つけられず
助けが必要になるという状況です
チームの半分しか Asana を使っていないとき
Asana を使えていないメンバーが
チーム全体にブレーキをかけてしまいます
私たちは導入支援サービスも提供しています
私たちがおすすめするのは まず「なぜ Asana を使うのか」を考えて
チームと実際に話して
「この問題を Asana で解決します」や
「皆様にはこのように使用してもらいます」と 伝えることです
チームのトレーニングやオンボーディングに サポートが必要でしたら 私のウェブサイトの
Master Asana (Asana をマスター) プログラムをご覧ください
エキスパートと一対一の コンサルティングを予約できます
一週間に一度 グループのコーチングも受講できるようになり
私が開発した包括的なオンラインコースにも アクセスできるようになります
Asana 環境を構築する方法から チームへの展開を計画する方法
そして正しくトレーニングを実施する方法 までをお教えします
チームへの導入にあたっては Asana チャンピオン 私たちの言葉では
最高 Asana 責任者 (CAO) を見つけることもおすすめです
これはチームの中で
Asana の導入と展開を 担当する人のことです
今のところ明確な担当者はいなくて
チーム全員がそれぞれ 別の方法で使用している場合
Asana チャンピオンを指名する目的は
新入社員にトレーニングを実施して
全員が一貫した方法で Asana を利用できるように
各メンバーや各部署に働きかける 担当者が必要だからです
八つ目に紹介する間違いは
最初に紹介したマイタスクの不使用 と関連していて
マイタスクを使う代わりに 非公開プロジェクトを使うというものです
マイタスクの使い方がわからない方は
このように「Paul のタスク」といった
プロジェクトを作成してしまうのです
このプロジェクトは 独自のタスクリストとして作成されます
しかしマイタスクがすでに 自分専用の非公開プロジェクトの
役割を果たすため これは不要な対応です
マイタスクに直接「これはタスクです」 というタスクを作成して
これをプロジェクトに追加しなければ
私以外には非公開になります 他の人は見ることができません
マイタスクはこのように リスト形式で見ることも
かんばんボードやカレンダー の形式で見ることもできます
ですから これは 私の非公開プロジェクトとして機能します
非公開プロジェクトを別で作るのは 時間の無駄と言えます
九つ目の間違いは 期日を設定しないことです
期日はタスクの最重要情報の一つですから
これは少々不思議です
タスクとは何を 誰が いつまでにする必要があるかを
示すもののはずですよね
顧客と話していて「なぜこのタスクに 期日を設定しなかったのですか？」と聞くと
よくある答えは「近々やることは 決まっていたけれど
明確に厳守しなければならない 締切はなかったから」というものです
私はこのような場合でも タスクに期日を設定することをおすすめします
絶対厳守の期限がなかったとしても
「やるつもり」を示す方法として 期日を使用して
「これは金曜日までに終わらせたい」 と示すのが望ましいと言えます
他に重要な仕事が入って
結局 期日を来週に 延長することになったとしても
期日がまったく決まっていないのに比べれば
変更の可能性がある期日が設定されているほうが 効果的な働き方です
タスクに期日がないことの問題点は
多くの期日なしのタスクが 積みあがっていき
仕事の緊急度や優先度を 判断できなくなることです
タスクに何らかの期日を設定して 「これは今日やる
これは明日 これは金曜」 としておけば
繰り返しですが タスクに 期日を設定しないのと比べると
より効率的で効果的なやり方です
十個目のよくある間違いは
タスクの詳細があいまいで 必要な情報を提供しないことです
例えば あいまいな名前で
担当者も期日も決まっておらず
説明文もよくわからず
添付ファイルや関連文書が 添付されていないタスクです
タスクを割り当てるときには
他の人にタスクの内容が伝わるかどうかを しっかりと考える必要があります
「その人がこのタスクをクリックしたとき 私にたくさんの質問をすることなく
作業内容を理解できるように 十分な情報を提供しているだろうか？」
例えば このタスクをリモート アシスタントの Judy に割り当てます
「WordPress の投稿を作成する」 やるべきことが明確です
そのタスクが 私が以前制作した動画の サブタスクであることもわかります
そして古典的で長めのチェックリストで やることを網羅しました
これが私が Asana を使って
標準作業手順書 (SOP) を 保存している方法です
別の動画で SOP と テンプレートを使用する方法を紹介しています
上にリンクが表示されています
Judy の視点から
このタスクを受け取ったら 何をする必要があるのか明確です
親タスクをクリックすれば
サブタスクが何に関連しているのか 確認できます
するべきことが すべて書かれたチェックリストもあります
おそらく彼女は 私に 詳細を確認することなく
タスクを実行できるでしょう
Asana ユーザーに見られる 最後の十一個目のよくある間違いは
コミュニケーションチャネルが 多すぎることです
これは Asana に限った話ではなく
コミュニケーションに使用する他のツール アプリ サービスにも当てはまります
重複していることも多く いつどのサービスを使うのか
明確に区別されていないことも 多くあります
Slack などがよくある例です
多くの顧客が Asana と Slack の 両方を使っています
コミュニケーションをとる方法が たくさんあり
当然メールもありますから
複数の場所で会話が 発生しているのをよく見かけます
私たちがよくアドバイスするのは
各ツールを いつ使うのか 明確に定義する必要があるということです
例えば タスクやプロジェクトについて 話すときは Asana をおすすめします
おそらく会話のほとんどは タスクやプロジェクトに
関連しているはずです
そのような会話は Asana で行うべきです
会話が常に 実際の仕事と紐づいているのが利点です
タスクをクリックすると そこで会話が行われているわけです
わざわざ Slack を開いて 会話を見つける必要はありません
しかし 一部の会話を Asana でして
一部の会話は Slack のスレッドにあり
メールスレッドもいくつかあるなど
会話が複数のチャネルに 分かれている状態では
今の状況も 次のステップも 把握が難しくなります
Asana のようなツールを導入すると
コミュニケーションに使えるツールが 一つ増えるわけですから
どのツールを いつ使うのか
どのような目的に合ったツールなのか
Slack やメール メッセンジャーなど
他のツールと どう使い分けるのかなど
チームに対して明確に定義する必要があります
ここまで Asana で何度も目にしてきた よくある間違いをご紹介してきました
先ほどもご案内したとおり 質問があれば 動画にコメントをお願いします
アカウントの設定や トレーニング
Asana の有効活用 チームのオンボーディングについて
一対一のサポートにご興味があれば 説明欄のリンクから
コンサルティングの オプションをご覧いただけます
改めまして ご視聴いただきありがとうございました
また次の動画でお会いしましょう