1
00:00:00,000 --> 00:00:01,815
こんにちは
Paul Minors です

2
00:00:01,840 --> 00:00:05,113
Asana トレーニング動画を
ご覧いただきありがとうございます

3
00:00:05,138 --> 00:00:08,562
過去数年
何百もの企業や Asana ユーザーと

4
00:00:08,587 --> 00:00:11,256
お仕事する機会をいただきました

5
00:00:11,281 --> 00:00:13,371
本日ご紹介するのは

6
00:00:13,395 --> 00:00:16,800
何度も繰り返し目にする
よくある間違いです

7
00:00:16,878 --> 00:00:20,660
実はこの動画は
2 年前の動画のリメイクです

8
00:00:20,685 --> 00:00:25,722
取りあげる間違いの数を増やして
アップデートしました

9
00:00:25,842 --> 00:00:29,004
質問があれば
ぜひコメント欄からお知らせください

10
00:00:29,029 --> 00:00:33,565
Asana アカウントのセットアップについて
様々な機能の活用方法について

11
00:00:33,590 --> 00:00:37,620
チームのトレーニングやオンボーディングについて
ヘルプが必要でしたら

12
00:00:37,645 --> 00:00:39,540
説明欄のリンクをクリックして

13
00:00:39,565 --> 00:00:42,998
Asana コンサルティングの
オプションをご確認ください

14
00:00:43,093 --> 00:00:47,565
最初に紹介する間違いで
おそらく Asana における最大のミスは

15
00:00:47,590 --> 00:00:50,434
「マイタスク」ページを使わないことです

16
00:00:50,734 --> 00:00:54,329
サイドバーのここにある「マイタスク」は

17
00:00:54,480 --> 00:00:57,813
様々なタスクやサブタスク
プロジェクトから

18
00:00:57,838 --> 00:01:02,039
自分に割り当てられたタスクを
すべて確認できる場所です

19
00:01:02,214 --> 00:01:07,105
タスクやサブタスクが割り当てられると つまり
このように自分の名前が表示されていると

20
00:01:07,130 --> 00:01:09,477
そのタスクはマイタスクに表示されます

21
00:01:09,638 --> 00:01:12,115
多くの人がしている間違いは

22
00:01:12,139 --> 00:01:15,495
一日を通して この画面で作業する代わりに

23
00:01:15,519 --> 00:01:18,165
プロジェクトをすべて見て回って

24
00:01:18,190 --> 00:01:23,114
自分の名前が書かれたタスクを探すことで
自分の仕事を見つけることです

25
00:01:23,138 --> 00:01:26,338
自分のタスクをまとめる
プロジェクトを作成する人もいます

26
00:01:26,363 --> 00:01:28,633
これについては 後ほどご説明します

27
00:01:28,745 --> 00:01:33,146
つまり 自分の作業を見つけるために
大変長い時間をかけているのです

28
00:01:33,198 --> 00:01:38,055
Asana で推奨されるのは
マイタスクを使うことです

29
00:01:38,300 --> 00:01:43,147
マイタスクの確認方法については
別の動画でご紹介しています

30
00:01:43,172 --> 00:01:45,088
私はこのように管理しています

31
00:01:45,112 --> 00:01:48,395
今日やるタスクが
「今日」セクションにあります

32
00:01:48,420 --> 00:01:50,885
今後一週間でやるタスクも確認できます

33
00:01:50,910 --> 00:01:54,804
来週のセクションにも
タスクが加わり始めています

34
00:01:54,828 --> 00:01:58,020
ルールも設定していて
締切が近づくにつれ

35
00:01:58,020 --> 00:02:01,340
タスクが自動的に
セクション間を移動します

36
00:02:01,467 --> 00:02:06,179
マイタスクの使い方について詳しくは
私の別の動画をご覧ください

37
00:02:06,204 --> 00:02:07,131


38
00:02:07,156 --> 00:02:11,594
二つ目に紹介する間違いは
自分に割り当てるタスクが多すぎることです

39
00:02:11,618 --> 00:02:15,678
タスク以外のものや
Asana が適さないものも含まれます

40
00:02:15,703 --> 00:02:18,959
例えば読みたいと思っている記事や本

41
00:02:18,959 --> 00:02:23,172
このようなものを入れると
Asana がかなり散らかってしまいます

42
00:02:23,197 --> 00:02:26,684
私のデモアカウントの例です

43
00:02:26,732 --> 00:02:29,316
とても散らかっていることがわかります

44
00:02:29,340 --> 00:02:33,173
「最近の割り当て」セクションに
詰め込みすぎです

45
00:02:33,198 --> 00:02:35,323
「今日」セクションもいっぱいです

46
00:02:35,371 --> 00:02:37,486
期限を過ぎたタスクも多くあります

47
00:02:37,511 --> 00:02:39,818
これについても 後ほどご説明します

48
00:02:39,843 --> 00:02:42,113
全体的にタスク量が多すぎます

49
00:02:42,303 --> 00:02:45,404
新しいユーザーはよくこうなります

50
00:02:45,429 --> 00:02:50,640
Asana をワクワクして使い始めて
プロジェクトやタスクをたくさん作り

51
00:02:50,672 --> 00:02:53,599
やるべきことを すべて網羅しようとします

52
00:02:53,640 --> 00:02:59,136
これはコンセプトとしては正しいですが
マイタスクにあらゆるタスクがあると

53
00:02:59,227 --> 00:03:04,017
すぐにその量に溺れてしまいそうになり
手に負えないと感じがちです

54
00:03:04,224 --> 00:03:07,335
対処法を二つご紹介します

55
00:03:07,360 --> 00:03:12,594
一つ目は先ほどマイタスクで紹介したように
セクションを使う方法です

56
00:03:12,619 --> 00:03:17,040
私は今日 今週 来週 後日などを
使用しています

57
00:03:17,064 --> 00:03:21,153
タスクをセクションにしまって
隠してしまいましょう

58
00:03:21,177 --> 00:03:24,073
実際私が毎日 Asana を使う上で

59
00:03:24,098 --> 00:03:27,495
今週や来週のセクションは
ほぼ見ることがありません

60
00:03:27,520 --> 00:03:31,348
単純に期日が今週や来週のタスクが
それらのセクションに入ります

61
00:03:31,373 --> 00:03:34,501
ここに期日が明日のタスクと
金曜日のタスクがあります

62
00:03:34,726 --> 00:03:38,354
ここにたくさんある
二週間以上先のタスクは

63
00:03:38,379 --> 00:03:41,728
「後日」セクションに入れます

64
00:03:42,001 --> 00:03:44,564
これで私のマイタスクは

65
00:03:44,589 --> 00:03:48,299
きれいに整頓され
必要なものだけが表示されます

66
00:03:48,299 --> 00:03:52,159
今日やることだけに
集中しやすくも なります

67
00:03:52,319 --> 00:03:57,388
もう一つの対処法は 期日が近づくまで
自分に割り当てないことです

68
00:03:57,413 --> 00:04:00,727
仕事の管理方法について よく考えて

69
00:04:00,752 --> 00:04:03,745
チームと話し合う必要がありますが

70
00:04:03,769 --> 00:04:06,835
私の顧客が何社か実践している方法です

71
00:04:07,016 --> 00:04:08,660
具体的には

72
00:04:08,685 --> 00:04:11,977
プロジェクトの後半で行うタスクについて

73
00:04:12,002 --> 00:04:14,776
今は割り当てないでおき

74
00:04:14,801 --> 00:04:18,767
開始する準備ができてから
自分に割り当てます

75
00:04:18,791 --> 00:04:21,415
プロジェクトが段階に分かれていて

76
00:04:21,439 --> 00:04:25,248
ある段階のタスクをまとめて
割り当てるイメージです

77
00:04:25,272 --> 00:04:26,736
これで解決です

78
00:04:26,761 --> 00:04:31,081
リストに大量のタスクが表示されて
圧倒されてしまうことが減ります

79
00:04:31,208 --> 00:04:32,692
一つ注意があります

80
00:04:32,717 --> 00:04:37,803
タスク以外のものや タスクに関連しないものには
Asana を使わないようにしましょう

81
00:04:37,866 --> 00:04:39,457
私の顧客で

82
00:04:39,481 --> 00:04:44,239
すべてを一か所にまとめようと
記事や 返信するメールまで

83
00:04:44,263 --> 00:04:47,447
Asana に放り込んでいる事例がありました

84
00:04:47,471 --> 00:04:51,655
一か所にまとめたいという
考え方はいいのですが

85
00:04:51,680 --> 00:04:55,282
これでは Asana に
実行が必要なタスク以外の

86
00:04:55,306 --> 00:04:57,663
いつか読むかもしれない記事や

87
00:04:57,688 --> 00:05:00,401
返信が必要なメールまでが
溢れてしまいます

88
00:05:00,426 --> 00:05:04,188
このようなものに
Asana は適していないと思います

89
00:05:04,212 --> 00:05:06,575
三つ目のよくある大きな間違いは

90
00:05:06,600 --> 00:05:09,543
「受信トレイ」をチェックしないことと

91
00:05:09,568 --> 00:05:12,660
通知を正しく管理していないことです

92
00:05:12,739 --> 00:05:15,581
サイドバーにある Asana の受信トレイは

93
00:05:15,606 --> 00:05:18,466
タスクの下で
自分がコラボレーターになっている

94
00:05:18,491 --> 00:05:21,897
すべてのタスクについて
通知が届く場所です

95
00:05:21,987 --> 00:05:25,638
自分がコラボレーターになっていれば
通知されます

96
00:05:25,663 --> 00:05:30,427
このようなタスクで
期日が変わった場合や (訳注：担当者のみに通知)

97
00:05:30,452 --> 00:05:33,017
このようにタスクが完了した場合

98
00:05:33,042 --> 00:05:36,074
あるいは誰かがタスクにコメントした場合など

99
00:05:36,099 --> 00:05:38,951
多くの場合に通知されます

100
00:05:39,133 --> 00:05:43,967
多くの人が犯す間違いの第一は
十分に受信トレイをチェックしないことです

101
00:05:44,078 --> 00:05:46,297
受信トレイをチェックしなければ

102
00:05:46,321 --> 00:05:50,502
重要な最新情報や仕事が
見落とされることになります

103
00:05:50,526 --> 00:05:54,935
例えば「Paul さん あのタスクについて
回答が欲しかったのですが」

104
00:05:54,960 --> 00:05:59,300
と言われて「すみません
受信トレイを見ていなくて気づきませんでした」

105
00:05:59,325 --> 00:06:00,827
と言う羽目になります

106
00:06:00,912 --> 00:06:05,246
したがって受信トレイを一日に何度か
確認することを おすすめします

107
00:06:05,271 --> 00:06:09,816
新着通知があると
ここにオレンジのドットが表示されます

108
00:06:09,997 --> 00:06:13,758
定期的に通知を確認することで
チームメイトによる

109
00:06:13,783 --> 00:06:17,986
タスクの最新情報やコメント
質問を把握できます

110
00:06:18,120 --> 00:06:21,963
次に重要なのは 通知を見るたびに
アーカイブしていくことです

111
00:06:21,987 --> 00:06:24,824
この小さいアーカイブ
ボタンをクリックします

112
00:06:24,999 --> 00:06:26,732
通知に対応したら

113
00:06:26,756 --> 00:06:29,519
つまり通知を読んだり
返信したりしたら

114
00:06:29,567 --> 00:06:31,500
アーカイブをクリックします

115
00:06:31,500 --> 00:06:33,760
ここでは「すべてをアーカイブ」します

116
00:06:33,785 --> 00:06:36,244
この画面が日々実現すべき状態

117
00:06:36,269 --> 00:06:38,565
「インボックス ゼロ」です

118
00:06:38,590 --> 00:06:42,723
これはすべての通知に対応して
最新情報を把握できていることを示します

119
00:06:42,810 --> 00:06:46,825
受信トレイのチェックが習慣になったら

120
00:06:47,110 --> 00:06:49,782
通知設定を変更して
アクティビティの更新や

121
00:06:49,807 --> 00:06:54,382
さらにはメンションとサマリーによる
メール通知をオフにするのがおすすめです

122
00:06:54,407 --> 00:06:59,258
Asana の受信トレイを定期的に確認していれば
メール通知は必要ありません

123
00:06:59,417 --> 00:07:01,750
ときどき見られる 四つ目の間違いは

124
00:07:01,774 --> 00:07:04,282
タスクを未完了のままにしておくことです

125
00:07:04,307 --> 00:07:09,005
「完了にする」ボタンや
チェックマークをクリックしていないということです

126
00:07:09,030 --> 00:07:10,710
顧客に聞くと

127
00:07:10,734 --> 00:07:14,974
よく聞く理由は
「仕事は終わったけれど

128
00:07:14,999 --> 00:07:18,947
タスクを非表示にしたくない」
というものです

129
00:07:18,972 --> 00:07:22,763
「このタスクを割り当ててくれた人と
引き続きチャットしたい

130
00:07:22,788 --> 00:07:26,498
作業内容がすべて終わっていると
確認してもらって安心したい

131
00:07:26,523 --> 00:07:29,531
だから 未完了のままにしている」
とのことです

132
00:07:29,699 --> 00:07:32,831
ここでも 意図はよくわかります

133
00:07:32,856 --> 00:07:37,483
しかし このような場合でも
タスクを完了にする方がよいでしょう

134
00:07:37,562 --> 00:07:40,420
タスクの担当者として
それがあなたの役目です

135
00:07:40,445 --> 00:07:43,341
タスクを作成したり割り当てたりした
本人でないと

136
00:07:43,366 --> 00:07:47,643
「私がこのタスクを完了にしてもいいのか？」
と疑問に思うことがあります

137
00:07:47,668 --> 00:07:50,282
完了するのに躊躇することがあるのです

138
00:07:50,307 --> 00:07:55,426
しかし担当者としては
タスクを実際に完了する責任があります

139
00:07:55,499 --> 00:07:57,904
タスクをあなたに割り当てた人は

140
00:07:57,928 --> 00:08:01,278
タスクが完了された通知を
受信トレイで受け取ります

141
00:08:01,302 --> 00:08:04,857
そこで その人はあなたの作業を確認し
必要に応じて質問ができます

142
00:08:04,882 --> 00:08:07,568
作業内容に不満がある場合や
やり残しがあれば

143
00:08:07,593 --> 00:08:09,953
タスクを未完了に戻すこともできます

144
00:08:10,041 --> 00:08:12,554
まずは あなたがタスクを完了にすることで

145
00:08:12,579 --> 00:08:15,729
「これが終わりました」と
明確なメッセージを送れます

146
00:08:15,809 --> 00:08:18,437
それに関連して 五つ目の間違いは

147
00:08:18,461 --> 00:08:21,995
タスクの担当者を
依頼主に戻してしまうことです

148
00:08:22,199 --> 00:08:24,120
ときどきあるのは

149
00:08:24,338 --> 00:08:28,005
誰かからタスクを割り当てられて

150
00:08:28,229 --> 00:08:31,449
タスクが終わったと思ったら

151
00:08:31,474 --> 00:08:36,244
タスクを割り当ててくれた人に
割り当てを戻すことです

152
00:08:36,292 --> 00:08:37,996
意図は理解できます

153
00:08:38,020 --> 00:08:43,014
「仕事が終わったので 確認してほしいから
割り当てを戻す」 ということです

154
00:08:43,070 --> 00:08:44,316
これが問題なのは

155
00:08:44,341 --> 00:08:47,722
誰がそのタスクの責任を持っているのかが
不明確になることです

156
00:08:47,747 --> 00:08:49,837
タスクを行ったり来たりさせると

157
00:08:49,862 --> 00:08:54,877
タスクが適切な人に割り当てられていない
ということが往々にして起こります

158
00:08:55,051 --> 00:08:57,753
タスクを依頼主に
割り当て返したが

159
00:08:57,777 --> 00:09:00,689
あなたが何らかの変更をしなければならず

160
00:09:00,714 --> 00:09:04,043
しかし あなたにタスクの割り当ては返ってこない

161
00:09:04,068 --> 00:09:08,295
そんなことが考えられます
このような往復は問題のもとです

162
00:09:08,320 --> 00:09:13,094
人的エラーが起こる可能性が高まり
タスクが見落とされます

163
00:09:13,320 --> 00:09:17,167
繰り返しですが
タスクを担当する人に割り当てるのが

164
00:09:17,191 --> 00:09:20,050
よい仕事のやりかたです

165
00:09:20,217 --> 00:09:23,933
その人の担当が終わったら
説明したとおり タスクを完了します

166
00:09:23,958 --> 00:09:28,107
タスクの依頼主は質問や意見があれば
完了したタスクにコメントできます

167
00:09:28,132 --> 00:09:31,803
あるいは必要があれば
タスクを未完了に戻すこともできます

168
00:09:31,980 --> 00:09:36,859
六つ目のよくある間違いは
期限超過のタスクをそのままにしておくことです

169
00:09:36,984 --> 00:09:41,088
これは まとまった量のタスクが
割り当てられたときに起こります

170
00:09:41,113 --> 00:09:44,623
「今日」セクションに入れ
今日中にやると決めましょう

171
00:09:44,648 --> 00:09:48,408
しかし 何らかの理由で
今日中に終わらないことがあります

172
00:09:48,540 --> 00:09:52,088
問題や緊急事態は起こるものですから
これは仕方ありません

173
00:09:52,113 --> 00:09:55,062
タスクをすべて完了できるとは
限らないのです

174
00:09:55,222 --> 00:10:00,012
マイタスクに赤字の
期限超過のタスクがあるのは

175
00:10:00,362 --> 00:10:05,655
このようなタスクが 積み重なって
乱雑になった結果だと考えられます

176
00:10:05,680 --> 00:10:10,448
こうすると すぐに仕事量に圧倒されて
手に負えないと感じられます

177
00:10:10,582 --> 00:10:15,238
期限を過ぎたタスクに立ち向かうには
期限超過のままにするのではなく

178
00:10:15,262 --> 00:10:20,732
毎日コンピューターをシャットダウンして
仕事を終わりにする前のルーティンとして

179
00:10:20,757 --> 00:10:24,463
時間がなくて
タスクリストに残ってしまったタスクを確認して

180
00:10:24,488 --> 00:10:26,546
期限を変更するのがおすすめです

181
00:10:26,673 --> 00:10:29,545
例えば「これは明日やろうと思う」とか

182
00:10:29,569 --> 00:10:33,151
「月曜日に延ばそう」などと考えて
期日を変更します

183
00:10:33,434 --> 00:10:35,465
そして期限順にタスクを表示します

184
00:10:35,490 --> 00:10:39,145
「これは来週期限だから
近日のセクションに移動しよう」と考えて

185
00:10:39,170 --> 00:10:43,167
期限日に「今日」セクションに
自動的に移動するルールを設定します

186
00:10:43,278 --> 00:10:45,538
つまり 期限切れのタスクを

187
00:10:45,563 --> 00:10:48,706
そのままにしないようにしましょう

188
00:10:48,730 --> 00:10:53,718
実際に作業に再び取りかかれる日を反映させて
日付を更新しましょう

189
00:10:53,742 --> 00:10:57,561
こうすれば 期限超過のタスクの大群に
悩むことはありません

190
00:10:57,586 --> 00:11:01,358
そして いつそのタスクに戻るのか
明確に計画できます

191
00:11:01,382 --> 00:11:05,166
七つ目のよくある間違いは
ビジネスオーナーたちが

192
00:11:05,191 --> 00:11:10,427
正式な導入やトレーニングを実施せずに
チームに Asana を与えることです

193
00:11:10,452 --> 00:11:15,088
私たちが最初にお問い合わせいただく
きっかけになることも多くあります

194
00:11:15,183 --> 00:11:17,980
これは Asana に限った話ではなく

195
00:11:18,004 --> 00:11:21,916
各企業が選んだ多くのツールや
アプリでも見られます

196
00:11:21,940 --> 00:11:26,221
上層部が「今日から
このツールを使うことにします」と言い出して

197
00:11:26,245 --> 00:11:29,348
その使い方は
チームで勝手に調べるように言います

198
00:11:29,373 --> 00:11:31,918
「チームで力を合わせよう」というわけです

199
00:11:31,942 --> 00:11:33,711
こうして起こるのは

200
00:11:33,735 --> 00:11:38,122
技術に強い
一部のメンバーは使い方を理解できても

201
00:11:38,146 --> 00:11:42,311
技術に疎い人たちは
自分で使い方を見つけられず

202
00:11:42,336 --> 00:11:45,586
助けが必要になるという状況です

203
00:11:45,610 --> 00:11:49,312
チームの半分しか
Asana を使っていないとき

204
00:11:49,336 --> 00:11:52,213
Asana を使えていないメンバーが

205
00:11:52,238 --> 00:11:55,429
チーム全体にブレーキをかけてしまいます

206
00:11:55,453 --> 00:11:58,601
私たちは導入支援サービスも提供しています

207
00:11:58,626 --> 00:12:03,330
私たちがおすすめするのは
まず「なぜ Asana を使うのか」を考えて

208
00:12:03,355 --> 00:12:04,743
チームと実際に話して

209
00:12:04,768 --> 00:12:07,315
「この問題を Asana で解決します」や

210
00:12:07,340 --> 00:12:10,396
「皆様にはこのように使用してもらいます」と
伝えることです

211
00:12:10,421 --> 00:12:14,129
チームのトレーニングやオンボーディングに
サポートが必要でしたら 私のウェブサイトの

212
00:12:14,154 --> 00:12:17,955
Master Asana (Asana をマスター)
プログラムをご覧ください

213
00:12:17,980 --> 00:12:20,782
エキスパートと一対一の
コンサルティングを予約できます

214
00:12:20,807 --> 00:12:23,362
一週間に一度
グループのコーチングも受講できるようになり

215
00:12:23,387 --> 00:12:27,109
私が開発した包括的なオンラインコースにも
アクセスできるようになります

216
00:12:27,134 --> 00:12:30,735
Asana 環境を構築する方法から
チームへの展開を計画する方法

217
00:12:30,760 --> 00:12:34,191
そして正しくトレーニングを実施する方法
までをお教えします

218
00:12:34,285 --> 00:12:38,277
チームへの導入にあたっては
Asana チャンピオン 私たちの言葉では

219
00:12:38,302 --> 00:12:42,585
最高 Asana 責任者 (CAO)
を見つけることもおすすめです

220
00:12:42,610 --> 00:12:44,122
これはチームの中で

221
00:12:44,147 --> 00:12:48,298
Asana の導入と展開を
担当する人のことです

222
00:12:48,322 --> 00:12:51,895
今のところ明確な担当者はいなくて

223
00:12:51,920 --> 00:12:55,465
チーム全員がそれぞれ
別の方法で使用している場合

224
00:12:55,489 --> 00:12:58,302
Asana チャンピオンを指名する目的は

225
00:12:58,327 --> 00:13:00,634
新入社員にトレーニングを実施して

226
00:13:00,659 --> 00:13:04,059
全員が一貫した方法で
Asana を利用できるように

227
00:13:04,084 --> 00:13:07,560
各メンバーや各部署に働きかける
担当者が必要だからです

228
00:13:07,708 --> 00:13:09,941
八つ目に紹介する間違いは

229
00:13:09,965 --> 00:13:14,194
最初に紹介したマイタスクの不使用
と関連していて

230
00:13:14,219 --> 00:13:18,479
マイタスクを使う代わりに
非公開プロジェクトを使うというものです

231
00:13:18,780 --> 00:13:22,680
マイタスクの使い方がわからない方は

232
00:13:22,680 --> 00:13:26,993
このように「Paul のタスク」といった

233
00:13:27,017 --> 00:13:30,209
プロジェクトを作成してしまうのです

234
00:13:30,379 --> 00:13:34,873
このプロジェクトは
独自のタスクリストとして作成されます

235
00:13:34,897 --> 00:13:38,228
しかしマイタスクがすでに
自分専用の非公開プロジェクトの

236
00:13:38,253 --> 00:13:40,743
役割を果たすため
これは不要な対応です

237
00:13:40,768 --> 00:13:44,936
マイタスクに直接「これはタスクです」
というタスクを作成して

238
00:13:44,961 --> 00:13:47,474
これをプロジェクトに追加しなければ

239
00:13:47,498 --> 00:13:51,422
私以外には非公開になります
他の人は見ることができません

240
00:13:51,446 --> 00:13:54,829
マイタスクはこのように
リスト形式で見ることも

241
00:13:54,853 --> 00:13:58,235
かんばんボードやカレンダー
の形式で見ることもできます

242
00:13:58,259 --> 00:14:02,579
ですから これは
私の非公開プロジェクトとして機能します

243
00:14:02,604 --> 00:14:07,095
非公開プロジェクトを別で作るのは
時間の無駄と言えます

244
00:14:07,560 --> 00:14:12,477
九つ目の間違いは
期日を設定しないことです

245
00:14:12,501 --> 00:14:16,705
期日はタスクの最重要情報の一つですから

246
00:14:16,729 --> 00:14:20,298
これは少々不思議です

247
00:14:20,322 --> 00:14:23,519
タスクとは何を 誰が
いつまでにする必要があるかを

248
00:14:23,519 --> 00:14:25,649
示すもののはずですよね

249
00:14:25,674 --> 00:14:30,363
顧客と話していて「なぜこのタスクに
期日を設定しなかったのですか？」と聞くと

250
00:14:30,388 --> 00:14:33,308
よくある答えは「近々やることは
決まっていたけれど

251
00:14:33,333 --> 00:14:37,213
明確に厳守しなければならない
締切はなかったから」というものです

252
00:14:37,308 --> 00:14:42,121
私はこのような場合でも
タスクに期日を設定することをおすすめします

253
00:14:42,145 --> 00:14:44,867
絶対厳守の期限がなかったとしても

254
00:14:44,892 --> 00:14:49,023
「やるつもり」を示す方法として
期日を使用して

255
00:14:49,048 --> 00:14:53,040
「これは金曜日までに終わらせたい」
と示すのが望ましいと言えます

256
00:14:53,040 --> 00:14:54,940
他に重要な仕事が入って

257
00:14:54,964 --> 00:14:58,949
結局 期日を来週に
延長することになったとしても

258
00:14:58,973 --> 00:15:02,327
期日がまったく決まっていないのに比べれば

259
00:15:02,352 --> 00:15:07,133
変更の可能性がある期日が設定されているほうが
効果的な働き方です

260
00:15:07,308 --> 00:15:10,110
タスクに期日がないことの問題点は

261
00:15:10,135 --> 00:15:14,779
多くの期日なしのタスクが
積みあがっていき

262
00:15:14,803 --> 00:15:19,786
仕事の緊急度や優先度を
判断できなくなることです

263
00:15:19,811 --> 00:15:23,327
タスクに何らかの期日を設定して
「これは今日やる

264
00:15:23,351 --> 00:15:26,530
これは明日 これは金曜」
としておけば

265
00:15:26,554 --> 00:15:31,257
繰り返しですが タスクに
期日を設定しないのと比べると

266
00:15:31,282 --> 00:15:34,323
より効率的で効果的なやり方です

267
00:15:34,657 --> 00:15:37,754
十個目のよくある間違いは

268
00:15:37,779 --> 00:15:43,294
タスクの詳細があいまいで
必要な情報を提供しないことです

269
00:15:44,035 --> 00:15:47,420
例えば あいまいな名前で

270
00:15:47,445 --> 00:15:51,057
担当者も期日も決まっておらず

271
00:15:51,082 --> 00:15:53,765
説明文もよくわからず

272
00:15:53,790 --> 00:15:59,186
添付ファイルや関連文書が
添付されていないタスクです

273
00:15:59,639 --> 00:16:01,573
タスクを割り当てるときには

274
00:16:01,597 --> 00:16:05,887
他の人にタスクの内容が伝わるかどうかを
しっかりと考える必要があります

275
00:16:06,130 --> 00:16:10,528
「その人がこのタスクをクリックしたとき
私にたくさんの質問をすることなく

276
00:16:10,553 --> 00:16:14,574
作業内容を理解できるように
十分な情報を提供しているだろうか？」

277
00:16:14,797 --> 00:16:19,435
例えば このタスクをリモート
アシスタントの Judy に割り当てます

278
00:16:19,460 --> 00:16:23,264
「WordPress の投稿を作成する」
やるべきことが明確です

279
00:16:23,288 --> 00:16:27,413
そのタスクが 私が以前制作した動画の
サブタスクであることもわかります

280
00:16:27,438 --> 00:16:31,680
そして古典的で長めのチェックリストで
やることを網羅しました

281
00:16:31,724 --> 00:16:33,830
これが私が Asana を使って

282
00:16:33,855 --> 00:16:37,278
標準作業手順書 (SOP) を
保存している方法です

283
00:16:37,302 --> 00:16:41,328
別の動画で SOP と
テンプレートを使用する方法を紹介しています

284
00:16:41,352 --> 00:16:43,622
上にリンクが表示されています

285
00:16:43,818 --> 00:16:45,866
Judy の視点から

286
00:16:45,891 --> 00:16:49,411
このタスクを受け取ったら
何をする必要があるのか明確です

287
00:16:49,436 --> 00:16:51,888
親タスクをクリックすれば

288
00:16:51,913 --> 00:16:56,134
サブタスクが何に関連しているのか
確認できます

289
00:16:56,399 --> 00:16:59,843
するべきことが
すべて書かれたチェックリストもあります

290
00:16:59,867 --> 00:17:03,206
おそらく彼女は 私に
詳細を確認することなく

291
00:17:03,231 --> 00:17:05,192
タスクを実行できるでしょう

292
00:17:05,459 --> 00:17:10,002
Asana ユーザーに見られる
最後の十一個目のよくある間違いは

293
00:17:10,026 --> 00:17:12,908
コミュニケーションチャネルが
多すぎることです

294
00:17:12,987 --> 00:17:15,618
これは Asana に限った話ではなく

295
00:17:15,642 --> 00:17:20,464
コミュニケーションに使用する他のツール
アプリ サービスにも当てはまります

296
00:17:20,489 --> 00:17:23,688
重複していることも多く
いつどのサービスを使うのか

297
00:17:23,713 --> 00:17:26,453
明確に区別されていないことも
多くあります

298
00:17:26,478 --> 00:17:28,814
Slack などがよくある例です

299
00:17:28,838 --> 00:17:32,472
多くの顧客が Asana と Slack の
両方を使っています

300
00:17:32,497 --> 00:17:35,551
コミュニケーションをとる方法が
たくさんあり

301
00:17:35,576 --> 00:17:37,452
当然メールもありますから

302
00:17:37,477 --> 00:17:40,908
複数の場所で会話が
発生しているのをよく見かけます

303
00:17:41,003 --> 00:17:42,954
私たちがよくアドバイスするのは

304
00:17:42,979 --> 00:17:46,671
各ツールを いつ使うのか
明確に定義する必要があるということです

305
00:17:46,696 --> 00:17:51,457
例えば タスクやプロジェクトについて
話すときは Asana をおすすめします

306
00:17:51,482 --> 00:17:54,997
おそらく会話のほとんどは
タスクやプロジェクトに

307
00:17:55,022 --> 00:17:56,438
関連しているはずです

308
00:17:56,462 --> 00:17:59,944
そのような会話は
Asana で行うべきです

309
00:18:00,229 --> 00:18:05,531
会話が常に
実際の仕事と紐づいているのが利点です

310
00:18:05,786 --> 00:18:09,638
タスクをクリックすると
そこで会話が行われているわけです

311
00:18:09,663 --> 00:18:13,560
わざわざ Slack を開いて
会話を見つける必要はありません

312
00:18:13,655 --> 00:18:16,344
しかし
一部の会話を Asana でして

313
00:18:16,369 --> 00:18:19,799
一部の会話は Slack のスレッドにあり

314
00:18:19,799 --> 00:18:22,516
メールスレッドもいくつかあるなど

315
00:18:22,540 --> 00:18:25,980
会話が複数のチャネルに
分かれている状態では

316
00:18:25,980 --> 00:18:30,258
今の状況も 次のステップも
把握が難しくなります

317
00:18:30,282 --> 00:18:32,792
Asana のようなツールを導入すると

318
00:18:32,816 --> 00:18:37,065
コミュニケーションに使えるツールが
一つ増えるわけですから

319
00:18:37,272 --> 00:18:39,986
どのツールを いつ使うのか

320
00:18:40,011 --> 00:18:43,288
どのような目的に合ったツールなのか

321
00:18:43,313 --> 00:18:46,484
Slack やメール メッセンジャーなど

322
00:18:46,509 --> 00:18:49,244
他のツールと どう使い分けるのかなど

323
00:18:49,273 --> 00:18:52,789
チームに対して明確に定義する必要があります

324
00:18:52,999 --> 00:18:58,286
ここまで Asana で何度も目にしてきた
よくある間違いをご紹介してきました

325
00:18:58,311 --> 00:19:01,503
先ほどもご案内したとおり
質問があれば 動画にコメントをお願いします

326
00:19:01,652 --> 00:19:03,804
アカウントの設定や
トレーニング

327
00:19:03,829 --> 00:19:07,074
Asana の有効活用
チームのオンボーディングについて

328
00:19:07,099 --> 00:19:10,249
一対一のサポートにご興味があれば
説明欄のリンクから

329
00:19:10,274 --> 00:19:13,149
コンサルティングの
オプションをご覧いただけます

330
00:19:13,218 --> 00:19:15,777
改めまして
ご視聴いただきありがとうございました

331
00:19:15,802 --> 00:19:17,777
また次の動画でお会いしましょう