(Text în limba engleză de Andrea Matsumoto, Universitatea din Michigan)
Bine ați venit la sesiunea de comunicare în situaţii de dezastru.
Comunicarea în situaţii de dezastru poate fi o provocare uriaşă pentru respondenţi.
Comunicarea în sine este un proces în care sunt trimise mesaje de către un expeditor unui receptor
cu feedback constant.
Comunicarea este foarte importantă în situaţii de dezastru.
Este importantă pentru coordonarea răspunsului, reducerea riscului de comunicare, precum şi pentru prevenirea
panicii
Înainte de a continua, este important să citiţi povestea 2, care este lipsa de comunicare.
Ce este morala acestei povești?
Cum să comunicăm mai bine în situaţii de dezastru.
Este important să urmaţi ierarhia de control a situațiilor de urgență.
În caz de catastrofe, presa este mereu în căutare de informaţii iar ziarele se vând când sunt menționate
evenimentele negative.
Numai funcționarului responsabil pentru controlul situațiilor de urgență sau persoanei desemnată de acesta, adică funcționarului responsabil cu comunicarea,
ar trebui să i se permită să dea comunicate de presă.
Funcționarul responsabil cu comunicarea ar trebui să căute fapte şi să fie gata să aducă dovezi.
Acestea sunt lucrurile ce trebuie făcute în cazul comunicării unui dezastru.
Stabilirea unor comunicate de presă pre-planificate în cazul în care toate agențiile de presă sunt informate în avans şi
invitate.
Întrebările ar trebui să fie permise pentru clarificearea evenimentelor.
Funcționarul responsabil cu controlul situațiilor de urgență trebuie să se exprime concis, la obiect, iar în cazul în care există
informaţiile lipsesc, acest lucru trebuie recunoscut.
Funcționarul responsabil cu sistemul de control al situațiilor de urgență (SCSU) se consultă cu șefii de departamente relevanți înainte
de întâlnirea cu presa şi trebuie să permită prezenţa altor şefi de departamente pentru a clarifica
problemele în cazul în care este necesară clarificarea.
Nu spuneți minciuni; este mai bine să spuneți că nu ştiţi şi că veți investiga o problemă
decât să spuneți o minciuna.
Ar trebui să existe un birou de relaţii publice (PR) sau un birou de informaţii, cu o listă de victime
sau ca informaţiile să fie actualizate dacă este posibil.
Un astfel de birou este gestionat de către personalul de relaţii publice, consilieri etc.
Ar trebui să existe o consultare continuă cu sistemul de control al situațiilor de urgență, căutare şi salvare,
cu echipele de îngrijire pre-spitalicească, echipele din spitale, şi cu echipele din teren pentru a obţine cele mai recente informaţii.
Să abordăm scenariul 1: Violență post-electorală în ţară X.
Ţara X trece printr-unul dintre cele mai rele, complexe situații de urgenţă de la independență.
În timpul unei comisii înființate pentru a găsi efectele, forţa de poliţie a stabilit numărul de morți
la 1100, Secretarul Permanent pentru Sănătate l-a stabilit la 1102 iar organizaţiile internaţionale
la 1500.
Presa a tras concluzia că toți au fost confuzi.
Întrebare: Care este verdictul şi unde credeţi că lucrurile nu au mers bine în lanțul
comunicării?
Ce informații sunt necesare pentru comunicare într-o situaţie de dezastru?
Trebuie să ştiți locul dezastrului, tipul de dezastru, când s-a produs dezastrul, şi când au fost primite informaţiile,
numărul de victime şi fluxul sau tranzitul acestora,
orice vizită a unor VIP-uri sau a altor oficiali importanți,
a ministerului de resort şi ce s-a făcut până în prezent,
asistenţa necesară şi orice apeluri important pentru sânge şi alte mijloace logistice,
eforturile de răspuns la momentul dezastrului şi succese şi limitările acestor eforturi.
Acestea sunt cele 5 eşecuri de comunicare care ucid succesul operațional:
Mesaje amestecate de la mai mulți experţi,
Informaţii lansate târziu,
Atitudinile paternaliste (în special față de comunităţile afectate),
Necontracararea zvonurilor și a miturilor în timp real - bârfa,
Luptele publice pentru putere şi confuzia, mai ales între agenţiile care intervin.
Să examinăm scenariul 2: o inundație.
În istoria recentă a inundațiilor într-una dintre ţări, un jurnalist a întrebat câți oameni au nevoie
de pături.
Medicul a răspuns, "nici unul".
Mai târziu, s-a constatat că toate cele 3000 victime ale inundațiilor aveau nevoie de articole nealimentare cum ar fi păturie.
A cui responsabilitate a fost aceea de a furniza informaţii corecte?
Aceștia sunt cei cinci paşi ai comunicării care stimulează succesul operaţional:
Stabilește un plan solid de comunicare.
Fii prima sursă pentru informaţie înainte ca alte surse alternative să o obțină.
Exprimă înțelegere devreme.
Arată competenţă şi profesionalism.
Arată că eşti responsabil de situaţie.
Rămână cinstit şi deschis
Vă mulţumesc pentru atenție.