Üdvözöljük a Carnegie Mellon Online-on.
A Carnegie Mellon Egyetem további multimédia anyagaiért keressék fel
a www.cmu.edu/multimedia honlapot.
IDŐBEOSZTÁS
Köszönöm, nagyon kedvesek,
de soha ne adjanak borravalót a pincérnek, mielőtt kihozná az ételt.
Köszönöm, Gabe, Jim, nem is lehetnék hálásabb egy felvezetőért.
Kettőjüket már régóta ismerem, tanítottam itt a Virginia Egyetemen, szeretem ezt a helyet,
hihetetlen hely ez, tele hagyományokkal, történelemmel és tisztelettel,
ezeket a minőségeket igen nagyra becsülöm,
és szeretném, ha fennmaradnának az amerikai társadalomban.
Ez itt egyike azon helyeknek, amelyeket szeretek azért, mert őrzik őket.
Szerintem a Virginia Egyetem becsületkódexe önmagában olyasmi,
amit minden egyetemi vezetőnek tanulmányoznia kellene, megnézni és megkérdezni:
"Nekünk miért nincs ilyenünk?"
Szóval szerintem számos szeretetre méltó dolog van ezen a helyen.
Ma az idővel való gazdálkodásról fogok beszélni.
A körülmények, ahogy talán önök is tudják, kissé szokatlanok.
Azt hiszem, jogom van beszélni arról, hogy kezeljük a szűk határidőket.
A hasnyálmirigy rákkal való küzdelmem másfél éve kezdődött.
Küzdöttem, megtettem minden tőlem telhetőt, de ahogy az onkológusom mondta:
ha választhatnál egy listáról, nem ez az, amit választanod kellene.
Augusztus 15-én így nézett ki a CT felvételem.
Ha végignézik őket, láthatják,
körülbelül egy tucat daganat van a májamban,
akkor az orvosok azt mondták - imádom ezt a megfogalmazást -
"Három-hat hónap jó egészségben tölthető időm van."
Optimizmus és pozitív kifejezések. Ahogy a Disney parkban mondják:
"Mikor zár a park?" - "A park nyolcig van nyitva."
Tehát "3-6 hónap jó egészségem maradt"
Számoljuk ki: azóta három hónap és tizenkét nap telt el.
Tehát a határidőnaplóm szerint nem feltétlenül kellene ma itt lennem.
Örömmel mondhatom, hogy palliatív kemoterápiát kapok,
ez még szerez nekem egy kis időt,
pár plusz hónapot, ha továbbra is jól működik.
Még mindig jól érzem magam.
Így, hogy Gabe is itt van, nem fogok fekvőtámaszokat csinálni,
mert nem keltenék különösebb feltűnést.
Gabe tényleg igen jól néz ki!
Szóval, továbbra is viszonylag jól vagyok,
tegnap voltam kemoterápián (ki kell próbálniuk, nagyszerű dolog!)
De ez is erősíti a kérdést, hogy igen kevés időm maradt
páran meg is kérdezték: "Miért mész előadást tartani?"
Nos, számos oka van annak, hogy eljöttem és előadást tartok.
Ezek egyike, hogy megígértem.
Ez elég egyszerű indok, és fizikailag képes vagyok rá.
Egy másik ok, hogy a Virginia Egyetemre mennem nem olyan, mint egy ismeretlen helyre utazni.
Felteszik a kérdést: "Miért nem töltöm minden időmet a családommal?"
Azzal, hogy egy napra visszajöttem ide, a családommal töltöm az időm,
a szó szoros és átvitt értelmében egyaránt, hiszen
... talán sokan látták ezt a fényképet az előadásomon,
ők az unokaöcsém és unokahúgom, Chris és Laura.
Unokahúgom, Laura harmad... nem, negyedéves itt a Jefferson Egyetemen.
Laura, állj fel kérlek, hogy láthassák, mennyit nőttél? Íme...
Nem is lehetnék boldogabb, látva őt itt, ezen az egyetemen.
A másik szereplő ezen a képen Chris,
felállnál te is kérlek, hogy lássák, te sokkal nagyobb lettél?
Sokat nőttek, sok szempontból, nem csak magasságra. Öröm volt ezt látni, és nagybácsijuk lenni.
Van itt valaki a történelem szakos hallgatók vagy továbbképzősök közül?
Bárki történész?
Szóval, egy történész kérem keresse meg Chris-t az előadás után,
mert ő most másodéves a William és Mary-n,
és érdekes lesz számára az itteni PhD képzés a későbbiekben.
És nincs jobb történész doktori képzés, mint az itteni.
Igen, éppen kerítőt játszom az unokaöcsémnek. Csak őszintén!
Miről fogok ma beszélni?
Arról, hogy... ez nem olyan előadás lesz,
mint amit korábban láthattak tőlem.
Ez egy igen gyakorlatias előadás. Részben azért fogadtam el a meghívást,
hogy jöjjek vissza és beszéljek erről, mert Gabe és sok más kollégám mondta,
hogy oly sok kézzelfogható tudást kaptak tőlem arról, hogyan végezzenek el több dolgot.
Én valóban hiszem, hogy az idő az egyetlen valóban értékes árucikk.
Szóval, ez egy gyakorlatias előadás lesz.
Inspiráló abból a szempontból, hogy lelkesíteni fogja önöket,
mert felmutat néhány egyszerű dolgot, amit megtehetnek,
és amelyek révén több mindent tudnak megvalósítani a rendelkezésükre álló véges időben.
Arról fogok beszélni, hogyan tűzzenek ki célokat,
hogy kerüljék el az idő vesztegetését, miként kezeljék a főnökeiket,
- eredetileg ez a rész a tanácsadók kezeléséről szólt,
de igyekeztem kiterjeszteni, hogy ne legyen annyira oktatás-központú.
Hogyan adjanak feladatot másoknak... néhány fontos képesség és eszköz
amit ajánlanék önöknek, hogy többet hozzanak ki napjaikból.
Továbbá, hogyan kezeljék az élet valódi problémáit: a stresszt és a halogatást.
Ha csak a legutolsót meg tudják oldani, már jó úton járnak.
Nem kell jegyzetelniük. Ha laptopot látok önök előtt, feltételezni fogom,
hogy éppen üzengetnek, leveleznek vagy valami ilyesmivel foglalkoznak.
Ha zenét hallgatnának, kérem legalább használjanak fejhallgatót.
Mindez fel fog kerülni a honlapomra
és hogy tényleg könnyű legyen, ha tudni akarják, mikor kell felnézni,
a piros csillaggal megjelölt diák azok, amelyekről úgy gondolom, feltétlenül érteniük kell.
Másként fogalmazva: amin nincs piros csillag, nos hát...
Először is azt szeretném elmondani, hogy mi amerikaiak,
igen rosszul kezeljük az időt, mint tulajdont.
Bár igen jól kezeljük a pénzt, mint tulajdont.
Kultúránk része, hogy igen fontosnak tartjuk a pénz kezelését
az, hogy ki mennyit keres, meghatározza a társadalmi helyzetét, és így tovább
az időt egyáltalán nem emeltük erre a szintre.
Az emberek pazarolják saját idejüket, és ez mindig megdöbbent.
Egyik érdekes felfedezésem, hogy igen kevés ember
felelteti meg egymásnak az idejét és pénzét, pedig ez nagyon könnyen megtehető.
Az első szokás, amit tanárként felvettem, az volt, hogy megkérdeztem a tanítványaimat:
"Nos, mennyit ér az ön egy órája?"
Vagy, ha állásban van: "Mennyibe kerül az ön egy órája a cégének?"
Sokan fel sem fogják, hogy ha fizetésük van,
Mondjuk, évi 50000 dollárt keresnek,
a cégüknek talán kétszer annyiba kerül
hogy alkalmazzák önt, mert ott van a fűtés
világítás, a többi munkatárs, és így tovább,
szóval, ha ötvenezret fizetnek évente, akkor az bizony sokba kerül a cégének,
úgy százezer dollár bevételt kell termelnie.
Ha ezt elosztja a munkaidejére, kezdi megérezni
valójában mennyit ér egy órája.
Amikor mérlegelnie kell, hogy "megcsináljam ezt,
például megírjak egy programot, vagy inkább vegyek egyet, vagy írassam meg mással?",
figyelembe véve, hogy mennyibe kerül az ön ideje a munkáltatójának,
ez egy erős tényező, amely megváltoztathatja a hozzáállását.
Hiszen kezd ráébredni, hű, ha felszabadítom három órámat,
és átváltom dollárra, az egész komoly megtakarítás!
Szóval, kezdjék úgy kezelni az idejüket és a pénzüket,
mintha majdnem ugyanazt jelentenék.
Persze, Ben Franklin régen tudta mindezt.
Szóval az időt kezelni kell, és pontosan úgy kell kezelni,
ahogy a vagyont. Bár... mostanában rájöttem, hogy nem minden amerikai
képes kezelni a pénzét - ezért létezhet a hitelkártya rendszer egyáltalán.
Ez nyilvánvalóan az ingatlankölcsönre is igaz.
De az emberek többsége legalább megérti - és nem néz furcsán ha megkérdezzük:
"Láthatnám a háztartásuk költségvetését?"
Valójában amikor a "háztartás költségvetését" említem, önök úgy vélik a pénzről beszélek,
pedig valójában az a költségvetés, amiről beszélni szeretnék,
talán a háztartásuk idő-költségvetése.
A Carnegie Mellon Szórakoztatás-Technológiai Központjánál,
a belépő hallgatóknak azt szoktam mondani:
"Ez egy mesterkurzus, mindenki teljes tandíjat fizet"
Ez úgy 30000 dollár egy évre, és az első dolog, amit elmondok:
"Ha ön bejön hozzám és azt mondja:
'Nem hiszem, hogy ez nekem megér 60000 dollárt'
Ki fogom dobni az irodámból.
Még csak beszélgetni sem fogok a dologról."
Nyilván ők azt mondják: "Jó ég, ez a Pausch fickó egy igazi bunkó."
És persze igazuk is van. Viszont én így folytatom:
"Mivel nem a pénz a lényeg, később sokkal több pénzt is kereshetnek.
Ami viszont lehetetlen: ezt a két évet az életéből senki sem fogja visszakapni.
Szóval, ha bárki bejön az irodámba, és pénzről kezd beszélni, kidobom,
de ha azzal keres meg, hogy:
'Nem vagyok biztos benne, hogy ez a megfelelő hely számomra két év eltöltésére'
éjjel és nappal beszélgetni fogok vele,
mert ez azt jelenti, hogy a lényegről tárgyalunk,
vagyis az időről, mert ez az, amit soha senki nem kap vissza."
Tanácsaim többsége, különösen a hallgatók számára
- hány hallgató is van itt a teremben, kézfeltartással?
Oké, nagyszerű! Még mindig fiatal!
Szóval a többsége (Hans and Franz, a Saturday Night Life stílusában, az idősebbek számára):
"Most hallgass rám, elhinni ráérsz később!"
Sok minden csak később nyer értelmet,
az egyik legjobb dolog az egészben: Gabe elvállalta hogy mindezt felteszi a webre.
Tudom, hogy ma már videókat is lehet nézni a neten.
Szóval az elhangzottak többsége csak később nyer majd értelmet.
Amikor főnökről beszélek, és te egyetemi hallgató vagy, gondolj a tanársegédre,
ha PhD hallgató vagy, gondolj az oktatódra,
ha pedig fiatal gyerekként nézed mindezt, gondolj a szüleidre,
mert ők azok, akik bizonyos szempontból a főnökeid.
Az előadás gyors lesz, és nagy súlyt helyezek bizonyos technikákra.
Közhelyekben nem vagyok jó. A közhelyek szépek,
de nem igazán segítenek abban, hogy holnapra elkészüljek valamivel.
A másik: egy jó tolvaj tíz jó tudóssal felér.
Valójában a "tudós" szó bármire kicserélhető az előző mondatban
(HASZNÁLD mások eredményeit!)
Előadásom tartalmára nagy hatással volt
(ez egy szebb kifejezés arra, hogy onnan loptam)
az alábbi két könyv. Ezeket igen hasznosnak találtam,
de talán még jobb így, tömörített formában megkapni őket.
Lényegében annyit tettem, hogy kikapartam a gesztenyét önöknek.
Szeretek az "időhiányról" beszélni. [time famine]
Szerintem ez egy szép kifejezés. Van itt bárki, aki úgy érzi, hogy túl sok ideje van?
Oké, senki, nagyszerű.
Szeretem a "famine" (ínség) szót, mert ez Afrikára emlékeztet.
Bármikor odaszállítható légi úton minden élelem, ami egy hétre megoldja a válságot.
viszont ez egy rendszer szintű probléma, ami rendszer szintű megoldást igényel.
Egy olyan időbeosztás, amely azt állítja: "Rendbe rakok mindent számodra a következő 24 órára"
egyszerűen nevetséges, ugyanaz, mint: "A következő évre megoldom az afrikai éhezést."
Hosszú távon kell gondolkozni, meg kell változtatni alapvető háttérfolyamatokat,
mert a probléma a rendszerben van: egyszerűen túl sok tennivalónk jut túl kevés időre.
Eszükbe kell véssék: ez nem csak az időbeosztásról szól.
Ez olyan langyos témának tűnik: egy előadás az időbeosztásról
olyan vajaskenyér-szerű.
Na de mit szólnak ehhez: Hogyan kerüljük el a gyomorfekélyt?
Erre azért felfigyelek!
Az anyag jó része életvezetési tanács.
Vagyis: hogyan kezeljék új módon dolgaik jó részét, hogyan osszák be az idejüket,
hogy ezáltal boldogabb, csodálatosabb legyen az életük.
Annyira tetszett, hogy a felvezetőben a vidámságról beszéltek!
Mert ha ezt én hoztam volna be az egyetemre, hát éppen itt volt az ideje!
Ha valami nem szórakoztató, minek csináljuk?
Ezt szeretném én tudni. Az élet valóban túl rövid, ha nem tudjuk élvezni...
Sokszor hallom: "Van ugyan munkám, de nem nagyon szeretem"
mire én: "Nos, talán válthatnál?!"
"Ó, az túl nehézkes lenne" - "Igazad van, menj csak továbbra is ugyanoda,
és csináld minden nap azt, amit nem szeretsz. Köszönöm, jó éjt."
Tehát a végső cél a szórakozás. Középső fiam, Logan a kedvenc példám.
Nem hiszem, hogy képes "nem szórakozni".
Nyilván ezek többsége egyáltalán nem szórakoztató feleségemnek vagy nekem.
Viszont ő minden egyes pillanatát évezi.
Képtelen bármi olyat csinálni, ami nem világraszóló, nincs tele élettel.
Meg is fogja tartani ezt a képességet, ő az én kis Tigrisem,
és mindig Logant idézem fel, amikor az élet-vezetés végcéljára gondolok.
Persze, a végsőkig ki akarom használni az időt, de ez csak eszköz, nem a cél.
A végcél a lehető legtöbb vidámság.
Akik mélyreható tanulmányokat végeznek, videónaplókat készítenek és hasonlók,
azt mondják, az irodai dolgozók naponta két órát vesztegetnek el feleslegesen.
Rendetlen az asztaluk, nem találnak meg dolgokat, elkésnek időpontokat,
felkészületlenek a megbeszélésekre, nem tudnak koncentrálni.
Bárki itt a teremben, kézfeltartásos alapon érezte azt valaha, hogy ezek részei az életének?
Rendben, úgy tűnik, mindenki érintett!
Szóval ezek általános dolgok, és nem kell, hogy bűntudatuk legyen,
ha ilyen fertőzést észlelnek magukon,
mert mind fertőzöttek vagyunk, beleértve engem is.
Elmondom önöknek, bár elhasznált közhelynek hangzik:
a siker nem teszi önöket képessé a helyes időbeosztásra
A helyes időbeosztás teszi önöket sikeressé.
Pályám során sikeres voltam, de biztosítom önöket, ez nem annak köszönhető,
hogy okosabb vagyok a többieknél a karon. Ha most körülnézek,látom néhány korábbi kollégámat,
látom Jim Cohoon-t odafent. Nem vagyok okosabb, mint Jim Cohoon.
Folyamatosan figyelem tanszékeket olyan helyeken, mint a Virginia Egyetem, vagy a Carnegie Mellon,
és azt mondom: "A fenébe, ezek ám az okos fickók! Én meg csak belopóztam ide!"
Viszont úgy vélem, én jó vagyok néhány háttér-képességben
- ha nálad gyorsabb emberekkel kell együtt futnod, jól kell használnod mindazt, amiben jó vagy.
Beszéljünk először a célokról, fontossági sorrendről és a tervezésről
Bármikor, bármi kerül az önök életébe, meg kell kérdezzék:
"Ez a valami, aminek a végrehajtásán gondolkodom, miért foglalkozom vele?"
Szinte senki, akit ismerek, nem ezzel az alapelvvel kezdi:
"Itt van ez a dolog a tennivalóim között - MIÉRT van itt?" Mert ha elkezdik ezt a "miért" kérdezgetést ...
- A gyermekeim igen jók ebben. Tudják, folyamatosan hallom otthon: miért? miért?
Előbb vagy utóbb abbahagyják megkérdezni, "miért?" és azt mondják: "Rendben, megcsinálom."-
Tehát kérdezzék meg: "Miért csinálom, mi a cél, miért fog sikerülni nekem?"
és a kedvencem: "Mi lesz, ha nem csinálom meg?"
A világ legjobb dolga, amikor van valami a tennivalóim között és csak azt mondom: Hmm... nem.
Soha senki nem zárt börtönbe emiatt.
A múlt héten kimagyaráztam magam egy gyorshajtásból, ez igen menő volt.
Ekkor voltam a legközelebb ahhoz, hogy vonzó és szőke (nő) legyek.
Elmagyaráztam, hogy éppen most költöztünk, és a többit rám nézett és azt mondta:
"Ahhoz képest, hogy csak pár hónapja van hátra, egész jól néz ki"
Csak felhúztam a pólómat, megmutattam a vágást és azt mondtam:
"Na ja, kívülről jól nézek ki, de a daganatok idebent vannak."
Visszarohant a kocsijához és...!
Ez ám a pozitív élmény a rendfenntartó közeggel kapcsolatban.
Szóval, soha nem jött értem a rendőr amiatt, hogy kihúztam valamit a tennivalóim közül.
Ez igen erős dolog, hiszen máris visszakaptak egy csomó időt.
A másik, amit fejben kell tartani a célok kijelölése során, az a következő:
sokan koncentrálnak arra, hogy jól csinálják a dolgokat.
Szerintem igen veszélyes arra koncentrálni, hogy jól csináljuk a dolgokat.
Úgy vélem, sokkal fontosabb, hogy a jó dolgokat csináljuk.
A jó dolgokat megfelelő szinten csinálni sokkal fontosabb,
mint a rossz dolgokat gyönyörűen csinálni.
Teljesen mindegy mennyire fényesítik ki a korlát ALJÁT. Tartsák ezt észben.
Lou Holtz-nak volt egy listája: A 100 dolog, amit Lou Holtz meg szeretne tenni életében.
Hetente egyszer megnézte és azt mondta:
"Ha nem ezzel a száz dologgal foglalkoztam, akkor miért foglalkoztam mással?"
Szerintem ez nagyszerű módja a dolgok elrendezésének.
Van az a bizonyos 80/20 szabály. Van, aki 90/10-ként említi, de a lényeg:
megérteni, hogy igen kevés dolog az életükben vagy a tennivalóik között
határozza meg a valódi értékek jelentős részét.
Ha ön kereskedő, a bevétele 80 százaléka a partnerek 20 százalékától származik.
Érdemes rájönni, kik is alkotják ezt a 20 százalékot,
és minden időt az ő jobb kiszolgálásukra fordítani.
Mert tőlük származik a bevétel.
Akarni kell azt mondani: ennek a holminak van értéke, ennek a többinek viszont nincs;
és szükség van a hit bátorságára, hogy kimondják:
szóval ezt a "többit" kiszórom a hajómról.
Arra is emlékezniük kell, hogy a tapasztalat az idő gyümölcse,
nagyon-nagyon értékes, és nincs rövidebb út a megszerzéséhez.
A jó döntések forrása a tapasztalat,
a tapasztalat forrásai pedig a rossz döntések.
Szóval amikor rosszul mennek a dolgok, az talán azt jelenti,
hogy önök éppen sokat tanulnak, és később minden jobban fog menni.
Mellesleg az amerikai társadalomban ezért fizetünk sokat azoknak,
akik általában idősebbek, de sok mindent csináltak már korábban,
valójában a tapasztalataikért fizetünk, mert tudjuk,
hogy a tapasztalat az egyik olyan dolog, amit nem lehet színlelni.
Ne tévesszék szem elől az inspiráció erejét.
Randy még nem beszél egy órája sem, és máris elhangzik az első Disney hivatkozás...
Walt Disneytől sok jó mondás származik, az egyik kedvencem:
"Ha meg tudod álmodni, meg is tudod csinálni."
Sok cinikus barátom mondja erre, hogy bla-bla-bla...
Mire én: Kuss!
Az ihlet fontos, sőt, tovább megyek,
nem tudom, Walt-nak igaza volt-e, de állítom:
Ha nem engedik maguknak, hogy álmodozzanak valamiről, tudom, hogy nem fogják megvalósítani.
Az álmok ereje abban rejlik, hogy teret adnak az első lépés megtételére
a megvalósításhoz vezető úton.
Walt persze nem csak egy álmodozó volt. Nagyon keményen dolgozott.
Disneyland - ami elképesztő számomra,
hiszen tudok valamit arról, milyen nehéz egy vidámpark látványosságot összeállítani -
szóval ők az egész Disneyland-et 366 nap alatt építették fel.
Ennyi telt el az első kapavágástól az első fizető vendég fogadásáig.
Gondolják meg, mennyi idő kell valamit megcsinálni, mondjuk, egy állami egyetemen.
Az összehasonlítás kedvéért.
Lenyűgöző. Amikor egyszer valaki megkérdezte Walt Disney-t, "Hogy tudták ezt 366 nap alatt megcsinálni?"
pléhpofával ezt mondta: "Mindegyiket kihasználtuk."
Ismétlem: nincs egyszerű megoldás, sok kemény munka kell bármit is akarnak megvalósítani.
A tervezés igen fontos, az egyik időbeosztással kapcsolatos közhely:
"A sikertelen tervezés tervezett sikertelenség."
Tervezni kell sok szinten.
Minden reggel van tervem, amikor felkelek.
Végiggondolom, mit kell ma elvégeznem,
mit kell ezen a héten elvégeznem,
mit kell megcsinálnom a félév során,
(ez alapvető időmérték, hiszen egyetemi ember vagyok)
Ez nem jelent teljes rögzítettséget!
Sokan mondják: "Jó, de a dolgok olyan változékonyak! Biztos el kell majd térnem a tervtől"
- mire én: "Igen! Meg kell majd változtatni a tervet.
De csak akkor lehet megváltoztatni, ha egyáltalán létezik!"
Az a mentség, hogy nem csinálok tervet mert úgyis megváltozik, bénultságot eredményez,
hiszen nincsenek konkrét műveleti parancsok.
Készítsenek tervet, és fogadják el, hogy meg fogják változtatni, de legyen,
mert így van egy alap, amivel el lehet indulni.
Tennivaló listák. Ha megkérném önöket, hányan tudnák megmutatni a saját tennivaló listájukat?
Rendben, nem is rossz.
A tennivaló listával kapcsolatban a legfontosabb dolog
a feladatok lebontása apró lépésekre.
Kezdő tanársegéd koromban a Virginia Egyetemen
szó szerint a tennivalóim közé vettem ezt: "végleges tanári állás".
Ez így igen naiv.
Bámultam egy darabig, aztán ezt mondtam:
"Ó, ez aztán nehéz. Nem hinném, hogy meg tudom csinálni."
Gyermekeim, Dylan, Logan and Chloe, különösen Dylan, elérte azt a kort,
amikor már rendet tud csinálni a szobájában, köszönöm szépen. De nem szeret.
- Chris most mosolyog, mert ezt a történetet róla meséltem korábban,
de most már saját gyermekeimből választhatok szereplőt -
Dylan ezzel jön oda hozzám: "Nem tudok rendet rakni, túl sok holmi van benne."
Még nincs tíz éves, de már tudja ezt a mozdulatot!
Én azt mondom: "Rendben, az ágyadat be tudod vetni?"
- "Persze, azt meg tudom csinálni."
- "Oké, és a ruháidat be tudod pakolni a szennyes tartóba?"
- "Persze, meg tudom csinálni."
Még három-négy dolog, majd pedig:
"Nos, Dylan, épp most raktál rendet a szobádban!"
- "Rendet raktam a szobámban!" És jól érzi magát! Lelkes!
Így mindenki boldog. Persze, kétszer annyi időmbe került őt irányítanom,
mint megcsinálni helyette, de ez rendben van, ezt jelenti főnöknek lenni:
vagyis fejleszteni a saját embereinket, függetlenül attól, milyen kicsik vagy nagyok az adott pillanatban.
Az utolsó dolog a tennivalókkal vagy önmagunk elindításával kapcsolatban az,
hogy ha sok dolgot kell megtenniük, kezdjék a legcsúnyábbal.
Egy régi mondás szerint: "Ha meg kell enned egy békát, ne tölts túl sok időt a nézegetésével,
és ha hármat kell megenned, ne a kicsivel kezdd."
Ez pedig az egész előadás legfontosabb diája.
Ha bárki ezután távozni akar, nem sértődöm meg,
mert innentől csak lefelé haladunk majd.
Ez egy otromba lopás, az ábra Steven Covey hatalmas adománya a világ számára,
a Seven Habits című könyvében ír róla
Képzeljék ez a tennivalóik listáját.
A legtöbben ezt rendezve használják, vagy "beérkezés" szerint, a legújabb legalul,
vagy határidő szerint, ami okosabb és több segítséget nyújt,
de még mindig nagyon-nagyon rossz.
Nézzük ezt a négyrészes tennivaló listát.
Van itt tennivaló, ami "Fontos és Sürgős",
"Fontos és Nem sürgős", "Nem fontos és Sürgős",
illetve "Nem fontos és Nem sürgős".
Önök szerint melyik negyeddel - bal felső, jobb felső, bal alsó, jobb alsó -
kell azonnal foglalkozniuk?
Bal felső! Önök kiváló közönség. Rendben.
És melyikkel kell valószínűleg a legutoljára foglalkozni?
Jobb alsó. Ez könnyű.
Ez nyilvánvalóan a legelső, amaz meg a legutolsó.
Most jön az, ahol tapasztalatom szerint mindenki elhibázza. Általában azt mondjuk:
"Elvégzem az elsőket, aztán megyek tovább a 'Sürgős és Nem fontos' dolgokra."
Amikor mindezt egy ilyen negyedes listára írjuk, valóban meglepő,
mert én a két szememmel láttam embereket így haladni, és azt mondják:
"Rendben, ez sürgős, és tudom, hogy nem fontos, tehát rögtön neki is látok..."
A legfontosabb dolog, amit az időbeosztásról önöknek megtaníthatok,
hogy amikor végeztek a "Fontos és Sürgős" tennivalókkal, akkor itt folytassák.
Lépjenek a "Nem sürgős és Fontos" mezőre,
és egyszer eljön az életükben az a pillanat, amikor azt mondják:
"Nahát, ez a dolog sürgős ugyan, de nem fontos, tehát: Nem is fogom megcsinálni!
Mert nem fontos! Hiszen ide került az ábrán!"
Varázslatos módon így van idő foglalkozni a nem sürgős, de fontos feladatokkal,
amiknek így a következő héten esélyük sincs átkerülni ide,
hiszen még a járókában végeztek velük.
- A feleségem nem fogja szeretni ezt a hasonlatot -
Viszont most ön megoldott egy feladatot, amit a jövő hétre kell befejezni,
és nem volt idő szűkében, mert nem holnapra kellett befejezni.
Hirtelen ön egyike lett azoknak a Zen-szerű embereknek,
akikről úgy látszik, mintha a világ összes idejével rendelkeznének, mert kitalálták ezt a trükköt.
Papírmunkák. Először is azt kell tudniuk,
hogy a rendetlen papírmunkának verés a vége.
Végül, amikor egy csomó ilyesmi lepi el az asztalukat,
nem találnak meg semmit, és amikor odaülnek elé, így szól önökhöz:
"Megvagy! Több dolog van nálam, mint amennyit meg tudsz oldani!
És mindenféle színűek, és szét vannak teregetve!"
Kiemelkedően fontosnak találtam, hogy az íróasztal legyen üres,
- rögtön arra is rátérek, hogy hova kerüljön az összes papír -
és csak egy dolog legyen önök előtt, mert ez viszont azt jelenti:
"Haha! Túlerőben vagyok! Én és EGYETLEN papírlap."
Ezt azért általában megnyerem...
Az időbeosztás egyik mantrája így szól:
"Minden egyes papírt csak egyszer érints meg."
Kapnak egy papírt, megnézik, feldolgozzák.
Különösen igaz ez az email-ekre.
Önök közül hánynak - felteszem, mindannyiuk
rendelkezik email "bejövő üzenetek" mappával -
Hányuknak van több, mint 20 levél a bejövő mappában?
Óó! Jó helyen vagyok...
A "bejövő mappa" NEM a tennivaló lista.
A feleségem megtanulta, hogy muszáj kitakarítanom a bejövő mappámat.
Ez néha csak annyit tesz, hogy el kell rendezni a dolgokat,
és néhány elemet a tennivalók közé felvenni.
Emlékeznek, a tennivalók listája fontosság szerint van rendezve,
de van önök között bárkinek olyan email programja,
amelyben megnyomható a "Rendezz fontosság szerint" gomb?
Meglepő, hogy azok, akik olyan programokat írnak,
amelyek fontos szerepet játszanak életünkben és feladataink megoldásában, ennyire ötletük nincs erre.
Most nem egy konkrét céget szidok. Szerintem az összes bakot lő ezen a téren. Én ezt elbűvölőnek tartom.
Mert a legtöbb általam ismert ember úgy kezeli ezt a bejövő mappát...
- ezt meg kell kérdeznem. Önök közül hánynak van több, mint 100 levele a bejövő mappában?
Jaj, nem folytatom, ez túl kiábrándító!
Valójában önök meg akarják kapni ezt a bejövő levelet, ránézni, és azt mondani:
"Vagy elolvasom ezt most rögtön, vagy beteszem az irattáramba,
és nyitok hozzá egy új elemet a tennivalók listájában."
Ez kulcsfontosságú, egyébként minden egyes esetben,
amikor email-t olvasnak, egy mocsárba merülnek,
és ez pont olyan rossz, mint a papírhegyek.
Most bizonyára mind azt próbálják kitalálni, mi köze a címnek ehhez a képhez.
Egy iratrendező abszolút szükséglet.
Én tudom, mert feleségül vettem a világ legcsodálatosabb asszonyát,
de ő nem jó rendszerező. De mára az lett!
Mivel házasságkötésünk után, amikor összeköltöztünk,
és megoldottuk a többi szokásos dolgokat, azt mondtam:
"Kell egy hely, ahová az összes papírunk kerülni fog, ábécé sorrendben."
Mire ő: "Ez egy kissé megszállottnak tűnik..."
Én azt mondtam: "Oké, szívem..."
Elmentem az IKEÁba, és megvettem ezt a nagy, szép, érthetetlenül drága
mű-mahagóni fa valamit hatalmas fiókokkal, neki tetszett, mert egész jól néz ki,
és az, hogy van egy hely a házban, ahová minden papír bekerül ábécé sorrendben,
nagyon jót tett a házasságunknak!
Soha egyetlen ilyesmi nem volt, hogy "szívem, hová tetted a bla-bla-bla-t?"
Senki nem haragudott a másikra azért, mert valamit szokatlan helyre tett,
hiszen volt egy megszokott hely a számukra.
Ha valami fontos számlát vagy ilyesmit keresnek,
ez valóban fontos, és úgy tapasztaltuk, hogy ez a megoldás csodálatosan működött nálunk.
Úgy gondolom, egy irattár emberek csoportja esetén,
legyen ez egy házasság vagy egy iroda, alapvető fontosságú,
de még ha egyedül ön az, ha van egy hely, ahová tenni szokta a dolgokat,
lehetetlenné teszi azt az esetet, hogy egy óráig szaladgál fel és alá, mondván:
"Hol lehet? Tudom, hogy KÉK...
és hogy éppen ettem valamit, amikor olvastam..."
Értik! Ez nem iratkezelés! Ez őrület!
Sokan megkérdezik tőlem: "Na és Randy, hogy néz ki a te asztalod?"
A feleségem azt mondaná: "Így néz ki Randy asztala,
amikor lefényképezi az előadása számára..."
Az a fontos, hogy én egy számítógépes kocka vagyok,
tehát az íróasztal arra jobbra van, a számítógépem a bal oldalon.
Szeretem, ha az asztalom egy ablak felé néz, ahol mód van rá.
Ez egy régi fénykép, ezeket már LCD monitorokra cseréltem,
de meghagytam a régi képet, mert a lényeg...
nem számít a csúcskategóriás hardver,
a kulcs a képernyőterület. Sokan elemezték már ezt.
Önök közül hánynak van több, mint egy monitor az asztalán?
Rendben, nem is rossz! Haladunk, elindult a dolog.
Úgy érzem, képes lennék háromról kettőre visszatérni,
de egy monitorral nem menne.
Egyszerűen túl sok dolgom van, és ahogy valaki mondta, ugyanakkora a különbség,
mint az otthoni konyhapulton dolgozni,
vagy megoldani a feladatainkat egy repülőgép apró tálcáján.
Elvileg az a kis tálca a gépen elég nagy bármihez, amit meg kell csinálnunk.
Sajnos a gyakorlatban valahogy mégis elég pirinyó.
Szóval, a több monitor nagyon fontos,
rögtön meg is mutatom, mi van az enyéimen.
Hiszek ebben a több-monitoros dologban, mi már hosszú ideje hiszünk benne
ez a kutatócsoportom, a régi laborunk a Carnegie Mellon-on,
Az ott Caitlin Kelleher, aki most doktor Kelleher, köszönöm,
és jelenleg a St. Louis-ban lévő Washington Egyetemen csinál nagyszerű dolgokat.
Nálunk mindenkinek három monitora volt, ennek a költsége teljesen jelentéktelen.
Ha összevetik egy második monitor árát
egy alkalmazott éves költségével a cég számára,
ma már egy százalék alatt van.
Akkor miért ne engednék meg? A receptem ennek megoldására a következő:
mindnyájan menjenek be a főnökükhöz, és mondják: "Kell egy második monitor.
Egyszerűen nem tudok nélküle dolgozni, Randy kért meg hogy szóljak önnek."
Ez növelni fogja az önök teljesítményét,
bármelyik mai számítógép tud két monitort vezérelni, akkor meg miért ne?
Mi van az én három monitoromon?
A bal oldalon a tennivalóim vannak, rajta mindenfélével.
Mindenkinek saját rendszere van, én például megszámozom őket nullától kilencig
és olyan szövegszerkesztőt használok, ami eszerint le tudja rendezni.
A lényeg, hogy prioritás szerint legyen rendezve.
Középen a levelezőprogram fut.
Figyeljék meg az üres bejövő mappát!
Nagyon törekszem rá, jobban alszom, ha úgy fekszem le,
hogy üres a bejövő mappám. Ha ez a mappa megtelik,
elég mogorva leszek, ilyenkor szokta a feleségem azt mondani:
"Azt hiszem, ki kéne takarítanod az inboxodat."
A harmadikon egy naptár van. Ez jópár évvel ezelőttről származik,
de pont olyan, mint mostanában, jellemzően elég elfoglalt vagyok.
Nem számít, milyen programot hasznának, melyik naptárat,
nem érdekes, hogy papír alapú vagy számítógépes, amelyik jobban működik,
de kell egy olyan rendszer, amelyből kiderül,
hol kell lenniük a jövő kedden két órakor.
Mert bár lehet, hogy képesek megélni enélkül,
de az agyuk kapacitásának egy részét arra használják, hogy erre emlékezzen.
Nem tudom, önök hogy vannak ezzel, de nekem nincs elég felesleges agyam olyasmire,
amit egy füzet vagy egy számítógép meg tud tenni nekem.
Vissza az áttekintésre...
Közelítsünk rá kissé erre az íróasztalra:
nézzék, ott az a pontosan egy dolog, amivel éppen foglalkozom,
egy kihangosítható telefon - egy újabb alapvető dolog.
Önök közül hánynak van kihangosítható telefonja az asztalán?
Rendben, nem rossz, de a többségnek nincs.
Ezek a készülékek szinte ingyen vannak, én pedig sok időt töltök hívás várakoztatásban
hiszen az amerikai társadalomban élek, ahol sokat hallunk ilyen üzenetet:
"Az ön hívása igen fontos a számunkra.
Csak figyeljék, a tetteim mennyire ellentmondanak a szavaimnak!"
Ez olyan, mint a világ legmegalázóbb kapcsolata.
Mintha egy fickó, aki felcsípte önt, az első randevún
adna egy cuppanós csókot és azt mondaná: "Szeretlek, édesem!"
Valahogy így működik a mai telefonos ügyfélszolgálat.
A kihangosítóban az a nagyszerű, hogy lenyomjuk a gombot,
tárcsázunk, aztán valami mással foglalkozunk,
ha hét percig tart, akkor hét percig,
és nicsak, pont olyan, mintha valaki zenét küldene nekem az irodámba.
Ez igen kedves dolog tőlük.
Különösen jó dolog, ha a telefonon van időkijelző,
így amikor végre valaki Bangalore-ban felveszi a kagylót,
mondhatok olyat, hogy "örülök, hogy beszélhetek önnel,
mellesleg, ha mérik az ilyesmit, engem most hét és fél percig várakoztattak..."
Ne mondják dühösen, csak így: "úgy vélem, feljegyzik
az ilyen dolgokat", és ha ön nem mérges,
akkor ők sem lesznek mérgesek önre, de talán tényleg bűntudatuk lesz.
És ez jó, hiszen ön is bűnöst akar!
A kihangosítható telefon tényleg nagyszerű dolog. Úgy vélem,
talán ez a legjobb tárgyi tulajdon, ami a stressz kezelésére megvásárolható.
Ha én jóga és meditáció oktató lennék,
azt mondanám: persze megcsinálunk minden jóga és meditáció gyakorlatot, és ezek csodálatosak is,
de azért mindenkinek kell egy kihangosítós telefon is.
Mink van még a kihangosítón túl?
Beszéljünk még egy kicsit a telefonról.
Szerintem a telefon egy időfecsérlő gép,
és igen fontos, hogy az üzleti hívásaink rövidek legyenek,
azt ajánlom, álljanak fel, amíg telefonálnak.
Testedzésnek is jó, és ha azt mondják magukban: "Nem fogok leülni amíg le nem tesszük",
meg lesznek lepve, mennyivel lényegre törőbbek lesznek.
Kezdjék a hívást azzal, hogy elmondják a célját.
"Halló Sue, Randy vagyok, és azért hívom, mert van itt három dolog, amit el szeretnék intézni."
Így adott egy menetrendet, és ha végeztek azzal a három dologgal, mondhatja:
"Ez nagyszerű, ez volt az a három dolog, örültem a beszélgetésnek,
várom a következő alkalmat, viszlát." Bumm - már le is tette.
Bármit is intéz, ne tegye fel a lábát. Ha felteszi a lábát, minden oda van.
Egy újabb kézenfekvő trükk: legyen az asztalon valami,
amivel szívesen foglalkozna a továbbiakban, így a telefon beszélgetés nem válik ilyesmivé:
"Nahát, letehetném, és dolgozhatnék valamit... hmm... vagy inkább csacsoghatnék!"
Általában a túloldalon levő emberek is szeretnének még csacsogni.
Hát így működik az irodai idővesztegetés
Ha önök másoddiplomás hallgatók...
Nos, ha másoddiplomások, akkor már elég sokat tudnak az idővesztegetésről.
Valami, amit valóban szeretnének csinálni, jó módja annak,
hogy röviden telefonáljanak. Szoktassák hozzá magukat.
Sokak számára nehéz letenni a telefont.
Én nem szenvedek a túltengő udvariasságtól.
Nővérem, aki elég régóta ismer, mindent tudóan nevet.
Ha le akarom tenni a telefont, akkor le akarom tenni.
Én végeztem. Ezt szoktam mondani:
"Szívesen beszélgetnék még, de várnak a hallgatók."
Hiszen egyetemi tanár vagyok. Valahol biztosan vannak várakozó hallgatók!
Muszáj, hogy legyenek!
Néha telefonos ügynökökkel kell foglalkozni.
Ez olyan furcsa, mert sok ember annyira udvarias -
nekem semmi gondom az ügynökökkel, szembeszállok velük!
Ha ön telefonos ügynök, és az én házamat hívta, hibát követett el.
"Elnézést, épp most nem tudok beszélni, de ha megadja a saját számát, ebédidőben visszahívom."
Seinfeld nagyszerűen bemutatta ezt.
Vagy, ha kicsit át akarnak lépni a határokon:
"Igazán szeretnék erről beszélni önnel, de előtte
van valamim, amit én szeretnék eladni önnek!"
Az egészben az a vicces, hogy nem is jönnek rá, hogy kitolnak velük...
De ha le kell tenniük az ügynököt, tegyék le akkor, amikor önök beszélnek.
"Nos, ez valóban érdekes, és igazán szeretnék ---"
Ez ám az ön-eltüntetés! Letenni önmagunkat!
Ha észreveszik, és visszahívják önt, egyszerűen ne vegyék fel.
Tíz év múlva erre az előadásra mindenki erről fog visszaemlékezni: tegyék le önmagukat.
A következő feladat: csoportosítsák a hívásaikat.
Hívják fel a többieket ebéd vagy a nap vége előtt.
Ilyenkor ugyanis nekik is fontosabb dolguk van, mint önökkel csevegni.
Tapasztalatom szerint 11:50-kor felhívni valakit
a legjobb lehetőség egy tízperces üzleti telefonra.
Hiszen őszintén, lehet, hogy ön érdekes, de nem érdekesebb, mint az ebéd.
Az idők során a hatékony idő és telefonhasználat megszállottja lettem
így szerintem mindenkinek szüksége lenne egy ilyen...
nem foglalkozom a divattal, tehát...
nincs Bluetooth-om, és egy ilyen csúnya nagy bigyóm van
"Helló, Julie vagyok a Time Life-tól!"
De ez egy fontos dolgot tesz lehetővé számomra, mert igen szűk korlátok között élek
el kell intézzek dolgokat, és valóban nincs sok időm.
Így napi egy órát kerékpározom,
ez itt én vagyok a biciklin, és ha jobban megnézik,
láthatják rajtam azt a headsetet, és a telefonomat.
Napi egy órán át biciklizem a környéken.
Ezt az időt azzal töltöm, hogy a telefonos dolgaimat intézem,
így ezt az időt nem a feleségemtől és a gyermekeimtől veszem el.
Kiderült, hogy képes vagyok egy időben kerékpározni és beszélni.
Micsoda képességeim vannak!
Persze meleg időben ez jobban működik,
de közben rájöttem, hogy a headset szabaddá tesz:
még házon belül is, ha headsetet használok,
és összehajtogatom a szennyest, ez ám a "kettő az egyben".
Szerintem minden telefonhoz kellene headset,
és egy nap mindnyájunknak lesz Borg implantátuma, így mindez tárgytalanná válik.
Mi van még az asztalomon? Van egy címbélyegzőm,
mert meguntam leírogatni a címemet.
Egy doboz papírzsebkendő. Az önök irodájában,
ha egy tanszéken dolgoznak, muszáj, hogy legyen egy doboz papírzsebkendő.
Ugyanis...
Jim hogy nevet...!
Legalábbis, ha úgy tanítanak, ahogy én...
lesznek zokogó hallgatók az irodájukban!
Úgy láttam, a gond nagy részét hatástalanítja,
ha van egy CS 352 (osztálynév) felirat a zsebkendős doboz oldalán.
Ezt odafordítom, amikor átadom a dobozt,
elveszik a zsebkendőt, és ekkor... "Óó...!"
Mire én: "Bizony... ez az osztályé. Nem vagy egyedül!"
Szóval a zsebkendő igen fontos.
Köszönőkártyák.
Most felteszek egy zavarba ejtő kérdést, nem azért, hogy megbántsam önöket,
de ez jól rámutat a dologra.
Kézfeltartással, ki írt önök közül úgy köszönőkártyát,
ami nem kézenfekvő volt, olyasmi, hogy "Ó, te ajándékot adtál nekem,
én meg írok egy köszönőkártyát."
Továbbá, fizikai köszönőkártyára gondolok, toll, tinta, papír. Nem email.
Bár az email is jobb, mint a semmi, de csak ennyivel több, mint a semmi.
Szóval, önök közül hányan írtak ilyen köszönőkártyát az elmúlt héten?
Nem is rossz, jobb mint a legtöbb helyen, hiszen ez az UVA.
Még él a lovagiasság. És az elmúlt hónapban?
Hányan az elmúlt év során?
A tény, hogy nem elhanyagolható számú kéz nem volt fent az éves kérdésnél, azt jelenti,
hogy az ilyen nézők szülei épp most sóhajtanak fel:
"Óó... ez az én gyermekem..."
A köszönőkártyák igen fontosak.
Kézzelfogható formában fejezhetjük ki valakinek, hogy mennyire hálásak vagyunk valamiért.
Nálam most is van köszönőkártya, azért,
mert még fogok írni néhányat a mai nap folyamán, olyanoknak,
akik mostanában segítettek nekem.
Azt kérdezik, "Istenkém, van időd ilyesmire?"
Mire én: "Igen, erre van időm, mert ez fontos."
Jelen állapotomban is fordítok időt arra, hogy köszönőkártyákat írjak embereknek.
Még ha önök ravasz, sunyi gazemberek lennének,
akkor is írniuk kell köszönőkártyákat.
Mivel ez különlegessé teszi önöket, és amikor valaki köszönőkártyát kap,
emlékezni fog önökre.
Úgy tűnik, az egyetlen hely ahol a köszönőkártyákat valóban
komolyan veszik, az állásinterjú.
Mostanában szokás köszönőkártyát írni az állásközvetítőnek,
ami szerintem a jelentkező elszántságát jelzi.
A köszönőkártya egy csodálatos dolog, biztatom önöket,
menjenek és vegyenek egy dobozzal a közeli boltocskában,
és tartsák az asztalukon, hogy amikor eljön a pillanat, éppen ott legyen.
Én is használatra készen tartom az asztalomon a köszönőkártyáimat.
Ahogy korábban is mondtam, a hála túlmutathat a kártyákon.
Amikor végleges tanári állást kaptam, az egész kutatócsoportomat
levittem egy hétre Disneylandbe a saját költségemen.
Hiszek a nagyszabású gesztusokban, de azért jó buli is volt, és én is menni akartam!
Nem küldhettem oda őket jó pásztor nélkül, nem igaz?
Mi van még? Van egy papírgyűjtő dobozom, és ez igen jó,
hiszen segít megmenteni a bolygót, de megmenti a hátsómat is.
Ha van nálam egy papír, amit ki akarok dobni, beteszem ebbe a dobozba,
és eltart pár hétig, hogy megteljen és tényleg elvigyék máshová.
Tulajdonképpen azt csináltam, hogy lemásoltam Windows / Macintosh "lomtárat",
ahonnan vissza lehet hozni a dolgokat - ez működik ám a való világban is!
Úgy havonta egyszer kell átböngésznem a tartalmát, hogy megtaláljak egy nyugtát,
amit nem gondoltam, hogy valaha is keresni fogok, de hirtelen szükséges, ilyenkor különösen jól jön.
Gyanítom, hogy ha ezt az előadást tíz év múlva tartanám,
arról beszélnék, hogy az auto-szkennerbe teszem ezt a papírt,
mert szinte hihetetlennek tartom, hogy tíz év múlva
- félretéve azt, hogy a dolgok többsége nem is papír lesz a kezemben -
de ha papír lesz, semmi mást nem kell majd tennem, csak leteszem az asztalomra,
ami azt mondja: "zzzk", és már be is szkennelte, mert megérintette az asztallapot.
Ezt nem túl nehéz megoldani, tehát szerintem ez meg is fog történni.
És persze van telefonkönyvem.
Jegyzettömb... Nem tudnék élni Post-it tömb nélkül.
És a kilátás, ami valójában ablak a kutyára.
A kutya arra emlékeztet, hogy valójában odakint kéne lennem, vele játszani.
Amikor megnősültem, egy családba házasodtam.
Lett egy feleségem és két gyönyörű kutyám.
Itt a másik.
Segítenének eldönteni egy vitát köztem és a feleségem között?
Kézfeltartással, hányan mondanák jelentéstani szempontból:
"A kutya a kanapén van"?
Senki! Köszönöm! Köszönöm!
Mivel a kutya nem mehet fel a kanapéra.
A feleségem erre jött be egy nap, és...
Mindegy, köszönöm hogy egyetértenek velem, nagyon jólesik.
Ez a kutya csodálatos. Már régen eltávoztak,
de ma is részei a szívünknek és emlékeinknek,
nap mint nap gondolok rájuk, és ma is az életemhez tartoznak.
Bemutattam önöknek, hogyan dolgozom az irodámban, hogyan intézem a dolgaimat,
de ez nem az egyetlen módszer. Az egyik legjobb asszisztens,
akivel valaha dolgoztam, Tina Cobb volt,
akinek teljesen más rendszere van, ő egy "teregető".
Ha belegondolnak, van rendszer az őrületében:
Itt minden pontosan kartávolságra van attól a ponttól, ahol ül.
Mint egy kétkarú polip.
Olyan sok mindent képes elintézni, és sosem mertem szólni valakinek,
hogyan változtassa meg a szokásait, ha az a rendszer működik.
Tina sokkal hatékonyabb volt, mint én.
Szóval azt mondom, csinálják azt, ami önöknek működik,
és mindenki maga kell kialakítsa a saját rendszerét,
de muszáj elgondolkodniuk azon: "Mi tenne hatékonyabbá engem?"
Beszéljünk az irodai logisztikáról. A legtöbb irodában
az emberek bejárnak a többiek szobáiba és folyamatosan kiszívják az életet egymásból.
Ha van egy kényelmes szék a szobájukban,
ugyanekkora erővel bemázolhatnák magukat vajjal,
és kimehetnének meztelenül az erdőbe, vadállatok közé, hogy támadják meg önöket.
Azt ajánlom: tegyék kényelmessé az irodájukat önmaguk számára,
és viszonylag kényelmessé a többieknek. Tehát: semmi kényelmes karosszék.
Én összehajtható székeket tartottam az irodámban,
összehajtva, a fal mellett. Ha valaki be akart jönni hozzám és beszélni velem, állniuk kellett.
Én is felálltam, és így a beszélgetés tényleg gyorsan zajlott, mert mind le akartunk ülni!
Viszont ha úgy tűnt, hogy egy kicsit több időt kell töltenünk a dologgal,
kegyesen odaléptem és kinyitottam a széket,
micsoda úriember vagyok!
Van, aki más megoldást választ. Náluk már ott van a szék,
de az első lábaiból öt centit levágtak,
így az irodájukban töltött idő alatt billegni kellett a széken.
Nem mintha ezt ajánlanám, de piszok ügyes megoldásnak találtam,
amikor először találkoztam vele.
Ütemezzék be önmagukat. Az igék nagyon fontosak:
Ne KERESSENEK időt a fontos dolgokra,
hanem TEREMTSENEK. Időt teremteni döntés révén lehet,
úgy, hogy addig nem mást csinálnak. Van egy közgazdaságtani fogalom,
amit mindenkinek a szívén kellene viselnie, ez a fogalom a "lehetőségköltség".
A hiba abban, hogy valami nem túl értékes dolgot csinálnak,
nem az, hogy ez egy rossz dolog lesz.
A baj az, hogy ha eltöltöttek vele egy órát,
azt az órát már soha nem tudják másra fordítani.
Ez az, ami fontos.
Hogyan tudják kizárni, hogy érdektelen dolgok szivárogjanak be az életükbe?
Meg kell tanulniuk nemet mondani.
Ez nagyszerű, legkisebb gyermekem, Chloe most van abban a korban,
amikor ez az új szava, úgy két hete tanulta meg.
Most úgy tűnik, minden "Nem!"
"Nem! Nem! Nem-nem-nem-nem-nem! Nem"
Ő kéne tartsa ezt az előadást!
Persze megkérdeztem, és azt mondta: "Nem!"
Így ő most otthon játszik!
Viszont mindnyájan utálunk nemet mondani, mert segítséget kérnek tőlünk,
mi pedig nagylelkűek szeretnénk lenni, tehát tanítok önöknek néhány udvarias "nemet".
Az első: "Bár igen elfoglalt vagyok, segíteni szeretnék, nem szeretnélek cserben hagyni,
tehát ha senki mást nem találsz, megcsinálom neked."
Vagy: "Leszek az utolsó mentsvárad, de előbb keresned kéne valaki mást."
A másik ember személyiségéről sokat meg lehet tudni ebben a pillanatban,
mert ha azt mondják: "Nagyszerű, megvan az áldozatom!",
és nem keresnek tovább, visszaéltek a kapcsolattal.
De ha azt mondják: "Nagyszerű, a feszültségem nullára esett,
mert tudom, hogy nem lesz katasztrófa,
de igyekszem találni valaki mást, aki számára ez kevésbé megterhelő."
Ő viszont sok hasonló segítségre számíthat tőlem.
Egyetemista koromban négyen segítettünk költözéseknél,
sok költözésnél, nehéz dolgokat cipeltünk.
Négyen voltunk, tizenkettő kellett volna.
Hosszú nap volt.
Ezután új szabályt léptettem életbe, miszerint:
mostantól ha valaki megkérdezi: "Segítesz költözni?",
ezt fogom kérdezni: "Mennyi holmid van?"
megmondják, és ezt mondom: "Hmm, ez úgy hangzik, hogy úgy nyolc emberre lesz szükség.
Ha felsorolod hét másik ember nevét, akik ott lesznek, én is ott leszek."
Soha többet nem költöztettem 14 órán keresztül...
januárban, Pittsburgh-ben.
Mindenkinek vannak jó és rossz időszakai.
Az időbeosztásban az a lényeg,
hogy találják meg az alkotó időszakaikat, és könyörtelenül óvják azokat.
Töltsék ezt az időt egyedül, ha kell, akkor otthon,
de könyörtelenül óvják meg.
A dolog másik oldala, hogy találják meg a holtidőket.
Időzítsenek megbeszéléseket, telefonokat, edzést, más földi dolgokat,
csináljanak olyasmit, amihez nem kell, hogy a csúcson legyenek.
Mindnyájunknak van ilyen időszakai, és ezek nem véletlenszerűek.
Felfedeztem, hogy az én legtermékenyebb időszakom
este tíz és éjfél közé esik, ami elég szokatlan, egy utolsó energialöket a vége előtt.
Beszéljünk a megszakításokról.
Vannak, akik megmérik ezeket a dolgokat, stopperekkel és táblákkal.
Szerintük egyetlen megszakítás általában 6-9 percig tart,
de utána 4-5 perc kell ahhoz, hogy a fejünk visszatérjen a korábbi kerékvágásba.
És ha olyasmit csinálnak, mint például a szoftverfejlesztés,
talán soha nem tér vissza oda, ahol volt, így a költség végtelen.
Ha kiszámolják, öt megszakítás elvisz egy teljes órát.
Meg kell tehát találniuk a módját annak, hogy csökkentsék a megszakítások
gyakoriságát és időtartamát egyaránt.
Egyik kedvencem: alakítsák emailekké a telefonhívásokat.
Ha felhívják az irodámat a Carnegie Mellon-on, ezt hallják:
"Helló, Randy vagyok, kérem küldjön email-t."
Újra felteszem, hogy itt mindenki használ email-t.
Önök közül hányan vannak, akinek a számítógépe "ding" vagy hasonló hangot ad ha levele érkezik?
Még mindig vannak ilyen emberek?
Mi a csuda bajuk van önöknek?
Imádom azt a tényt, hogy a számítástudósok ennyire szinte semmit nem tudnak semmiről
és így évek óta ezek a programok alapértelmezés szerint
"ding" hangot adnak minden egyes levél érkezésekor.
Vagyis fogtunk egy technológiát, amit a megszakítások csökkentésére találtunk ki,
és zavaró tényezővé tettük.
Egyszerűen muszáj kikapcsolniuk.
Az emailek ideje akkor jön el, amikor végeztek,
nem ülhetnek úgy, mint Pavlov kutyái:
"Ó, talán kapok még egy email-t."
Hasonlóképpen igyekezzenek nem megszakítani mások munkáját.
Én tárolom a dolgokat, vannak dobozaim Tina vagy a kutatócsoport megbeszélése számára
a dolgokat ezekbe teszem, és hetente egyszer, vagy ahogy a doboz megtelik,
végigmegyek a folyosón, és azt az embert akkor egyszer zavarom:
"Itt van nyolc dolgom a számodra."
Hogy zárjuk rövidre a dolgokat? Hiszen mások mindig több időt szeretnének tölteni velük
mint amennyit önök szeretnének.
Nos, amikor valaki megzavarja önöket, és azt mondja: "Van egy perced?"
és azt mondanám: "Éppen valaminek a közepén vagyok." Ezzel azt üzenem:
"Most félbehagytam valamit, és nagyon gyors leszek, hogy utána folytathassam."
Mondhatják így is: "Csak öt percem van."
Ebben az a nagyszerű, hogy ez később lehetőséget ad az idő meghosszabbítására is, ha akarják.
Viszont, ha letelt az öt perc, mondhatják ezt:
"Nos, az elején szóltam hogy csak öt percem van, most tényleg mennem kell."
Tehát társadalmilag elfogadható, hogy megszabjuk az időt a beszélgetésre.
Ha valaki az irodájukban van, és nem fogja fel a helyzetet
- no nem azt mondom, hogy számítógép tudósként értelmetlenül sok időm
vagy alkalmam lenne olyanokkal lenni, akiknek egyáltalán nincs közösségi érzékük...
Szóval, ha olyasvalaki van az irodájukban, aki nem veszi a lapot,
álljanak fel, menjenek az ajtóhoz, dicsérjék meg őket
- ez valamiért alapvető fontosságú része a folyamatnak -
köszönjék meg és rázzanak kezet.
Ha még mindig nem mennek el - ami szinte bizonyos, ha egy hozzám hasonlóval találkoztak,
akkor, mivel úgyis az ajtóban állnak, menjenek tovább.
Úgy vettem észre, hogy az emberek nem szeretik,
ha az óránkat nézzük beszélgetés közben,
így egy órát tettem a falra, pont mögéjük,
tehát számukra láthatatlan marad,
ahogy én kicsit feljebb pillantok,
ha tudni akarom, mennyi az idő.
Ez egy igen finom módja a szükséges információ megszerzésének anélkül, hogy bántó lennék.
Idő naplózás. Az idő egy árucikk,
jó tudni, hogy mire is megy el.
Figyeljék önmagukat, és frissítsék a nap során.
Ne várjanak a nap végéig, hogy akkor:
"Mit is csináltam 10:30 körül?", mert a memóriánk nem elég jó ehhez.
Így amit tenniük kell - és valóban remélem, hogy öt éven belül
a technológia lehetővé teszi az idő automatikus követését, vagy legalább valami hasonlót,
de addig azt kell tennünk, hogy figyeljük önmagunkat.
Így néz ki egy üres időnapló.
A részletek nem érdekesek, az a legfontosabb,
hogy amikor kitöltik, legyen mindenféle kategória, és hogy mit csináltam.
Ez lehet teljesen magánjellegű
de számos valós adatot szolgáltat arról
mire is ment el az idő. Ez mindig különös lesz.
Bárki, aki pénzügyi költségvetést csinált életében, ránézett, és azt mondta:
"Nahát, nem is tudtam, hogy ennyit költök mosodára." Vagy éttermekre, vagy ilyesmi.
Ez mindig csodálatos meglepetés.
És mindig többet költenek, mint gondolják...
de egy idő-költségvetéssel kideríthetik,
hogy az idő nagyon máshogyan telik, mint képzelték volna.
Erre a legjobb általam ismert példa a Turing-díjas Fred Brooks órái.
Ő egy kiemelkedő számítógép tudós,
de van egy sor stoppere is az irodájában,
ha bemennek beszélgetni vele, megkérdezi:
"most kutatásról vagy tanításról beszélünk?" vagy ilyesmi,
aztán megnyomja a megfelelő gombot,
és a hét végén pontosan tudja, mire ment el az ideje.
Ez az ember egy zseni!
Amikor hallgatókkal találkozom - szerintem ez
pontosan megfelel a a munkahelyi megbeszéléseknek,
megkérdezem: "Mi az órarended?" Minden héten vannak tervezett találkozók,
csak annyit kell tenniük, hogy ránéznek,
és láthatják az üres területeket, amikor vesztegetni fogják az időt,
én előre megmondhatom, hogy mikor fogják vesztegetni az idejüket, csak rá kell néznem!
Jelen esetben van itt egy előadás...
szóval egy adott időben előadáson vannak,
és van, ahol szünet van két előadás között,
itt látom ezeket. Minden ilyen hézag,
jelen esetben egy vagy másfél óra,
kifejezetten elvesztegetésre való idő!
Hallgatóimnak mindig azt javaslom,
hogy csináljanak ál-foglalkozásokat. Ez olyan,
hogy a könyvtár egy adott helyére mennek abban az órában,
és ha egyszer már magukban üldögélnek egy könyvtárban
a könyveikkel, egész nagy esély van arra,
hogy tanulni fognak. Ne menjenek és bulizzanak a barátaikkal
ebben az órában, hanem csináljanak egy ál-foglalkozást,
és alakítsák ki a saját kis tanulójukat. Egyszerű trükk,
de meglepően hatékony, ha valaki tényleg megcsinálja.
Ha megvan az időnapló, mihez kezdhetünk vele?
Mi olyat csinálok, amit nem kell megtenni?
Mit csinálhat meg másvalaki? Szeretem minden nap megkérdezni:
mi olyat csinálok, mit átadhatnék másnak?
Nővérem megint nevet, mert pontosan tudja, ki volt ez a személy, amikor gyerekek voltunk.
Mit csinálhatnék hatékonyabban?
És: mivel vesztegetem mások idejét?
Ha már jók lesznek az idő beosztásában, rájönnek,
hogy ez egy közösségi feladat. Mindenkit hatékonyabbá szeretnék tenni,
ez nem önző dolog, nem egy én ellened helyzet,
hanem: Hogyan tudunk közösen több mindent elvégezni?
Ahogy elkezdik naplózni az időt, kezdenek rájönni,
hogy nem önmagukat teszik hatékonyabb munkaerővé, nem válnak valami szuper-dolgos emberré.
Hatékonyabban fognak dolgozni, így tényleg elmehetnek öt órakor,
hazamehetnek és a szeretteik körében lehetnek.
Ezt hívják a munka és az élet egyensúlyának.
Kezdő tanársegédként talán hallottak erről
valami mitikus ködbe burkolva,
de ez lehetséges. Megtapasztaltam, hogy kevesebbet dolgozva
- kevesebb órát dolgozom a házasságom óta -
többet tudok véghezvinni.
Mindig izgatott a PhD képzésben,
hogy azok, akik leghamarabb megkapták a fokozatot,
házas, gyermekes emberek voltak.
Hogy lehetséges ez? Hisz ez egy beépített horgony!
Minden másra is fordítaniuk kell időt,
míg én egyedülálló vagyok, a világ minden ideje az enyém
- és épp ez a probléma. Úgy állok hozzá, hogy minden idő az enyém,
tehát az én időm nem értékes. Ha házastársuk, kis gyermekeik vannak,
a társuk valószínűleg ezt mondja:
"Jobb lenne ha heti 40 óránál nem töltenél többet az iskolában."
tehát amikor bent vannak, nem csak úgy üldögélnek és játszanak a számítógépen.
Nem mintha én bármikor is ezt tettem volna!
De amikor bejönnek, akkor tényleg bejönnek és dolgoznak,
és sokakhoz hasonlóan amikor én is megnősültem és gyermekeim lettek,
az időbeosztással kapcsolatos nézeteim megváltoztak
- mostantól komoly tétekkel játszunk!
Innentől mások életére is kihat, ha túl sok idő töltök a munkahelyen.
Az időbeosztás másik előnye, hogy olyan, mintha egy kristály lencsén át
néznénk a világot, és meglátnánk, mi a fontos, és mi nem az
Imádom ezt a képet. Kitöröltem a nevet, de ez van rajta: Bla-bla-bla egy kismama, és eszerint:
"Nagyon aggódik a légkalapácsok zajának a magzatra gyakorolt hatása miatt."
a folyamatban lévő építkezésen. Önök pedig nevetnek, mert látják, hogy a nő,
aki oly nagyon aggódik a légkalapácsok magzatára gyakorolt hatása miatt, egy égő cigarettát tart.
Nagyon jónak kell lenniük, hogy elmondhassák:
"Arra fókuszálom az időmet és energiámat, amit fontosnak tartok,
és nem aggódom amiatt, ami nem az."
Én nem vagyok orvos, még a tévében sem játszom orvost,
de fogadni mernék, hogy ha én lennék az a magzat, ezt mondanám:
"A cigit tedd le, mami! A zajt kibírom!!"
Szeretnék elmondani egy rövid történetet
az eredményes és a hatékony ellentétéről. Eredetileg ezt az előadást
pár héttel korábban tartottam volna, így beszéltük meg Gabe-bel,
úgy terveztük, hogy átjövünk ide,
mert meglepetésként a feleségem számára, akinek kedvenc együttese a Police már igen régóta,
egy csodálatos csapat, és úgy gondoltuk, felmegyünk Charlottesville-be, megnézzük őket.
Megvoltak a jegyeink, és azt mondtam:
"Kedvesem, ha már úgyis itt leszünk, már régen megígértem Gabe-nek,
megtartom ezt az időbeosztásos előadást."
Azt mondta, rendben, mert ez egy három órás autóút
és igen hatékony dolog összekötni a kettőt.
Úgy két nappal később viszont azt mondta: "Tudod, kedvesem,
tudom, hogy vagy ezekkel az előadásokkal. Mindegyik előtt pár nappal megszállottá válsz."
Ahogy átbeszéltük, azt mondta: "Fel fogunk jönni ide
a kettőnk idejében, megszerveztük a gyerekfelügyeletet,
és az a kettőnkre szánt időt el fogod rabolni azzal, hogy megszállottként készülsz az előadásra."
Végiggondoltam, és azt mondtam: "Rendben, nyilván a jó megoldás az,
hogy a kettőnk idejét megtartjuk magunknak, feljövünk és megnézzük a koncertet,
egymással töltjük ezt az időt, és egy másik időpontot beszélek meg,
felutazom egy napra és megtartom az előadást!"
Mire ő: "Nahát, ez egész egyszerű volt!"
Így is van! Ha helyesen szemlélik, azt mondják:
"Igen, ennek az az ára, hogy autózni kell egy másik alkalommal is."
De kiderült, hogy ezt az utat Christopher unokaöcsémmel együtt tettük meg, beszélgettünk,
édesanyám is felbukkant, szóval még csak holtidő sem volt, semmi veszteség.
A legfontosabb viszont az volt, hogy a dolog nem a hatékonyságról,
hanem az eredményről szól, a lehető legjobb kimenetelről.
Persze az egyik legjobb dolog, hogy tényleg eljutottunk a Police koncertre,
és szeretném megköszönni Gabe-nek és Jim Aylor-nek, hogy tényleg ott lehettünk!
A feleségem nagyon boldog volt.
Én vagyok az a fickó a háttérben, aki ezt mondja: "Ma nem is figyel rám!"
Csodálatos volt, Sting egy elbűvölő úriember, teljesen elbűvölő.
Beszéljünk a halogatásról.
Van egy régi mondás: "A halogatás az idő tolvaja."
A halogatás kemény dió, és van egy kis háttérinformációm az önök számára:
Általában nem azért halogatunk valamit, mert lusták vagyunk.
Néha meg is magyarázzuk a halogatást.
Azt mondják: "Nos, ha elég sokáig várok, talán nem is kell megcsinálnom."
Ez igaz. Néha mázlink van.
Mások azt mondják: "Jé, ha most elkezdeném, ezzel tölteném az összes időt.
Ha csak az utolsó két napot szánom rá, akkor két nap alatt elvégzem,
hiszen 'minden feladat kitölti a rendelkezésre álló időt', Parkinson törvénye."
Ez kis mértékben igaz is, de az egyensúly kulcsa annak megértése,
hogy valamit az utolsó pillanatban megtenni valóban drága mulatság.
Sokkal drágább annál is, mint megtenni egy pillanattal az utolsó perc előtt.
Ha megcsinálnak valamit, és még fel tudják adni a postán,
máris elkerülték a "te jó ég, megint meg kell csinálnom az egész FedEx macerát!"
Megszerettem a FedEx-et.
A FedEx a halogatás általános szokásának legnagyobb támogatója.
Ugyanakkor lehetővé teszi, hogy eljuttassunk valamit másokhoz, amikor valóban ott kell lennie,
igen gyorsan, ami csodálatos dolog.
Viszont szerintem fel kell ismerniük: minden stressz onnan származik, hogy eltolják a dolgokat a határidőkig.
Mert ilyenkor nem elérni valakit, ha nincs az irodában csak egy napig, az egész tervet felborítja,
és nagyon keményen kell dolgozniuk ilyesmik miatt.
Másrészt a határidők valóban fontosak.
Mindannyian határidő-vezéreltek vagyunk
szóval, ha valamit még sokáig nem muszáj megcsinálniuk,
találjanak ki egy képzelt határidőt, és tegyenek úgy, mintha valódi lenne.
Ez csodálatos, mert ezek olyan határidők,
mert ha nő a nyomás, lehet késni pár napot,
mégis minden rendben van, így ezek kevésbé stresszesek.
Ha halogatnak valamit, meg kell találniuk a módját,
hogy visszanyerjék jó közérzetüket. Találják meg az okát, hogy miért nem lelkesek.
Amikor én halogatok valamit, annak mély lelki oka van.
Általában félek a zavartól, mert úgy gondolom,
nem jól csinálom a dolgot, vagy félek, hogy elbukom.
Néha egy feladat megoldásához be kell vonni másokat is.
Az egyik legnagyobb varázslat, amit életem során megtanultam,
hogy néha csak kérni kell, és csodálatos dolgok történnek.
De ehhez ki kell állni és meg kell tenni.
Én megnyertem a szülő-lottót, egyszerűen csodálatos szüleim vannak.
Bár édesapám sajnos meghalt a közelmúltban.
De ez az egyik kedvenc fényképem,
mert apu olyan okos volt, hogy szinte soha nem tudtam meglepni,
vagy lenyűgözni valamivel, annyira jó volt!
De egy alkalommal a családi vakációt Disneyland-ben töltöttük,
az egysínű vasút működött, és éppen be akartunk szállni,
és észrevettük, hogy elöl, itt fent a kabinban,
nem tudom, látják-e a képen,
ott egy mérnök, aki az egysínűt vezeti,
és éppen vendégek vannak ott mellette,
ami elég szokatlan. Apu és én beszélgettünk erről,
és én tudtam, mert korábban konzulens voltam a Disney-nél.
Apu azt mondta: "Ó, ők bizonyára különleges, fontos vendégek, vagy ilyesmi."
Én azt válaszoltam: "Nos, van egy trükk. Van egy különleges mód hogy bejussunk abba a kabinba."
Mire ő: "Tényleg? Mi lenne az?"
Azt mondtam: "Megmutatom. Dylan, gyere velem."
Dylannel, akinek a tarkóját láthatják a képen,
felmentünk és odasúgtam neki: "Kérdezd meg, hogy utazhatunk-e elöl!"
És odamentünk a jegyszedőhöz, aki így válaszolt:
"Igen, utazhatnak." Kinyitotta a kaput, apu pedig... !
Megszólaltam: "Azt mondtam, hogy van egy trükk, de nem mondtam, hogy nehéz!"
Néha csak kérnünk kell.
Ennyire egyszerű.
Beszéljünk a megbízásokról. Ma már senki nem dolgozik egyedül,
segítséggel sokkal messzebbre juthatunk.
Ennek ellenére a legtöbben nagyon gyengék a feladatok átruházásában.
Mások megbízását a feladat lepasszolásának tekintik. "Erre nincs időm, csináld meg!"
Aztán pedig a kákán is csomót keresnek, kész katasztrófa.
Először is, ha meg akarják bízni valamivel egy alárendeltjüket, hatalmat és felelősséget adnak a kezébe.
Nem mondhatják valakinek: "Menj és oldd meg ezt, de ha el kell költened bármennyi pénzt, vissza kell jönnöd engedélyért."
Ez nem meghatalmazás, hanem a bizalmatlanság kifejezése.
Ha én megbízom valakiben, hogy megcsinálja a munkát, eléggé bízom benne ahhoz,
hogy megadjam az erőforrásokat, költséget, időt
és bármi mást, amire szüksége van, hogy megoldja.
Adják oda az egész csomagot.
Másfelől, osszanak másokra munkát, de a legcsúnyábbat csinálják maguk.
Ha a bemutató előtt fel kell porszívóznunk a labort, én hozom a porszívót, és én porszívózok fel.
Végezzék el a piszkos munkát, így világossá teszik, hogy még mindig hajlandóak bekoszolni a kezüket.
Kezeljék jól az beosztottaikat. Az ember a legnagyszerűbb erőforrás,
és ha elég szerencsések ahhoz, hogy beosztottaik legyenek,
kezeljék őket megbecsüléssel és tisztelettel
és hogy kicsit érzelgős legyek: olyan szeretettel, ami kijár nekik valakitől,
akinek fontos a személyük és szakmai fejlődésük.
Kiáltsuk hangosan: a személyzet és a titkárság az önök biztosítókötele!
Ha nem gondolják úgy, hogy jól kell bánniuk velük,
mert ez így tisztességes, legalább azért bánjanak jól velük,
mert ha nem, végül kitolnak önökkel.
Jó alaposan kitolnak önökkel, és ezt meg is érdemlik,
én pedig tapsolni fogok nekik.
Az, hogy én beszélek erről úgy, hogy Alf Weaver a nézők között ül
- hol vagy, Alf? Itt is van. -
olyan, mint a Johnstown árvíz túléléséről beszélni úgy, hogy Noé is hallgatja.
Az egyik, amit Alf tanított meg nekem,
hogy akár kolléga, akár beosztott a címzett,
ha valamit meg akarnak csináltatni, nem lehetnek homályosak.
Így mondta: "Adj a másiknak pontos feladatot,
pontos dátumot és időt - a 'Csütörtök' nem pontos idő.
'Csütörtök, 3:22' már felkelti a figyelmet.
Rendelj hozzá pontos büntetést vagy jutalmat
ha az adott határidő az adott feladatra nem teljesül",
szünetet tartott, majd így folytatta:
"Ne felejtsd el, a büntetés vagy jutalom rájuk kell vonatkozzon, nem rád!"
"Nagyon ki fognak tolni velem, ha te nem tartod a határidőt!"
"Óó, ciki..."
Fontos, hogy ebben ne hibázzanak.
Teremtsenek kihívásokat.
Azt mondták nekem, hogy az egyik trükk: addig adj feladatokat, amíg nem panaszkodnak.
Igaz, nem ismerem ezt az "amíg nem panaszkodnak" részt, de úgy vettem észre,
a túl kevés kiadott feladat gondot okoz. Az emberek általában vágynak arra,
hogy lehetőséget kapjanak többet tenni, kihívásokat keresnek,
bizonyítani szeretnék önöknek és önmaguknak, hogy többre képesek,
hát tegyék ezt lehetővé!
A kommunikáció legyen tiszta. Oly sokszor azért vagyunk mérgesek főnökeinkre,
mert valami félreértés történt.
Különösen az emailek korában
- olyan egyszerű emailben kommunikálni. Még ha volt is személyes beszélgetés,
küldjenek egy kétsoros emailt csak a pontosság kedvéért, utólag.
Ez nem valami ügyvéd-tempó, ez csak egy olyasmi, amiről Wapner bíró beszélt:
"Legyen írásban!", ha emlékeznek a People's Court sorozatra, ahol Wapner bíró ezt mondta.
"Ha nincs semmi gond, ez nem gond, nem kerül sok időbe,
de ha bármikor gond adódik, nos - várjunk csak, nem lehet gond,
hiszen van írott emlékeztető!" Ez a varázslat.
Nem lesz zavar, nem vitázhatnak a leírt szavakról.
Ne mondják meg másoknak, HOGYAN szeretnék, hogy megoldják a feladatot,
csak azt, hogy MIT kérnek tőlük.
Célokat jelöljenek ki, ne tevékenységeket.
Hadd lepjék meg önöket azzal, hogy úgy oldják meg a problémát,
ahogy önök sosem gondolták volna.
Néha ezek egyszerűen elképesztőek.
Jó vagy rossz értelemben.
Viszont tényleg sokkal szórakoztatóbb, mint rávenni másokat arra, hogy úgy dolgozzanak,
ahogy önök tették volna.
És tudják, ha egyetemen vannak,
az önök munkája az lenne, hogy önöknél okosabb embereik legyenek,
azaz hallgatóik - és ők olyan megoldásokkal jöjjenek elő,
amire önök sosem gondoltak volna.
Mindig mondják el a kiadott feladatok fontossági sorrendjét.
Sokan mondják: "A főnököm egy szörnyeteg, öt feladatot adott!"
Mire én: "És megmondta, hogy melyik a legfontosabb?"
- "Na persze. Gondolom ezt megkérdezhetem..."
Tudni, hogy ha mondjuk öt feladatunk van, melyeket kell rögtön megcsinálni,
valóban fontos, mert ha csak vakon repülünk,
csak 20% az esély arra, hogy jó sorrendet választunk.
A feladat kiosztás nem kezdődhet túl korán.
Mindenki látja a különbséget a képek között?
Ez Chloe lányom, halálosan szeretem,
de azt szeretném, ha csodálatos emberré válna,
és tudom, minél hamarabb tartja a saját üvegét, annál jobb
Társadalomtudomány. Figyeljenek a felfelé osztott feladatokra.
Néha a kiosztott feladatot megpróbálják visszaadni.
Az egyik legjobb dolog, amit ezen a téren láttam: valakinek a titkára megpróbálta azt mondani:
"Ezt nem tudom megoldani, kérem vegye vissza",
mire ő a kezeit a háta mögé tette és hátralépett.
És várakozott. Egyszer csak azt mondta a titkár:
"Vagy talán megpróbálhatom ezt a másik módot."
Mire ő: "Ez csodálatos! Jó ötlet, büszke vagyok önre."
Igen elegáns gesztus volt.
Erősítsék azt a viselkedést, amit szokássá szeretnének tenni.
Az egyik kedvenc történetem a One Minute Manager könyvből,
amikor arról beszél, gondolkodtak-e már azon,
hogyan tanítják a kardszárnyú delfint átugrani a karikán?
Ha úgy csinálnák, ahogy a modern amerikai irodavezetők,
rákiáltanának a delfinre: "Ugorj át a karikán!"
És ahányszor a delfin nem ugrik át rajta, rácsapnának egy pálcával.
Így képezzük mi az irodai dolgozókat.
Olvassák el a könyvet, ha tudni akarják valójában hogyan csinálják,
én kíváncsi voltam, és most már tudom. De tényleg érdekes, ahogy csinálják.
Erősítsék azt a tevékenységet, amit ismételtetni akarnak.
Ha valaki olyasmit tesz, mi tetszik önöknek, dicsérjék és köszönjék meg.
Ez többet ér, mint bármilyen pénzjutalom, vagy valami emlékérme.
Az emberek valóban szeretik, ha egyenesen megmondják nekik:
"Köszönöm, nagyra értékelem, hogy jó munkát végeztél."
Másrészt, ha azt szeretnék, hogy ne adják vissza a kiadott feladatot önöknek,
ne tanulják meg, hogyan kell megcsinálni!
Nagy büszkeségem, hogy nem tudok fénymásolót
és faxot kezelni, és nem is fogom megtanulni.
Ez biztosan nem az, amivel a hátralévő időmet tölteni szeretném.
Megbeszélések. Egy átlagos vezető idejének több, mint negyven százalékát
megbeszéléseken tölti. Tanácsom: ha megbeszélésük van,
zárják be az ajtót, húzzák ki a telefont, és vegyék el mindenkitől az okostelefonját.
Mert ha megéri az időráfordítást, akkor megéri, ha nem éri meg az időnket, akkor nem éri meg.
de semmi értelmét nem látom egy szobában ülni hat emberrel, akik csak félig vannak jelen.
Ez egyáltalán nem hatékony.
Egy megbeszélésnek sem szabadna egy óránál tovább tartani, ritka kivétellel.
Továbbá, szükséges egy menetrend.
Pár éve felvettem egy igen jó szokást, amióta ezt mondom:
"Ha nincs menetrend, nem megyek."
Ebben az a nagyszerű, hogy aki összehívta a megbeszélést,
valóban végig kell gondolja a többiek megérkezése előtt, hogy miért is kell ott lennünk.
Egyébként valami ilyesmi lesz: "Miért vagyunk itt?"
- "Mert megbeszélésünk van. Benne van a naptárunkban."
Klasszikus Dilbert képregény pillanat.
A legfontosabb a megbeszélésekkel kapcsolatban,
ez ismét a One Minute Manager könyvből származik, "egyperces percek".
A megbeszélés végén valaki, akit a jegyzeteléssel megbíztunk,
maximum egy perc alatt le kell írják, milyen döntések születtek,
ki a felelős értük és mikorra kell megoldani őket,
aztán ezt mindenkinek el kell küldeni emailben.
Ha ez elmarad, a következő heti megbeszélésükön így fognak ott üldögélni:
"Kinek is kellett volna ezt megcsinálni?" Ez használhatatlan.
Viszont olyan gyorsan megvan, csak használják az egyperceseket.
Beszéljünk a technológiáról.
Számítástechnikus vagyok, sokan kérdezik tőlem: "És milyen ketyere tesz engem hatékonyabbá?"
Semmilyen válaszom nincs erre, ez túl egyéni dolog,
de íme a kedvenc mondásom a technológiával kapcsolatban,
egy portástól a Central Florida Egyetemről, aki ezt mondta:
"A számítógépek gyorsulnak, csak tovább tart nekik."
A Zen tapintható ebben.
Ez egy másik módja annak, hogy csak akkor használják a technikát, ha megéri,
a megéri pedig végső soron annyit tesz: hatékonyabb vagyok általa?
Ez attól függ, hogyan dolgozunk, és mindnyájan különbözőek vagyunk.
Ne felejtsék el, a technika lassan megőrül.
Bementem a McDonalds-ba és rendeltem egy kettes számú Happy Meal-t, azt kérdezték:
"Kérek hozzá egy mobiltelefont?"
Vettem az élelmiszerboltban 16 szelet amerikai sajtot, ehhez jár a Grolier Enciklopédia
vagyis 16 szelet sajt mellé megkapják ingyen az emberiség minden tudását!
Ez egyszerűen kísérteties, rémisztő!
Jusson eszükbe, a technológia olyasmi kell legyen, ami jobbá teszi az életüket.
Önök is láthatták már ezt, én igen viccesnek tartom.
Csak azt a technikát használják, ami valóban segít önöknek!
Én úgy látom, a technika akkor jó, ha lehetővé teszi a dolgok újszerű megoldását.
Az, hogy ugyanaz egy picit gyorsabban lehetséges a technika révén szép ugyan,
de az az igazi, ha megváltoztatja a munkamenetet...
Sütőtököt faragtam pár évvel ezelőtt,
ez itt F. M., egy jó barátom, és láthatják, a jobb térdénél egy minta van,
ezt rá kell tenni a tökre, van hozzá egy kis, különleges tökfaragó kés
és a fenti, elég amatőr tökökhöz képest, amiket én csináltam,
megkapják ezt a Holdra vonító farkast.
Férje, Jeff, és én ezt nagyon menőnek találtuk,
utána viszont - amolyan ellenakcióként (?)
előkaptuk a fúrógépeinket, és azokkal faragtuk a tököket!
Akkor használják a technikát, ha az megváltoztatja a cselekvés módját,
mert - higgyék el, a fúrogatás eredménye,
ahogy azok a kis... ó, ragyogó lett.
Beszéljünk röviden az emailekről, mert ez oly nagy részt kap mindannyiunk életében.
Először is: soha ne töröljék őket. Mentsék mindet.
Én tíz éve csinálom ezt. Érdekes, hogy minden történész arról beszél:
"Milyen kár, hogy nem vezet mindenki naplót, nem tudjuk, hogy teltek a napjaik",
mire én: "Hülyék!"
Egy új korba léptünk úgy tíz évvel ezelőtt, én élő példa vagyok erre.
Minden egyes párbeszédem nem csak hogy el van mentve, de kereshető is.
Ha én kiemelkedő személyiség lennék, egy történész - jó, ez elég erőltetett -
szóval egy történész valóban elemezhetné a kommunikációs mintáimat
sokkal pontosabban, mint a legszorgosabb naplóíróét.
Beszélgethetnénk arról, hogy önelemző típus vagyok-e vagy sem,
ez tartalom kérdése, de mennyiség szempontjából ez nagyszerű,
az emailek elmenthetők és kereshetők, ami csodálatos,
hiszen bármikor előhúzhatunk valamit öt évvel ezelőttről.
Szóval: ne töröljék az email-jeiket.
Íme a legnagyobb email trükk. Ha meg akarnak valamit csináltatni,
ne öt embernek küldjék a levelet:
"Hahó, el tudná ezt intézni valaki?"
Mind az öt címzett pontosan ugyanarra az egyetlen dologra gondol majd:
"Én töröltem először! A másik négy majd elintézi, nekem nem kell."
Tehát pontosan egy embernek küldjék.
De ha nagyon meg akarják oldani,
olyannak küldjék, aki meg is tudja oldani,
írjanak - emlékezzenek Alf Weaverre: pontos leírást, pontos időt,
a büntetés lehet enyhe, például küldjenek másolatot a címzett főnökének.
A másik - ezt a beszélgetést minden egyes hallgatómmal lejátszottuk pályafutásom során,
mert küldenek ugyan levelet, aztán azt várják, hogy a másik válaszoljon.
Szerintem: "Ha a címzett 48 órán belül nem válaszol, nyugodtan lehet őket nyaggatni,
mégpedig azért, mert ha 48 órán belül nem válaszoltak,
annak esélye, hogy valaha is válaszolni fognak, nulla."
Jó, talán nem nulla. Talán ilyen kicsi.
Tapasztalatom szerint viszont, ha 48 órán belül nem válaszolnak,
valószínűleg soha nem is hallanak majd felőlük, tehát nyaggatni kell őket.
Beszéljünk a főnökök etetéséről és a róluk való gondoskodásról.
Van egy kifejezés: alulról irányítani.
Mindnyájan tudjuk, hogy minden főnök idióta.
Ez a pontos kifejezés, az érzés, ami mindenkiből árad, akinek főnöke van.
Ha főnökük van, írják le a dolgokat, foglalkozzanak a tiszta kommunikációval.
Kérdezzék meg: "Mikor lesz a következő megbeszélés? Mit szeretne, hogy
elvégezzek addig?" Tehát lesz egy szerződés-féleségük.
"Kihez fordulhatok segítségért önön kívül, mert nem szeretném önt zavarni?"
Emlékezzenek, a főnök eredményt akar, nem kifogásokat.
Általános tanács szabadság idejére. Aki telefonon keresi önöket, két választása van. Az első...
Az első lehetőség:
"Keresse John Smith-t, ne engem, én nem vagyok az irodában,
ő tud önnek segíteni, ha tényleg olyan sürgős."
Vagy: "Hívjon vissza, amikor visszatértem."
Miért? Mert nem úgy akarnak visszatérni a szabadságukról, hogy telefonüzenetek
hosszú sora várja önöket: "Randy, segítenél elintézni ezt?"
aztán visszahívják őket, és mivel egy hétig voltak szabadságon, ők már elintézték máshogy.
Másik: önök nincsenek szabadságon, ha olvassák az emailjeiket.
Bízzanak bennem. Az nem szabadság, ha olvassák az emaileket.
Ha otthon maradok a hétvégén, és nem olvasok emailt, az szabadság.
De ha elutazom Hawaii-ra, de velem van az okostelefonom, nem vagyok szabadságon.
Tudják, amikor megházasodtam,
feleségem és én egy hőlégballonon hagytuk el az ünnepséget,
amin nem volt drótnélküli kapcsolat.
Jim Morris volt akkor a dékán - egy hónapos nászutunk volt,
nagyszerű volt, de valójában nem elég hosszú -
és azt mondtam: "Egy hónapig nem leszek elérhető."
Jim azt mondta: "Ez elfogadhatatlan."
Én: "Hogy érti azt, hogy elfogadhatatlan?"
Ő: "Nos, én fizetem önt. Ez az 'elfogadhatatlan' rész."
Mire én: "Rendben. Szóval szükség van egy módra, hogy elérhessenek engem."
Igent mondott. Én is. Ezért, ha ekkor hívták az irodámat,
az üzenetrögzítő az alábbi választ adta:
"Helló, Randy vagyok, és szabadságra mentem. 39 évbe telt, hogy megházasodjam.
Most egy hónapra elutazunk.
Remélem, ezzel nincs problémájuk.
De a főnökömnek nyilvánvalóan van, és azt mondta, hogy elérhető kell legyek.
A következő módon tehetik ezt: feleségem szülei itt és itt laknak.
Íme a nevük, ha felhívják a tudakozót, megkapják a telefonszámukat.
És ha meg tudják győzni apósomékat arról,
hogy az önök vészhelyzete megéri megszakítani egyetlen lányuk nászútját
a telefonszámunk náluk van."
Íme még néhány igen fontos tanácsom, hogy a legjobbakkal zárjuk.
Öljék meg a tévé készüléküket.
Akik ezt tanulmányozzák, azt mondják, az átlagos amerikai ember 28 órát tölt tévénézéssel egy héten.
Ez majdnem háromnegyede egy főállásnak.
Ha tényleg szeretnének időt visszanyerni az életük számára,
jó, nem kell kinyírni a tévét, de húzzák ki,
tegyék be egy fiókba és tegyenek rá egy pokrócot.
Meglátják, meddig tart, amíg rázkódni kezd...
Számolják át az időt pénzre, különösen kezdő tanársegédek, vagy olyanok, akiknek kis gyermekeik vannak.
Itt az idő, hogy pénzt áldozzanak a feladatokra.
Vegyenek fel valakit a fűnyírásra, vagy bármire, amit meg kell csinálniuk,
de váltsák pénzre az időt ahol csak tehetik, ha kis gyermekük van,
mert nincs elég idejük, és ez nagyon rossz.
Másrészt: egyenek, aludjanak és tornázzanak mindenek előtt.
Mindig kell idő az alvásra. Ha nem alszanak eleget, minden szétesik.
Egy másik általános tanács: soha ne szegjék meg az ígéretüket,
egyeztessenek újra, ha muszáj. Ha azt mondták: "Kedd délre megcsinálom",
felhívhatják a másik felet péntek délután azzal, hogy:
"Szeretném tartani a szavamat, de nagyon tele vagyok,
egész hétvégén dolgoznom kellene, hogy a keddi határidőt tartani tudjam.
Van bármi mód arra, hogy engedjünk rajta?"
Ilyenkor gyakran szoktam válaszolni: "A csütörtök jó lesz."
Mert nekem valójában csütörtökre kell, csak neked mondtam keddet...
Vagy azt válaszolják: "Nem gond, megkérem Jimet, hogy csinálja meg helyetted.
Van egy kis szabad ideje."
Ha azt mondják: "Nem, ez nem tűr halasztást",
azt kell válaszolni: "Rendben, nincs probléma, tartom a szavam."
Ha nincs idejük jól megcsinálni, nincs arra sem, hogy rosszul csinálják, ez nyilvánvaló.
Vegyék észre, a legtöbb dolog vagy elfogadható, vagy nem.
Sokan túl sok időt töltenek egy feladattal - nem véletlenül létezik az "elég jó" kifejezés.
Ez azt jelenti, hogy az a dolog "elég jó"!
Végül: kérjenek visszajelzéseket.
Forduljanak a többiekhez bizalommal, mert ha valaki megmondja
mit csinálnak jó vagy rosszul, és az igazat mondják,
az többet ér, mint bármi a világon.
Ajánlom önöknek ezt a két könyvet.
Az időbeosztás nem újdonság, mindkettő elég régi könyv, de igen ajánlom őket.
Szokványos dolog olyasmivel zárni egy előadást, hogy:
"Itt a lista arról, amiről beszéltem."
Én nem fogok most erről beszélni,
azokat mondom el, amikkel az előadás után azonnal, még ma foglalkozhatnak.
Először is: ha nincs határidőnaplójuk, vagy kéziszámítógépük (PDA, Palm Pilot, bármi) szerezzenek be egyet!
Rendezzék tennivalóikat fontosság szerint, használhatják a negyedes táblázatot, vagy amit én,
0-9 közötti számokat, de rendezzék fontosság szerint.
Vezessenek idő-naplót! Vagy ha ez túl sok erőt igényelne, csak számolják az órákat, amit tévénézéssel töltenek.
Ez az ajándékom az önök számára.
A legutolsó: ha van határidőnaplójuk, jegyezzék fel a mostantól számított harmincadik napra
- és ez akár adhat "ding"-et is, hogy emlékeztesse önöket -
hogy nézzék meg újra ezt az előadást - fent lesz a neten Gabe jóvoltából -
és kérdezzék meg: "Mit változtattam meg?"
Ha nem is változtattam semmit, legalább egy kellemes órát töltöttünk együtt.
Ha viszont változtattak valamit, talán sokkal több idejük lett, amit szeretteikkel tölthetnek.
Ez az igazán fontos. Csak az időnk van.
És egy nap arra ébredhetnek, hogy kevesebb van belőle, mint gondolták. Köszönöm.