Workshop 'Lidando com risco na prática'

Certo, vamos dar uma olhada
em gerenciamento de risco na prática.

E o que quero fazer é
começar com alguns conceitos básicos,

depois focar em duas áreas difíceis
em processo de risco.

Então, acho que se eu pedir
pra vocês definirem a palavra "risco"

vocês teriam alguma ideia
do que significa.

Nós podemos não ter uma definição
formal que possamos citar,

mas todos temos algo em mente
quando ouvimos a palavra "risco".

Isso é o que a gente pensa,
e talvez vocês pensem em coisas assim.

Talvez vocês se sintam como esse menino,
enfrentando um desafio grande e difícil

que vocês sabem
que simplesmente vai esmagá-los.

Talvez vocês se sintam
como esse cara.

Esse é um emprego de verdade
na Coreia do Norte

e o trabalho dele é segurar um alvo
para outra pessoa atirar.

Às vezes os gerentes de projetos
tem o alvo aqui, nós sentimos

como se todos estivessem
atirando em nós no trabalho.

Ou talvez saibam que tem algo desagradável
lá fora, esperando pra te pegar.

E talvez seja o que vocês pensem
quando pensam na palavra "risco".

Bom, isso é parcialmente verdade,
mas não toda a verdade.

Risco não é o mesmo que incerteza.

Risco está relacionado com incerteza,
mas são diferentes.

Todos os riscos são incertezas, mas
nem toda incerteza é um risco.

Se você tem um registro
ou uma lista de risco,

você não tem um milhão de itens nela
ou não deveria ter.

Você provavelmente nem tem mil itens nela.

Você tem um número menor,

embora haja um milhão de incertezas
no mundo.

Então como decidir quais incertezas
chamaremos de "risco"?

E escreve-las e coloca-las
no nosso registro de risco

e decidir fazer algo a respeito delas.

Claramente, "risco" é um subconjunto
de incertezas, mas qual?

Como você sabe?

Eu acho que é muito simples separar
risco de incerteza

e eu usei 3 palavras.

Essas palavras aqui.
Risco é "incerteza que importa".

Porque a maioria das incertezas no mundo
não importam.

Nós não ligamos se vai chover em Londres
amanhã a tarde.

Pode chover ou não.
É irrelevante, não importa.

Não ligamos qual será a taxa de câmbio

entre o rubro Russo e
o yuan Chinês em 2020.

Não importa pra gente.

Mas tem coisas nos nossos projetos,

e coisas em nossas famílias,

e coisas em nosso país,

que são incertos
e que importam para a gente.

Se é uma incerteza que importa,
então é um risco.

Aqui vai outra pergunta.
Como você sabe o que importa?

Nos seus projetos,
quais são as coisas que importam?

O que importa nos nossos projetos
são os nossos objetivos.

Então temos que sempre conectar
incertezas com objetivos

para podermos encontrar os riscos.

E se olharmos algumas
definições de "riscos",

esse é o padrão ISO que mencionei,

ele conecta essas palavras
de forma muito simples.

Risco é o efeito da incerteza
sobre os objetivos.

E poderíamos ver outra definição
do Reino Unido,

da nossa Associação para
gerenciamento de projetos.

Diz a mesma coisa,
que risco é um evento incerto

ou um conjunto de circunstâncias
que é incerto,

mas é importante, pois se acontecer,

terá um efeito
na realização dos objetivos.

Incertezas que são importantes.

Então devemos procurar por duas coisas
no nosso registro de riscos.

É incerto? Nós não queremos problemas
no nosso registro de risco.

Não queremos complicações
no registro de risco.

Não queremos restrições ou exigências.

Isso são certezas.
O que queremos são incertezas,

algo que possa ou não acontecer.

Mas outra questão importante
para o nosso registro de risco é:

isso é importante?

Qual objetivo seria afetado
se isso acontecesse?

E quando quisermos ver
o quão grande o risco é,

nós podemos fazer essas duas perguntas:

quão incerto é,

e quanto é importante?

E isso nos dirá o quão grande o risco é.

Então essa ideia
de incertezas que importam

então se desenvolve em algo que é útil

ligando incertezas
aos nossos objetivos.

Então nós temos duas dimensões de "risco".

Temos uma dimensão de incerteza e

temos uma dimensão
que afeta nossos objetivos.

Em projetos, chamamos isso
de probabilidade e impacto.

Nós podemos chamar de outras coisas,

tem outras palavras que podemos usar,
mas essas

são as que usamos frequentemente.

E eu gostaria de perguntar a vocês,
com essa foto do rato.

Qual efeito importa para o rato?

Primeiramente, ele claramente está
em uma situação incerta aqui.

E ele viu alguns riscos.

Seu objetivo é pegar o queijo
e ficar vivo.

Um dos riscos identificados é
algo ruim que pode acontecer.

Ele pode morrer ou se machucar.

E ele tem sido um bom gerente de projetos,

ele colocou seu pequeno capacete
e está se preparando

para que não aconteça com ele.
Para que ele não morra ou se machuque.

Muito bem.

E tem coisas nos nossos projetos
que se acontecerem

iria nos matar ou nos machucar.

Eles vão desperdiçar tempo,

desperdiçar dinheiro,
prejudicar a reputação,

destruir o desempenho,

talvez até machucar pessoas de verdade.

E como gerente de projetos, temos que
ver essas coisas e impedi-las.

Nos proteger com antecedência.

Evitá-las.

Existem outras incertezas
que importam para o rato?

Bom, existe...

o queijo.

Tem uma incerteza aqui que importa muito.

Eu vou conseguir
tirar o queijo da armadilha?

Talvez ele consiga, talvez não.

E se ele não conseguir tirar
o queijo da ratoeira,

ele falhou.

Então ele tem duas incertezas
para administrar.

Uma delas é ruim,
ele pode morrer ou se machucar,

e a outra é boa,
ele pode conseguir o queijo.

E o que ele tem que fazer,

o que ele tem que fazer é lidar
com ambas ao mesmo tempo.

E como gerentes de projeto,
nós temos que fazer o mesmo.

E também, devemos fazer
da melhor forma possível.

Às vezes tem um jeito melhor
de pegar o queijo sem ser morto ou ferido.

Nos nossos projetos temos que
parar as coisas ruins acontecendo,

mas também temos que conseguir
o queijo dos nossos projetos.

Então o que significa "queijo"
no nosso projeto?

Qual é o "queijo" no seu projeto?

"Queijo" significa valor.

"Queijo" significa benefícios.

"Queijo" significa produtos e serviços
que as pessoas querem e precisam.

"Queijo" significa
satisfação do consumidor.

"Queijo" é a coisa boa que tentamos
tirar dos nossos projetos difíceis.

E se não fizermos nada ruim,

não desperdiçarmos tempo, dinheiro,
não danificarmos a reputação,

mas não criarmos valor,

nós falhamos.

Se o rato não morreu, mas não
pegou o queijo, ele falhou.

Se criarmos benefícios, mas gastarmos
tempo e dinheiro e destruirmos a reputação

nós falhamos.

E se o rato pegar o queijo e ser morto,

ele falhou.

Então temos que fazer as duas coisas.

E quando pensamos sobre o risco e impacto,

tem dois tipos de impacto que importam.

Os ruins e os bons.

Incertezas que podem prejudicar o projeto

e incertezas que podem ajudar o projeto.

Ambas importam e
ambas precisam ser administradas.

E temos outra palavra para esses.

Essa é a definição de risco do Instituto
de Gerenciamento de Projeto, o PMI,

do guia do conjunto de conhecimentos
em gerenciamento de projetos.

É o mesmo que os outros que já vimos:

um evento ou condição incerto,
que se ocorrer, afeta um objetivo.

Mas o PMI sabe do rato, o PMI
sabe do queijo e das armadilhas,

e adicionou três palavras
à definição de risco aqui.

Não são as palavras "queijo"
e "armadilhas".

São as palavras "positivo" ou "negativo".

Isso nos diz que existem
tanto riscos bons quanto ruins.

E nós ouvimos isso em um dos nossos
importantes discursos hoje de manhã.

Com o cenário incerto que esse país enfrenta seguindo em frente

com todas as mudanças que ocorreram, existem ameaças.

Existem coisas que podem dar errado.

E você precisa vê-las e direcioná-las.

Mas também existem oportunidades.

Incertezas que podem acontecer,
mas que podem ser boas.

E nós também temos que ver essas coisas,

e tentar e, proativamente,
faze-las acontecer.

E isso é igualmente verdade
nos nossos projetos,

nas nossas vidas pessoais,

e também em nível nacional.

E eu vou falar um pouco sobre essas coisas
depois no meu discurso nesta tarde.

Então, o PMI tem essa definição,

os outros padrões dizem algo
muito parecido.

O padrão ISO, aqui embaixo,

diz que risco é o efeito da
incerteza nos objetivos.

Nota: o efeito pode ser
positivo ou negativo.

E a APM, associação para gerenciamento de
projetos, no Reino Unido diz o mesmo.

Então nós temos essa nova ideia de que
o conceito de risco tem dois lados,

e é a mesma em Persa, a palavra
que você tem para risco,

nós geralmente pensamos em coisas ruins,

mas poderia ser usado para coisas boas
também, não é verdade?

É uma palavra incerta e existem
tantos riscos bons quanto ruins.

Então no nosso processo de
gerenciamento de riscos

nós deveríamos ter cuidado com armadilhas,

e evitando-as, nos protegendo e
impedir que aconteçam.

Mas também devemos observar o queijo,

e persegui-lo, e faze-lo
acontecer proativamente,

para que consigamos máximo de benefícios
pelo mínimo custo.

Esse é o motivo do gerenciamento de risco

ser tão importante para
o sucesso do projeto.

Porque ele afeta os nossos objetivos.

Nos dá a melhor chance possível
de alcançarmos os nossos objetivos.

Então como fazemos isso?

Se pensarmos no nosso processo
de gerenciamento de risco,

o processo tem que fazer
uma série de coisas.

Se risco é a incerteza
que afeta objetivos,

nós temos que saber
quais são os nossos objetivos.

Então, nós temos que
identificar nossas incertezas,

as incertezas que importam
para aqueles objetivos,

e lembrem-se que elas
podem ser boas ou ruins,

ameaças e oportunidades.

Isso nos dá uma longa lista de
incertezas que são importantes,

mas elas não são igualmente importantes.

Então o próximo passo que temos que fazer

é priorizar e perguntar o quão incerto
e o quanto é importante?

Então teremos uma lista
priorizada de riscos.

Saberemos quais são as piores
ameaças e as melhores oportunidades,

para que façamos algo a respeito
e então, planejamos como responder.

Nós pensamos sobre o que seria adequado
para impedir que a coisa ruim aconteça,

e fazer a coisa boa acontecer.

E tendo decidido,
nós o fazemos, obviamente.

Mas risco está constantemente mudando,
então temos que voltar e fazer de novo,

e ver o que mudou.

Nós podemos representar esse processo
como um número de questões,

que são importante perguntar
e continuar perguntando,

sobre o nosso projeto.

Na verdade, você pode usar
essas perguntas para qualquer coisa.

Você poderia usar essas perguntas
para o próximo passo na sua carreira.

Você poderia usar essas perguntas
para decidir sobre a sua pensão.

Você poderia usar essas perguntas
para decidir como criar os seus filhos,

ou para decidir em como
investir a riqueza da nação.

Essas são as perguntas.
O que estamos tentando alcançar?

Isso é definir objetivos.

O que pode nos afetar os alcançando?

Isso é identificar os riscos.

Depois, quando tivermos a lista de riscos,
quais são os mais importantes?

Isso é priorizar e avaliar os riscos.

E então, o que podemos fazer a respeito?

Planejar as nossas reações
e implementando-as.

E então, se funcionou e o que
mudou revisando o risco?

Então se olharmos o processo
de gerenciamento de risco,

nós podemos ligar cada etapa do
processo para uma dessas perguntas.

E esse é motivo de gerenciamento
de risco ser tão fácil.

Porque tudo o que estamos fazendo é

perguntar e responder perguntas óbvias.

Qualquer um que esteja fazendo qualquer
coisa importante faria essas perguntas.

"O que estou tentando fazer?"
"O que poderia me afetar?"

"Quais são os maiores?"
"O que devo fazer a respeito?"

"Aquilo funcionou?"
"E agora?"

E você pode fazer essas perguntas

toda segunda-feira de manhã,
quando você dirige para o trabalho.

Ou todo sábado de manhã.

Você pode se perguntar: "o que estou
tentando alcançar hoje, essa semana?"

"O que pode me afetar
e quais são os maiores?"

"O que devo fazer?" Nós podemos lidar
com riscos de forma bem simples.

Ou nós podemos usar isso como
estrutura para um processo de risco,

o que é muito mais complexo,

que envolve muitas reuniões, e
muitos grupos de partes interessadas,

muitas análises e estatísticas.

São as mesmas perguntas.

Então eu gostaria que vocês se
lembrassem de duas coisas importantes.

A primeira é que risco é a incerteza
que é importante.

E a segunda são essas seis perguntas.

Porque esse é a essência, é a base
do gerenciamento de risco.

E realmente é muito, muito fácil.

Agora, com o tempo que temos,

eu gostaria de focar em apenas duas
partes desse processo,

e nos dar a oportunidade de testar
um pouco dessas coisas.

A etapa de identificação,
claramente muito importante,

porque se não identificarmos os riscos,
nós não podemos lidar com eles.

E depois, planejamento de reações,

entender como podemos lidar
com as incertezas que identificarmos.

Então vamos pensar nessas coisas.

Identificando riscos. Como encontramos
todos os riscos?

Bem, você não pode.

Você não pode encontrar todos os riscos,

pois existem riscos que aparecem
que nunca vimos antes.

Existem riscos emergentes, riscos novos,
riscos diferentes,

e eu falarei sobre eles mais tarde
no meu discurso.

O que queremos encontrar são
os riscos conhecíveis,

os riscos que poderíamos encontrar.

Nós não queremos alguém na
nossa equipe do projeto,

que saiba um risco e não
conte para ninguém.

Então esse processo é sobre expor
as incertezas que importam,

encontrá-las para que possamos
fazer algo a respeito.