İyi dönüt vermenin sırrı

İnsanlar yüzyıllardır yapıcı eleştiri yapma konusunda yollar arıyor ama her nasılsa bunda hâlâ çok kötüyüz. Bilişsel psikolog LeeAnn Renninger, etkili dönüt vermek için bilimsel olarak kanıtlanmış bir yöntem sunuyor.

Bir marangoza baktığınızda
alet çantası olduğunu,

bir dişçiye baktığınızda
anguldurvası olduğunu görürsünüz.

Çağımızda ve çoğumuzun yaptığı işte

en çok ihtiyacımız olan araç

iyi dönüt alıp vermeye dayalıdır.

[Çalışma Şeklimiz]

İnsanlar yüzyıllardır
dönüt hakkında konuşuyor.

Hatta M.Ö. 500'de Konfüçyüs

zorlu mesajları iyi bir şekilde
ifade etmenin öneminden bahsetmiştir.

Ancak dürüst olmak gerekirse,
bunda oldukça kötüyüz.

Son zamanlarda yapılan
bir Gallup araştırması,

çalışanların sadece %26'sı
aldıkları dönütlerin yaptıkları işi

gerçekten geliştirdiğini düşünüyor.

Bu rakamlar oldukça üzücü.

Peki neden böyle?

Çoğu insanın verdiği dönüt

aslında beyin-dostu değil.

İnsanlar iki gruptan birine giriyor.

Ya dolaylı ve yumuşak konuştukları

ve dolayısıyla beynin
dönüt aldığını anlamadığı

veya sadece kafalarını
karıştığı gruptalar,

ya da çok açık oldukları diğer gruptalar.

Bu da diğer insanın savunma
mekanizmasını uyandırıyor.

Beynin amigdala adlı kısmı,

verilen mesajda sosyal bir tehdit
olup olmadığını çözmek için

sürekli bir tarama halindedir.

Bununla birlikte korumacılığa ilerleriz

ve geri çekilmekte kötüleşiriz.

Bu da dönüt veren kişinin de
ayarının bozulmasına sebep olur.

Daha fazla eh, ya ve gerekçe eklerler,

olay hızlıca dengesini yitirir.

Böyle olmak zorunda değil.

Ben ve takımım senelerce
farklı şirketlere giderek

en iyi dönüt verenin kim olduğunu sordu.

İsmini tekrar tekrar duyduğumuz insanları

neyi farklı yaptıklarını görmek için
laboratuvarlarımıza davet ediyoruz.

Bulduğumuz şey, her türlü zorlu mesajı
iyi bir şekilde vermeye yarayan

dört-kısımlı bir formül.

Hazır mısınız? İşte şöyle.

Formülün ilk kısmına mikro-evet diyoruz.

İyi dönüt vericiler sözlerine

kısa ama önemli bir soru ile başlıyorlar.

Bu, beynin dönüt geldiğini
anlamasını sağlıyor.

Örneğin şöyle bir şey olabilir:

"Son konuşmanın nasıl geçtiğini
konuşmak için 5 dakikan var mı?"

ya da " Bazı şeyleri geliştirmek için
birkaç fikrim var.

Onları seninle paylaşabilir miyim?"

Bu mikro-evet sorusu
sizin için iki işleve sahip.

Birincisi, sizin için
adım atma aracı olacak.

Diğer kişiye bir dönüt
verileceğini haber veriyor.

İkincisi ise kabullenmek için
zaman tanıyor.

Bu evet veya hayır sorusuna evet
ya da hayır diyerek cevap verebilirim.

Böylece, bağımsızlık hissederim.

Dönüt formülün ikinci kısmıysa
veri noktanızı vermektir.

Burada duyduğunuz ya da gördüğünüz şeyi
tüm ayrıntılarıyla belirtmeli

ve objektif olmayan
kısımları çıkarmalısınız.

Bulanık kelimeler diye
adlandırdığımız bir kavram var.

Bulanık kelime, farklı insanlara
farklı şeyler ifade eden kelimelere denir.

Bulanık kelimeler belirli değildir.

Örneğin şöyle dersem:
"Bu kadar savunmacı olmamalısın"

ya da "Daha proaktif olabilirsin."

İyi dönüt verenlerin
farklı olarak yaptıkları şey,

bulanık kelimeleri
veri noktalarına dönüştürmeleri.

Örneğin "Güvenilir değilsin"

demek yerine şöyle diyebiliriz:

"11'e kadar mail atacağını söylemiştin

ama hâlâ gelmedi."

Pozitif dönüt verirken
açıklık da önemlidir,

bunun sebebi diğer insanın neyi
arttırmasını ya da azaltmasını istiyorsak

tam olarak belirtmek istememizdir.

Eğer bulanık kelimeler kullanırsak,

ne yapmaları gerektiğini
tam olarak anlamayabilirler

ve davranışlarını sürdürebilirler.

Dönüt formülünün üçüncü kısmı
etki ifadesidir.

Burada sizi etkileyen veri noktasının
ne olduğunu açıkça belirtirsiniz.

Örneğin, şöyle diyebilirim:
"Mesajı almadığım için

işime engel oldu ve ilerleyemedim"

ya da "Kavramları daha hızlı
anlamama yardımcı olduğu için

hikayeleri ekleme şeklin
çok hoşuma gitti."

Bu anlatmak istedikleriniz arasında

amaç ve anlam bağlantısı kurar,

beynin istediği de budur.

Dönüt formülünün dördüncü kısmı sorudur.

İyi dönüt veren insanlar,
dönüt mesajlarını bir soru ile toplarlar.

Şuna benzer bir soru sorarlar:

"Peki, sence nasıl?"

ya da "Bence böyle yapmalıyız,

senin düşüncelerin nedir?"

Bu sadece uyum sağlamaktan ziyade
bir bağlılık oluşturur.

İletişimi monolog halinden çıkarır

ve sorun çözücü bir duruma dönüştürür.

Ancak son bir şey daha var.

İyi dönüt veren insanlar
mesajları doğru iletmekle kalmaz

ayrıca kendileri de
düzenli olarak dönüt isterler.

Aslında algılanan liderlik
üzerine yaptığımız araştırma,

zorlama dönüt diye adlandırdığımız

birinin size dönüt vermesini
bekleme durumundan ziyade

istekli dönüt olarak adlandırdığımız

dönüt isteme durumunu
uygulamamız gerektiğini göstermektedir.

İstekli dönüt sürekli öğrenmenizi sağlar

ve gücü size verir.

En zorlu durumlar

aslında en iyi dönüt
alınması gereken durumlardır.

Ancak zor olmasına gerek yok.

Artık dört-kısımlı formülü
bildiğinize göre

her türlü zorlu konuşmanın üstesinden
gelmek için karıştırıp kullanabilirsiniz.