3 adımda gündelik buluşmaları dönüştürücü toplantılar haline getirmek

Neden bazı toplantılar çok başarılıyken diğerleri vasat kalır? Yazar Priya Parker bu konuşmasında organize ettiğimiz partileri, akşam yemeklerini, iş toplantılarını ve tatilleri nasıl anlamlı ve dönüştürücü nitelik taşıyan toplantılara çevirebileceğimizi anlatıyor.

Ben küçükken

iki haftada bir cumaları

ateist, budist, agnostik, vejetaryen olan
ve zaman zaman New Age tarzında takılan

son derece demokratik hayat süren
biri Hintli ve biri İngiliz olan

annem ve üvey babamın evinden ayrılır

ve 2,2 km ötede yaşayan babam
ve üvey annemin evine gider

onların beyaz, Evanjelist Hristiyan,

muhafazakâr, cumhuriyetçi,

haftada iki defa kiliseye gidilen

ve mutfağında et pişen
aile yaşamına katılırdım.

Sonuç olarak uyuşmazlık
çözümlemesi alanında

çalışmayı seçmemin nedeni çok bariz.

(Gülüşmeler)

Charlottesville, İstanbul ya da
Ahmedabad fark etmeksizin

uyuşmazlıkları çözümlerken

karşıma çıkan sorun hep aynıydı:

Tüm kültür farklılıklarına rağmen

yine de dürüst kalarak

insanların anlamlı bir şekilde
iletişime geçmeleri,

riskler almaya yönelmeleri

ve bu deneyimle birlikte
değişmeleri nasıl sağlanırdı?

Girdiğim her uyuşmazlık ortamında oradaki
elektriğin olağanüstü güzelliğini yaşarken

bu ortamı terk ettiğimde ise

aynı sizler gibi gündelik hayattaki
toplantılara katılır,

bir düğüne, konferansa ya da
okula dönüş pikniğine giderdim

ki bu toplantıların çoğu da vasat kalırdı.

Benim gündelik toplantılarımla

zıt grupların yüksek
gerilimli ortamı arasında

bir mana farklılığı seziyordum.

Diyebilirsiniz ki, basit bir
doğum günü partisinin

ırkçılık tartışmasına dönüşecek
hali yok tabii,

ancak benim anlatmaya çalıştığım bu değil.

Bir uyuşmazlık çözümlemecisi,

her şeyi bir kenara bırakıp

sadece insanlar arasındaki
etkileşime odaklanmayı öğrenir.

Günlük bir organizasyonun ev sahibi ise
her şeyin yerli yerinde olmasına odaklanır

-yemek, çiçekler, balık bıçağı gibi-

ve konuklar arasındaki etkileşimin
nasıl işleyeceğini şansa bırakır.

Ben de düşünmeye başladım,
nasıl yapsak da günlük toplantılarımızda

yemek gibi ayrıntılara takılmak yerine
insanları daha anlamlı bir şekilde

bir araya getirmeye odaklansak diye.

Bunun için de onlarca cesur ve ilginç
organizasyon sahibiyle röportaj yaptım;

bir olimpik hokey antrenörüyle,
Cirque du Soleil koreografıyla,

bir hahamla, kamp sorumlusuyla.

Toplantıyı manalı kılan ve
insanları dönüştüren şeyin

ne olduğunu öğrenmekti amacım.

Bugün de öğrendiklerimi,
yani yeni toplantı kurallarını

sizlerle paylaşmak istiyorum.

Pek çokları bir toplantı planlarken

kalıplaşmış bir formattan yola çıkıyor.

Doğum günü partisi mi?
Pasta ve mum lazım.

Yönetim kurulu toplantısı mı?

Kahverengi bir masa ve on iki adet
beyaz erkeğe ihtiyaç var.

(Gülüşmeler)

Amacın zaten çok belirli olduğu düşünülüp
doğrudan formata geçiliyor.

Bu da toplantıları sadece sıkıcı
ve benzer yapmıyor,

aynı zamanda da daha önemli bir şeyi,

ihtiyaçlarımıza hitap etme
fırsatını kaçırtıyor.

Daha anlamlı bir günlük toplantı
organize etmenin ilk adımı,

özgün, tartışmaya yer açan bir amaç
benimsemekten geçiyor.

Tanıdığım bir anne adayı doğum
öncesi partisi vermekten çekiniyordu.

Kartondan bebeklerle oynanan
kalıplaşmış oyunları

ya da hediye açma törenini
tuhaf ve önemsiz buluyordu.

O da bir an durup düşündü:

"Doğum öncesi partisi neden verilir

ve benim şu anda ihtiyacım olan nedir?"

Bu şekilde farkına vardı ki
asıl ihtiyacı olan şey

kendisinin ve eşinin -onu da unutmamak
gerek- ebeveynliğe geçişteki

korkularından bahsetmekti.

O da iki arkadaşından bu temayla
ilgili bir parti hazırlamalarını istedi.

Güneşli bir öğle sonrası
altı kadın buluşmuş oldular.

İlk olarak da doğum korkusundan konuştular
zira anne adayı doğumdan çok korkuyordu.

Anne adayına onun hayatından
hikâyeler anlattılar

ki aslında sahip olduğu

cesur, mucizevi, inançlı, feragatli
karakterini ona hatırlatsın

ve doğum sırasında ona
yardımcı olsun diye.

Her karakter özelliği için de getirdikleri
kolyeye bir boncuk bağladılar,

bu kolyeyi doğum sırasında da taksın diye.

Sonrasında baba adayı da onlara katıldı,

karı koca yeni aile yeminleri yazdılar
ve bunları yüksek sesle okudular.

Ebeveyn olduklarında
evliliklerinin önce geleceğine

yemin ettiler ilk olarak,

sonrasında da doğacak oğulları için
bir yemin yazdılar,

her iki aileye ait vasıflardan
hangilerini oğullarına öğreteceklerini

ve hangilerinden onu uzak
tutacaklarını söylediler.

Sonunda da akşam yemeği için kadınlı
erkekli bir arkadaş grubu katıldı onlara.

Hediye yerine her biri kendi çocukluk
dönemine ait bir hatırayı getirmişti

ve bu hatıraları paylaştılar.

Bütün bunların bir doğum öncesi partisi
için çok fazla olduğunu düşünebilirsiniz

ya da biraz garip olduğunu,
fazlaca özele girdiğini.

Şöyle söyleyeyim,

bu gayet özgün

ve tartışmaya yer açan bir toplantı.

O insanlara özgün,

tıpkı sizin toplantılarınızın da
size özgün olması gerektiği gibi.

Daha anlamlı bir günlük toplantı
organize edebilmenin ikinci adımı,

iyi bir tartışma ortamı
yaratmaktan geçiyor.

Belki benim gibi sizlere de

yemek masasında seks, politika ve dinden
bahsedilmemesi öğretilmiştir.

Güzel bir kural aslında,
ortamdaki uyumu korur

ya da en azından bunu amaçlar.

Ancak toplantıyı anlamlı kılan kilit bir
bileşeni, böyle ortak bir konunun

cezbedici hararetini yok eder.

İyi bir toplantı kendiliğinden
doğru koşulları yaratarak

iyi bir tartışma ortamı üretir.

Zira insanlar arasındaki iletişimi bozan
sadece sağlıksız bir uyuşmazlık değil

aynı zamanda da sağlıksız bir huzurdur.

Bir seferinde bir mimarlık
şirketiyle çalışmıştım,

şirket bir dönüm noktasındaydı.

Bir mimarlık şirketi olarak devam
edip yapı inşaatına mı odaklanmaları

yoksa yeni moda dizayn
firmasına dönüşerek

mekânlar inşa etmenin
ötesine mi geçmeleri

gerektiğine karar veremiyorlardı.

Ortada gerçek bir fikir
uyuşmazlığı vardı

ancak bunu göremiyordunuz çünkü
kimse fikrini paylaşmıyordu.

Biz de iyi bir tartışma ortamı kurduk.

Öğle yemeğinden sonra
tüm mimarlar geri geldiğinde

bir kafes dövüşü düzenledik.

Mimarlar içeri girdiler,

onlardan birini bir köşeye oturtup
yapı mimarisini savunmasını istedik,

diğer köşedeki de dizaynı savunacaktı.

Boyunlarına da birer beyaz havlu verdik,

havluları banyodan çalmıştık ama neyse,

iPadlerden birinde Rocky müziği açtık,

her birine Don King benzeri
bir menajer verdik

ki şevke gelsinler, karşı
savlara hazırlansınlar diye

ve firmanın geleceği için en iyisi
olduğunu düşündükleri argümanları

birbirleriyle yarıştırdık.

Ama kibar olma gereği hissediyorlar
ve bu yüzden ilerleyemiyorlardı.

Biz de geri kalan herkesten
iş arkadaşlarının gözü önünde

bir taraf seçmelerini istedik.

Herkesin açık açık nerede durduğunu
gösterebilmesiyle birlikte

kördüğüm çözülmüş oldu.

Yapı mimarisi kazandı.

Bu iş dünyasından bir örnekti.

Peki ya gergin geçebilecek bir
Şükran Günü örneği vermek istersek?

Fikri olan?

(Gülüşmeler)

Öncelikle amacı sorgulayalım.

Yemeği verecek olan ailenin
bu sene neye ihtiyacı var?

Eğer sağlıklı bir hararetli ortamsa
ihtiyaç duyulan,

fikir paylaşımı yerine bir geceliğine
hikâye paylaşımı denenebilir.

İçinde çatışma unsuru bulunduran
bir tema seçin örneğin

ve herkese fikirleri yerine

hayat tecrübelerinden
bir hikâye paylaşmalarını söyleyin.

O masadaki kimsenin
duymadığı bir hikâye olsun,

farklılıklar ya da aidiyetle ilgili

ya da fikirlerin değiştiği
bir döneme ait olsun

ve ortamın huzuru bozulmadan

herkes birbirinin
dünyasına girebilsin.

Daha anlamlı bir günlük toplantı organize
edebilmenin üçüncü adımı da

tek seferlik ve duruma özgün
kurallar kullanarak

geçici bir alternatif
dünya yaratmak.

Bundan birkaç yıl önce fark etmiştim
davetiyelere çeşitli kurallar eklendiğini.

Sıkıcı ya da kontrol edici
kurallar mı dersiniz?

Kesinlikle hayır.

Bulunduğumuz bu çok kültürlü
ve kesişimsel toplumda,

çoğumuzun bir araya getirilip

bizimkilere benzemeyen
normlarla yetiştirildiği,

kendi normlarımızınsa
farklı kaldığı bu toplumda

dile getirilmeyen kurallar
sorun doğurur.

Halbuki özgün, anında belirlenen kurallar
manalı bir toplanmaya kapı açar.

Bunlar, özel bir amaca hizmet eden
tek seferlik anayasalar gibidir.

İş yerindekilerle çıkılan
bir yemekte örneğin,

farklı jenerasyonlar bir araya gelir ki

bu grupların topluluk içinde
telefon kullanma kuralları farklıdır.

"Telefonuna ilk bakan hesabı üstlenir!"

kuralı böyle bir ortamda

(Gülüşmeler)

denenebilir mesela.

(Alkışlar)

Girişimcilik tavsiyeleri verilen
bir toplantıda

tek konuşanın o bilindik,
cesur sermayeci olmasını

önlemek için

(Gülüşmeler)

-anladığınızı görebiliyorum-

(Gülüşmeler)

katılımcıların mesleklerini söylemelerinin
yasak olması kuralı mesela.

Ya da annelerin buluştuğu
bir yemekte

bir araya geldiklerinde
hep konuşulan

standart konuları değiştirmek adına,
çocuklarından bahsederlerse

ceza olarak bir shot kadehini
kafaya dikmeleri kuralı gibi.

(Gülüşmeler)

Tam bir akşam yemeği yani.

Kurallar son derece güçlüdür

zira geçici olsa da değişmemizi ve
kendimizi ortama uydurmamızı sağlar.

Duruma özgün, tek seferlik kuralların da

farklı toplumlar üzerinde
özgün etkileri vardır.

Farklılıkları aşarak
bir araya gelmemizi,

bağlanmamızı sağlar,

aynı olmak zorunda olmadan

bir aradalığımızı anlamlı kılar.

Ben küçükken

iki farklı dünyamda da yolumu
bir bukalemuna dönüşerek bulurdum.

Mesela biri hapşırdığında
annemin evindeysem

"Çok yaşa",

babamın evindeysem
"Tanrı seni korusun" derdim.

Kendimi korumak adına,
pek çoklarımız gibi

ben de saklanmayı seçerdim.

Yetişkin olup uyuşmazlık alanında
çalışana kadar da

saklanmayı bırakmadım.

Bu noktada görüyorum ki
bütün o toplantıların

bana göre en üst amacı

bizlerin bir araya gelmesini,

kim olduğumuzu göstermemizi

ve görmemizi sağlamak.

Nasıl toplandığımızın önemi de
çok büyük

zira toplantı tarzımız
aynı zamanda

hayatımızı nasıl yaşadığımızı gösterir.

Teşekkürler.

(Alkışlar)