Zašto se rad ne odvija na poslu

Džejson Frajd ima radikalnu teoriju rada: kancelarija nije dobro mesto za to. Na TEDxMidwest konferenciji, on iznosi glavne probleme (zove ih M&Ms) i nudi tri predloga kako da rad u kancelariji bude produktivan.

Dakle, pričaću o poslu,

posebno o tome zašto se dešava

da ljudi ne završe posao na poslu,

što je problem koji svi,
na neki način imamo.

Ali počnimo od početka.

Dakle imamo kompanije i neprofitne
i dobrotvorne organizacije

i svakakve neke grupe

koje imaju zaposlene

ili neku vrstu volontera.

One očekuju da ljudi koji za njih rade,

urade odličan posao -

bar se nadam.

Nadam se barem dobar posao, najmanje -

ali možda i odličan posao.

Organizacije onda obično odluče

da svi ti ljudi treba da se nađu
na jednom mestu

da bi radili taj posao.

Dakle, kompanija, dobrotvorna
ili bilo kakva druga organizacija,

obično - osim ako radite u Africi,

ako ste stvarno te sreće -

većina ljudi mora da ide
u kancelariju svakog dana.

I tako te kompanije

grade kancelarije.

Odu i kupe ili iznajme zgradu

ili uzmu nešto pod zakup,

i napune prostor stvarima.

Napune ga stolovima,

stolicama, kompjuterskom opremom,

računarskim programima,

uvedu internet,

možda stave frižider,
možda još neke stvari

i očekuju da zaposleni ili volonteri

dolaze tu svaki dan da rade odličan posao.

Taj zahtev izgleda potpuno razuman.

Međutim, ako zaista razgovarate s ljudima

i preispitate sebe

i zapitate se,

"kuda stvarno želite da odete
kada želite nešto da uradite?"

otkrićete da ljudi ne kažu

ono što kompanije misle da bi rekli.

Ako pitate ljude: kuda zaista idete

kada treba da uradite nešto?

Uobičajene su tri vrste odgovora.

Jedan se odnosi na neko mesto,
lokaciju, prostoriju.

Drugi je objekat u pokretu.

A treći je vreme.

Evo nekih primera.

Kada pitam ljude - a postavljam
to pitanje već 10 godina -

pitam ih, "Kuda idete
kada stvarno treba nešto da uradite?"

čujem stvari poput: na terasu,

u kuhinju.

Ili u dodatnu sobu u kući,

u podrum,

u kafeteriju, biblioteku.

A onda navode i voz,

avion, auto - prevozna sredstva.

A onda ćete čuti da kažu,

"Pa, nije važno gde sam,

dokle god je rano ujutru
ili kasno uveče ili vikend."

Skoro nikada nećete čuti
da je to kancelarija.

Ali kompanije troše ogroman novac
na te kancelarije

i teraju ljude da stalno u njih idu,

a ljudi ipak ne obavljaju posao u njima.

O čemu se tu radi?

Zašto je to tako?

Zašto se to dešava?

Ako prokopate malo dublje, otkrijete

da ljudi -

evo šta se dešava -

ljudi odu na posao

i zapravo menjaju radni dan

za seriju radnih trenutaka.

To je ono što se dešava u kancelariji.

Više ne postoji radni dan;
samo radni trenuci.

Kao da su vrata od kancelarije seckalica,

pa kad uđete dan vam je iseckan na komade,

jer imate 15 minuta ovamo, 30 minuta tamo,

onda se nešto desi i odvuče vas od posla,

pa morate da uradite nešto drugo,
onda imate 20 minuta, a onda je ručak.

Onda radite nešto drugo,

pa imate 15 minuta, pa vas neko pozove
i nešto vas pita.

I pre nego što se okrenete, već je 5 sati

i pogledate unazad

i shvatite da ništa niste uradili.

Mislim, svi smo kroz to prošli.

Verovatno smo prošli kroz to juče,

ili prekjuče ili dan pre toga.

Osvrnete se na svoj dan
i shvatite da ništa niste uradili.

Bio sam na poslu.

Sedeo za stolom.
Koristio skupoceni računar.

Koristio sam programe
koje mi je rečeno da koristim.

Išao sam na sastanke
na koje sam bio pozvan.

Imao sam telefonske pozive.
Sve sam to radio.

Ali zapravo nisam ništa uradio.

Samo sam radio zadatke.

Nisam obavio nikakav smisleni posao.

Onda otkrivate da je,
naročito kreativnim ljudima -

dizajnerima, programerima,

piscima, inženjerima,

misliocima -

stvarno potreban

duži vremenski period bez prekidanja,
da bi nešto uradili.

Ne možete od nekog tražiti
da bude kreativan 15 minuta

i da stvarno razmišlja o problemu.

Možda će mu nešto pasti na pamet,

ali da se udubi u problem
i stvarno o njemu promisli,

potrebno je duže vreme bez prekidanja.

I čak iako tipičan radni dan
traje osam sati,

koliko vas je uopšte imalo 8 sati
u kancelariji za sebe?

Možda sedam sati?

Šest? Pet? Četiri?

Kada ste poslednji put
imali svoja tri sata u kancelariji?

Dva sata? Možda jedan.

Veoma, veoma malo ljudi ima

duge vremenske periode
bez prekida u kancelariji.

Upravo zato ljudi biraju da rade kod kuće,

ili će možda i otići u kancelariju,

ali to će biti veoma rano ujutru

ili kasno uveče, kad nema nikoga,

ili ostaju kad svi odu ili idu vikendima

ili završe posao u avionu

ili ga završe u kolima ili u vozu

jer tamo nema ometanja.

Postoje razne vrste ometanja,

ali ne postoje loše vrste

o kojima ću uskoro govoriti.

Ceo ovaj fenomen imanja

kratkih vremenskih perioda za rad

me podseća na još jednu stvar

koja ne funkcioniše kad se prekida,

a to je spavanje.

Mislim da su spavanje i rad veoma bliski.

Ne samo zato
što možete da radite dok spavate

i da spavate dok radite.

Ne mislim na to.

Govorim o činjenici

da su spavanje i rad događaji

zasnovani na fazama

ili etapama.

Kod sna imamo faze ili etape -

ljudi ih različito nazivaju.

Ima ih pet i da biste

došli u duboke,
one koje su stvarno značajne,

morate proći kroz rane faze.

Ali ako ste na tom putu prekinuti -

ako vas neko prodrma u krevetu,

čuje se neki zvuk, bilo šta se desi -

ne možete samo nastaviti
tamo gde ste stali.

Ako vas nešto prekine i probudi,

morate početi od početka.

Morate da se vratite
nekoliko faza i počnete ponovo.

I na kraju - nekada imate dane

kada se probudite u osam ujutru ili sedam

ili kad već ustajete,

i pomislite, čoveče, nisam dobro spavao.

Radio sam šta treba
- otišao u krevet, legao -

ali nisam zaista spavao.

Ljudi kažu "utonuti u san",

ali vi ne tonete u san, nego ka snu.

To traje; morate proći kroz sve te faze.

I ako ste prekinuti, nećete dobro spavati.

I da li iko očekuje da će dobro da spava

ako ga cele noći prekidaju?

Mislim da niko neće reći "da".

Zašto očekujemo da ljudi dobro rade,

ako ih ceo dan prekidaju u kancelariji?

Kako uopšte možemo očekivati
od ljudi da rade svoj posao,

ako idu tamo da ih neko prekida?

Po mom mišljenju,
to uopšte nema mnogo smisla.

Kakva se to prekidanja dešavaju
u kancelariji,

ali ne i na drugim mestima?

Jer, na drugim mestima imate prekide,

na primer, može to biti TV

ili možete izaći u šetnju,

ili do frižidera dole

ili imate kauč
ili šta god želite da radite.

I ako razgovarate s nekim rukovodiocima,

reći će vam da ne žele
da njihovi zaposleni rade kod kuće

zbog svih tih ometanja.

Takođe će reći -

ponekad će takođe reći,

"Pa, ako ne vidim osobu,
kako da znam da radi?",

što je naravno smešno,
ali to je jedan od njihovih izgovora.

I ja sam jedan od tih rukovodioca.

Razumem; znam kako to ide.

Svi bi trebalo da u ovome napredujemo.

Ali često oni navode ta ometanja.

"Ne mogu da dozvolim nekome
da radi kod kuće.

Gledaće TV. Radiće neke druge stvari."

Ispostavlja se da to nisu zaista
stvari koje ometaju.

Jer one su dobrovoljna ometanja.

Vi odlučujete kada će da vas ometa TV.

Vi odlučujete
kada ćete nešto da uključite.

Vi odlučujete
kada ćete sići ili otići u šetnju.

U kancelariji, većina prekida i ometanja

koje zaista sprečavaju ljude da rade posao

su protiv njihove volje.

Razmotrimo par tih.

Sada, rukovodioci i šefovi

će vam često reći
da su pravi ometači posla

stvari poput Fejsbuka i Tvitera

i Jutjuba i drugih sajtova.

Ustvari, otići će toliko daleko

da će ih zabraniti na poslu.

Neki od vas možda rade na mestima
gde nemaju pristup tim sajtovima.

Mislim, je l' ovo Kina?
Šta se, bre, ovde dešava?

Na poslu ne možete da posetite neki sajt,

i to je problem,
zato ljudi ne završavaju posao,

zato što idu na Fejsbuk i na Tviter?

To je smešno. To je potpuno suludo.

Današnji Fejsbuk, Tviter i Jutjub

su samo moderne pušačke pauze.

Nikome nisu smetale
pušačke pauze od 15min

pre deset godina,

pa zašto onda nekome smeta
što neko tu i tamo ode na Fejsbuk,

ili na Tviter ili Jutjub?

To nisu pravi problemi u kancelariji.

Pravi problemi su ono što ja volim
da zovem M&S (M&M's)

menadžeri i sastanci.

To su pravi problemi
modernih kancelarija današnjeg doba.

Zato se stvari na poslu ne urade,

zbog M&S.

Ono što je zanimljivo,

ako slušate o svim mestima
na kojima ljudi rade -

kod kuće, u kolima, u avionu,

kasno uveče, rano ujutru -

tu ne vidite menadžere i sastanke;

imate mnogo drugih ometača,
ali nema menadžera i sastanaka.

Njih ne nalazite drugde,

ali ih nalazite u kancelariji.

Menadžeri su u osnovi ljudi

čiji je posao da prekidaju ljude.

Oni tome služe, da prekidaju ljude.

Oni zapravo ne rade,

pa moraju da budu sigurni
da svi ostali rade, a to je prekidanje.

U svetu sada imamo mnogo menadžera

i mnogo ljudi

i mnogo prekidanja,
zbog tih menadžera.

Moraju da provere: "Hej, kako ide?
Pokaži mi šta ima", i tome slično.

I uporno vas prekidaju u pogrešno vreme,

dok stvarno pokušavate
da uradite nešto za šta ste plaćeni,

oni vas prekidaju.

To je prilično loše.

Ali još gora stvar
koju menadžeri najviše rade,

je sazivanje sastanaka.

Sastanci su opasne,

užasne, otrovne stvari

tokom radnog dana.

Svi znamo da je ovo istinito.

Nikada nećete videti da zaposleni
zakazuju spontani sastanak;

ne funkcioniše tako.

Menadžeri sazivaju sastanke,

da bi se zaposleni okupili,

a to je stvar koja veoma ometa ljude -

da kažete, "Hej, vidi,

sada ćemo okupiti deset ljudi
na sastanku.

Ne zanima me šta radiš.

Moraš da prekineš to što radiš,
da bismo imali sastanak."

Mislim, kakve su šanse
da je svih 10 ljudi spremno da prekine?

Šta ako razmišljaju o nečemu važnom?

Šta ako rade važan posao?

Odjednom im govorite
da prekinu da rade to,

da bi radili nešto drugo.

I onda odu u sobu za sastanke,
svi zajedno,

i pričaju o stvarima
koje obično nisu važne.

Jer sastanci nisu posao.

To su mesta na koja idete da pričate
o stvarima koje treba da radite kasnije.

Ali sastanci se i množe.

Tako jedan sastanak vodi do drugog,

koji vodi do narednog.

Često na sastancima ima previše ljudi

i veoma, veoma su skupi za firmu.

Kompanije često o jednočasnovnom sastanku
razmišljaju kao o jednočasovnom,

ali to nije istina, osim
ako prisustvuje samo jedna osoba.

Ako je na sastanku 10 ljudi,
to je sastanak od 10h, ne 1h.

Deset sati produktivnosti
oduzeto od ostatka firme

da bi se imao taj jednočasovni sastanak,

koji je verovatno trebalo
da obave dve, tri osobe,

razgovarajući nekoliko minuta.

Ali umesto toga
imamo dug zakazan sastanak,

jer se oni zakazuju na način
na koji programi rade,

a to je u delovima
od 15 ili 30 minuta ili sat.

Nećete preko "Outlook"-a
zakazati sastanak od 8h.

Ne možete. Ni ne znam da li možete.

Možete imati 15, 30, 45 minuta ili sat.

Tako imamo tendenciju
da popunimo to vreme,

kad bi stvari trebalo da se odvijaju brzo.

Dakle, sastanci i menadžeri
su dva glavna problema današnjeg posla,

naročito u kancelarijama.

Te stvari ne postoje van kancelarija.

Imam neke predloge

za popravljanje ove situacije.

Šta mogu menadžeri -

prosvetljeni menadžeri, nadam se -

da urade kako bi kancelarije
bile bolja mesta za rad,

prva mesta, a ne poslednja
na kojima ljude rade?

Da ljudi počnu da govore,

"Kada zaista želim da radim,
idem u kancelariju."

Jer kancelarije su dobro opremljene,

imaju sve što je potrebno,

ali ljudi trenutno ne žele da idu tamo,
kako to da promenimo?

Imam tri predloga koja ću podeliti s vama.

Imam oko tri minuta,
savršeno će se uklopiti.

Svi smo čuli za Neformalni petak.

Ne znam da li ljudi još uvek to rade.

Šta mislite o Tihom četvrtku?

Kako bi bilo -

izaberite jedan četvrtak
samo jednom mesečno

podelite ga na pola
i uzmite popodne - olakšaću vam.

Dakle, samo popodne, jedan četvrtak.

Prvi četvrtak u mesecu - samo popodne -

niko u kancelariji
ne sme da razgovara ni sa kim.

Samo tišina, to je to.

Otkrićete da se

neverovatna količina posla zapravo uradi

kada niko ni sa kim ne razgovara.

Tada ljudi stvarno nešto urade,

kada ih niko ne gnjavi, niko ne prekida.

Dati nekome četiri sata
neprekinutog vremena

je najbolji poklon
koji možete dati nekome na poslu.

Bolji od računara.

Bolji od novog monitora.
Bolji od novih programa,

ili čega god što ljudi koriste.

Poklanjanje četiri sata tišine
u kancelariji

biće neverovatno vredno.

Ako pokušate, otkrićete da se slažete.

I nadam se da ćete možda
i češće to raditi.

Možda svake druge nedelje,

ili svake nedelje, jednom nedeljno,

svako popodne niko ne razgovara.

Videćete da to zaista, zaista funkcioniše.

Još jedna stvar koju možete probati

je prelazak sa
aktivne komunikacije i saradnje,

koja se odvija licem u lice,

tapkanjem ljudi po ramenu,
javljanjem, putem sastanaka,

na pasivnije načine komunikacije,

korišćenjem imejla ili instant poruka

računarskih programa za saradnju
ili nekog sličnog programa.

Neki ljudi će možda reći
da je imejl vrlo ometajući

i da su instant poruke ometajuće

kao i sve te ostale stvari,

ali one ometaju u vreme koje mi biramo.

Možete isključiti imejl,
ne možete isključiti šefa.

Možete isključiti poruke,

ne možete sakriti svog menadžera.

Te stvari možete skloniti

i biti prekidani u svoje vreme,
po svom rasporedu,

kada ste dostupni, kada ste spremni.

Jer se posao, kao i san,
odigrava u fazama.

Tako da ćete biti budniji i raditi posao,

a onda ćete se umoriti od toga posla

i to je možda vreme
da se proveri imejl ili poruke.

Postoji veoma malo stvari
koje su toliko hitne

da na njih mora da se odgovori
ovog trenutka.

Dakle, ako ste menadžer,

podstičite ljude
da više koriste instant poruke i imejl

i druge stvari koje mogu da se odlože

i da im se vrati u svom rasporedu.

I poslednji predlog koji imam

je da, ako vam sledi sastanak,

ako imate moć,

otkažite ga, samo otkažite
taj sledeći sastanak.

Danas je petak - dakle,
ljudi obično imaju sastanke ponedeljkom.

Nemojte ga održati.

Ne mislim da ga pomerite,

mislim da ga izbrišete iz pamćenja,
nema ga.

Videćete da će sve biti u redu.

Sve te diskusije i odluke
koje ste mislili da morate da donesete

u tom trenutku u 9 ujutru u ponedeljak,

samo zaboravite na njih
i sve će biti u redu.

Ljudi imaju slobodnije jutro,
mogu da razmišljaju,

i videćete da sve to
što ste milsili da morate da uradite,

zapravo ne morate.

Dakle to su ta tri predloga
o kojima sam želeo da razmislite.

Nadam se da su neke od ovih ideja

barem dovoljno provokativne

da menadžeri i šefovi i vlasnici

i organizatori i svi
koji su zaduženi za druge ljude

o njima razmisle, opuste se i daju ljudima

više vremena kako bi nešto i uradili.

Mislim da će se na kraju isplatiti.

Hvala na pažnji.

(Aplauz)