De ce munca nu are loc la birou

Jason Fried are o teorie radicală cu privire la munca: biroul nu este un loc potrivit pentru a o întreprinde. La TEDxMidwest el expune principalele probleme (numite M&M) și oferă trei sugestii pentru a face treaba să meargă.

Voi vorbi despre muncă,

despre motivele pentru care
se pare că nu putem

să muncim la birou,

ce e o problemă pe care se pare
că o avem cu toții.

Dar să începem începutul.

Avem companii și organizații non-profit
și organizații de binefacere,

și toate aceste grupuri au angajați

sau voluntari de un fel sau altul.

Și se așteaptă ca acești oameni
care lucrează pentru ei

să facă o treaba extraordinara,

sau cel puțin asta speră.

Cel puțin o treabă bună, să speram,
cel puțin treabă bună,

de preferat o muncă extraordinară.

Ceea ce fac în mod obișnuit e să decidă

că toți acești oameni trebuie
să vină într-un loc anume

pentru a munci.

Deci o companie, o societate
de binefacere sau o organizație

au de obicei, exceptând situația
în care muncești în Africa,

dacă ești destul de norocos,

majoritatea oamenilor trebuie
să meargă la birou în fiecare zi.

Și astfel aceste companii,

îți construiesc clădiri de birouri.

Cumpără sau închiriază o clădire,

sau închiriază un loc,

pe care îl umplu cu lucruri.

Îl umplu cu mese sau birouri,

scaune, computere,

programe software,

acces la internet,

poate un frigider,
poate și alte câteva lucruri,

și se așteaptă ca angajații
sau voluntarii lor,

să vină în acest loc în fiecare zi
și să facă o treaba extraordinara.

Pare perfect rezonabil să ceară asta.

Cu toate acestea, dacă vorbești cu oamenii

sau îți pui aceasta întrebare,

unde trebuie de fapt să mergi
când vrei să rezolvi ceva?

Vei constata că oamenii nu vor spune

ceea ce se așteaptă companiile
ca ei să răspundă.

Dacă întrebi oamenii: unde vrei să mergi

când trebuie să rezolvi ceva?

În general, primești trei tipuri
diferite de răspuns.

Unul e un fel de loc sau încăpere.

Altul e un obiect în mișcare.

Iar al treilea e timpul.

Iată câteva exemple.

Când întreb,
și am oamenii asta în ultimii 10 ani,

„Unde mergi când vrei
cu adevărat să rezolvi ceva?”

primesc răspunsuri ca:
pe verandă, pe punte,

în bucătărie.

Primesc de asemenea răspunsuri
precum o camera separată a casei,

la subsol,

la cafenea, la bibliotecă.

Și mai aud de asemenea
răspunsuri ca în tren,

în avion, în mașina, deci pe drum.

Și mai sunt oameni care spun:

„Nu prea contează unde sunt,

atâta vreme cât e dimineața devreme
sau seara târziu sau în weekenduri.”

Aproape niciodată nu spun că birou.

Dar companiile investesc mulți bani
în acest loc numit birou,

și pun oamenii să vină acolo tot timpul,

cu toate că oamenii
nu fac treaba la birou.

De ce are loc asta?

(Aplauze)

De ce așa?

De ce se întâmplă acest lucru?

Și ceea ce afli dacă cercetezi
un pic mai profund,

afli că oamenii...

uite ce se întâmplă:

oamenii merg la serviciu,

și practic, își vând ziua de lucru

pentru o serie de momente
în care muncesc cu adevărat.

Asta se întâmplă la birou.

Nu ai o zi de muncă;
ai momente de muncă.

Ca și când ușa biroului
ar fi ca un robot de bucătărie,

și ajungi acolo și ziua
îți e măcinată în bucățele,

pentru că prinzi 15 minute acum
și 30 de minute mai târziu,

și apoi altceva se întâmplă
și ești distras de la munca ta,

apoi mai prinzi 20 de minute,
iar apoi vine pauza de prânz.

Apoi ai altceva de făcut,

și mai ai 15 minute, iar cineva te cheamă
pentru a-ți adresa o întrebare.

Și nici nu îți dai seama
când se face ora 17:00.

Apoi privești înapoi
la ce ai făcut în acea zi

și realizezi că nu ai terminat nimic.

Am trecut cu toții prin asta.

Probabil am trecut prin asta ieri,

sau alaltăieri sau cu doua zile în urmă.

Îți analizezi ziua și te gândești:
n-am făcut nimic azi.

Am fost la muncă,

am stat la birou, m-am folosit
de computerul meu performant.

Am folosit softul
pe care mi-au zis să-l folosesc,

am fost la ședințele
la care am fost rugat să particip,

am făcut conferințe telefonice,
am făcut toate aceste lucruri,

dar, de fapt, nu am făcut nimic.

Am îndeplinit niște sarcini doar.

Nu am făcut o muncă care să conteze.

Și ceea ce constatați că se întâmplă,
în special cu oameni creativi,

proiectanți, programatori,

scriitori, ingineri,

gânditori,

e că oamenii au nevoie

de intervale lungi de timp de lucru
neîntrerupt pentru a finaliza ceva.

Nu poți cere cuiva
să fie creativ în 15 minute

și să se gândească cu adevărat
la o problemă.

Poate oferi o soluție rapidă,

dar să te gândești profund la soluții
și să o analizezi cu atenție,

ai nevoie de intervale lungi de timp
de lucru neîntrerupt.

Și cu toate că de obicei o zi
de muncă are cam opt ore,

câți dintre cei prezenți au avut opt ore
de muncă la birou fără a fi întrerupți?

Dar șapte ore?

Șase? Cinci? Patru?

Când ați avut ultima data trei ore
neîntrerupte de muncă la serviciu?

Două ore? Sau poate una.

Foarte, foarte puțini oameni au de fapt

intervale de timp de lucru
neîntrerupte la birou.

Și de asta oamenii prefera
să muncească acasă,

sau pot merge la birou,

dar pot merge la birou foarte devreme,

sau foarte târziu seara
când nu e nimeni prin preajma,

sau rămân când toată lumea a plecat
sau merg în weekend-uri,

sau muncesc din avion,

sau muncesc în tren sau în mașină

pentru că nu există nimic
care să le distragă atenția.

Sunt mulți factori perturbatori,

dar cei despre care vom vorbi imediat
nu sunt cei mai gravi.

Iar acest întreg fenomen

de a avea numai intervale scurte
de timp pentru a rezolva ceva

îmi amintesc de încă ceva

ce nu funcționează când ești întrerupt,

și anume somnul.

Cred că somnul și munca
sunt foarte asemănătoare.

Și nu mă refer la faptul
că poți munci în timp ce dormi

și poți dormi în timp ce muncești.

Nu asta vreau să spun.

Vorbesc mai exact despre faptul

că somnul și munca

sunt structurate fazic,

sau sunt evenimente bazate pe stadii.

Deci somnul are mai multe faze,
sau stadii...

Unii oameni le numesc diferit.

Sunt cinci etape,

și pentru a ajunge la stadiile
cele mai profunde, cele mai importante,

trebuie să treci prin primele faze.

Iar dacă ești întrerupt când treci
prin primele faze,

dacă cineva te atinge în timpul somnului,

sau dacă apare un zgomot
sau se întâmplă altceva,

nu continui somnul de unde ai rămas.

Dacă ești întrerupt și ești trezit,

trebuie să o iei de la capăt.

Deci trebuie să reiei câteva faze
și să începi din nou.

Și câteodată se poate întâmpla să ai zile

când te trezești
la opt dimineața sau șapte,

sau oricând te trezești,

și zici: „ce prost am dormit”.

Am dormit, m-am dus la culcare,
m-am întins în pat,

dar parcă n-am dormit deloc.

Spunem că mergem la culcare,

dar de fapt nu mergem la culcare,
ci mergem spre culcare.

Îți ia ceva;
trebuie să treci prin aceste faze.

Iar dacă ești întrerupt nu dormi bine.

Se așteaptă cineva să doarmă bine

dacă sunt întrerupți de-a lungul nopții?

Nu cred că cineva ar spune că da.

De ce ne așteptam ca oamenii
să muncească bine

dacă sunt întrerupți constant
în timpul zilei la birou?

Cum ne putem aștepta
ca oamenii să își facă treaba

dacă merg la birou pentru a fi întrerupți?

Mie nu prea mi se pare să aibă
logică acest lucru.

Deci ce sunt aceste întreruperi
care apar în mod constant la birou

dar nu și în alte locuri?

Pentru că în alte locuri,
poți avea factori perturbatori,

precum un televizor,

sau poți face o plimbare,

sau e un frigider la parter,

sau ai propria canapea
sau orice ai vrea să faci.

Și dacă vorbiți cu anumiți manageri,

vă vor spune că nu vor ca angajații lor
să lucreze de acasă

pentru că sunt adesea distrași.

Ei spun de asemenea...

câteodată vor spune:

„Dacă nu vad persoana,
cum ma pot asigura că muncește?”

ceea ce e bineînțeles ridicol,
dar e una dintre scuzele managerilor.

Și eu sunt manager.

Înțeleg; știu cum merg lucrurile.

Cu toții trebuie să ne îmbunătățim
aceste aspecte.

Dar de multe ori
dau vina pe factorii perturbatori.

„Nu pot să lucreze de acasă.

Vor privi la televizor,
vor face alte lucruri.”

Se pare însă că nu acestea
sunt lucrurile care distrag atenția.

Deoarece acestea
sunt perturbații voluntare.

Tu decizi când vrei
să fii distras de televizor.

Tu decizi când vrei să aprinzi ceva.

Tu decizi când vrei să cobori
sau când vrei să faci o plimbare.

La birou, majoritatea întreruperilor

care sunt cauza imposibilității
de a termina o sarcină.

sunt involuntare.

Să le trecem în revistă
pe câteva dintre ele.

Deci, managerii și șefii

vă vor face să credeți că adevăratele
perturbări la muncă

sunt lucruri precum Facebook sau Twitter

sau Youtube și alte site-uri.

Și de fapt vor merge atât de departe

încât să interzică accesul
la aceste site-uri de la birou.

Unii dintre voi poate lucrați
în astfel de locuri.

Adică, suntem în China?
Ce naiba se întâmplă aici?

Nu poți vizita un website la birou,

și asta e o problemă,
de asta nu reușim să lucrăm,

pentru că intrăm pe Facebook sau Twitter?

E ridicol. E clar o momeală.

Astăzi e vorba de Facebook,
Twitter și Youtube,

acestea sunt doar varianta modernă
a pauzelor de țigară.

Nimănui nu-i păsa că oamenii își luau
o pauză de țigară de 15 minute

acum 10 ani,

prin urmare de ce au o problemă
dacă cineva intră pe Facebook,

sau Twitter sau Youtube?

Nu acestea sunt adevăratele probleme.

Adevăratele probleme sunt cele
pe care îmi place să le numesc

S&S,

șefii și ședințe.

Acestea sunt adevăratele probleme
în birouri din ziua de azi.

Acesta e motivul pentru care munca
nu se face la birou,

e din cauza S&S-urilor.

Ceea ce e interesant,

dacă consideram toate locurile
în care oamenii spun că pot să muncească,

precum acasă sau în mașina sau în avion,

sau seara târziu sau foarte devreme,

nu găsești nicăieri șefi și ședințe;

găsești mulți alți factori perturbatori,
dar nu manageri și ședințe.

Deci acestea sunt lucrurile
ce nu pot fi găsite în altă parte,

dar le întâlnești în birouri.

Iar managerii sunt practic oameni

a căror treabă e să întrerupă alți oameni.

În mare acesta e rolul managerilor:
de a întrerupe oamenii.

Nu fac de fapt treaba,

așa că se asigură că ceilalți muncesc,
ceea ce în sine e o întrerupere.

Și acum sunt mulți manageri

și oameni în lume.

Și sunt multe întreruperi
din cauza acestor manageri.

Trebuie să verifice: „Hei, cum merge?

Arata-mi despre ce e vorba.”
Și alte astfel de lucruri.

Și te tot întrerup

când tu chiar încerci să faci ceva
pentru care ei te plătesc,

ei tind să te întrerupă.

Asta e destul de rău.

Dar ce e și mai rău
e că managerii mai ales

să convoace ședințe.

Iar ședințele sunt pur și simplu toxice,

îngrozitoare, lucruri otrăvitoare

pentru ziua de lucru.

Știm cu toții că e adevărat.

Și nu veți vedea niciodată o ședință
spontană organizată de angajați;

nu funcționează așa.

Managerii convoacă o ședință,

la care să participe toți angajații,

și un lucru incredibil de perturbator
pe care îl poți face unor oameni

e să spui: „Uite, vom aduna zece oameni
chiar acum și vom ține o ședință.

Nu contează ce făceai.

Trebuie să vă opriți din ceea ce făceați
pentru a putea avea această ședință.”

Care sunt șansele ca toți cei zece oameni
să fie pregătiți să se oprească?

Dacă se gândeau la ceva important?

Dacă făceau un lucru important?

Și din senin le spui că trebuie
să se oprească

pentru a face altceva.

Așa că merg într-o sală de ședințe,
se întâlnesc,

și vorbesc despre niște lucruri
care de obicei nici nu prea contează.

Pentru că ședințele nu sunt muncă.

Ședințele sunt întâlniri unde se discută
despre lucruri pe care urmează să le faci.

Dar ședințele, de asemenea, procreează.

Așa că o ședință tinde
să ducă la o nouă ședință,

ce tinde să conducă la o altă ședință.

De obicei sunt prea mulți oameni
într-o ședință,

și sunt extrem de scumpe
pentru organizații.

Companiile tind să vadă o ședință de o ora
ca pe o ședință de o ora,

dar acest lucru nu e adevărat, doar dacă
e o persoană la acea ședință.

Dacă sunt zece oameni,
e o ședință de zece ore, nu de o oră.

Sunt zece ore de productivitate
furate organizației

pentru a avea această ședință de o oră,

care probabil ar fi trebuit rezolvată
de doi-trei oameni

stând de vorba câteva minute.

Dar în loc, programăm o ședință lungă,

pentru că ședințele sunt programate
la fel ca software-ul,

adică în intervale de 15 minute,
30 minute sau o oră.

Nu îți programezi o ședință
de opt ore cu Outlook.

Nu poți.

Poți să alegi 15 minute, 30 de minute,
45 de minute sau o oră.

Și astfel suntem obișnuiți
să ocupăm acest timp

când lucrurile ar trebui de fapt
să meargă foarte repede.

Deci ședințele și șefii sunt două probleme
majore ale companiilor în zilele noastre,

mai ales pentru birouri.

Aceste lucruri nu există
în afara biroului.

Astfel că am câteva sugestii

pentru a remedia situația.

Ce pot face managerii,

manageri luminați,

ce pot face pentru a transforma birourile
în locuri mai bune pentru muncă,

astfel încât să nu fie o ultimă soluție,
ci o primă soluție?

Astfel încât oamenii să zică:

„Când vreau cu adevărat
să rezolv ceva merg la birou.”

Pentru că birourile sunt bine echipate,

tot ca ei să-și poată face treaba,

dar nu își doresc să meargă,
deci cum schimbam?

Am trei sugestii pe care vreau
să le împărtășesc cu voi.

Mai am aproximativ trei minute,
deci mă voi încadra perfect.

Am auzit cu toții de obiceiul
cu vinerea cu ținuta lejeră.

Nu știu dacă încă se mai practică.

Dar cum ar fi să avem joia fără vorbă.

Ce ziceți de...

alegeți o joi o dată pe lună

tăiați acea zi în jumătate, să spunem
numai după-amiaza... vă ușurez sarcina.

Deci numai după-amiaza, într-o joi,

prima joi a lunii, doar după-amiaza,

nimeni din birou nu are voie
să vorbească cu colegii.

Liniște, atât.

Și ceea ce veți descoperi

e că se va face multă treabă

când nimeni nu vorbește
cu ceilalți colegi.

Acesta e momentul când oamenii
chiar fac treaba,

când nimeni nu-i deranjează,
nu-i întrerupe.

Și poți acorda cuiva patru
ore neîntrerupte

e cel mai inspirat cadou pe care îl poți
face cuiva la birou.

E mai bine decât a-i da un computer.

E mai bun decât un nou monitor,
un nou software,

sau orice folosesc oamenii în general.

A le acorda patru ore de liniște la birou

aduce incredibil de multă valoare.

Și dacă încercați asta,
cred că veți fi de acord cu mine.

Și poate o veți face mai des.

Poate o dată la două săptămâni,

sau în fiecare săptămână,
o data pe săptămână,

după-amiaza nimeni nu poate vorbi
cu altcineva.

E ceva ce veți constata
că într-adevăr funcționează.

Un alt lucru pe care îl puteți încerca

e să treceți de la

o comunicare și colaborare activă,

adică o discuție față în față,

să bați oamenii pe umăr,
să îi saluți, să ții ședințe,

și să înlocuiești asta cu un model
de comunicare mai pasiv

folosind instrumente ca emailul
sau chat-ul,

sau produse de colaborare,
lucruri de genul ăsta.

Unii ar putea spune că
și emailul e foarte perturbator

și chat-ul îți distrage atenția,

și celelalte lucruri sunt perturbatoare,

dar îți distrag atenția într-un moment
ales și permis de tine.

Poți să părăsești aplicația de email,
nu-ți poți părăsi șeful.

Poți să ieși de pe chat,

dar nu te poți ascunde de managerul tău.

Poți lasă de o parte toate aceste lucruri,

iar apoi poți fi întrerupt când vrei tu,

când ești disponibil,
când ești gata să o faci din nou.

Pentru că munca,
precum somnul, se fac în etape.

Deci vei începe să muncești,

apoi vei reveni din acea stare de muncă,

acesta fiind un moment potrivit
să verifici emailul.

Și sunt foarte, foarte puține lucruri
care sunt urgente

care au nevoie de un răspuns pe moment.

Deci dacă managerul tău,

încurajează folosirea chat-ul, email-ul

sau alte lucruri pe care le poți ignora,

ca apoi să revină asupra lor
la momentul potrivit.

Iar ultima sugestie pe care o am

e că, dacă urmează să ai o ședință,

dacă ai autoritatea,

pur și simplu anuleaz-o,
anulează acea ședință.

Azi e vineri, deci luni,
în general se țin ședințe lunea.

Nu o mai țineți.

Nu spun să o mutați,

spun să v-o ștergeți din memorie, gata.

Și veți constata că totul va fi în regulă.

Toate acele discuții și decizii
pe care credeați că trebuie să le luați

la ora 9:00 luni,

pur și simplu uitați de ele,
totul va fi în regulă.

Va fi o dimineață liberă,
vor avea timp să se gândească,

și vă veți da seama că ceea ce
credeați că trebuie să le faceți,

de fapt nu trebuie să le faci.

Acestea sunt trei sugestii rapide
pe care voiam să vi le dau

pentru a vă gândi la ele.

Și sper că unele dintre aceste idei

au fost măcar suficient de provocatoare

pentru manageri, șefi, patroni,

organizatori și persoane
care conduc alte persoane

pentru a lua în considerare
să o lase mai ușor

și să acorde oamenilor mai mult timp
pentru a face treabă.

Și cred că totul va avea
un rezultat bun la final.

Vă mulțumesc pentru atenție.

(Aplauze)