Jason Fried: Waarom werken niet lukt op het werk

Jason Fried heeft een radicale theorie over werken: het kantoor is geen goede plek om dit te doen. Op TEDxMidwest legt hij de belangrijkste problemen uit (noemt ze de M&M's) en geeft drie suggesties om het werk wel te laten werken.

Ik ga vertellen over werk,

om precies te zijn waarom mensen
maar niet lijken te slagen

om werk gedaan te krijgen
op het werk,

een probleem dat we allemaal
een beetje hebben.

Ik begin bij het begin.

Er zijn bedrijven, non-profitorganisaties en liefdadigheidsinstellingen.

Al deze groepen

hebben werknemers

of vrijwilligers.

Ze verwachten dat hun werknemers

hun werk goed doen --

dat mag ik tenminste hopen.

Hopelijk is het goed werk --

hopelijk geweldig werk.

Ze beslissen dat al die mensen

bij elkaar moeten komen op één plek

om dat werk te doen.

Een bedrijf of een liefdadigheidsinstelling,
of wat voor organisatie dan ook,

meestal -- tenzij je werkt in Afrika,

als je het geluk hebt dat te doen --

de meeste mensen moeten
iedere dag naar kantoor.

Deze bedrijven bouwen
dus kantoren.

Deze bedrijven bouwen
dus kantoren.

Ze kopen of huren een gebouw,

of ze leasen een ruimte.

Ze vullen de ruimte met spullen.

Ze vullen het met tafels, of bureaus,

stoelen, computerapparatuur,

software,

internettoegang,

misschien een koelkast,
misschien een paar andere dingen.

Ze verwachten dat hun werknemers,
of hun vrijwilligers,

iedere dag naar die locatie komen
om geweldig werk te doen.

Het lijkt heel redelijk om dat te vragen.

Hoewel, als je met mensen praat

en je afvraagt,

jezelf de vraag stelt:

waar zou je echt naartoe willen gaan
als je echt iets af moet krijgen?

Je zult ontdekken
dat mensen niet zeggen

wat bedrijven verwachten
dat ze zullen zeggen.

Als je mensen de vraag stelt:
waar wil je naartoe gaan

als je iets af moet krijgen?

Meestal krijg je
drie verschillende soorten antwoorden.

Eén is een soort plaats of een locatie of een kamer.

Een andere is een bewegend voorwerp.

As derde een tijdstip.

Hier zijn enkele voorbeelden.

Als ik mensen vraag
-- en ik vraag dit al bijna 10 jaar aan mensen --

Ik vraag ze:
"Waar ga je naar toe als je echt iets af wilt krijgen?"

Ik hoor dan dingen als de veranda, het dek,

de keuken.

Ik hoor dan dingen
als de extra kamer in het huis,

de kelder,

een koffiehuis, de bibliotheek.

Je hoort dingen als de trein,

een vliegtuig, een auto -- het pendelen dus.

Dan hoor je mensen zeggen:

"Het maakt eigenlijk niet uit wáár ik ben,

zolang het maar vroeg in de morgen
of 's avonds laat of in het weekend is."

Je hoort bijna nooit mensen het kantoor noemen.

Bedrijven geven nochtans een hoop geld
uit aan een plaats die 'kantoor' heet.

Ze laten mensen
daar altijd naartoe komen,

toch doen mensen
geen werk in het kantoor.

Wat is dat nu weer?

Waarom is dat?

Waarom gebeurt dat?

Als je een beetje dieper graaft,

ontdek je dat mensen --

dit is wat gebeurt:

mensen gaan naar hun werk

en ze ruilen in feite hun werkdag in

voor opeenvolgende werkmomenten.

Dat gebeurt op het kantoor.

Je hebt geen werkdag meer;
je hebt werkmomenten.

Het lijkt erop dat de ingang
van het kantoor een foodprocessor is:

je dag wordt versnipperd in stukjes,

omdat je hier 15 minuten hebt
en daar 30 minuten.

Er gebeurt iets anders
en je wordt van je werk gehaald.

Je doet iets anders, daarna heb je nog 20 minuten
en het is lunchtijd.

Daarna heb je weer iets anders te doen,

dan heb je 15 minuten
en iemand klampt je aan met een vraag.

Voor je het door hebt,
is het 17:00 uur.

Je kijkt terug op de dag,

en beseft je dat je
niks hebt kunnen afmaken.

We hebben dit allemaal meegemaakt.

Misschien gisteren,

eergisteren of de dag daarvoor.

Je kijkt terug op je dag en je denkt:
"Ik heb vandaag niks gedaan".

Ik was op het werk.

Ik zat aan mijn bureau.
Ik gebruikte mijn dure computer.

Ik gebruikte de software
die ik moest gebruiken.

Ik ben naar de vergaderingen geweest
die ik moest bijwonen.

Ik deed 'conference calls.'
Ik heb alles gedaan.

Maar eigenlijk heb ik niks gedaan.

Ik heb alleen taken gedaan.

Ik heb eigenlijk
geen werk van betekenis gedaan.

Je ontdekt, zeker bij creatieve mensen --

ontwerpers, programmeurs,

schrijvers, ingenieurs,

denkers --

dat mensen behoefte hebben

aan lange ongestoorde periodes
om iets af te krijgen.

Je kunt niet iemand vragen
15 minuten creatief te zijn

en een probleem goed te overdenken.

Je zou een ingeving kunnen hebben,

maar om diep verzonken te zijn in een probleem
en het zorgvuldig te overwegen,

heb je langdurige ongestoorde periodes nodig.

Een werkdag duurt doorgaans acht uur.

Hoeveel mensen hier hebben ooit acht uur
voor zichzelf gehad op kantoor?

Zeven uur dan?

Zes? Vijf? Vier?

Wanneer was de laatste keer
dat je drie uur voor jezelf had op kantoor?

Twee uur? Eentje, misschien.

Erg, erg weinig mensen hebben eigenlijk

langdurige ongestoorde periodes op een kantoor.

Daarom verkiezen mensen om thuis te werken,

of ze gaan wel naar kantoor,

maar dan erg vroeg op de dag,

of laat op de avond als er niemand is,

of ze blijven achter nadat iedereen is vertrokken,
of ze gaan in het weekend

of ze maken het werk af in het vliegtuig,

of ze doen het werk in de auto of in de trein

omdat er geen afleiding is.

Daar zijn wel andere soorten afleidingen,

maar niet de echt storende afleidingen.

Ik zal het er zo over hebben.

Dit hele fenomeen

van korte brokjes tijd om werk te doen,

herinnert me aan iets anders

waarbij je niet gestoord wilt worden:

slaap.

Ik denk dat slaap en werk
veel overeenkomsten hebben.

Niet alleen omdat
je kunt werken tijdens je slaap

en kunt slapen tijdens je werk.

Dat bedoel ik niet echt.

Ik heb het specifiek over het feit

dat slaap en werk

gebeurtenissen zijn die bestaan uit fasen,

of stadia.

Slaap gebeurt dus in fasen of stadia --

mensen gebruiken verschillende namen.

Er bestaan er vijf,

en om de echte, betekenisvolle, diepe slaap te krijgen.

moet je eerst door de vroege stadia heen.

Als je gestoord wordt tijdens een van de vroege stadia --

als iemand tegen je aanstoot in bed,

of door een geluid, of wat er ook gebeurt --

dan ga je niet door waar je gebleven was.

Als je slaap onderbroken wordt,

moet je opnieuw beginnen.

Je moet een paar fasen terug
en opnieuw beginnen.

Waar het uiteindelijk op uitdraait
-- soms heb je van die dagen

dat je wakker wordt om acht uur 's ochtends,
of zeven uur 's ochtends,

of wanneer je ook opstaat,

en je denkt: ik heb echt niet goed geslapen.

Ik deed het juist: ik ging naar bed en ging liggen --

maar ik heb niet echt geslapen.

Je zegt dat je gaat slapen,

maar je gaat niet echt slapen,
je gaat richting slaap.

Het duurt alleen even;
je moet eerst door fasen heen.

Als je gestoord wordt, slaap je niet goed.

Verwacht je dat iemand goed slaapt

als zij de hele nacht gestoord wordt?

Ik denk niet dat iemand ja zal zeggen.

Waarom verwachten we dat mensen goed werken

als ze de hele dag gestoord worden op kantoor?

Hoe kunnen we van mensen verwachten
dat ze hun werk doen

als ze naar kantoor gaan
om gestoord te worden?

Dat lijkt me niet erg zinnig.

Welke zijn die verstoringen op kantoor

die je niet vindt op andere plaatsen?

Want ook op andere plaatsen
kun je onderbrekingen hebben

zoals een tv,

of je kunt een wandeling maken,

of er staat een koelkast beneden,

of je hebt een eigen bank,
of wat je dan ook wil doen.

Als je praat met sommige managers,

zeggen ze je dat ze niet willen
dat hun werknemers thuis werken

vanwege deze afleidingen.

Ze zeggen ook --

soms zeggen ze ook:

"Hoe weet ik dat iemand aan het werk is
als ik hem niet zie?"

wat belachelijk is natuurlijk,
maar dat is één van de smoesjes die managers geven.

Ik ben een van die managers.

Ik begrijp het; ik weet hoe het gaat.

We moeten allemaal groeien in dit soort zaken.

Maar vaak zullen ze afleidingen noemen.

"Ik kan iemand niet thuis laten werken.

Ze zullen tv kijken of iets anders gaan doen."

Het blijkt dat dat niet de dingen
zijn die echt afleiden.

Dat zijn vrijwillige afleidingen.

Je kiest ervoor dat je afgeleid
wilt worden door de tv.

Je kiest ervoor om iets aan te zetten.

Je kiest ervoor dat je naar beneden gaat
of een wandeling maakt.

Op kantoor zijn de meeste
onderbrekingen en afleidingen

die zorgen dat mensen hun werk niet af krijgen

onvrijwillig.

Ik overloop er een paar:

managers en bazen

laten je vaak denken dat de werkelijke afleidingen op het werk

zaken als Facebook, Twitter en
Youtube en andere websites zijn.

zaken als Facebook, Twitter en
Youtube en andere websites zijn.

Ze gaan zelfs zo ver

deze sites te verbieden op het werk.

Sommigen van jullie werken misschien ergens
waar je dit soort sites niet kunt bekijken.

Ik bedoel: is dit China? Wat is hier aan de hand?

Je mag geen website bezoeken op het werk,

en is dat het probleem waarom mensen
hun werk niet gedaan krijgen,

omdat ze naar Facebook en naar Twitter gaan?

Dat is nogal belachelijk. Het is een valkuil.

Facebook, Twitter en Youtube

zijn gewoon hedendaagse rookpauzes.

10 jaar geleden maakte niemand zich druk over mensen die een rookpauze van 15 min. namen,

10 jaar geleden maakte niemand zich druk over mensen die een rookpauze van 15 min. namen,

waarom wel als iemand
af en toe naar Facebook gaat,

of af en toe naar Twitter,
of af en toe naar Youtube?

Dat zijn niet de echte problemen op kantoor.

De echte problemen noem ik graag

de M&M's,

de managers en meetings [vergaderingen].

Dat zijn vandaag de echte problemen
in moderne kantoren.

De reden waarom het werk niet gedaan geraakt,

is vanwege de M&M's.

Wat interessant is,

als je luistert naar alle plekken
die mensen noemen om hun werk te doen --

zoals thuis, of in een auto, of in een vliegtuig,

of 's avonds laat, of vroeg in de morgen --

dan vind je geen managers en meetings;

je vindt een hoop andere afleidingen,
maar geen managers en meetings.

Dat zijn de zaken die je nergens anders aantreft,

behalve op kantoor.

Managers zijn vooral mensen

wiens werk het is om mensen te onderbreken.

Dat is wat managers doen: mensen onderbreken.

Ze doen niet zelf het werk,

dus moeten ze zeker weten de anderen
het werk doen, wat een verstoring is.

We hebben wereldwijd heel veel managers.

Er zijn een hele hoop mensen op de wereld nu.

Dat betekent wereldwijd veel verstoringen
dankzij die managers.

Ze moeten checken: "Hoe gaat het ermee?

Laat eens zien hoe ver we zijn," en dat soort zaken.

Ze blijven je storen op de verkeerde momenten,

terwijl je net probeert te doen waar je voor betaald wordt,

komen ze je storen.

Dat is nogal vervelend.

Wat managers het meest van al doen, is nog erger:

meetings organiseren.

Meetings zijn heel venijnige,

vreselijke, giftige zaken

tijdens de werkdag.

We weten allemaal dat het zo is.

Werknemers houden geen spontane meetings,

zo werkt het niet.

De manager roept de meeting bij elkaar,

zodat de medewerkers allemaal bij elkaar komen,

en het is ongelofelijk verstorend voor mensen,

om te zeggen:

"We brengen nu 10 mensen bij elkaar in een meeting.

Het kan me niet schelen wat je aan het doen bent.

Stop waar je mee bezig bent om naar deze meeting te komen."

Hoe groot is de kans dat deze 10 mensen
allemaal klaar zijn om te stoppen?

Wat als ze net dachten aan iets belangrijks?

Wat als ze belangrijk werk doen?

Plots vertel je ze dat ze daarmee moeten ophouden

om iets anders te doen.

Ze gaan naar een vergaderruimte,
ze komen bij elkaar,

en ze praten over meestal onbelangrijke zaken.

Meetings zijn geen werk.

In meetings praat je
over zaken die je later moet gaan doen.

Meetings vermenigvuldigen zich.

De ene meeting leidt vaak tot een volgende meeting

en leidt weer tot een volgende meeting.

Vaak zijn er teveel mensen in een meeting,

en die zijn heel, heel duur voor een organisatie.

Bedrijven aanzien vaak een één-uurs-meeting
als een één-uurs-meeting,

maar dat klopt niet,
tenzij er maar één persoon aanwezig is

Als er 10 mensen deelnemen,
is het een tien-uurs-meeting, geen één-uurs.

Er wordt 10 uur productiviteit
van de rest van de organisatie afgepakt

om deze één-uurs-meeting te houden.

Waarschijnlijk kon het ook door twee of drie mensen

in een paar minuten afgehandeld worden.

In plaats daarvan,
is de meeting lang van tevoren gepland,

omdat meetings softwarematig gepland worden,

in stappen van 15 minuten, of 30 minuten, of een uur.

Je plant geen acht uur durende meeting in met Outlook.

Het kan niet. Ik weet eigenlijk niet of het kan.

Je kunt kiezen uit 15 minuten of 30 minuten
of 45 minuten of een uur.

We hebben de neiging om deze tijd maar op te vullen

terwijl onderwerpen ook heel snel kunnen gaan.

Meetings en managers zijn
vandaag de dag twee grote problemen in bedrijven,

vooral voor kantoren.

Deze dingen bestaan niet buiten een kantoor.

Ik heb enkele suggesties

om de situatie te verhelpen.

Wat kunnen managers doen --

verlichte managers, hopelijk --

wat kunnen ze doen om een kantoor
een betere plaats te maken om te werken,

niet als laatste toevluchtsoord,
maar als het eerste toevluchtsoord?

Zodat mensen voortaan zeggen,

"Als ik echt wat wil afwerken, ga ik naar kantoor."

Want kantoren zijn goed uitgerust,

alles is aanwezig om het werk te kunnen doen.

Nu willen werknemers daar niet naartoe.
Hoe kunnen we dat veranderen?

Ik heb drie suggesties voor jullie.

Ik heb nog ongeveer drie minuten,
dat lukt net.

We hebben allemaal wel eens gehoord
van 'informele vrijdag'.

Ik weet niet of mensen dat nog steeds doen.

Wat dacht je van 'praatloze donderdagen'.

Wat dacht je daarvan --

prik een donderdag, eens in de maand

knip die dag in tweeën en bv. alleen de middag
-- ik maak het je makkelijk.

Alleen de middag, één donderdag.

De eerste donderdag van de maand
-- alleen 's middags --

mag niemand in het kantoor
tegen elkaar praten.

Alleen de stilte, dat is alles.

Je zult ontdekken

dat er een enorme hoeveelheid werk
wordt uitgevoerd

als niemand praat.

Mensen krijgen echt wat af,

wanneer niemand hen lastig valt,
als niemand ze stoort.

Je geeft iemand vier uur ongestoorde tijd,

het beste cadeau dat je
iemand op het werk kunt geven.

Het is beter dan een computer.

Het is beter dan een nieuwe monitor.
Het is beter dan nieuwe software,

of wat mensen meestal gebruiken.

Vier uur rust op kantoor

wordt ongelofelijk waardevol.

Als je dat uitprobeert,
denk ik dat je het met me eens zult zijn.

Misschien, hopelijk kun je dat vaker doen.

Misschien om de week.

of iedere week, een keer in de week,

middagen dat niemand mag praten.

Je zult ontdekken dat het écht goed werkt.

Je kunt ook proberen

over te schakelen van actieve

communicatie en samenwerking:

mensen op de schouder tikken,

ze gedag zeggen, meetings houden,

naar meer passieve communicatiemodellen

door zaken als email
en instant messaging te gebruiken,

of samenwerkingsproducten - zulke dingen.

Misschien zeg je dat email en IM

ontzettend afleidt

en die andere dingen leiden erg af,

maar ze leiden af op een moment dat je zelf kiest.

Je kunt je e-mailprogramma afsluiten,
maar je baas niet.

Je kunt stoppen met IM,

maar je kunt je manager niet verbergen.

Deze dingen kun je aan de kant zetten,

en dan kun je gestoord worden
volgens je eigen schema op een geschikt moment,

als je beschikbaar bent, als je er klaar voor bent.

Omdat werk, net als slaap, fasen doorloopt.

Je gaat op in je werk

en daarna weer eruit.

Dan is het misschien tijd
om je e-mail of IM te controleren

Er zijn maar heel erg weinig zaken zo urgent

dat ze meteen beantwoord moeten worden.

Als je manager mensen gaat stimuleren
om vaker IM en e-mail te gebruiken

Als je manager mensen gaat stimuleren
om vaker IM en e-mail te gebruiken

en andere dingen die opzij gelegd kunnen worden

om er dan op terug te komen
in een eigen tijdschema.

Een laatste suggestie:

als er een meeting op komst is,

als je de mogelijkheid hebt,

schrap gewoon die volgende meeting.

Vandaag is het vrijdag -- maandag,

een gebruikelijke dag voor meetings: schrap hem.

Ik bedoel niet verplaatsen,

ik bedoel verwijderen uit het geheugen, weg is hij.

Je ontdekt dat alles gewoon zijn gang gaat.

Al die discussies en beslissingen
die je dacht te moeten maken

om 9:00 uur op maandag,

vergeet ze gewoon,
en alles zal gewoon doorgaan.

Mensen hebben een meer open ochtend,
ze kunnen daadwerkelijk nadenken,

en je ontdekt misschien dat alle dingen
die je dacht te moeten doen,

niet echt nodig zijn.

Dat zijn de drie snelle suggesties
die ik jullie wilde meegeven

om over na te denken.

Ik hoop dat sommige ideeën

provocerend genoeg waren

voor managers, bazen en bedrijfseigenaren

en organisatoren en leidinggevenden

om er aan te denken een beetje gas terug te nemen

en mensen wat meer tijd te geven
om hun werk te doen.

Ik denk dat dit zich uiteindelijk terugbetaalt.

Bedankt voor het luisteren.

(Applaus)