こんにちは
この動画では Electron Shop の
David Burk さんをお迎えしています
David さん こんにちは
こんにちは
この動画では David さんとお話しして これまでの遍歴や
特にチームに Asana を導入した 経緯をお聞きしたいと考えています
チームのコミュニケーション方法を変えたり 仕事の管理方法を変えたりするような
移行に苦労する企業を見てきたからです
移行するのは 必ずしも簡単ではありませんから
David さんの経験や意見を ぜひお聞かせください
まず Asana を使う前の 背景を簡単に教えていただけますか？
ワークフローはどのようなものでしたか？
他のツールを使用していましたか？
Asana を使うようになった ストーリーを教えていただけますか？
いい質問ですね
実際 いくつかの製品を試してみました
Teamwork を試し Trello を試し
その後 Slack が 当社に合っていると考えて
すべてを Slack で管理するようになりました
しかし Slack に依存しすぎるあまり
メンバーが次々と作業を割り当てるようになり
そしてその作業依頼が To Do リストに入っているのか
それとも終わったのかを 確認できなくなりました
そこで Asana に目を向けました
第一印象としては 柔軟性が気に入りました
本当に非常に柔軟です
これはメリットでもデメリットでもあります
柔軟なこと自体はメリットです
しかしメンバーが自分勝手な使い方を してしまいがちなのがデメリットです
そうして Asana を選びました
質問を続けてください
はい 柔軟性とはつまり
色々な使い方が できるということですね
私が気付いたことの一つは
Asana ではタスク つまりやることを管理しなくてもよい ということです
顧客サービスの観点から
クライアントの管理やサポートチケットの管理に 使用できます
はい 柔軟なプラットフォーム であることは賛成です
そうですね 当社のプロジェクト管理手法は
長年エージェンシービジネス向けでしたので
期限までにやるべきことをやる
という基本的なことだけやっていたのです
なるほど
そして すべてを 仕事の単位へと分解し
責任者を割り当てることができるプラットフォーム これは私たちが本当に求めていたものでした
なるほど
Trello や他のツールを試したと おっしゃっていましたが
誰が何の責任者なのかを 非常に明確に示すという点では
要件を満たしていませんでしたか？
そういった問題もありましたし データの見せ方という問題もありました
Asana でリストやカレンダーを見て
高度な検索を使用して 検索を保存できるというアイデアは
他の製品と比べて 並ぶもののないものでした
確かに
実はこれも 聞きたかったことなのですが
先ほど柔軟性の話をされましたが 導入を決めるきっかけになった 機能はありましたか？
高度な検索も 決め手になりましたか？
はい 高度な検索は確実に決め手でした
わかりました
チームを Asana に移行するにあたっては チームの規模が小さいという点で
David さんのチームは 少し移行がやりやすかったと思います
ですが その移行期間中に 直面した
よくある課題や問題には どのようなものがありましたか？
そして 2 つ目の質問も してよければ
それらの課題にどのように対処して 問題を解決しましたか？
多くはごく一般的な チェンジマネジメントの問題でした
第一の対策は 早めにそして頻繁にアナウンスすることでした
例えば「30 日後に大きな変更があります」と
その 30 日間 毎日アナウンスし続けるのです
何を変えるのかも説明します 「Asana に乗り換えます」と
「前もって試してみてはいかがですか」 自分のペースで試せるようにしました
そしてご存知のように 外部アドバイザーを採用しました
とてもよかったです
私がよく言うのは
「未知の領域に足を踏み入れるなら ガイドを雇うのが一番」ということです
それだけの価値があります
地元の知識には大きな価値があります
ですから非常に効果的な投資でした
Paul さん あなたは
フレームワークと方法論を提供してくれました
そのフレームワークと方法論を基にして
私はいくつかのドキュメントを作成しました
その中でも 2 つが重要です
第一に Paul さんにしていただいた トレーニングを録画しました
新入社員は その 1 時間のトレーニングを観ます
第二に
「Electron Shop 流 Asana の使い方」 というドキュメントを作成して
当社特有の Asana の使い方を すべて網羅しています
そして第三のドキュメントは
「Electron Shop 流ファイル命名システム」です
すべてのファイル名は クライアント名で始まり
末尾に決まったフォーマットの日付が付き
そしてバージョン番号が付きます
少し複雑になりますが
バージョン番号にはクライアントのコードと 社内の枝番が付きます
つまり 1.1 は 1.0 のクライアントの番号が 枝番の 1.1 になったものです
これはファイルの最新版を管理するのに とても役立ちます
それは興味深い 少し話を戻しますが
「30 日後の決まった日から Asana を使い始めます」と
アナウンスしたのですよね
移行フェイズには何をしましたか？
少しずつ使って 人々を巻き込もうとするような感じでしたか？
なぜそのような方法を選択したのでしょうか？
「それでは今日から始めます」と言うのではなく 時間をかけたのはなぜですか？
もう少し詳しく教えてください
私は Asana の無料版を導入しました これは 15 人以下のチームに最適です
そして一人ずつ引き入れていきました
週に一度 制作会議などがあるときに デモを行いました
私は「面白いものを見つけたんだ ちょっと見てくれないか？」などと言ったのです
Paul さん 私もあなたのように 生産性や効率性に関心があります
ですから 私はシステムの中で多くの時間を費やし パートナーと様々なテストをしました
私たち二人だけで お互いにタスクを割り当て
システムの様々な機能を 触ってみました
Asana の「セクション」を 自分たち自身で理解しましたが
見つけるのは難しかったです
それは面白いですね
私が様々な企業と仕事をした経験や
私が勤めていた会社で Asana を使った経験を思い返してみると
David さんがチームに言った
「30 日後にこれを使います」 といったことを
それほど明確にできていなかったかもしれません
ふわっと曖昧に展開していって
「今日から始めますよ」と言って
人々に使ってもらおうとしても
なかなか使いこなすには至りません
なぜならそれは新しく 怖いもので
自分たちの仕事のやり方に 疑問を投げかけるものだからです
チームに対して期待する内容が 明確ではないと
導入が尻すぼみになったり 失敗することがあります
しかし David さんの場合は 非常に明確にしていましたね
「皆さん これを使います」 「もうすぐ電車が行ってしまうから 早く乗って」と
とてもうまくいったようですね
そうなんです もう一つお話ししたいことがあります
私はシステムに人を招いて
基本的に自由に使ってもらえるようにしました
そして次のように言いました
「この日から メールで私に何かを送ってきても 私は答えません」
なるほど 結果的にどうなりましたか？
Asana にスムーズに入ることができましたか？
それとも何通かのメールは引き続き来ましたか？
(移行に) 約 1 か月かかりました
1 か月ですか
私たちは Slack も使っています
Slack とメールでは どのように使い分けるか という混乱が起きました
それも「Electron Shop 流 Asana の使い方」で説明しています
私は Asana が「記録のシステム」 であると説明しました
Slack は確認や質問のため
メールはクライアントとのやりとりに使います
以上です
なるほど これは本当に重要なことなので まとめてみます
多くの人々が ツールの使い分けについて 悩んでいると思います
その対処法を実際に示したわけですね
たくさんのツールがありますね
誰かがメールや Slack メッセージを 送ってきた場合
どこで何を確認すればよいのか迷います
David さんがうまくやったことは
何がどこに入るのかを 明確に分けたことだと思います
メールはクライアントとのやりとりに とは
社外とのコミュニケーションということですか？
そのとおりです
Slack を使うか Asana を使うか
基本的にすべてのコミュニケーションを Asana でしていますか？
インフォーマルなものだけを Slack でしていますか？
どのように使い分けていますか？
タスクに関連するコミュニケーションは すべて Asana でやりとりします
なるほど
Slack は 例えば
「今クライアントと電話中なのですが この数字を教えてもらえませんか？」とか
「このファイルの場所を忘れてしまって Asana でも見つかりません
場所を教えていただけますか？」 といったコミュニケーションに使います
ちょっとした確認に使うのです
30 秒くらいの用件に使います
私たちが Asana でやろうとしているのは
物事を 2 分から 5 分でできる 仕事の単位に分解することです
Slack は 30 秒のツールです
とてもいいですね
よい分け方だと思います
つまり チーム内で 仕事に関して
必要なコミュニケーションがあるとしましょう
それはおそらく コミュニケーションの大部分ですよね
80% くらいでしょうか
タスクに紐づいているので Asana に入れるべきですね
やるべきことと結びついています
一方 Slack はちょっとした質問をする コミュニケーションツールで
誰かに質問や確認をするのに使います
これは本当によい方法だと思います
この 2 つを分けることで 移行に行き詰まることもなければ
David さんが Slack で送ってきたのか Asana で送ってきたのかわからない
というモヤモヤもなくなります
それについて他にもいくつか 思い浮かぶことがあります
一つは
メールは 社外コミュニケーションのためと言いましたね
クライアントからは 毎日のようにメールが来るのですが
いくつかのタスクが メールで来たとします
これを変えてください あれをしてください
このタイプミスを直してください と言われました
私はそれらを Slack で別々のタスクにするか
「これらを修正してください」という 1 つのタスクにして
そのメールを Asana に貼り付けます
Asana の素晴らしい点は
アカウンタビリティ (明確な説明責任) にあるからです
逃れることはできません
自分にタスクが割り当てられたら
それを実行するか 他の人に割り当てるか
自分の割り当てを解除するか どれかを選ぶ必要があります
そうですね 完全に同感です
誰がボールを持っているのか 非常に透明性が高く
誰かのアカウントをクリックするだけで
どのくらいの仕事が進んでいるのか 正確に確認できるからです
隠すことはできません
人によってはちょっと怖いと 感じるかもしれませんね
みんな自分が何をしているのか見れるから 仕事のペースをつかまなくちゃいけない
とてもよいと思います
毎週 制作会議を開いていて
その会議には Harvest で行う
予算レビューが含まれています
なるほど
各アカウントで 費やしている時間を確認します
会議の残りは 基本的に Asana での 未完了タスクをすべて確認することです
一件ずつ確認します
また従業員ごとに検索条件を保存しています
「○○さんの未完了タスク」といった具合ですね
ですから 彼らと 1on1 で話すときには
「このタスクは行き詰まっているようですね」とか
「仕事が多すぎるのでは？」と話しかけます
この会話から生まれる気付きも多くあります
もう 1 つ ここで聞いておきたい質問があります
Asana で解決したビジネス上の問題には どのようなものがありましたか？
マネージャーやリーダーとして
従業員との関わりについての問題も 解決できそうですね
従業員を呼び出して 「仕事をやっていませんね」と言うのではなく
David さんが言ったように 「どこで仕事が止まってしまっていますか？」
「どのようなサポートが必要ですか？」 と問いかけられるのです
そしてその見える化を 可能にしてくれるのが Asana です
そのとおりです
ここではもっと大きな 本当に重要な問題があると思います
それはエンゲージメント 従業員の当事者意識やモチベーションです
全員が自分のタスクを更新していて
すべての期限を守っていれば
全員が活力をもって仕事をしていることがわかります
鎖の強さは一番弱い輪で決まるのです
タスクをいつも期限を少し過ぎてから 完了している人がいるとします
毎週の制作会議では 私もそれを見ていますから
会議を始める前に
「全員がきっとタスクの期限を 更新していますよね」 と言います
なるほど
この言葉はエンゲージメントについて 強いメッセージを持ちます
アカウンタビリティは非常に重要ですから
私の個人的な哲学では
アカウンタビリティは 組織にとって非常にポジティブなものです
人々は 誰かがサボっているのを好まないからです
そうですね
マネージャーだけでなく 従業員も
「私は一生懸命働いているのに この人は自分の仕事をしていない」
という状況では 「ずるい」「怠けている」と感じます
なるほど 興味深い
Asana を使って解決した重要な問題で
他に思い当たるものはありますか？
ファイルのバージョン管理があります
タスクに添付されている
ファイルのバージョンを更新した場合は
タスクに添付されていたものを削除し
最新のものを添付するようにしています
だから最新版がいつも Asana にあります これは大きかったですね
そして従業員のパフォーマンスと リソースの配分については
Asana システム内に その指標がたくさんあります
それらが大きな問題だったと言えるでしょう
推測ですが
システムのおかげで
私たちの生産性は 20% 向上しました
どのようなタスクが存在しているのか 誰もが知っているので
私の指示を待つことなく 行動できています
すべてがリストになっていますから
リストから選べるわけですね
20% というのも 立派な数字ですね
そして... クライアントとの仕事について 言及していましたが
Asana ではどのような種類の作業を トラッキングしていますか？
仕事にクライアントが関わっていますので
ビジネスの計画やプロジェクトを考える上で 大事な要素だと思います
Asana で ビジネスを どのように扱っていますか？
現在 Asana でトラッキングしている
仕事について お話しいただけますか？
社内プロジェクトについてですか？
いいえ 一般的な質問です
社内プロジェクトについてでも
クライアントとのプロジェクトについてでも
主にどのようなことに Asana を使っていますか？
私たちが使っているフレームワークに関係するので
まずそれについて お話しさせてください
私は Asana で一番混乱する言葉は
「チーム」だと思います
まず私の会社である
Electron Shop が 「組織」ですよね
その下にある「チーム」は
当社の場合 クライアントを中心に 組織されています
ですからチームには クライアントの名前を付けています
その下にプロジェクトがあり その中にタスクがあります
Asana が私たちに適している理由をお話しします
私たちはデジタルエージェンシーなので
他分野を横断するタスクが進行しています
分野横断型のチームが 1 つのプロジェクトで協力しているのです
私たちのプロジェクトの種類は多岐に渡ります
ところで Paul さん
私たちは最近リリースされたばかりの テンプレート機能を試してみるつもりです
素晴らしい
つまり私たちの仕事は ウェブサイトの開発であったり
毎週のメール配信であったり
統合されたコンテンツカレンダーであったり
ブログ記事であったり
執筆作業であったり
広告や有料広告であったりするわけです
実際私たちは 非常に幅広いことを行っています
繰り返しになりますが Asana は非常に柔軟です
ほとんどすべてのものを Asana で管理できます
広告など色々なものを Asana に保管しようと思います
いいですね
David さん ありがとうございました
Asana をどのように使用しているか どのような課題に直面してきたか
興味深いお話でした
最後にこの動画をご覧になっている方に
アドバイスがあればお願いします
例えば Asana を使っている方で
今チームのオンボーディングをしている方に おすすめすることはありますか？
どうしたら Asana を もっと効果的に使えるようになるのか
チームで Asana を うまく活用できるようになるのか
考え始めた方に アドバイスをお願いします
2 つあります
一つは Paul さんが教えてくれたことですが メールの通知をオフにすることです
そうですね
もう一つは メール通知をオフにする場合
1 時間に一度 毎正時に メールの受信箱をチェックするという
ルールに従う必要があります
メールを忘れて 完全に使わないことはできません
受信箱はすべての重要な出発点です
クライアントと仕事をしていて
毎正時に受信箱をチェックするというシステムを伝えて 採用してもらうと
その方が Asana の定着率がずっと高いのです
素晴らしいヒントです
多くの人々が直面している 共通の問題の対処法だと思います
それは 自分が何をすべきなのか 自分が今何に取り組んでいるのか
最新情報はどこにあるのか わからないという問題です
それらを知ることができるのが 受信箱ですが
その受信箱でメールを受け取ることで 多くの雑音とストレスが生まれてしまいます
ですから通知をオフにしましょう
そして対応が終わったら 通知やメールをアーカイブしましょう
つまり受信箱というのは
現在進行中のアクティブな作業のみを 含んでいるべきです
例えば まだ返事をしていないコメントや もちろん新着通知もそうですね
David さん 素晴らしいヒントをありがとうございました
お招き ありがとうございました