Como salvar o mundo (ou pelo menos a si mesmo) de reuniões ruins

Uma epidemia de reuniões ruins, ineficientes e cheias demais está trazendo uma praga às empresas do mundo — e tornando os trabalhadores infelizes. David Grandy tem algumas ideias de como impedir isso.

Imaginem o seguinte:

É segunda-feira de manhã,
você está no escritório,

se preparando para um dia de trabalho

e um cara que você
reconhece dos corredores

entra no seu cubículo

e rouba a sua cadeira.

Não diz nada,
apenas sai e a leva embora.

Não te dá explicação
para ter pego a cadeira

entre tantas outras
cadeiras que estavam ali.

Nem percebe que você
pode precisar da sua cadeira

para fazer seu trabalho.

Você não aceitaria. Você faria uma cena.

Você seguiria o cara até o cubículo dele

e diria: "Por que a minha cadeira?"

Certo, agora é terça-feira de manhã
e você está no escritório,

e um convite para uma reunião
aparece no seu calendário.

(Risos)

E é dessa mulher que você
reconhece dos corredores,

e o assunto menciona um
projeto de que você já ouviu falar.

Mas não tem uma pauta.

Não explica por que
você foi convidado à reunião,

E ainda assim você aceita o convite e vai.

E quando essa sessão
extremamente improdutiva termina,

e você volta à sua mesa,
fica em pé ali, e diz:

"Cara, como eu queria ter essas
duas horas de volta,

assim como queria minha cadeira de volta."

(Risos)

Todos os dias, nós permitimos
que os nosso colegas,

que são pessoas bacanas
em outros aspectos,

nos roubem.

e eu estou falando de algo muito
mais valioso do que móveis de escritório.

Eu estou falando de tempo. O seu tempo.

De fato, eu acredito que

estamos no meio de uma epidemia global

de uma nova doença terrível
conhecida como "SAI":

Síndrome da Aceitação Impensada

(Risos)

O principal sintoma da
Síndrome da Aceitação Impensada

é aceitar um convite de reunião
assim que ele aparece no seu calendário.

(Risos)

É um reflexo involuntário;
ding, click, bing; está no seu calendário.

"Tenho que ir, já estou atrasado
para uma reunião." (Risos)

Reuniões são importantes, certo?

Colaboração é a chave
do sucesso de qualquer empresa.

E uma reunião bem organizada pode gerar
resultados positivos e aplicáveis.

Mas em meio à globalização

e ao acesso à tecnologia da informação

a forma como trabalhamos mudou
drasticamente ao longo dos últimos anos.

E nós estamos infelizes. (Risos)

E nós estamos infelizes não porque
o outro não sabe conduzir uma reunião,

É por causa da SAI, a nossa
Síndrome da Aceitação Impensada

que é um ferimento
infligido por nós mesmos.

Na verdade, eu tenho evidências
de que a SAI é uma epidemia global.

Deixem-me dizer porque.

Há dois anos, eu postei
um vídeo no Youtube

E no vídeo eu reproduzi todas as terríveis
videoconferências que vocês já viram.

Ele dura cerca de cinco minutos,

e tem todas as coisas que nós odiamos
sobre reuniões muito ruins.

Tem o moderador que não faz ideia
de como conduzir a reunião.

Tem os participantes que não fazem
ideia de porque estão ali

A coisa toda meio que desaba
em um desastre colaborativo.

E todo mundo vai embora muito bravo.

É até engraçado.

(Risos)

Vamos dar uma olhada.

Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo
sobre uma proposta muito importante.

Enquanto grupo, temos que decidir se...

Bloop! Bloop!

Olá, quem acabou de entrar?

Oi, é o Joe, estou trabalhando
em casa hoje.

(Risos)

Oi, Joe. Obrigado
por se juntar a nós hoje.

Eu estava dizendo que somos muitos
na chamada e queremos terminá-la

então vamos pular as apresentações
e ir direto ao assunto.

Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo
sobre uma proposta muito importante.

Enquanto grupo, temos que decidir se...

Bloop! Bloop!

(Risos)

Olá, quem acabou de entrar?

Ninguém? Eu achei que
tinha ouvido um bipe.

(Risos)

Soa familiar?

Sim, me soa familiar também.

Algumas semanas depois de postá-lo,

500.000 pessoas em dezenas de países

assistiram a esse vídeo.

E três anos depois, ainda há
milhares de visualizações todos os meses.

Agora está perto de um milhão.

E algumas das maiores empresas do mundo,

empresas conhecidas, mas que não vou citar

me pediram permissão para usar esse
vídeo nos treinamentos de novo pessoal

para ensinar aos novos funcionários
como não conduzir uma reunião na empresa.

E se os números,
um milhão de visualizações,

e ser usado por tantas empresas,

não são provas suficientes para mostrar
que temos problemas com reuniões

há os milhares de comentários feitos
depois que o vídeo foi postado.

Milhares de pessoas
escreveram coisas como:

"Meu Deus, esse foi o meu dia hoje!"

"Esse é o meu dia todo dia!"

"Essa é a minha vida."

Um cara comentou:

"É engraçado porque é verdade,

assustadora e triste verdade,

E me fez chorar de rir.

E chorar. E chorar
e chorar um pouco mais."

(Risos)

Este outro disse:

"Minha vida cotidiana até
a aposentadoria ou a morte (suspiro)."

Essas são citações reais,
e isso é muito triste.

Um tema comum que passa por
esses comentários online

é a crença fundamental de que
nós somos impotentes

para fazer algo além de ir a reuniões

e sofrer ao longo essas reuniões
mal conduzidas

e viver para nos reunir um outro dia.

Mas a verdade é, que nós
não somos nem um pouco impotentes.

De fato, a cura para a SAI
está bem aqui nas nossas mãos.

Está bem na ponta dos
nossos dedos, literalmente.

É algo que eu chamo de "Sai SAI!"

(Risos)

Precisamos espantar o SAI,

e dizer "Já chega, pare com isso!"

O Sai SAI funciona assim, é muito simples.

Primeiro, a próxima vez que você for
convidado a uma reunião

que não tem muita informação no convite,

clique no botão "Provisório"!

Você pode fazer isso,
é por isso que ele existe,

está ao lado do botão "Aceitar".

Ou o botão "Talvez", ou qualquer botão
que não aceite imediatamente.

E então, entre em contato com a pessoa
que enviou o convite.

Diga-lhe que você está muito
entusiasmado em apoiá-lo,

pergunte-lhe qual é o
objetivo da reunião,

e diga-lhe que você quer saber como
ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

E se nós fizermos isso com frequência,

e de forma respeitosa,

as pessoas podem se tornar
mais atenciosas

com a forma com a qual elas
fazem convites para reuniões.

E você pode tomar decisões mais
informadas sobre aceitar.

As pessoas podem até começar
a mandar pautas, imaginam?

Ou eles podem evitar uma videoconferência
com doze pessoas para tratar de algo

quando eles poderiam resolver isso
com um email rápido.

As pessoas podem até começar a mudar
o seu comportamento pois você mudou o seu.

E elas podem começar a trazer
a sua cadeira de volta, também.

(Risos)

Sai SAI!

Obrigado.

(Aplausos).